كيفية استخدام برنامج Microsoft Access

تنزيل المقال

تنزيل المقال

برنامج Microsoft Access أحد برامج إنشاء قواعد البيانات، ويسمح البرنامج لأيّ شخص أن يقوم بإنشاء وتحرير قاعدة بيانات. البرنامج مناسب للاستخدام الشخصي والمشروعات الصغيرة، وكذلك لمشروعات الشركات الضخمة، كما أنّ البرنامج ذو واجهة رسومية بالكامل. يؤدّي امتلاك البرنامج لواجهة رسومية إلى جعل عملية إدخال البيانات أسهل، حيث أنّك لا تحتاج للعمل مع الجداول أو جداول البيانات. انتقل للخطوة الأولى بالأسفل حتّى تبدأ باستخدام كلّ مميّزات برنامج Microsoft Access.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 10:

إنشاء قاعدة بيانات جديدة

تنزيل المقال

1. 
   1
   انقر على لسان تبويب الملف (File)، ثم انقر على الزرّ جديد (New). قاعدة البيانات هي الكيان الذي سيحتوي على كلّ البيانات بأشكالها المختلفة. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات فارغة، أو قاعدة بيانات فارغة لاستخدام ويب، أو الاختيار من ضمن قوالب متعدّدة.

   • قاعدة البيانات الفارغة هي قاعدة بيانات قياسية، ويكون هذا النوع من قواعد البيانات مناسبًا للاستخدام المحلّي على الجهاز. سيؤدّي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد فقط أيضًا.
   • تكون قواعد بيانات ويب متوافقة مع أدوات النشر الموجودة ببرنامج Access. سيؤدّي إنشاء قاعدة بيانات فارغة إلى إنشاء جدول واحد فقط أيضًا.
   • أمّا القوالب فهي قواعد بيانات معدّة مُسبقًا للعديد من الاستخدامات المختلفة. اختر قالبًا إن لم تكن ترغب بقضاء وقت طويل في إعداد هيكلية قاعدة البيانات.
2. 
   2
   اختر اسمًا لقاعدة البيانات. بعد اختيار نوع قاعدة البيانات، قم بتسميتها باسمٍ يعكس طبيعتها. يكون هذا الأمر مفيدًا على وجه الخصوص إن كنت ستعمل مع قواعد بيانات مختلفة. اكتب اسم قاعدة البيانات في صندوق اسم الملف (File Name). انقر على زر الإنشاء لإنشاء ملف قاعدة البيانات الجديدة.

جزء 2

جزء 2 من 10:

إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدّد الهيكلية الأفضل لبياناتك. إن كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة، يتوجّب عليك التفكير بأفضل طريقة ممكنة لتنظيم البيانات، وإضافة هيكلية مناسبة. هناك العديد من الطرق لتنسيق البيانات والتعامل معها في برنامج Microsoft Access.

   • الجداول (Tables) - هذه هي الطريقة الأساسية لتخزين البيانات في قاعدة البيانات. يمكن مقارنة الجداول بجداول بيانات برنامج Excel: يتم تنظيم البيانات في أعمدة وصفوف. بسبب ذلك، تكون عملية استيراد البيانات من Excel وبرامج جداول البيانات الأخرى عملية بسيطة للغاية.
   • النماذج (Forms) - النماذج هي طريقة إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات. على الرغم من أنّه يمكنك إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات من خلال الجداول مباشرة، إلّا أنّ استخدام النماذج يسمح لك بإدخال البيانات من خلال واجهة رسومية بسهولة.
   • التقارير (Reports) - تقوم التقارير بتلخيص البيانات الموجودة في قاعدة البيانات وعرضها. تُستخدم التقارير لتحليل البيانات والإجابة عن أسئلة محدّدة، كمعرفة حجم أرباح الشركة مثلًا، أو مكان تواجد العملاء. عادة ما يتم تصميم التقارير لطباعتها.
   • الاستعلامات (Queries) - هذه هي طريقة عرض البيانات وترشيحها. يمكنك استخدام الاستعلامات لعرض مُدخلات محدّدة من جداول مختلفة. يمكنك استخدام الاستعلامات لتوليد البيانات وتحديثها أيضًا.
2. 
   2
   قم بإنشاء جدولك الأوّل. إن كنت قد أنشأت قاعدة بيانات فارغة، سيتم إنشاء جدول فارغ أوتوماتيكيًّا. يمكنك البدء بتعبئة هذا الجدول ببياناتك، سواءً عن طريق ملء خلايا الجدول يدويًّا، أو عن طريق نسخ البيانات من مصدر آخر ولصقها بالجدول.

   • يتم تعيين عمود (حقل) مخصّص لكل وحدة من البيانات، بينما يتم تعيين صفّ منفصل لكل سجلّ. على سبيل المثال، يمكن أن يمثّل كلّ صفّ عميلًا مختلفًا، بينما يمثّل كلّ حقل معلومة مختلفة عن هذا العميل (الاسم الأول، أو الاسم الأخير، أو عنوان البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف، وما إلى ذلك).
   • يمكنك إعادة تسمية الأعمدة لتسهيل معرفة طبيعة محتويات الحقل. انقر نقرًا مزدوجًا على ترويسة العمود لتغيير اسمه.
3. 
   3
   قم باستيراد البيانات من مصدر مختلف. إن كنت ترغب باستيراد البيانات من ملف أو أيّ مصدر مدعوم آخر، يمكنك ضبط البرنامج للتحصّل على البيانات من المصدر وإضافتها إلى قاعدة بياناتك. يفيد هذا الأمر في التحصّل على البيانات من خوادم الويب أو أيّ مصدر مُشارك آخر.

   • انقر على لسان تبويب البيانات الخارجية (External Data).
   • اختر نوع الملف الذي تقوم باستيراده. في قسم الاستيراد والربط (Import and Link)، ستجد بعض خيارات أنواع الملفات. يمكنك النقر على زر الخيارات الإضافية (More) للاطلاع على المزيد من الخيارات. الخيار ODBC اختصار للعبارة Open Database Connectivity، أو اتّصال قاعدة بيانات مفتوحة، ويتضمّن ذلك أنواع قواعد بيانات منها SQL مثلًا.
   • توجّه إلى مكان وجود البيانات. إن كانت قاعدة البيانات على خادم ويب، سيتوجّب عليك إدخال عنوان الخادم.
   • اختر خيار مكان وكيفية تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية (Specify how and where you want to store the data in the current database) في النافذة التالية. انقر على خيار الموافقة (OK). اتبع الإرشادات الموضّحة على الشاشة لاستيراد البيانات.
4. 
   4
   قم بإضافة جدول آخر. يتوجّب عليك حفظ السجّلات المختلفة في جداول مختلفة. سيساعد ذلك في الحفاظ على سرعة عمل قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد تقوم بإعداد جدول لبيانات العملاء، وجدول آخر لبيانات الطلبات. ستتمكّن بعد ذلك من ربط جدول بيانات العملاء بجدول بيانات الطلبات.

   • انقر على زرّ الجداول (Table) في قائمة الإنشاء (Create) الموجودة بلسان التبويب الرئيسي (Home). سيظهر جدول جديد في قاعدة البيانات. يمكنك إدخال البيانات بنفس طريقة الجدول الأوّل.

جزء 3

جزء 3 من 10:

إعداد علاقات الجداول

تنزيل المقال

1. 
   1
   افهم طبيعة عمل المفاتيح (Keys). يمتلك كل جدول مفتاحًا أساسيًّا واحدًا (primary key)، ويكون هذا المفتاح فريدًا لكل مُدخل من المُدخلات. بشكل افتراضي، يقوم برنامج Access بإنشاء عمود معرّف (ID) يزيد في القيمة مع كل مُدخل جديد. يتم ضبط هذا العمود كمفتاح أساسي (primary key). يمكن أن تمتلك الجداول مفاتيح خارجية أيضًا. تكون هذه المفاتيح الخارجية حقولًا مربوطة بجدول آخر في قاعدة البيانات. تحتوي الحقول المربوطة على نفس البيانات.

   • على سبيل المثال، قد يحتوي جدول الطلبات (Orders) على حقل معرّف المستخدم (Customer ID) لمعرفة المنتجات التي طلبها كل عميل. يمكنك إنشاء علاقة لهذا الحقل مع حقل ID الموجود في جدول العملاء (Customer).
   • يساعد استخدام العلاقات في الحفاظ على تناسق، وكفاءة، وإمكانية عرض البيانات.
2. 
   2
   انقر على لسان تبويب الأدوات (Tools). انقر على زر العلاقات (Relationships) الموجود في قسم العلاقات (Relationships). سيؤدّي ذلك إلى فتح نافذة جديدة تحتوي على مُعاينة لجميع الجداول الموجودة في قاعدة البيانات. سيتم سرد كل حقل تحت اسم جدوله.

   • ستحتاج إلى إنشاء الحقل لتوليد العلاقة قبل أن تتمكّن من إنشاء العلاقة؟ على سبيل المثال، إن كنت ترغب باستخدام معرّف المستخدم (Customer ID) في جدول الطلبات (Orders)، قم بإنشاء حقل في جدول الطلبات (Orders) يسمّى Customer واترك الحقل فارغًا. احرص على أن يكون تنسيق الحقل نفس تنسيق الحقل الذي تربطه به (أرقام في هذه الحالة).
3. 
   3
   اسحب الحقل الذي ترغب باستخدامه كمفتاح خارجي (forign key). قم بإلقائه في الحقل الذي قمت بإنشائه للمفتاح الخارجي. انقر على زر الإنشاء (Create) في النافذة التي ستظهر لضبط علاقات الحقول ببعضها. سيظهر خطّ بين الجدولين، ويقوم هذا الخط بربط الحقلين ببعضهما.

   • قم بتفعيل صندوق فرض التكامل المرجعي (Enforce Referential Integrity) عند إنشاء العلاقة. يعني ذلك أنّه عند تغيّر البيانات الموجودة في أحد الحقلين، يتم تحديث الحقل الآخر أوتوماتيكيًا. سيساعد ذلك في الحفاظ على دقّة البيانات.

جزء 4

جزء 4 من 10:

إنشاء الاستعلامات

تنزيل المقال

1. 
   1
   افهم دور الاستعلامات. الاستعلامات عبارة عن إجراءات تسمح لك بعرض، وإضافة، وتحرير البيانات في قاعدة البيانات بسرعة. هناك تباين شديد بين أنواع الاستعلامات، ابتداءً من عمليّات البحث البسيطة، وحتّى إنشاء جداول جديدة اعتمادًا على بيانات موجودة بالفعل. تعدّ الاستعلامات أدوات أساسية لإنشاء التقارير.

   • تنقسم الاستعلامات إلى قسمين رئيسيّين: تحديدية (Select)، وإجرائيّة (Action) تقوم الاستعلامات التحديدية بالتحصّل على البيانات من الجداول، ويمكنها أيضًا إجراء العمليات الحسابية. ويمكن للاستعلامات الإجرائية إضافة، وتحرير، وحذف البيانات من الجداول.
2. 
   2
   استخدم مُساعد الاستعلام (Query Wizard) لإنشاء استعلام تحديد (Select) بسيط. إن كنت ترغب بإنشاء استعلام تحديد بسيط، استخدم مُساعد الاستعلام (Query Wizard) لمُساعدتك خلال الخطوات. يمكنك الوصول إلى مُساعد الاستعلام (Query Wizard) من قائمة الإنشاء (Create). يسمح لك ذلك بعرض حقول محدّدة من أيّ جدول.

جزء 5

جزء 5 من 10:

إنشاء استعلام تحديدي مشروط

تنزيل المقال

1. 
   1
   افتح أداة تصميم الاستعلامات (Query Design). يمكنك استخدام الشروط لحصر استعلام التحديد الذي تنشئه وعرض البيانات التي تحتاج إليها فقط. للبدء، انقر على لسان تبويب الإنشاء (Create) واختر أداة تصميم الاستعلامات (Query Design).
2. 
   2
   اختر الجدول. سيظهر صندوق العرض (Show). انقر نقرًا مزدوجًا على الجدول الذي ترغب بإجراء استعلام عليه، ثم انقر على زر الإغلاق (Close).
3. 
   3
   أضِف الحقول التي ترغب بالحصول على بياناتها. انقر نقرًا مزدوجًا على كل حقل ترغب بإضافته إلى الاستعلام. ستتم إضافة الحقول إلى لوحة التصميم (Design grid).
4. 
   4
   أضِف الشرط. يمكنك استخدام أنواع مختلفة من أنواع الشروط، كالشروط النصّية أو الدوال. على سبيل المثال، إن كنت ترغب بعرض الأسعار الأكثر من 50$ فقط من حقل الأسعار (Prices)، كل ما عليك فعله هو إدخال >=50 كشرط. إن كنت ترغب بعرض العملاء المقيمين بالمملكة المتّحدة (UK) فقط، أدخل UK في خانة الشرط.

   • يمكنك استخدام أكثر من شرط لكل استعلام.
5. 
   5
   انقر على زرّ التشغيل (Run) للاطّلاع على النتائج. يكون زرّ التشغيل في لسان تبويب التصميم (Design). سيتم عرض نتائج الاستعلام في النافذة. انقر على الاختصار Ctrl + S لحفظ الاستعلام.

جزء 6

جزء 6 من 10:

إنشاء استعلام تحديدي بمُعاملات

تنزيل المقال

1. 
   1
   افتح أداة تصميم الاستعلامات (Query Design). يسمح لك الاستعلام المُصاحب بمُعاملات (parameter) بتحديد ما ترغب بعرضه كل مرّة يتم فيها تشغيل الاستعلام. على سبيل المثال، إن كنت تمتلك قاعدة بيانات تحتوي على عملاء من مدن مختلفة، يمكنك تشغيل استعلام بمُعامل للسؤال عن المدينة التي ترغب بعرض العملاء المتواجدين بها.
2. 
   2
   قم بإنشاء استعلام تحديد وحدّد الجداول التي ترغب بتنفيذه عليها. قم بإضافة الحقول التي ترغب بعرضها عن طريق النقر المزدوج على تلك الحقول في مُعاينة الجدول.
3. 
   3
   قم بإضافة مُعامل (parameter) إلى قسم الشروط (Criteria). يتم الإشارة إلى المُعاملات بالرموز “[]”. سيظهر النص الموجود بين القوسين عند تشغيل الاستعلام. على سبيل المثال، للسؤال عن المدينة، انقر على خانة الشرط (Criteria) لحقل المدينة، ثم اكتب [Which city?].

   • يمكنك إنهاء المُعامل بالرمز "؟" أو ":"، ولكن لا يمكنك إنهائه بالرمز "!" أو "."
4. 
   4
   أنشئ استعلامًا بأكثر من مُعامل. يمكنك استخدام مُعاملات مُتعدّدة لإنشاء مجال مُخصّص لنتائج الاستعلام. على سبيل المثال، إن كان الحقل حقل تاريخ (Date)، يمكنك عرض مجال زمني محدّد عن طريق كتابة Between [Enter starting date:] And [Enter ending date:]. سيُطلب منك تحديد قيمة المُعاملين عند تشغيل الاستعلام.

جزء 7

جزء 7 من 10:

إنشاء استعلام لإنشاء جدول

تنزيل المقال

1. 
   1
   انقر على لسان تبويب الإنشاء (Create)، ثم انقر على أداة تصميم الاستعلام (Query Design). يمكنك استخدام الاستعلامات لعرض بيانات محدّدة من الجداول الموجودة وإنشاء جدول جديد باستخدام هذه البيانات. يكون هذا مفيدًا على وجه الخصوص عند رغبتك بمشاركة أجزاء معينة من قاعدة البيانات، أو عند رغبتك بإنشاء نماذج محدّدة لمجموعات فرعية من قاعدة بياناتك. سيتوجّب عليك إنشاء استعلام تحديد عادي أوّلًا.
2. 
   2
   حدّد الجدول أو الجداول التي ترغب بعرض بيانات منها. انقر نقرًا مزدوجًا على الجداول التي ترغب بعرض بيانات منها. يمكنك عرض بيانات من جداول مختلفة إن رغبت بذلك.
3. 
   3
   حدّد الحقول التي ترغب بعرض البيانات منها. انقر نقرًا مزدوجًا على كلّ حقل ترغب بإضافته من مُعاينة الجدول. ستتم إضافة الحقول إلى لوحة التصميم (Design grid).
4. 
   4
   أضِف الشرط. إن كنت ترغب بتحديد بيانات معيّنة من حقل ما، استخدم قسم الشروط لتحديد مرشّح. اطّلع على قسم "إنشاء استعلام تحديدي مشروط" أعلاه للحصول على مزيد من التفاصيل.
5. 
   5
   قم باختبار الاستعلام للتأكّد من عرضه للبيانات الصحيحة. قبل إنشاء الجدول، قم بتشغيل الاستعلام للتأكّد من عرضه للبيانات الصحيحة. قم بتعديل الشروط والحقول حتّى تتمكّن من التحصّل على البيانات التي ترغب بها.
6. 
   6
   قم بحفظ الاستعلام. استخدم الاختصار Ctrl + S لحفظ الاستعلام واستخدامه لاحقًا. سيظهر الاستعلام في إطار التصفّح الموجود على الجهة اليسرى من الشاشة. انقر على الاستعلام لتحديده مجدّدًا، ثم انقر على لسان تبويب التصميم (Design).
7. 
   7
   انقر على زرّ إنشاء جدول (Make Table) في مجموعة نوع الاستعلام (Query Type). ستظهر نافذة تطلب منك اختيار اسم للجدول الجديد. اكتب اسم الجدول، ثم انقر على زر الموافقة (OK).
8. 
   8
   انقر على زر التشغيل (Run). سيتم إنشاء الجدول الجديد بالاستعلام الذي أنشأته. سيظهر الجدول في إطار التصفّح الموجود إلى يسار الشاشة.

جزء 8

جزء 8 من 10:

إنشاء استعلام إلحاق

تنزيل المقال

1. 
   1
   افتح استعلامًا قد تم إنشائه سابقًا. يمكنك استخدام استعلام الإلحاق (Append) لإضافة بيانات من جدول إلى جدول آخر موجود بالفعل. يكون هذا الأمر مفيدًا إن كنت بحاجة لإضافة المزيد من البيانات إلى جدول كنت قد قمت بإنشائه باستخدام استعلام لإنشاء الجداول.
2. 
   2
   انقر على زر الإلحاق (Append) الموجود في لسان تبويب التصميم (Design). سيؤدّي ذلك إلى فتح صندوق الإلحاق الحواري. اختر الجدول الذي ترغب بإلحاق البيانات منه.
3. 
   3
   غيّر شروط الاستعلام لمُطابقة البيانات التي ترغب بإضافتها. على سبيل المثال، إن كنت قد قمت بإنشاء جدول بالشرط "2010" كقيمة لحقل السنة، قم بتغيير القيمة للسنة التي ترغب بإضافتها، كأن تجعل القيمة "2011" مثلًا.
4. 
   4
   اختر مكان إلحاق البيانات. احرص على ضبط الحقول الصحيحة لكل عمود تقوم بإلحاق البيانات إليه. على سبيل المثال، عند استخدام التعديلات السابقة، يجب أن تقوم بإلحاق البيانات إلى حقل السنة (Year) في صفّ مكان الإلحاق (Append To).
5. 
   5
   قم بتشغيل الاستعلام. انقر على زر التشغيل (Run) الموجود في لسان تبويب التصميم (Design). سيؤدّي ذلك إلى تشغيل الاستعلام، وسيتم إضافة البيانات إلى الجدول. يمكنك فتح الجدول للتأكّد من أنّ عملية إضافة البيانات قد تمّت بشكل صحيح.

جزء 9

جزء 9 من 10:

إنشاء النماذج واستخدامها

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدّد الجدول الذي ترغب بإنشاء نموذج له. تسمح لك النماذج بعرض بيانات كل حقل بسهولة، كما تسمح لك أيضًا بالتنقّل بين السجلّات المختلفة بسرعة، أو إنشاء سجّلات جديدة. النماذج أدوات أساسية لتسهيل إدخال البيانات لفترات طويلة، حيث أنّ معظم الأشخاص يجدون أنّ استخدام النماذج أسهل من التعامل مع الجداول.
2. 
   2
   انقر على زر النماذج (Forms) الموجود في لسان تبويب الإنشاء (Create). سيؤدّي ذلك إلى إنشاء نموذج اعتمادًا على الحقول الموجودة بالجدول أتوماتيكيًا. يقوم برنامج Access بمهمّة رائعة ودقيقة في إنشاء حقول بالحجم الصحيح، إلّا أنّه يمكنك تحجيم العناصر وتحريكها على النموذج الذي ترغب به.

   • إن لم تكن ترغب بعرض حقل معيّن في النموذج، يمكنك النقر بزر الفأرة الأيمن على الحقل واختيار خيار الحذف (Delete).
   • إن كان هناك علاقات (Relationships) بين الجداول، سيظهر كشف بيانات أسفل كل سجل، ويُظهر كشف البيانات البيانات المتّصلة. يمكنك تحرير البيانات المتصلة بهذه الطريقة لتضمن سهولة الأمر. على سبيل المثال، يمكن أن يمتلك كل مندوب دعاية في قاعدة البيانات قاعدة بيانات عميل في سجّله.
3. 
   3
   قم بتوجيه النموذج الجديد. تنقلك الأزرار السفلية من سجّل لآخر. ستتم تعبئة الحقول بواسطة بيانات السجل أثناء التحوّل بينها. يمكنك استخدام الأزرار الطرفية للانتقال إلى السجل الأوّل أو الأخير.
4. 
   4
   انقر على زر كشف البيانات لاستخدام الجدول. يكون الزر أعلى الجهة اليسرى من الشاشة، ويسمح لك هذا الزر بتغيير قيم الجدول من خلال النموذج.
5. 
   5
   تعديل السجّلات الموجودة. يمكنك تحرير النص الموجود بأيّ سجلّ لتغيير البيانات في الجدول. ستنعكس التغييرات أوتوماتيكيًا في الجدول، وفي أيّ جداول متّصلة أيضًا.
6. 
   6
   قم بإضافة سجّلات جديدة. انقر على زر إضافة سجلّ (Add Record) الموجود إلى جوار أزرار التصفّح لإنشاء سجل جديد في نهاية القائمة. يمكنك بعد ذلك استخدام الحقول لإدخال البيانات في سجّل فارغ بالجدول. هذه الطريقة أسهل بكثير في إضافة المعلومات الجديدة عن استخدام الجدول مباشرة.
7. 
   7
   احفظ النموذج عند الانتهاء. احرص على حفظ النموذج عن طريق الاختصار Ctrl + S لتتمكّن من الوصول إليه لاحقًا بسهولة. سيظهر النموذج في إطار التصفّح الموجود في الجانب الأيسر من الشاشة.

جزء 10

جزء 10 من 10:

إنشاء تقرير

تنزيل المقال

1. 
   1
   اختر الجدول أو الاستعلام. تسمح لك التقارير (Reports) بعرض ملخّص للبيانات بسهولة. يتم استخدام التقارير عادة لإنشاء تقارير الدخل والشحن، ويمكن تعديلها لأيّ استخدام آخر. تقوم التقارير برسم البيانات من الجداول أو الاستعلامات التي أنشأتها.
2. 
   2
   انقر على لسان تبويب الإنشاء (Create). حدّد نوع التقرير الذي ترغب بإنشائه. هناك طرق مختلفة لإنشاء التقارير. يمكن لبرنامج Access إنشاء التقارير أتوماتيكيًا، أو يمكنك إنشاء تقرير مخصّص.

   • تقرير (Report) - سينشئ هذا الخيار تقريرًا تلقائيًا يحتوي على كل البيانات الموجودة بالمصدر. لن يتم دمج أيّ بيانات، إلّا أنّ هذا الخيار مُناسب لإظهار البيانات التي تحتاج إليها في حالة قواعد البيانات الصغيرة.
   • تقرير فارغ (Blank Report) - سيقوم هذا الخيار بإنشاء تقرير فارغ يمكن تعبئته بالبيانات حسب رغبتك. ستتمكّن من الاختيار بين الحقول المتاحة أو إنشاء تقرير مُخصّص.
   • مُساعد التقارير (Report Wizard) - سيساعدك مٌساعد التقارير خلال عملية إنشاء التقرير، ممّا يسمح لك بدمج البيانات، ومن ثم تنسيقها حسب رغبتك.
3. 
   3
   اختر مصدرًا للتقرير الفارغ. إن كنت قد اخترت إنشاء تقرير فارغ، سيتوجّب عليك اختيار مصدر للتقرير. أولًا، انقر على لسان تبويب الترتيب (Arrange)، ثم اختر خيار كشف ملكية (Property Sheet). يمكنك أيضًا استخدام الاختصار Alt + Enter عوضًا عن ذلك.

   • انقر على السهم السفلي الموجود إلى جوار حقل مصدر السجل (Record Source). ستظهر قائمة بالجداول والاستعلامات المتاحة. اختر أحد الجداول أو الاستعلامات، وسيتم تعيينه للتقرير.
4. 
   4
   أضِف الحقول التي ترغب بالحصول على بياناتها. بعد امتلاكك للمصدر، يمكنك البدء بإضافة الحقول من المصدر إلى التقرير. انقر على لسان تبويب التنسيق (Format)، ثم انقر على خيار إضافة حقول موجودة (Add Existing Fields). ستظهر قائمة الحقول في الإطار الأيمن.

   • انقر مع السحب على الحقول التي ترغب بإضافتها إلى إطار التصميم (Design). سيظهر السجل في التقرير. ستتم مُراصفة السجّلات الإضافية المُضافة أثناء إضافتها أوتوماتيكيًّا.
   • يمكنك تحجيم الحقول عن طريق النقر على أطرافها وسحب مؤشّر الفأرة.
   • قم بحذف الحقول من التقارير عن طريق النقر على الترويسة والضغط على زر الحذف (Delete).
5. 
   5
   أضِف المجموعات (Groups) إلى تقريرك. تسمح لك المجموعات بتمثيل البيانات على صورة تقرير بسرعة، حيث تسمح لك بتنظيم المعلومات المتعلّقة بها. على سبيل المثال، قد ترغب بتجميع المبيعات بحسب المنطقة أو مندوب المبيعات. تسمح لك المجموعات بتحقيق ذلك.

   • انقر على لسان تبويب التصميم (Design)، ثم انقر على زر التجميع والفرز (Group & Sort).
   • انقر بزر الفأرة الأيمن على أيّ جزء من الحقل الذي ترغب بإضافته إلى مجموعة. اختر خيار الجمع من القائمة (Group On).
   • سيتم إنشاء ترويسة للمجموعة. يمكنك تعديل الترويسة لأيّ اسم ترغب به للمجموعة.
6. 
   6
   احفظ المجموعة وشارك التقرير. بعد إتمام التقرير، يمكنك حفظه ومشاركته أو طباعته كأيّ مستند آخر. استخدم هذه الطريقة لمشاركة أداء الشركة مع المستثمرين، أو مشاركة بيانات الاتصال مع الموظّفين، وغير ذلك الكثير.

أفكار مفيدة

• يفتح برنامج Microsoft Access في وضع عرض الخلفية "Backstage View"، ويقدّم هذا الوضع خيارات تمكّنك من فتح قاعدة بيانات موجودة، أو إنشاء قاعدة بيانات جديدة، أو الوصول إلى أوامر لتحرير أيّ قاعدة بيانات تمتلكها.

تحذيرات

• قد لا تتوفّر جميع إمكانيات Access دائمًا، ويعتمد ذلك على نوع قاعدة البيانات التي تنشئها. على سبيل المثال، لا يمكنك مشاركة قاعدة بيانات محلّية فقط على الإنترنت، ولن تعمل بعض خواص قواعد البيانات المحلّية كخاصيّة مجموع الاستعلامات (Query Totals) مع قواعد بيانات ويب.