Microsoft Access Nasıl Kullanılır?

Microsoft Access, bir veritabanı oluşturarak veritabanını idame ettirmeyi ve düzenlemeyi sağlayan bir programdır. Küçük projelerden büyük işletmelere kadar her iş için elverişlidir ve görsel bir programdır. Bu yazılım, tablolar ve elektronik çizelgelerle çalışman gerekmediği için veri girişi yapma konusunda harikadır. Microsoft Access'ten en iyi şekilde yararlanmaya başlamak için aşağıdaki 1. Adım'dan başla.

Kısım 1

Kısım 1 / 6:

Yeni Bir Veritabanı Oluşturmak

Makaleyi İndir

1
Dosya sekmesine tıkla ve “Yeni”yi seç. Veritabanı, tüm verilerinin çeşitli biçimlerinde bulunduğu yerdir. Boş bir veritabanı, boş bir web veritabanı oluşturmayı veya diğer şablonları seçebilirsin.
- Boş bir veritabanı standart bir Access veritabanıdır ve yerel kullanım için iş görür. Boş bir veritabanı oluşturulduğunda bir tablo da oluşturulacaktır.
- Web veritabanları, Access’in web yayınlama araçlarıyla uyumlu olacak şekilde tasarlanmıştır. Boş bir veritabanı oluşturulduğunda bir tablo da oluşturulacaktır.
- Şablonlar, çok çeşitli kullanımlar için tasarlanarak önceden hazırlanmış veritabanlarıdır. Veritabanı yapısını oluşturmak için çok fazla zaman harcamak istemiyorsan bir şablon seç.
Bir veritabanı türü seçtikten sonra, ona amacını belirten bir isim ver. Bu, özellikle birkaç farklı veritabanında çalıştığında yararlı olacaktır. Veritabanının dosya adını "Dosya Adı" kutusuna yaz. Yeni veritabanı dosyasını oluşturmak için "Oluştur"’u seç.
Reklam

Kısım 2

Kısım 2 / 6:

Veritabanına Veri Eklemek

Makaleyi İndir

1
Verilerin için en iyi yapıyı belirle. Boş bir veritabanı oluşturuyorsan, verilerini düzenlemenin en iyi yolunu düşünmek ve uygun yapıyı eklemek istersin. Access'te verilerini biçimlendirmek ve verilerinle etkileşimde bulunmak için çeşitli yollar bulunur:
- Tablolar - Bu, verilerin veritabanında saklanmasının başlıca yoludur. Tablolar Excel'deki çizelgelerle karşılaştırılabilir: veriler satır ve sütunlarda düzenlenir. Bu nedenle, Excel ve diğer elektronik tablo programlarından veri almak nispeten basit bir işlemdir.
- Formlar - Formlar, verilerin veritabanına eklenme biçimidir. Veritabanına verileri doğrudan tablolara girebilirken, formları kullanmak daha hızlı ve daha görsel veri girişi sağlar.
- Raporlar - Bunlar veritabanındaki verileri özetler ve görüntüler. Raporlar, verileri analiz etmek ve ne kadar kâr yapıldığı veya müşterileri adresleri gibi belirli sorulara yanıt bulmak içindir. Bunlar genellikle çıktı almak üzere tasarlanmıştır.
- Sorgular - Bununla verilere erişir ve onları filtrelersin. Birden çok tablodan belirli girdileri görüntülemek için sorguları kullanabilirsin. Verileri oluşturmak ve güncellemek için de sorguları kullanabilirsin.
2
İlk tablonu oluştur. Boş bir veritabanı seçtiysen, otomatik olarak boş bir tabloyla başlarsın. Verilerini bu tabloya el ile veya başka bir kaynaktan kopyalayıp yapıştırarak girmeye başlayabilirsin.
- Her kayıt ayrı bir satır olmalıyken, her bir veri parçası bir sütunda (alan) gösterilmeli. Örneğin; her bir satır bir müşteri olurken, her alanda bu müşteri hakkında farklı bir bilgi yer alır (ad, soyadı, e-posta adresi, telefon numarası vb.).
- Hangi alanın ne olduğunu ayırt etmeyi kolaylaştırmak için sütun etiketlerini yeniden adlandırabilirsin. Adı değiştirmek için sütun başlığına çift tıkla.
3
Başka bir kaynaktan veri al. Desteklenen bir dosyadan veya konumdan içe aktarmak istiyorsan, bilgiyi alarak veritabanına eklemesi için Access'i ayarlayabilirsin. Bu, bir web sunucusundan veya başka bir paylaşılan kaynaktan veri almak için kullanışlıdır.
- Dış Veri sekmesine tıkla.
- İçe aktardığın dosya türünü seç. “İçeri Aktar ve Bağlantı Oluştur” bölümünde veri türleri için birkaç seçenek göreceksin. Daha fazla seçenek görmek için Diğer düğmesine tıklayabilirsin. ODBC, Open Database Connectivity (Açık Veritabanı Bağlantısı) anlamına gelir ve SQL gibi veritabanlarını içerir.
- Verilerin bulunduğu yere git. Eğer veri bir sunucuda ise, sunucu adresini sağlaman gerekecektir.
- Bir sonraki pencerede, "Verileri geçerli veritabanında nasıl ve ne zaman depolamak istediğinizi belirtin." başlığı altında "Tamam" düğmesine tıkla. Verilerini içe aktarmak için adımları izle.
4
Başka bir tablo ekle. Farklı kayıtlarını farklı veritabanlarında tutmak isteyeceksindir. Bu, veritabanlarının sorunsuz çalışmasına yardımcı olur. Örneğin; bir müşteri bilgisi için bir tablo ve sipariş bilgisi için başka bir tablo olabilir. Daha sonra müşteri bilgilerini sipariş bilgisi tablosuna bağlayabilirsin.
- Giriş sekmesinin Oluştur bölümündeki tablo düğmesine tıkla. Veritabanında yeni bir tablo görünecektir. İlk tablo için yaptığın şekilde bilgileri girebilirsin.
Reklam

Kısım 3

Kısım 3 / 6:

Tablo İlişkilerini Ayarlamak

Makaleyi İndir

1
Anahtarların nasıl çalıştığını anla. Her tablo, her giriş için özel olan birincil bir anahtara sahip olacaktır. Varsayılan olarak, Access her giriş için sayısal olarak artan bir kimlik sütunu oluşturur. Bu, birincil anahtar olarak ayarlanır. Tablolar ayrıca yabancı anahtarlara da sahip olabilir. Bunlar, veritabanında başka bir tabloyla bağlantılı alanlardır. Bağlantılı alanlar aynı verileri içerecektir.
- Örneğin; Siparişler tablonda hangi müşterinin hangi ürünü sipariş ettiğini izlemek için bir Müşteri ID alanın olabilir. Müşteri tablosundaki ID alanıyla bu alan arasında bir ilişki oluşturabilirsin.
- İlişkileri kullanmak verilerini tutarlı, etkili ve okunabilir tutmana yardımcı olur.
2
Veritabanı Araçları sekmesine tıkla. İlişkiler bölümündeki İlişkiler düğmesine tıkla. Veritabanındaki tüm tablolarının özetinin bulunduğu yeni bir pencere açılır. Her alan kendi tablo adının altında listelenecektir.
- İlişki oluşturmadan önce yabancı anahtar alanı oluşturmuş olman gerekir. Örneğin; Siparişler tablosunda Müşteri ID’yi kullanmak istersen, Siparişler tablosunda Müşteri adında bir alan oluştur ve boş bırak. Bağladığın alanla aynı biçimde olduğundan emin ol (bu durumda sayı olması gerekir).
3
Yabancı anahtar olarak kullanmak istediğin alanı sürükle. Onu yabancı anahtar için oluşturduğun alana bırak. Alanlar arasındaki ilişkiyi ayarlamak için görünen pencerede Oluştur'a tıkla. İki tablo arasında alanları birleştiren bir çizgi görünecektir.
- İlişki oluşturulurken "Bilgi Tutarlılığını Zorla" kutusunu işaretle. Bu kutu işaretlenirse, bir alandaki veriler değiştirildiğinde, diğer alan otomatik olarak güncellenir. Bu, verilerinin hatasız olmasına yardımcı olur.
Reklam

Kısım 4

Kısım 4 / 6:

Sorgu Yapmak

Makaleyi İndir

1
Sorguların rolünü anla. Sorgular, veritabanındaki verileri hızlı bir şekilde görüntülemeni, eklemeni ve düzenlemeni sağlayan eylemlerdir. Basit aramalardan mevcut verilere dayalı yeni tabloların oluşturulmasına kadar çok çeşitli sorgu türleri bulunur. Sorgular, rapor oluşturma için gerekli araçlardır.^{[1]XKaynağı araştır}
- Sorgular iki ana türe ayrılmıştır: Seçim ve Eylem. Seçim sorguları tablolardan verileri çekip hesaplamalar yapabilir. Eylem sorguları tablolara veri ekleyebilir, veri düzenleyip silebilir.
Temel bir seçim sorgusu oluşturmak istersen, Sorgu Sihirbazını kullanarak adım adım ilerle. Sorgu Sihirbazı'na Oluştur sekmesinden ulaşabilirsin. Bu, bir tablodaki belirli alanları görmeni sağlayacaktır.
Reklam

Ölçütlerle Bir Seçim Sorgusu Oluşturmak

Seçim sorgunu daraltmak için ölçütleri kullanabilir ve sadece ihtiyacın olan bilgiyi görüntüleyebilirsin. Başlamak için Oluştur sekmesine ve ardından Sorgu Tasarımı düğmesine tıkla.
Tabloyu Göster kutusu açılacaktır. Üzerinde sorgu çalıştırmak istediğin tabloya çift tıkla ve sonra Kapat düğmesine tıkla.
Tablodaki sorguya eklemek istediğin her alana çift tıkla. Alanlar Tasarım ızgarasına eklenecektir.
4
Ölçütlerini ekle. Metin veya işlevler gibi birkaç farklı ölçüt kullanabilirsin. Örneğin; "Fiyatlar" alanından yalnızca 50 TL üzerindeki fiyatları göstermek istiyorsan, ölçütlere > = 50 girersin. Yalnızca Türkiye’deki müşterileri göstermek istiyorsan, Ölçütler alanına Türkiye yazabilirsin.
- Sorgu başına birden fazla ölçüt kullanabilirsin.
Çalıştır düğmesi Tasarım sekmesinde yer alır. Sorgu sonuçların pencerede görüntülenecektir. Sorguyu kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına bas.
Reklam

Parametrelerle Bir Seçim Sorgusu Oluşturmak

Bir parametre sorgusu, sorgunun her çalıştırılışında ne almak istediğini belirtmeni sağlar. Örneğin; farklı şehirlerdeki müşterilerden oluşan bir veritabanın varsa, istediğin şehre göre sonuçları görüntülemek için bir parametre sorgusu oluşturabilirsin.
Tabloyu Göster penceresinden tablolara çift tıklayarak sorguda istenen alanları ekle.
3
Ölçüt bölümüne bir parametre ekle. Parametreler, parametre etrafındaki “[]” ile gösterilir. Köşeli parantez içindeki metin, sorgu çalıştırıldığında görünen istemde gösterilecektir. Örneğin; şehri sormak için, şehir alanı için Ölçüt hücresine tıkla ve [Şehir adı?] yaz.
- Parametreleri “?” veya “:” ile sonlandırabilirsin, ancak “!” veya “.” kullanamazsın.
Sorgu sonuçların için özel bir aralık oluşturmak için birden fazla parametre kullanabilirsin. Örneğin; alan bir Tarih alanıysa, [Başlangıç tarihini gir:] ve [Bitiş tarihi gir:] yazarak bir tarih aralığı elde edebilirsin. Sorguyu çalıştırdığında iki istem alacaksın.^{[2]XKaynağı araştır}
Reklam

Bir Tablo Oluşturma Sorgusu Oluşturmak

Mevcut tablolardan belirli verileri çekmek ve bu verilerle yeni bir tablo oluşturmak için sorguları kullanabilirsin. Bu, özellikle veritabanının belirli bölümlerini paylaşmak veya veritabanının alt kümeleri için özel formlar oluşturmak istediğinde işine yarar. İlk önce düzenli seçim sorgusu oluşturman gerekir.
Veri çekmek istediğin tablolara çift tıkla. Gerekirse birden fazla tablodan veri çekebilirsin.
Tablo genel görünümünden eklemek istediğin her alana çift tıkla. Bunlar sorgu ızgarasına eklenecektir.
Bir alandaki belirli verileri belirtmek istersen, filtreyi ayarlamak için ölçüt bölümünü kullan. Daha fazla ayrıntı için yukarıdaki “Ölçütlerle Bir Seçim Sorgusu Oluşturmak” bölümüne bak.
Tablonu oluşturmadan önce, doğru verileri aldığından emin olmak için sorguyu çalıştır. İstediğin tüm verileri alana kadar ölçütlerini ve alanlarını ayarla.
Sorguyu daha sonra kullanmak üzere kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına bas. Kaydedilen sorgu, ekranın sol tarafındaki gezinti çerçevesinde görünecektir. Onu tekrar seçmek için sorguya tıkla ve ardından Tasarım sekmesine tıkla.
Yeni tablo adını soran bir pencere görünecektir. Tablo için isim gir ve Tamam'a tıkla.
Yeni tablon belirlediğin sorgu ile oluşturulacaktır. Tablo, soldaki gezinti çerçevesinde görünecektir.
Reklam

Bir Ekleme Sorgusu Oluşturmak

Başka bir tabloda zaten var olan bir veriyi bir tabloya eklemek için ekleme sorgusunu kullanabilirsin. Bu, bir tablo oluşturma sorgusuyla oluşturduğun tabloya daha fazla veri eklemen gerektiğinde işe yarar.
Böylece Ekle iletişim kutusu açılacaktır. Eklemek istediğin tabloyu seç.
Örneğin; Yıl alanı için "2010" ölçütüyle bir tablo oluşturduysan, bunu eklemek istediğin (ör., "2011") bir yıl ile değiştir.
Eklediğin her sütun için doğru alanları ayarladığından emin ol. Örneğin; yukarıdaki değişiklikleri kullanırken, Veriler Ekle satırındaki Yıl alanına eklenmelidir.
Tasarım sekmesindeki Çalıştır düğmesine tıkla. Sorgu çalıştırılacak ve veriler tabloya eklenecektir. Verilerin doğru eklendiğini doğrulamak için tabloyu açabilirsin.
Reklam

Kısım 5

Kısım 5 / 6:

Form Oluşturmak ve Kullanmak

Makaleyi İndir

Formlar, kayıtlar arasında hızla geçiş yapabilme veya yenilerini oluşturmanın yanında her alan için verileri kolayca görebilmeni sağlar. Formlar, uzun zaman alan veri girişleri için gereklidir, çünkü çoğu kişi formlarla çalışmayı tablolara nazaran daha kolay bulmaktadır.
2
Oluştur sekmesindeki Form düğmesine tıkla. Bu, tabloda bulunan alanlara dayalı otomatik olarak bir form oluşturacaktır. Access, doğru boyutta olan alanları otomatik olarak oluşturma işinde oldukça iyi iş çıkarır, ancak istediğin formdaki herhangi bir öğeyi yeniden boyutlandırabilir ve hareket ettirebilirsin.
- Formda belirli bir alanın görüntülenmesini istemiyorsan, bu alana sağ tıklayıp Sil'i seçebilirsin.
- Tablolarında ilişkiler varsa, her bir kayıt altında bağlı verileri gösteren bir veri sayfası görünecektir. Bağlı verilerini bu şekilde daha kolay düzenleyebilirsin. Örneğin; veritabanındaki her satış temsilcisi kendi kayıtlarına eklenmiş bir müşteri veritabanına sahip olabilir.
Alttaki ok düğmeleri kayıttan kayda geçiş sağlar. Aralarında geçiş yaparken alanlar kayıt verilerin tarafından doldurulur. İlk veya son kayda gitmek için kenarlardaki düğmeleri kullanabilirsin.
Bu, sol üst köşede bulunur ve tabloyu kullanarak form değerlerini değiştirmeni sağlar.
Tablodaki verileri değiştirmek için her kaydın herhangi bir alanındaki metni düzenleyebilirsin. Değişiklikler, tabloya ve bağlantılı tablolara otomatik olarak yansıtılacaktır.
Listenin sonunda yeni bir kayıt oluşturmak için gezinme düğmelerinin yanındaki “Kayıt Ekle” düğmesine tıkla. Ardından, alanları tablodaki boş kayıtlara veri girmek için kullanabilirsin. Bu şekilde yeni bilgi girişi yapmak tablo görünümünde yapmaktan çok daha kolaydır.
Daha sonra kolayca erişebilmek için Ctrl + S tuşlarına basarak formunu kaydettiğinden emin ol. Bu, ekranın sol tarafındaki gezinme çerçevesinde görünecektir.^{[3]XKaynağı araştır}
Reklam

Kısım 6

Kısım 6 / 6:

Rapor Oluşturma

Makaleyi İndir

Raporlar, verilerinin özetlerini hızlı bir şekilde görüntülemeni sağlar. Genellikle gelir ve nakliye raporları için kullanılırlar ve hemen hemen her türlü kullanıma uyarlanabilirler. Raporlar, oluşturduğun tablolardan veya sorgulardan veri alır.
2
Oluştur sekmesine tıkla. Oluşturmak istediğin raporun türünü seç. Rapor oluşturmanın birkaç farklı yolu vardır. Access senin için otomatik bir rapor oluşturabilir veya istersen sen de özel bir rapor oluşturabilirsin.
- Rapor - Bu, kaynağındaki tüm verilerle otomatik bir rapor oluşturur. Hiçbir şey gruplandırılmaz, fakat küçük veritabanları için ihtiyacın olanı göstermek için yeterlidir.
- Boş Rapor - Bu, verilerini uygun gördüğün şekilde doldurabileceğin boş bir rapor oluşturacaktır. Özel bir rapor oluşturmak için mevcut herhangi bir alandan seçim yapabilirsin.
- Rapor Sihirbazı - Rapor sihirbazı, rapor oluşturma süreci boyunca sana rehberlik eder, verilerini seçmeni ve gruplandırmanı sağlar ve daha sonra buna göre biçimlendirir.
3
Boş bir rapor için bir kaynak ayarla. Boş bir rapor oluşturmayı seçtiysen, bunun için bir kaynak seçmen gerekir. Önce, Tasarım sekmesini ve ardından Özellik Sayfası'nı seç. Alternatif olarak Alt + Enter tuşlarına da basabilirsin.
- Kayıt Kaynağı alanının yanındaki aşağı yönlü oka tıkla. Mevcut tablolarının ve sorgularının bir listesi görünecektir. Birini seçtiğinde bu, rapora atanacaktır.
4
Raporuna alan ekle. Bir kaynağın olduğunda, buradan raporuna alan eklemeye başlayabilirsin. Biçim sekmesine ve ardından Varolan Alanları Ekle düğmesine tıkla. Alan Listesi sağ çerçevede görünecektir.
- Eklemek istediğin alanlara tıklayıp Tasarım çerçevesine sürükle. Kayıt raporda görünecektir. Başka alanlar eklendikçe, mevcut alanlar ile otomatik olarak dizileceklerdir.
- Kenarlara tıklayıp fareyi sürükleyerek alanları yeniden boyutlandırabilirsin.
- Başlığa tıklayarak ve Sil tuşuna basarak rapordaki alanları sil.
5
Raporuna gruplar ekle. Gruplar, ilgili bilgileri düzenlemeni sağladıkları gibi, bir rapordaki bilgileri hızlı bir şekilde ayrıştırmana olanak tanır. Örneğin; satışları bölge veya satış temsilcisine göre gruplamak isteyebilirsin. Gruplar bunu yapmanı sağlar.
- Tasarım sekmesine tıkla, Gruplandır ve Sırala düğmesine tıkla.
- Bir gruba eklemek istediğin alanın herhangi bir bölümüne sağ tıkla. Menüden Gruplandır'ı seç.
- Grup için bir başlık hazırlanacak. Başlığı istediğin şekilde ayarlayabilirsin.
Raporunu tamamladıktan sonra herhangi bir belge gibi kaydedilebilir ve ardından paylaşabilir veya çıktısını alabilirsin. Bunu, yatırımcılarla şirket performansını, çalışanlarla iletişim bilgilerini ve çok daha fazlasını paylaşmak için kullanabilirsin.
Reklam

İpuçları

Microsoft Access "Backstage Görünümü" mevcut bir veritabanını açmanı sağlayan menü seçeneklerini sağlar, veritabanlarını düzenlemek için yeni bir veritabanı veya erişim komutları oluşturmana olanak tanır.

Reklam

Uyarılar

Access'teki bazı özellikler, oluşturduğun veritabanı türüne bağlı olarak her zaman mevcut olmaz. Örneğin; bir masaüstü veritabanını Web'de paylaşamazsın ve sorgu toplamları gibi bazı masaüstü özellikleri bir Web veritabanında çalışmayacaktır.

Reklam