Cara Menggunakan Microsoft Access

Microsoft Access adalah program pembuat basis data yang memungkinkan siapa pun untuk membuat dan mengelola basis data. Program ini cocok untuk proyek kecil-kecilan hingga bisnis besar, dan dioperasikan dengan sangat visual. Hal tersebut membuatnya sangat baik untuk entri data, karena Anda tidak perlu bekerja dengan tabel-tabel maupun lembar kerja. Lihat langkah pertama di bawah untuk mulai mendapat yang terbaik dari Microsoft Access.

Hal yang Perlu Anda Ketahui

Saat membuat basis data (database), Anda akan memasukkan data ke dalam tabel. Masing-masing tabel memiliki kolom (field) dan baris (record).
Anda bisa menjalankan query untuk memfilter, memodifikasi, ataupun menghapus data di dalam tabel. Anda juga bisa menjalankan report untuk merangkum data sesuai kebutuhan.
Buatlah form agar Anda bisa melihat dan menambahkan data baru dengan mudah.

Bagian 1

Bagian 1 dari 8:

Membuat Basis Data

Unduh PDF

Basis data adalah tempat penyimpanan data Anda dalam berbagai bentuk. Anda bisa memilih untuk membuat basis data kosong, atau memilih dari template yang sudah ada.
2
Pilih template atau pilih Blank database. Basis data kosong adalah basis data standar Access, dan dianjurkan untuk penggunaan lokal. Membuat basis data lokal akan menyertakan sebuah tabel. Anda boleh mengeklik template mana saja untuk melihat pratinjau dan memeriksa kesesuaiannya lebih lanjut.^{[1]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber}
- template adalah basis data yang telah didesain untuk berbagai penggunaan, seperti manajemen pekerjaan, inventori, data siswa, dan manajemen proyek.
3
Berilah nama pada basis data dan klik Create. Anda juga bisa mengubah lokasi penyimpanan berkas sekarang, atau tetap menyimpannya di folder untuk Microsoft Access.
- Tergantung template yang Anda pilih, Anda mungkin akan diminta membuat log masuk ke basis data. Anda bisa menambahkan kode sandi log masuk saat membuatnya.
4
Pahami berkas Access. Basis data Access adalah berkas yang menyimpan seluruh informasi data Anda. Anda selanjutnya bisa menyimpan dan mengerjakan data dengan beragam cara.
- Table - Tabel adalah cara utama penyimpanan data dalam basis data anda. Tabel dapat dibandingkan dengan lembar kerja di Excel: data diatur dalam kolom dan tabel. Karenanya, mengimpor data dari Excel dan program pengolah angka lainnya adalah proses yang mudah.
- Form - Form adalah cara menambah data pada basis data. Meskipun Anda bisa menambah data ke basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan data secara visual.
- Report - Laporan berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data. Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa banyak keuntungan yang dihasilkan, atau di mana kebanyakan pelanggan berada. Laporan didesain untuk dicetak.
- Query - Query adalah cara Anda menerima dan memilah data. Anda dapat menggunakannya untuk menampilkan entri tertentu dari berbagai tabel. Anda juga bisa menggunakan query untuk menambah dan memperbarui data
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 8:

Membuat Tabel

Unduh PDF

1
Buatlah tabel. Saat menambahkan data ke dalam basis data, Anda perlu membuat satu tabel untuk tiap data yang Anda catat. ^{[2]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber} Misalnya, Anda bisa mencatat informasi kontak konsumen di dalam satu tabel dan produk yang dijual di dalam tabel lain. Jika Anda mulai membuat basis data dengan basis data kosong, Anda akan secara otomatis memulainya dengan tabel kosong. Anda bisa mulai memasukkan data ke dalam tabel ini secara manual maupun dengan menyalin dan menempel dari sumber lain.
- Untuk membuat tabel baru, klik tab Create kemudian klik Table. Anda juga bisa mengeklik Table Design pada tab yang sama untuk membuat tabel di Design View, yang memungkinkan Anda memiliki kontrol yang lebih besar atas desain tabel. ^{[3]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber}
2
Tambahkan field pada tabel. field pada dasarnya adalah kepala kolom yang berisi satu tipe data seperti nama, usia, atau alamat. ^{[4]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber} Masing-masing field memiliki tipe data seperti "Short Text," "Currency," atau "Long Date," yang kemudian diaplikasikan ke nilai di dalamnya (dengan kata lain, nilai dari kolom). Untuk menamai field, klik ganda kemudian tikkan nama.
- Anda bisa menerapkan tipe data pada field tertentu dengan mengeklik menu Table fields di bagian atas, memilih More fields, kemudian mengeklik data tipe yang Anda inginkan. ^{[5]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber}
- Misalnya, jika Anda membuat field bernama "Telepon" untuk mencatat nomor telepon konsumen, Anda sebaiknya mengatur tipe data "Telepon" di dalam kolom agar sesuai dengan format nomor ponsel.
- field ID, yang merupakan kolom pertama, digunakan untuk menyimpan kunci yang dapat mengidentifikasi secara unik masing-masing baris (record) data di dalam basis data Access. ^{[6]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber} Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kunci dan field ID, bacalah bagian Mengatur Hubungan Tabel.
3
Masukkan nilai field. Nilai field adalah data individual yang dimasukkan ke dalam field. Masing-masing "cell" adalah nilai field yang berisi informasi relatif terhadap field (kolom) yang diisinya. Misalnya, pada field "Telepon" masing-masing nilai field di dalam kolom tersebut adalah nomor-nomor telepon berbeda.
- Masing-masing baris disebut sebagai record. Saat Anda membuat record baru dengan menambahkan field, nomor ID akan muncul di kolom ID. Anda bisa menggunakan nomor ID tersebut sebagai referensi atas suatu record secara khusus.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 8:

Mengimpor Data

Unduh PDF

Jika Anda ingin mengimpor dari berkas atau lokasi yang didukung, Anda bisa mengatur Access untuk mengambil informasi tersebut dan memasukkannya ke dalam basis data. Langkah ini berguna untuk mengambil data dari server werb atau sumber lain:
2
Pilih berkas yang ingin Anda impor. Pada bagian "Import & Link", Anda akan menemukan beberapa opsi tipe data. Jika Anda tidak menemukan tipe data yang Anda butuhkan, klik New Data Source (Microsoft 365) atau More untuk membuka opsi lain. ^{[7]XSumber TepercayaMicrosoft SupportKunjungi sumber}
- Anda bisa mengimpor data From File (Excel spreadsheets, HTML, XML, & text), From Database (Access, SQL Server, Azure Database, atau berkas dBASE), From Online Services (Dataverse, Sharepoint, atau Data Services), atau From Other Sources (ODBC Database dan Outlook Folder).
- Setelah sumber Anda pilih, Get External Data akan terbuka.
Klik Browse untuk memilih berkas atau masukkan alamat atau lokasi berisi data yang ingin Anda impor.
4
Tentukan cara mengimpor data dan klik OK.
- Untuk mengimpor data, klik Import the source data into a new table in the current database. Tabel baru akan dibuat untuk data terpilih kecuali Anda telah mempunyai tabel dengan nama dan field yang sama.
- Cara lainnya, Anda bisa memilih Link to the data source by creating a linked table. Opsi ini memungkinkan Anda membuat tabel di dalam basis data saat ini untuk data terpilih yang tetap terhubung dengan sumber data asli.
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 8:

Mengatur Hubungan Tabel

Unduh PDF

1
Pahami cara kunci bekerja. Setiap tabel akan memiliki kunci utama yang unik unutk setiap entri. Pada awalnya, Access membuat kolom ID yang jumlahnya akan naik pada setiap entri. Kolom ini akan bertindak sebagai "primary key". Tabel juga bisa memiliki "foreign key", yaitu field yang ditautkan dari tabel lain pada basis data. field yang ditautkan akan memiliki data yang sama.
- Misalnya, pada tabel Order, Anda mungkin memiliki field ID Pelanggan untuk mencatat apa yang dipesan oleh pelanggan. Anda bisa membuat hubungan untuk field tersebut dengan field ID di tabel Pelanggan.
- Menggunakan hubungan antar tabel akan membantu konsistensi, efisiensi, dan kemudahan akses data.
Opsi ini ada di bagian atas Access.
3
Klik tombol Relationships pada toolbar. Langkah ini akan membuka jendela baru dengan pratinjau seluruh tabel pada basis data. Setiap field akan ditampilkan di bawah nama setiap tabel.
- Anda harus membuat field untuk "foreign key" sebelum membuat hubungan. Misalnya, jika Anda ingin menggunakan ID Pelanggan di tabel Order, buatlah field bernama Pelanggan di tabel tersebut dan kosongkan fieldnya. Pastikan formatnya sama dengan field yang akan Anda tautkan (misalnya angka).
4
Tarik field yang ingin Anda gunakan sebagai foreign key ke field yang Anda buat untuk foreign key. Klik Create pada jendela yang muncul untuk mengatur hubungan antar field. Sebuah garis akan muncul di antara kedua tabel yang menghubungkan kedua field.
- Centang kotak cek "Enforce Referential Integrity" saat membuat hubungan. Ini artinya, jika data diubah pada salah satu field, data pada field lainnya juga akan ikut berubah. Hal tersebut akan membuat data Anda lebih akurat.
Iklan

Bagian 5

Bagian 5 dari 8:

Membuat Query

Unduh PDF

1
Pahami peran query. Query adalah aksi yang memungkinkan Anda melihat, menambah, dan menyunting data pada basis data dengan cepat. Ada banyak jenis query, mulai dari pencarian sederhana hingga pembuatan tabel baru berdasarkan data yang sudah ada. Query adalah hal penting dalam pembuatan laporan.^{[8]XTeliti sumber}
- Query dibagi menjadi dua jenis utama: Select dan Action. Query pertama menarik data dari tabel dan dapat menghitungnya, sementara yang kedua dapat menambah, menyunting, serta menghapus data dari tabel.
Jika Anda ingin menggunakan query Select dasar, gunakan Query Wizard untuk memandu Anda mengikuti langkah-langkahnya. Anda bisa mengakses Query Wizard dari tab Create. Hal ini memungkinkan Anda menampilkan field tertentu dari sebuah tabel.
Iklan

Membuat Query Select dengan Kriteria

1
Buka Query Design untuk membuat query yang lebih rumit. Untuk melakukannya, klik Create dan pilih Query Design. Anda bisa menggunakan langkah ini untuk memperkecil pilihan query dan hanya menampilkan informasi yang Anda perlukan. Opsi Select akan terpilih secara otomatis, tetapi Anda juga bisa memilih opsi lain untuk melakukan sesuatu pada query seperti Append, Make Table, Delete, dll.
- Dalama contoh ini, kami akan membuat query yang menampilkan nama konsumen berserta nomor teleponnya.
Kotak Show Table akan terbuka. Klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan, dan klik Close.
Klik ganda setiap field pada tabel yang ingin Anda tambahkan pada Query. field tersebut akan ditambahkan pada daftar Design.
4
Tambahkan kriteria. Anda bisa menggunakan berbagai jenis kriteria, seperti teks atau fungsi. Misalnya, jika Anda ingin menampilkan harga yang lebih tinggi dari $50 dari field Harga, masukkan >=50 pada kriteria. Jika Anda hanya ingin menampilkan pelanggan dari Inggris, masukkan UK pada kotak Criteria.
- Anda bisa menggunakan berbagai kriteria dalam setiap query.
Tombol ini berada pada tab Design. Hasil Query Anda akan ditampilkan di jendela. Tekan Ctrl+S untuk menyimpan query.
Iklan

Membuat Query Select dengan Parameter

Query dengan parameter memungkinkan Anda mengatur data apa saja yang ingin Anda terima setiap kali Anda menjalankan query. Misalnya, jika Anda memiliki basis data pelanggan dari berbagai kota, Anda bisa menggunakan query dengan parameter untuk menanyakan kota mana yang ingin Anda tampilkan datanya.
Tambahkan field yang ingin diambil datanya pada query dengan mengklik gAnda pada pratinjau tabel.
3
Tambahkan parameter pada bagian Criteria. Parameter ditandai dengan karakter "[]" di sekitarnya. Teks dalam braket akan ditampilkan pada permintaan yang muncul saat query dijalankan. Misalnya, untuk meminta masukan kota, klik sel Criteria untuk field Kota, dan masukkan [Kota mana?]
- Anda bisa mengakhiri parameter dengan ? atau :, namun tidak dengan ! atau .
Anda bisa menggunakan banyak parameter untuk membuat jarak khusus pada hasil query. Misalnya, jika field pilihan Anda adalah Tanggal, Anda bisa mendapat hasil antara tanggal tertentu dengan mengetikkan code>Between[Tanggal Mulai:] And [Tanggal Selesai:]. Anda akan menerima 2 prompt saat menjalankan query.^{[9]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 6

Bagian 6 dari 8:

Membuat Query Pembuatan Tabel

Unduh PDF

Anda bisa menggunakan query untuk mengambil data spesifik dari tabel yang sudah ada dan membuat tabel baru dengan data tersebut. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin membagi bagian tertentu dari basis data anda, atau membuat form untuk bagian tertentu basis data. Anda akan membuat query Select biasa terlebih dahulu.
Klik ganda tabel-tabel tersebut. Anda bisa memilih beberapa tabel sekaligus jika perlu.
Klik ganda setiap field yang ingin Anda tambahkan dari pratinjau tabel. field tersebut akan ditambahkan pada daftar query.
Jika Anda ingin menentukan data tertentu pada field, gunakan bagian Criteria untuk mengaturnya. Lihatlah bagian "Membuat Query Select dengan Kriteria" untuk detilnya.
Sebelum Anda membuat tabel anda, jalankan query untuk memastikan query mengambil data yang tepat. Aturlah kriteria dan field hingga Anda mendapat data yang tepat.
Query akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar. Klik pada query tersebut untuk memilihnya lagi dan klik tab Design.
Sebuah jendela akan muncul untuk meminta nama tabel baru. Masukkan nama tabel dan klik OK.
Tabel baru Anda akan dibuat berdasarkan query yang telah Anda bangun. Tabel tersebut akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar.
Iklan

Membuat Query Append

Anda bisa menggunakan query Append untuk menambahkan data pada tabel yang sudah ada dari tabel lain. Hal ini berguna jika Anda perlu menambah data pada tabel yang sudah Anda buat melalu query pembuatan tabel.
Hal ini akan membuka jendela Append. Pilih tabel yang ingin Anda tambah datanya.
Misalnya, jika Anda membuat tabel dengan kriteria "2010" pada field "Tahun", ubahlah dengan tahun yang ingin Anda tambahkan, misalnya "2011".
Pastikan Anda mengatur field yang tepat untuk setiap kolom yang Anda tambahkan datanya. Misalnya, dengan menggunakan perubahan diatas, data harus ditambahkan pada kotak Tahun dalam baris "Append To".
Klik "Run" pada tab Design. Query akan dijalankan dan data akan ditambahkan pada tabel. Anda kemudian dapat menambahkan tabel untuk memeriksa apakah datanya sudah dimasukkan dengan benar.
Iklan

Bagian 7

Bagian 7 dari 8:

Membuat Form

Unduh PDF

Form memungkinkan Anda untuk melihat data pada setiap field dan berpindah antara entri serta membuat entri baru dengan cepat dan mudah. Form sangat penting jika Anda memasukkan data dalam jangka waktu lama, karena banyak orang menganggap penggunaannya lebih mudah dari tabel.
2
Klik tombol Form di tab Create. Hal ini akan membuat form berdasarkan field yang ada di tabel secara otomatis. Access membuat field dengan ukuran yang cukup, namun Anda bisa mengubah ukurannya dan memindahkan elemen pada form sesuka hati.
- Jika Anda tidak ingin menampilkan field tertentu untuk ditampilkan pada form, Anda bisa mengklik kanan dan memilih Delete.
- Jika tabel Anda memiliki hubungan, baris data akan muncul di bawah setiap entri yang menampilkan data terhubung. Hal ini memungkinkan Anda menyunting data terhubung dengan lebih mudah. Misalnya, setiap petugas penjualan di basis data Anda mungkin memiliki data pelanggan yang terhubung pada entri mereka.
Tombol arah di bagian bawah berguna untuk berpindah antar entri. Kotak-kotak pada form akan terisi dengan data Anda saat Anda berpindah antar entri. Anda bisa menggunakan tombol di bagian pojok untuk berpindah ke data pertama atau terakhir.
Tombol ini ada di bagian kiri atas, dan akan memungkinkan Anda memulai mengubah isi data Anda dengan form.
Anda bisa menyunting teks dalam seluruh kotak pada setiap entri untuk mengubah data yang ada pada tabel. Perubahan yang dibuat akan muncul langsung pada tabel dan data terhubung.
Klik tombol "Add Record" dekat tombol navigasi untuk membuat entri baru di akhir baris. Anda bisa menggunakan kotak-kotak untuk memasukkan data pada kotak kosong pada tabel. Hal ini adalah cara mudah menambahkan informasi, alih-alih menggunakan tampilan tabel.
Pastikan Anda menyimpan form dengan menekan Ctrl + S jadi Anda bisa mengaksesnya di kemudian hari. Form akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar.^{[10]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 8

Bagian 8 dari 8:

Membuat Laporan

Unduh PDF

Laporan akan memungkinkan Anda menampilkan rangkuman dari data. Laporan seringkali digunakan untuk laporan gaji dan pengiriman, dan bisa disesuaikan untuk penggunaan apapun. Laporan mengambil data dari tabel atau query yang telah Anda buat.
2
Klik tab Create. Pilih jenis laporan yang ingin Anda buat. Ada beberapa cara pembuatan laporan yang dapat Anda lakukan. Access dapat membuat laporan untuk Anda secara otomatis, dan Anda juga bisa membuat laporan khusus.
- Report - laporan secara otomatis akan dibuat dengan seluruh data dari sumber. Tidak ada pengelompokan data di sini, namun untuk basis data kecil jenis laporan ini mungkin cocok untuk keperluan Anda.
- Blank report - Hal ini akan membuat laporan kosong yang dapat Anda isi data sesuka hati. Anda bisa memilih dari field yang tersedia untuk membuat laporan khusus.
- Report Wizard - Panduan pembuatan laporan akan memandu Anda pada proses pembuatan laporan, memungkinkan Anda memilih dan mengelompokkan data, dan memformat data tersebut.
3
Pilih sumber data untuk laporan kosong. Jika Anda memilih untuk membuat laporan kosong, Anda harus memilih sumber datanya. Pertama, klik tab Arrange, dan pilih Property Sheet. Atau, Anda juga bisa menekan Alt+Enter.
- Klik panah bawah di sebelah Record Source. Sebuah daftar berisi tabel dan query Anda akan muncul. Pilih tabel atau query dan pilihan Anda akan dipilih untuk laporan.
4
Tambahkan field pada laporan. Setelah Anda memiliki sumber, Anda bisa menambahkan field pada laporan. Klik tab "Format", dan klik "Add Existing field". Daftar field akan muncul di bagian kanan.
- Klik dan tarik field yang Anda ingin tambahkan pada bingkai Design. Entrinya akan muncul pada laporan Anda. Saat Anda menambah field tambahan, field tersebut akan diatur otomatis dengan field yang sudah ada.
- Anda bisa mengubah ukuran field dengan mengklik pojoknya dan menariknya dengan mouse.
- Hapus field dari laporan dengan mengklik judulnya dan menekan Delete.
5
Kelompokkan laporan. Pengelompokkan memungkinkan Anda untuk mengolah informasi dari laporan dengan cepat, karena data terkait telah diatur. Misalnya, Anda mungkin ingin mengelompokkan penjualan berdasarkan daerah atau penjualnya. Pengelompokkan memungkinkan Anda melakukan hal tersebut.
- Klik tab Design, dan klik "Group and Sort".
- Klik kanan di bagian manapun pada field yang ingin Anda kelompokkan. Pilih "Group On" pada menu.
- Judul kepala akan ditambahkan pada kelompok. Anda bisa menyesuaikan judul kepala untuk melabeli kelompok.
Setelah laporan Anda selesai, Anda bisa menyimpan dan membagikan atau mencetaknya seperti dokumen lain. Gunakan laporan untuk berbagi kinerja laporan dengan investor, informasi kontak pada pekerja, dan lain-lain. ^{[11]XTeliti sumber}
Iklan

Tips

Microsoft Access terbuka dalam modus "Backstage View", yang memberi opsi menu yang memungkinkan Anda membuka basis data, membuat basis data baru, atau mengakses perintah untuk menyunting basis data Anda.

Peringatan

Beberapa fitur pada Access tidak selalu tersedia, tergantung jenis basis data yang Anda buat. Misalnya, Anda tidak dapat berbagi basis data desktop di Web, dan fitur desktop tertentu seperti jumlah query tidak tersedia pada basis data Web.

== Sumber ==