Come Usare Microsoft Access

Microsoft Access è un programma che permette a chiunque di creare, modificare e gestire un database in modo molto semplice. Questo prodotto Microsoft, grazie alla sua interfaccia grafica completa, è adatto alle esigenze di chiunque, essendo utilizzabile sia per i piccoli progetti sia per le attività delle grandi aziende. Si tratta inoltre di un ottimo strumento atto a ottimizzare le operazioni di data entry, visto che non impone di lavorare direttamente su tabelle e fogli elettronici. Prosegui nella lettura per scoprire come ottenere il massimo da Microsoft Access.

Parte 1

Parte 1 di 6:

Creazione di un Nuovo Database

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Seleziona la scheda "File" e scegli la voce "Nuovo". Un database è un'entità che contiene tutti i tuoi dati nelle loro diverse forme. Puoi scegliere di creare un database vuoto, un database web vuoto oppure selezionare un modello predefinito fra quelli forniti.
- Il database vuoto è il modello standard di base dati fornito da Access ed è ottimo per un uso locale. La creazione di un database vuoto include al suo interno anche una tabella.
- Il database web è progettato per essere compatibile con gli strumenti di pubblicazione online di Access. Anche in questo caso, la creazione del database creerà automaticamente una tabella vuota.
- I modelli di Access rappresentano database già pronti, destinati a un'ampia gamma di utilizzi. Scegli un modello di database se non disponi del tempo necessario a creare l'intera struttura della tua base dati.
Dopo aver scelto quale tipo di database creare, assegnagli un nome descrittivo, che sappia descriverne rapidamente lo scopo. Tale accorgimento è molto utile nel caso si debba lavorare con più database. Digita il nome all'interno del campo "Nome file". Per procedere alla creazione del database, premi il pulsante "Crea".
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Parte 2

Parte 2 di 6:

Aggiungere i Dati a un Database

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Determina quale sia la struttura migliore per memorizzare i tuoi dati. Se hai scelto di iniziare creando un database vuoto, dovrai pensare a come poter organizzare al meglio i dati, e provvedere a creare le strutture adatte. Puoi interagire con i dati presenti in un database di Access in diversi modi.
- Tabelle: è il metodo principale con cui vengono memorizzati i dati all'interno di un database. Le tabelle possono essere equiparate ai fogli di lavoro di Excel, proprio perché, in entrambi i casi, i dati vengono organizzati in righe e colonne. Per tale ragione l'importazione dei dati da un foglio di Excel o da un altro programma equivalente risulta un processo semplice e lineare.
- Maschere: è uno strumento utilizzato per inserire i dati all'interno del database. Sebbene sia possibile inserire i dati anche direttamente dalle tabelle, utilizzando le maschere avrai a disposizione un'interfaccia grafica che rende le operazioni di data entry molto più semplici e rapide.
- Report: strumento con cui vengono aggregati e visualizzati i dati presenti nel database. I report vengono utilizzati per poter analizzare i dati e ottenere risposte a domande specifiche, per esempio quanti sono gli utili generati o dove sono distribuiti i clienti. Normalmente i report vengono creati e strutturati per essere stampati in forma cartacea.
- Query: strumento con cui estrai e filtri i dati presenti nel database. Puoi usare le query per visualizzare dati specifici presenti in tabelle multiple. Le query vengono inoltre utilizzate per inserire, modificare e cancellare i dati presenti nelle tabelle.
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Crea la tua prima tabella. Iniziando da un database vuoto avrai automaticamente a disposizione una tabella vuota. Potrai quindi cominciare a inserire i dati direttamente nella tabella esistente, manualmente o copiando e incollando i dati presenti in un'altra sorgente.
- Ogni singola informazione deve essere inserita in una colonna (campo), mentre ogni singolo record corrisponde a una riga, ovvero all'insieme di tutti i campi. Per esempio, ogni record della tabella "Clienti" corrisponderà a un singolo cliente, mentre un campo o una colonna rappresentano ogni singola informazione relativa a quel cliente specifico (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono ecc.).
- Puoi rinominare le colonne di una tabella per facilitare la comprensione delle informazioni contenute. Per farlo seleziona l'intestazione della colonna con un doppio clic del mouse, dopodiché modificane il nome.
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Importa i dati da un'altra fonte. Se desideri importare le informazioni da un file esterno o da un altro percorso, puoi configurare Access in modo che recuperi i dati e li inserisca nel database. Questo metodo è molto utile per recuperare i dati da un server web o da un'altra risorsa condivisa.
- Seleziona la scheda "Dati esterni".
- Scegli il tipo di file che desideri importare. All'interno della sezione "Importa e collega" sono disponibili diverse opzioni relative ai tipi di dati che è possibile importare. Puoi premere il pulsante "Altro" per visualizzare le opzioni aggiuntive. Il driver "ODBC", il cui acronimo significa "Open Database Connectivity", comprende la possibilità di connettersi a diversi motori di database, fra cui Microsoft SQL Server.
- Accedi al percorso in cui si trovano i dati. Trattandosi di un server, avrai la necessità di fornirne l'indirizzo.
- Nella finestra successiva, scegli una delle opzioni disponibili per specificare come e dove i dati vadano memorizzati all'interno del database corrente. Al termine premi il pulsante "OK", dopodiché segui le istruzioni apparse a video per completare l'importazione dei dati.
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Aggiungi un'altra tabella. I record riguardanti informazioni di natura differente andranno memorizzati in tabelle differenti; il tuo database avrà così una struttura snella e facilmente gestibile, e una conseguente velocità di risposta superiore. Per esempio potresti disporre di una tabella che contiene le informazioni dei tuoi clienti, e di un'altra contenente gli ordini eseguiti da questi ultimi. Sarai quindi in grado di collegare facilmente le informazioni contenute nelle due tabelle tramite le opportune relazioni.
- Dalla sezione "Crea" della scheda di menu "Home", premi il pulsante "Tabella". Una nuova tabella verrà creata all'interno del database. A questo punto sarai in grado di popolarla con i relativi dati, così come hai popolato la prima tabella.
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Parte 3

Parte 3 di 6:

Configurare le Relazioni delle Tabelle

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Comprendi il funzionamento delle chiavi. Ogni tabella deve disporre di una chiave primaria che corrisponda a un dato univoco che contraddistingue ogni record. Per impostazione predefinita, Access crea un campo (colonna) "ID", il cui valore viene incrementato automaticamente per ogni record che viene aggiunto alla tabella; questo campo rappresenta la chiave primaria. Le tabelle possono disporre anche di chiavi esterne ("Foreign key"). Le chiavi non sono altro che campi di diverse tabelle messi in relazione fra loro. Ovviamente i campi interessati dalla relazione dovranno contenere lo stesso dato.
- Per esempio, all'interno della tabella "Ordini" dovrai necessariamente avere un campo "ID_Cliente", necessario a mettere in relazione i prodotti di un determinato ordine con il cliente che lo ha eseguito. Puoi impostare questo collegamento, creando una relazione fra questo campo e il campo "ID" (la chiave primaria predefinita) della tabella "Clienti".
- Utilizzare le relazioni contribuisce a mantenere i dati uniformi, efficienti e sempre disponibili.
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Seleziona la scheda "Strumenti Database". Premi il pulsante "Relazioni" posto nella sezione "Relazioni". Verrà visualizzata una nuova finestra contenente una panoramica di tutte le tabelle presenti nel database. Ogni campo verrà elencato sotto al nome della tabella a cui appartiene.
- Prima di poter creare una nuova relazione, dovrai avere già creato i campi interessati da detta relazione. Per esempio, se per la tua nuova relazione vuoi usare il campo "ID_Cliente" della tabella "Ordini", devi prima di tutto creare il suddetto campo all'interno della tabella in oggetto. Assicurati che abbia lo stesso formato del campo con cui desideri metterlo in relazione – in questo caso dovrà trattarsi di un numero.
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Trascina il campo che desideri utilizzare come chiave esterna della prima tabella sul relativo campo presente nella seconda tabella. Dalla nuova finestra apparsa, premi il pulsante "Crea" per creare la nuova relazione. Graficamente vedrai apparire una linea che collega i rispettivi campi delle due tabelle in oggetto.
- Quando crei la nuova relazione, seleziona il pulsante di spunta "Applica integrità referenziale". In questo modo garantirai che i dati siano integri, agendo in modo che le modifiche possano propagarsi automaticamente. Di conseguenza, se il valore in un campo della relazione dovesse cambiare, la modifica verrà automaticamente riflessa anche sul secondo campo.
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Parte 4

Parte 4 di 6:

Creare le Query

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Comprendi il ruolo delle query. Le query sono lo strumento che permette di visualizzare, aggiungere e modificare rapidamente i dati del tuo database. Sono disponibili un'ampia varietà di query, da quelle semplici di interrogazione o ricerca fino a quelle utilizzate per la creazione di nuove tabelle, partendo da dati già esistenti. Le query sono lo strumento essenziale per poter creare i report.^{[1]XFonte di ricerca}
- Le query si suddividono in due gruppi principali: "Selezione" e "Comando". Le query di selezione vengono usate per estrarre i dati dalle tabelle e aggregarli in base alle esigenze. Le query di comando vengono usate per aggiungere, modificare e cancellare i dati dalle tabelle.
In questo modo verrai guidato fra i passaggi necessari a creare una query per interrogare il database. Puoi scegliere la funzione "Creazione guidata query" dalla scheda "Crea" del menu: ciò ti consentirà di creare la query rapidamente, partendo dai campi presenti nella tabella di tuo interesse.
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Creare una Query di Selezione con Criteri

Puoi usare i criteri per restringere il campo di valori restituiti dalla query e visualizzare così solo le informazioni di cui necessiti. Per iniziare, seleziona la voce "Struttura query" posta nella scheda "Crea".
Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Mostra tabella", da cui potrai scegliere quella di tuo interesse selezionandola con un doppio clic del mouse.
Seleziona ognuno dei campi presenti nella tabella con un doppio clic del mouse. In questo modo verranno automaticamente aggiunti alla griglia che mostra la struttura della query.
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Aggiungi i criteri. All'interno delle query puoi utilizzare diversi tipi di criteri. Per esempio, se vuoi visualizzare solo i prodotti che hanno un prezzo superiore ai 50 €, dovrai inserire il seguente codice >=50 come criterio del campo "Prezzo". Se invece desideri visualizzare solo i clienti che risiedono nel Regno Unito, dovrai inserire il codice UK all'interno della riga "Criteri".
- All'interno della stessa query puoi usare più di un criterio di selezione.
Il pulsante "Esegui" è posto nella scheda "Struttura". I risultati della query verranno visualizzati all'interno della finestra. Per salvare la nuova query creata, premi la combinazione di tasti di scelta rapida "Ctrl+S".
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Creare una Query di Selezione con Parametri

Una query con parametri permette di specificare quali dati estrarre dal database a ogni esecuzione. Per esempio, se nel database sono presenti clienti provenienti da diverse città, puoi creare una query che abbia come parametro la città di residenza, così che a ogni esecuzione ti venga chiesto di inserire la città di cui desideri ottenere i clienti.
Aggiungi i campi che dovranno essere restituiti dalla query, selezionandoli con un doppio clic del mouse dalla finestra "Visualizzazione struttura".
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Aggiungi il parametro all'interno della sezione "Criteri". I parametri vengono dichiarati all'interno delle parentesi "[ ]". Il testo all'interno delle parentesi quadrate verrà mostrato nella finestra di richiesta di immissione dei valori che apparirà all'esecuzione della query. Per esempio, per richiedere l'inserimento della città di residenza dei tuoi clienti, seleziona la riga "Criteri" del campo "Città", dopodiché digita il seguente codice [Quale città?].
- Il testo relativo all'immissione del parametro può terminare con il carattere "?" o ":", ma non con "!" o ".".
In questo modo potrai strutturare la tua query per renderla più flessibile e personalizzabile. Per esempio, se il campo da parametrizzare fosse di tipo "Date", potrai gestire il range di date restituite dalla query di selezione usando il codice Between [Inserisci data iniziale:] And [Inserisci data finale:]. In questo caso, all'esecuzione della query, verranno visualizzate due finestre di immissione dati.^{[2]XFonte di ricerca}
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Creare una Query per la Creazione di una Tabella

Puoi generare una query che utilizzi i dati estratti da una o più tabelle per creare e popolare una nuova tabella. Tale procedimento è molto utile nel caso si voglia condividere una porzione del database, o creare maschere specifiche che lavorino su un suo sottoinsieme di dati. Per prima cosa dovrai creare una query di selezione classica.
Per farlo seleziona ogni tabella con un doppio clic del mouse. Puoi utilizzare una o più tabelle.
Per farlo selezionali con un doppio clic del mouse. I campi scelti verranno inseriti nella griglia della tua query.
Se desideri estrarre da un campo alcuni dati specifici, utilizza la sezione "Criteri" come filtro. Fai riferimento alla sezione "Creare una query di selezione con criteri" di questa guida per maggiori dettagli in merito.
Per farlo esegui la query di selezione prima di creare la tabella risultante; in questo modo sarai sicuro che i dati estratti siano corretti. Continua modificando i criteri applicati ai campi affinché tutti i dati restituiti corrispondano a quelli desiderati.
Per farlo usa la combinazione di tasti di scelta rapida "Ctrl+S". La query salvata apparirà nel pannello posto sulla sinistra della finestra di Access. Clicca l'icona della query in oggetto per selezionarla nuovamente, dopodiché accedi alla scheda di menu "Struttura".
Verrà visualizzata una nuova finestra chiedendoti di inserire il nome della nuova tabella. Inseriscilo, quindi premi il pulsante "OK".
Verrà creata una nuova tabella con i dati restituiti dalla query di selezione creata. La tabella apparirà nel relativo pannello posto sulla sinistra della finestra di Access.
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Creare una Query di Accodamento

Le query di accodamento possono essere utilizzate per inserire i dati estratti da una tabella all'interno di un'altra già esistente. È una procedura molto utile nel caso si voglia aggiungere altri dati a una tabella generata con una query di creazione.
In questo modo verrà visualizzata la finestra di dialogo "Accodamento". Scegli la tabella in cui vuoi inserire i nuovi dati.
Per esempio, nel caso tu abbia creato la precedente tabella utilizzando i dati relativi all'anno "2010", inserendo il valore 2010 nella sezione "Criteri" del campo "Anno", cambia quest'ultimo criterio per aggiungere alla tabella esistente i dati riguardanti l'anno 2011.
Assicurati di configurare correttamente i campi per ognuna delle colonne che vuoi inserire. Per esempio, avendo apportato le modifiche sopra indicate, i dati dovrebbero essere accodati nel campo "Anno", il quale andrà inserito nella riga "Accoda a".
Per farlo premi il pulsante "Esegui" posto nella scheda "Struttura". La query verrà eseguita e i dati verranno accodati alla tabella specificata. Per controllare la correttezza dell'operazione, puoi aprire la tabella in oggetto.
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Parte 5

Parte 5 di 6:

Creare e Utilizzare le Maschere

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Le maschere permettono una rapida e semplice consultazione dei dati presenti all'interno di una tabella, di passare rapidamente da un record all'altro e di creare di nuovi record. Sono essenziali nel gestire al meglio lunghe sessioni di data entry. La maggior parte degli utenti ritiene molto più semplice inserire i dati all'interno delle tabelle utilizzando le maschere.
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Premi il pulsante "Maschera" posto nella scheda "Crea". In questo modo verrà creata automaticamente una nuova maschera basata sui campi contenuti nella tabella scelta. Access si dimostra un valido aiuto nella creazione automatica delle maschere, riuscendo a dimensionare correttamente i campi di immissione. È comunque sempre possibile modificare la dimensione e la posizione dei campi di immissione della maschera in base alle proprie esigenze.
- Se desideri che un campo specifico non venga visualizzato all'interno della maschera, selezionalo con il tasto destro del mouse e scegli l'opzione "Elimina" dal menu contestuale apparso.
- Se le tabelle in oggetto presentano delle relazioni, i campi contenenti i dati interessati verranno visualizzati sotto ogni record, all'interno di un'apposita tabella. Potrai quindi modificare molto più rapidamente e semplicemente i dati relazionati al record visualizzato. Per esempio, ognuno dei rappresentanti commerciali presenti nel tuo database potrebbe disporre di un database relativo al portafoglio clienti relazionato con i suoi record.
I pulsanti a forma di freccia posti nella parte inferiore della finestra vengono usati per scorrere i record presenti nella tabella a cui fa riferimento la maschera. Tutti i campi della maschera verranno via via popolati con i dati presenti nei record. I pulsanti posti agli estremi della barra dei controlli ti porteranno immediatamente al primo e all'ultimo record presenti nella tabella.
Ora sarai in grado di modificare i dati presenti nei campi utilizzando la maschera.
Per farlo puoi variare i valori di qualsiasi campo di ognuno dei record che compongono la tabella. Le modifiche apportate, interagendo con la maschera, verranno automaticamente applicate alla tabella correlata e a qualsiasi altra tabella in relazione a quest'ultima.
Premi il pulsante "Aggiungi nuovo" posto accanto ai controlli di navigazione per procedere alla creazione di un nuovo record che verrà accodato ai record già presenti nella tabella. Per inserire i dati, utilizza i campi della maschera. Rispetto all'utilizzo diretto del riquadro relativo alla visualizzazione della tabella, questa procedura per l'inserimento di nuovi record è molto più semplice.
Per poterla utilizzare in un secondo momento, assicurati di salvare la maschera appena creata usando la combinazione di tasti di scelta rapida "Ctrl+S". L'icona della nuova maschera verrà visualizzata nel pannello posto sulla sinistra della finestra di Access.^{[3]XFonte di ricerca}
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Parte 6

Parte 6 di 6:

Creare un Report

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I report permettono di visualizzare i dati in modo semplice e rapido, aggregati in basi alle tue esigenze. Spesso vengono utilizzati per mostrare il fatturato generato in un dato periodo o per disporre dell'elenco delle spedizioni che devono essere evase dal magazzino. Sono però facilmente adattabili praticamente a qualsiasi scopo. I report possono essere alimentati sia direttamente da tabella che da una query.
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Accedi alla scheda "Crea". Seleziona il tipo di report che desideri creare. Nella creazione di un report esistono diverse strade percorribili. Access è in grado di creare automaticamente un report, ma se lo desideri puoi crearne uno totalmente personalizzato.
- Report: questa funzione crea automaticamente un report contenente tutti i record presenti all'interno della sorgente dei dati. Sebbene i dati non vengano aggregati o raggruppati, nel caso di un database molto piccolo si tratta probabilmente del metodo di visualizzazione delle informazioni necessarie più semplice e veloce.
- Report vuoto: questa opzione genera un report vuoto, che può essere popolato con tutti i dati che rispecchiano le tue esigenze. In questo caso potrai scegliere qualsiasi campo disponibile al fine di personalizzare il report in totale libertà.
- Creazione guidata report: questa funzionalità ti guida attraverso il processo di creazione di un report, consentendoti di scegliere e di aggregare i dati da visualizzare, e infine di formattarli come desideri in base alle tue esigenze.
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Imposta una sorgente dati per un report vuoto. Se hai scelto di creare un report vuoto, inizia selezionando la sorgente dei dati da visualizzare nel report. Per farlo, scegli in sequenza la scheda "Disponi" e il riquadro "Proprietà". In alternativa puoi usare la combinazione di tasti di scelta rapida "Alt+Invio".
- Premi il pulsante a forma di freccia rivolta verso il basso posto accanto al campo "Origine dati". Verrà visualizzata una lista di tutte le tabelle e le query disponibili. Seleziona la sorgente dati desiderata per collegarla al report.
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Aggiungere i campi al report. Dopo aver impostato una fonte per i dati, puoi iniziare a creare il report inserendo i campi da visualizzare. Accedi alla scheda "Formato" e scegli la voce "Aggiungi campi esistenti". Nel pannello posto sulla destra della finestra apparirà la lista dei campi disponibili.
- Per aggiungere dei campi al tuo report, non devi fare altro che trascinarli dalla lista apparsa all'interno della finestra di progettazione del report. Il record verrà visualizzato nel report. I campi aggiuntivi inseriti nel report verranno allineati con quelli già presenti.
- Per ridimensionare i campi presenti nel report, seleziona uno dei lati e trascinalo con il mouse.
- Per cancellare un campo dal report, selezionalo e premi il tasto "Canc" della tastiera.
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Aggiungi un raggruppamento. I raggruppamenti permettono di analizzare velocemente le informazioni presenti all'interno di un report, poiché consentono di organizzarne le informazioni correlate. Se per esempio volessi raggruppare le vendite della tua società per regioni, o in base alla persona che le ha effettuate, i raggruppamenti di Access ti consentiranno di farlo.
- Accedi alla scheda "Progettazione", dopodiché premi il pulsante "Raggruppa e ordina".
- Con il tasto destro del mouse seleziona ogni campo che desideri aggiungere a un gruppo, dopodiché scegli l'opzione "Gruppo" dal menu contestuale apparso.
- Verrà creata un'intestazione per il gruppo in oggetto. Per stampare il nome del gruppo potrai modificare l'intestazione come desideri.
Dopo aver ottimizzato e completato il report, salvalo e condividilo, oppure stampalo come se fosse un normale documento. Utilizzalo per esempio per condividere le informazioni della tua azienda con possibili finanziatori o con i dipendenti.^{[4]XFonte di ricerca}
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Consigli

Microsoft Access può essere avviato nella modalità "Visualizzazione Microsoft Office Backstage", che fornisce un menu tramite cui poter accedere a un database esistente, crearne uno nuovo o usare i comandi necessari a modificare qualsiasi database di tua creazione.

Avvertenze

Alcune funzionalità di Access non sono sempre disponibili e possono variare in base al tipo di database che stai creando. Per esempio, non è possibile condividere un database locale nel web. Inoltre funzionalità desktop, come per esempio le query per il calcolo dei totali, non funzionano nel caso di un database web.