Как создать эффективный план действий

Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван перенести человека из текущего момента непосредственно к осуществлению заявленной цели. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.

Часть 1

Часть 1 из 4:

Составьте план

Загрузить PDF

1
Записывайте все детали. Работая над планом действий, начните записывать каждую деталь. Вам может пригодиться блокнот с разделителями для учета различных аспектов данного процесса. Вот некоторые примеры разделов:
- Идеи/разные примечания
- Ежедневные графики
- Ежемесячные графики
- Этапы
- Исследования
- Продолжение
- Участники/контакты
2
Очертите задачу. Чем более размытая задача, тем менее эффективным окажется план действий. Постарайтесь как можно раньше определить желаемую цель (предпочтительно еще до начала проекта).
- Пример: Вам нужно написать магистерскую диссертацию (крупное исследование) объемом около 40000 слов. Такая работа состоит из введения, обзора литературы (с критическим анализом других исследований и рассмотрением собственной методологии), практической демонстрации ваших идей на конкретных примерах и заключения. Срок выполнения работы – 1 год.
3
План должен быть конкретным и реалистичным. Четкая цель – это только начало: каждый аспект плана должен быть точным и выполнимым. Например, планируйте конкретные и выполнимые графики, этапы и конечные результаты.
- Точные и реальные пункты плана по долгосрочному проекту позволят заранее снизить стресс от плохо спланированной реализации с превышением сроков и утомительной сверхурочной работой.
- Пример: Вам нужно писать примерно 5000 слов в месяц, чтобы закончить диссертацию вовремя, а в конце оставить еще пару месяцев на доработку идей. С точки зрения выполнимости не следует ставить задачу писать более 5000 слов каждый месяц.
- Если три месяца из всего срока вы будете работать ассистентом преподавателя, то может быть, что вы не успеете написать за это время 15000 слов, вследствие чего придется распределить этот объем по остальным месяцам.
4
Промежуточные этапы. Этапы – это существенные вехи на пути к цели. Начинайте планировать этапы с конца (достижение цели) и двигайтесь в обратном направлении до настоящего времени и обстоятельств.
- Разбивка на этапы поможет вам (и вашей команде) сохранять мотивацию, разделяя фронт работ на небольшие объемы и ощутимые цели, поэтому чувство завершенности начнет появляться еще до полного осуществления всего плана действий.
- Не разделяйте этапы слишком долгими или слишком короткими временными промежутками. Так, весьма эффективным сроком принято считать две недели.^{[1]XИсточник информации}
- Пример: При работе над диссертацией старайтесь не соотносить этапы с разделами работы, так как на это могут уходить месяцы. Наоборот, сделайте этапы небольшими сроком до двух недель (можно исходить из количества слов) и вознаграждайте себя за успешную работу.
5
Разбивайте большие задачи на меньшие, более удобные объемы. Некоторые задачи или этапы работы могут обескураживать.
- Если крупная задача сбивает вас с толку, то разделите ее на удобные небольшие подзадачи, чтобы снизить тревожность и повысить уверенность в собственных силах.
- Пример: Обзор литературы нередко становится наиболее сложным разделом, своеобразным фундаментом будущей работы. Для завершения раздела требуется изучить и проанализировать большое количество информации.
- Разделите задачу на подзадачи: исследование, анализ, изложение. Можно сузить подпункты еще сильнее и выбрать конкретные статьи и книги, которые нужно прочесть, а также установить сроки завершения анализа и письменного изложения результатов.
6
Используйте списки задач. Составляйте список задач, которые необходимо завершить в рамках каждого этапа. Сам по себе список дел малоэффективен, поэтому указывайте точные объемы и реальные сроки.
- Пример: Разделите работу по обзору литературы на небольшие задачи, чтобы точно знать, что нужно выполнить, а также оценить реальные временные рамки. Например, каждые один-два дня нужно будет читать, анализировать и описывать один источник.
7
Определите временные рамки для всех дел. В отсутствие четких временных рамок работа может растянуться на бесконечно долгое время, а некоторые задачи так и останутся незавершенными.
- Очередность пунктов плана не имеет критического значения, чего нельзя сказать о временных рамках для каждого аспекта.
- Пример: Если известно, что за один час вы способны прочитать около 2000 слов, а статья для чтения насчитывает 10000 слов, то на статью нужно выделить не менее пяти часов времени.
- Также необходимо учесть время хотя бы на два перекуса и короткие перерывы каждые 1-2 часа по мере усталости. Вдобавок, к окончательному времени следует прибавить еще не менее часа на возможные незапланированные задержки.
8
Создайте наглядное представление. Завершив списки действий и установив временные рамки, переходите к созданию некоего визуального отображения плана. Можно использовать блок-схему, диаграмму Гантта, динамическую таблицу или другой удобный вариант.
- Храните наглядный план в доступном месте – например, его можно повесить на стене офиса или учебного помещения.
9
Вычеркивайте выполненные задачи. Благодаря этому вы не только ощутите удовлетворение, но и сможете следить за тем, чтобы ничего не упустить из виду.
- Такой подход особенно удобен при коллективной работе. В работе с другими людьми можно создать совместно используемый документ, который будет доступен в любой точке мира.
Составив план, представив задачи коллегам (при совместной работе) и указав этапы, переходите к следующему шагу: приступайте к ежедневной работе для достижения цели.
11
Можно сдвигать сроки, но нельзя останавливаться на полпути. Периодически возникают такие непредвиденные обстоятельства, которые мешают соблюдать сроки, выполнять задачи и достигать цели.
- Не унывайте. Пересмотрите план, а затем продолжайте работать и двигаться к поставленной цели.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 4:

Планируйте время

Загрузить PDF

1
Выберите хороший ежедневник. Используйте приложение или блокнот, которые позволят удобно планировать каждый час вашего времени. Планировщик эффективен только в том случае, если он позволяет удобно вносить и читать записи.
- Исследования показали, что физическая запись задач (ручкой на бумаге) повышает вероятность реализации задуманного^{[2]XИсточник информации}, так что лучше планировать работу в традиционном блокноте.
2
Не используйте списки дел. Итак, накопился длинный список дел, но когда вы будете выполнять их? Список дел не так эффективен, как график выполнения задач. В графике каждой задаче будет присвоен срок.^{[3]XИсточник информации}
- Четкие временные блоки (страницы многих ежедневников разбиты на почасовые блоки в самом буквальном смысле слова) не позволят медлить, ведь после истечения времени нужно переходить к следующей запланированной задаче.
3
Научитесь определять временные блоки. Такой подход позволит четко понимать, сколько времени можно выделить на каждое дело. Начинайте с первоочередных задач и продвигайтесь к менее важным делам.
- Спланируйте всю предстоящую неделю. Благодаря подробному плану на последующие дни вы сможете максимально эффективно использовать доступное время.^{[4]XИсточник информации}
- Ряд специалистов рекомендует иметь хотя бы общее представление о планах на целый месяц.^{[5]XИсточник информации}
- Некоторые люди советуют начинать с конца дня и двигаться в обратном направлении. Если ваш рабочий день длится до 17:00, то планируйте от этого момента до начала дня (например, до 7 утра).^{[6]XИсточник информации}
4
Выделяйте время на перерывы и досуг. Исследователи утверждают, что включая в свои планы свободное время, человек способен получать больше удовлетворения от жизни.^{[7]XИсточник информации} Также доказано, что слишком длительная работа (более 50 часов в неделю) снижает эффективность труда.^{[8]XИсточник информации}
- Недостаток сна катастрофически сказывается на продуктивности.^{[9]XИсточник информации} Взрослому необходимо спать не менее 7 часов каждую ночь, а для подростков эта цифра возрастает до 8,5 часов.
- Исследователи убеждают: учитывайте в планах “стратегическое восстановлению сил” (занятия физкультурой, короткий сон, медитация, разминка) в течение дня, чтобы повысить продуктивность и улучшить общее состояние здоровья.^{[10]XИсточник информации}
5
Находите время, чтобы составить план на неделю. Некоторые эксперты рекомендует составлять план на неделю заранее. Определите, как лучше всего использовать каждый день, чтобы достичь поставленных целей.^{[11]XИсточник информации}
- Не забывайте учитывать все текущие задачи и обязательства. Если график получается слишком плотным, то можно вычеркнуть из него некоторые несущественные пункты.
- Не нужно приносить в жертву социальные взаимодействия. Находите время на близких друзей и родственников. Они всегда обеспечат вас необходимой поддержкой.
6
Составьте распорядок дня. В примере с магистерской диссертацией обычный день может выглядеть следующим образом:
- 7:00: Подъем
- 7:15: Сделать зарядку
- 8:30: Принять душ и одеться
- 9:15: Приготовить завтрак и поесть
- 10:00: Работа по диссертации – письменные задания (плюс 15 минут на перерывы)
- 12:15: Обед
- 13:15: Работа с электронной почтой
- 14:00: Исследования и анализ прочитанного (включая 20-30 минут на перерывы/перекусы)
- 17:00: Завершение работы, проверка писем, план дел на завтра
- 17:45: Убрать на столе, сходить в магазин
- 19:00: Приготовить ужин и поесть
- 21:00: Отдых (игра на гитаре)
- 22:00: Расстелить постель, почитать в кровати (30 минут), лечь спать
7
Не обязательно планировать все дни одинаково. Можно уделять работе 1-2 дня в неделю. Иногда даже полезно делать перерывы, чтобы вернуться к работе со свежими мыслями.
- Пример: можно писать диссертацию и анализировать источники по понедельникам, средам и пятницам, а по четвергам учиться играть на музыкальном инструменте.
8
Непредвиденные проблемы. Выделяйте дополнительное время в каждом блоке на случай менее продуктивного рабочего дня или непредвиденных проблем. В самом начале рекомендуется выделять на каждую задачу в два раза больше времени, чем вы считаете нужным.
- В процессе вы начнете работать эффективнее или сможете более точно определять требуемое время, что позволит скорректировать изначальный график, но всегда оставляйте хоть небольшой зазор.
9
Проявляйте гибкость и понимание. В начале работы приготовьтесь корректировать свой график на ходу. Это часть процесса обучения, поэтому лучше планировать временные блоки карандашом, а не ручкой.
- Также можно потратить пару недель на то, чтобы вносить в ежедневник все дела, которыми вы занимались в течение дня. Благодаря этому вы научитесь правильно оценивать временные рамки каждой задачи и рационально использовать время.
10
Выключайте интернет. Определите время, когда следует проверять почту и социальные сети. Относитесь к этому строго, поскольку легко потерять целые часы времени, просто листая ленту новостей.^{[12]XИсточник информации}
- Также можно отключить телефон (хотя бы на то время, когда необходимо сосредоточиться).
11
Делайте меньше. Это связано с ограничением времени на интернет. Определите самые важные задачи на день, которые помогают достичь цели, и сосредоточьтесь на них. Не стоит тратить силы на менее важные дела, которые лишь отнимают время: переписка, бездумная работа с документами.
- Один специалист рекомендует не проверять электронную почту хотя бы первые пару часов дня. Так вы сосредоточитесь на важных делах и не будете отвлекаться на посторонние моменты из писем.^{[13]XИсточник информации}
- Если вас ждет много мелких дел (например, электронные письма, бумажная работа, уборка), то лучше сгруппировать их в один временной блок, а не распределять на весь день, тем самым снижая сосредоточенность при выполнении важных задач.^{[14]XИсточник информации}
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 4:

Сохраняйте мотивацию

Загрузить PDF

1
Позитивный настрой. Положительное восприятие чрезвычайно важно для достижения целей.^{[15]XИсточник информации} Нужно верить в себя и окружающих людей. Давайте отпор отрицательным мыслям, используя положительные утверждения.
- Помимо собственного настроя следует окружить себя положительными людьми. Исследования показали, что со временем мы перенимаем привычки тех, с кем проводим больше всего времени, поэтому подходите к выбору своего окружения с умом.^{[16]XИсточник информации}
2
Вознаграждения.^{[17]XИсточник информации} Награда особенно важна после завершения каждого этапа. Придумайте для себя ощутимое вознаграждение. Можно позволить себе обед в любимом ресторане в качестве награды за двухнедельный этап или сеанс массажа за двухмесячную работу.
- Один эксперт предлагает передавать другу определенную сумму денег и просить вернуть ее вам только в случае выполнения работы в указанное время. Если вы не справитесь, то друг оставляет деньги себе.^{[18]XИсточник информации}
Всегда важно иметь поддержку друзей и родных, а также знакомиться с людьми, которые ставят перед собой похожие цели. Благодаря этому вы сможете равняться на других.^{[19]XИсточник информации}
Исследования показали, что успешное движение вперед является лучшей мотивацией.^{[20]XИсточник информации} Для отслеживания успехов достаточно просто вычеркивать выполненные задачи в своем графике.
5
Ложитесь и вставайте рано. Исследования распорядка дня успешных и продуктивных людей не дадут соврать – большинство из них начинают свой день рано. Также у них обычно есть утренний распорядок, который часто мотивирует их на дальнейшие свершения.
- Попробуйте начинать свое утро с физических упражнений (легкая разминка и йога или занятие в тренажерном зале), здорового завтрака и получасовой записи мыслей в дневник.^{[21]XИсточник информации}
6
Делайте перерывы. Перерывы необходимы для того, чтобы сохранять мотивацию. Если всегда работать, то у вас будет накапливаться усталость. Перерывы помогают избежать переутомления и оптимизируют рабочее время.
- Пример: Встаньте от компьютера, отложите телефон и спокойно посидите в тишине. Если вам в голову придут мысли, то запишите их в дневник. В противном случае просто насладитесь минуткой отдыха.^{[22]XИсточник информации}
- Пример: Займитесь медитацией. Переведите телефон в беззвучный режим, отключите все уведомления и установите таймер на 30 минут или другое допустимое время. Затем попробуйте просто спокойно сидеть и очистить сознание. Все мысли, которые приходят в голову, можно относить к определенной категории и отпускать. Например, если вы подумали о работе, то скажите про себя “Работа” и отпустите мысль.
Уделите несколько минут тому, чтобы подумать о своей цели и представить, что вы почувствует после ее достижения. Так проще справиться со сложностями, которые могут возникнуть.
8
Поймите, что будет непросто. Все то, что дорого человеку, редко дается без труда. Путь к цели обычно не обходится без множества проблем и непростых решений. Примиритесь с этим фактом.
- Многие опытные специалисты, которые советуют жить настоящим, рекомендует принимать свои неудачи как осознанный выбор. Не нужно злиться или расстраиваться. Примите их, извлеките урок и вернитесь к работе, принимая во внимание изменившиеся обстоятельства.^{[23]XИсточник информации}^{[24]XИсточник информации}
Реклама

Часть 4

Часть 4 из 4:

Определите цели

Загрузить PDF

1
Записывайте свои желания. Для этой цели подойдет дневник или текстовый документ. Если вы еще не уверены в том, чем именно хотите заниматься, то данная практика должна помочь.
- Регулярные записи в дневнике – отличный способ изучать себя со стороны и фиксировать свои ощущения. Многие люди утверждают, что записи собственных мыслей помогают понять чувства и желания.
2
Изучите вопрос. Если у вас появилась идея, то попробуйте исследовать данную тему. Изучите свои цели, чтобы найти кратчайший путь реализации задуманного.
- На форумах вроде Reddit освещаются и обсуждаются различные темы. Здесь можно поговорить с людьми, которые заняты в интересующей вас отрасли и готовы поделиться информацией.
- Пример: В процессе работы над диссертацией вы задумываетесь над тем, к чему это все может привести. Почитайте о том, чем занимаются люди со степенью, которую вы желаете получить. Это может подтолкнуть вас к публикациям или другим возможностям развития будущей карьеры.
После изучения вопроса станет понятно, куда может привести каждый выбранный путь. Это позволит вам выбрать оптимальный вариант реализации собственной цели.
К ним относится все, что мешает достичь цели. В случае с диссертацией можно назвать умственную усталость, недостаток источников или непредвиденные рабочие задачи.
Цели могут изменяться уже в процессе реализации. Постарайтесь заранее предусмотреть возможности для маневра. Иначе говоря, не сдавайтесь, когда становится сложно. Потерять интерес и потерять надежду – это совершенно разные вещи!
Реклама

Советы

Все описанные методы, помогающие планировать и определять цели, также применимы для более глобальных и долгосрочных намерений (например, выбор карьеры).
Если мысли о необходимости планировать время навевают скуку, то подумайте об этом иначе: дальновидные планы на дни, недели и даже месяцы избавляют от необходимости каждый день принимать решения относительно следующего шага. Благодаря этому освобождается время для творчества и концентрации на важных вопросах.^{[25]XИсточник информации}