Come Creare un Piano d'Azione Efficace

La creazione di un piano d'azione efficace inizia con l'avere in mente un fine, una visione o un obiettivo ben chiaro. Il suo scopo è quello di portarti dallo stato attuale direttamente al compimento dell'obiettivo che hai dichiarato. Potenzialmente, con un piano d'azione ben progettato, puoi riuscire a raggiungere qualunque meta desideri.

Parte 1

Parte 1 di 4:

Creare un Piano d'Azione

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Annota tutto. Mentre elabori il tuo piano d'azione, prendi appunti riguardo a ogni informazione o passaggio. Potrebbe essere utile avere a disposizione un raccoglitore con differenti sezioni, etichettate in modo chiaro, in cui organizzare i vari aspetti del piano. Ecco un elenco di possibili sezioni utili:
- Idee e annotazioni varie;
- Programma giornaliero;
- Programma mensile;
- Tappe intermedie;
- Ricerche;
- Controlli e approfondimenti;
- Persone coinvolte e relativi contatti.
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Decidi chiaramente che cosa vuoi. Tanto più vago è l'obiettivo che vuoi raggiungere, tanto meno efficace risulterà il tuo piano d'azione. Prova a definire nel dettaglio che cosa vuoi ottenere e fallo il prima possibile, preferibilmente prima di dare inizio al progetto.
- Supponiamo, per esempio, che tu voglia terminare la tesi per il master, in pratica un lungo saggio composto da circa 40.000 parole. Dovrai includere un'introduzione, una sintesi narrativa dell'argomento (in cui discuti le idee che ti hanno ispirato e la tua metodologia di lavoro), diversi capitoli in cui metti le tue idee in pratica usando esempi concreti e una conclusione. Ipotizziamo che tu abbia un anno di tempo per scriverla.
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Sii specifico e realistico nell'elaborare il tuo piano d'azione. Avere un obiettivo ben chiaro è solo l'inizio. Devi essere specifico e realistico in ogni aspetto del progetto, ad esempio devi accertarti che sia il piano di lavoro, sia i traguardi intermedi e finali siano concreti e raggiungibili.
- Essere specifici e realistici quando si formula un progetto a lunga scadenza serve a prevenire lo stress che generalmente accompagna i progetti mal concepiti, a causa dei quali non si rispettano le scadenze o si è costretti a estenuanti nottate di lavoro.
- Ad esempio, per terminare la tesi entro la scadenza prefissata, dovresti scrivere all'incirca 5.000 parole al mese. In questo modo, avrai a disposizione un paio di mesi prima di consegnarla per rivedere quello che hai scritto. In questo caso, essere realista significa evitare di presumere di riuscire a scrivere più di 5.000 parole al mese.
- Se durante l'anno dovrai lavorare come assistente per tre mesi, è importante considerare che probabilmente in quel periodo non sarai in grado di scrivere anche 15.000 parole. Per questo motivo, è meglio ripartire il lavoro tra gli altri nove mesi.
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Fissa dei traguardi intermedi misurabili. Ogni tappa marca un punto significativo lungo la strada che ti porterà alla meta finale. La strategia migliore consiste nell'organizzare i traguardi intermedi partendo dalla fine (dal raggiungimento dell'obiettivo), andando poi a ritroso verso il momento e le circostanze presenti.
- Fissare delle tappe può aiutare sia te sia i tuoi collaboratori (nel caso ci fossero) a rimanere motivati. Frammentando il lavoro in piccoli compiti e mete tangibili non sarete infatti costretti ad attendere la conclusione del progetto per sentirvi soddisfatti per ciò che avete fatto fino a quel momento.
- Fai attenzione a non stabilire delle tappe intermedie eccessivamente distanti o ravvicinate tra loro, per evitare che trascorra troppo, o troppo poco, tempo tra l'una e l'altra. In generale, è meglio fissare un traguardo ogni due settimane.^{[1]XFonte di ricerca}
- Tornando all'esempio della tesi da scrivere, è meglio evitare di usare la fine della stesura di un capitolo come tappa perché potrebbero volerci dei mesi per raggiungerla. Sarebbe più utile stabilire dei traguardi più semplici, per esempio basati su un certo numero di parole scritte, ricompensandoti ogni volta che ne raggiungi uno.
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Suddividi i compiti più impegnativi in singole azioni più facili da gestire. Alcuni incarichi o traguardi intermedi potrebbero sembrare più ostici di altri.
- Se ti senti intimorito da una grossa mole di lavoro, puoi alleviare lo stress e far sembrare il compito più realizzabile frammentandolo in singole mansioni più facili da portare a termine.
- Tornando all'esempio della tesi, generalmente il capitolo che contiene la sintesi narrativa è quello più difficile da scrivere, dato che racchiude le fondamenta dell'intero lavoro. Per elaborarlo, avrai bisogno di fare molte ricerche e analisi, ancora prima di iniziare a scrivere una sola parola.
- Per alleggerire il carico, puoi suddividere il lavoro in tre parti: ricerca, analisi, scrittura. Puoi anche frammentarlo ulteriormente selezionando in modo specifico i libri e gli articoli che devi leggere, fissando poi delle scadenze in termini della relativa analisi e scrittura.
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Crea un elenco delle attività programmate. Fai una lista delle cose che devi portare a termine per poter raggiungere le varie tappe. Una lista di per sé non è efficace, quindi è indispensabile aggiungere delle scadenze temporali associate ad azioni specifiche che dovrai compiere.
- Per esempio, suddividendo la sintesi narrativa in diverse sezioni per alleggerire la mole di lavoro, saprai esattamente che cosa va fatto e potrai fissare delle scadenze temporali realistiche per ogni sezione. Ad esempio, ogni uno o due giorni potresti dover leggere, analizzare e scrivere riguardo a un determinato concetto o argomento.
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Fissa una scadenza per ogni attività. Senza un termine temporale specifico, ogni incarico rischierà di espandersi in modo indefinito, occupando tutto il tempo a disposizione. Alcuni compiti potrebbero rimanere inconclusi.
- Qualunque sia la suddivisione che hai scelto per il tuo piano d'azione, è essenziale assegnare un arco temporale specifico a ogni singola fase.
- Nel nostro esempio, se sapessi che per leggere 2.000 parole hai bisogno di circa un'ora, dovendo leggere un articolo che ne contiene 10.000 saprai di doverti concedere 5 ore per completarne la lettura.
- Dovrai considerare anche il tempo necessario per fare almeno un pasto e alcune brevi pause per riposare il cervello ogni una o due ore. Inoltre, è meglio aggiungere un'ulteriore ora alla somma finale per tenere conto di alcune possibili interruzioni impreviste.
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Crea una rappresentazione visuale del tuo piano d'azione. Dopo aver elencato le cose che devi fare e aver fissato delle scadenze specifiche, il passaggio seguente consiste nel creare una rappresentazione visuale della tua strategia. Ad esempio, usando un diagramma di flusso o di Gantt, un foglio elettronico o il tipo di strumento che preferisci.
- Conserva la rappresentazione visuale in un luogo facilmente accessibile. L'ideale è poterla appendere su una parete della stanza dove studi o lavori.
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Spunta le cose già fatte, a mano a mano che progredisci. Oltre a darti un forte senso di soddisfazione, farlo ti aiuterà a rimanere motivato perché ti darà una visione chiara dell'ottimo lavoro svolto fino a quel momento.
- Questo passaggio è particolarmente utile quando si lavora con altre persone. In tal caso è consigliabile usare un documento da condividere online, in modo che chiunque possa avere la situazione sotto controllo da qualunque posto si trovi.
Una volta che il piano d'azione è stato stabilito e condiviso con i collaboratori, e dopo aver fissato i traguardi intermedi, il passo successivo è molto semplice: fare ogni giorno quello che serve per raggiungere la meta finale.
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Se necessario, rivedi le scadenze, ma non arrenderti mai. Sfortunatamente, alcune circostanze o degli eventi inaspettati potrebbero metterti i bastoni tra le ruote, impedendoti di rispettare le date che ti eri prefissato per portare a termini i tuoi compiti e raggiungere il tuo obiettivo.
- Anche se ciò dovesse accadere, non lasciarti scoraggiare. Rivedi il tuo piano d'azione e continua a lavorare per avanzare verso il traguardo più vicino.
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Gestire il Tempo

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Impara a pianificare il tuo tempo in modo efficace. Avrai bisogno di programmare in anticipo quello che devi fare a ogni ora di ogni giorno della settimana, quindi è meglio usare un'agenda o un'app per il tuo smartphone o tablet. Qualunque sia lo strumento che scegli di utilizzare, assicurati che sia facile da compilare e da consultare, altrimenti finirai per non usarlo.
- Alcuni studi scientifici hanno dimostrato che quando mettiamo i nostri compiti per iscritto (usando carta e penna), le probabilità di riuscire a portarli a termine aumentano.^{[2]XFonte di ricerca} Per questa ragione sarebbe meglio pianificare le tue giornate usando un'agenda cartacea.
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Evita di elencare semplicemente le cose da fare. Avresti davanti un elenco di mansioni da svolgere, ma senza alcuna idea di quando farlo. Le famose "to-do list" non sono efficaci quanto l'uso di un'agenda. Quando inserisci un appuntamento sulla tua agenda, crei il tempo necessario a svolgerlo.^{[3]XFonte di ricerca}
- Quando hai a disposizione un lasso di tempo specifico per fare qualcosa (generalmente le agende sono suddivise in sezioni orarie), sei meno portato a rimandare perché sai di poter contare solo su quel dato periodo di tempo per portare a termine il lavoro prima di doverti dedicare all'impegno successivo.
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Impara a organizzare il tempo a tua disposizione. Frazionare le giornate ti consente di avere un'idea più realistica del tempo che puoi dedicare al tuo progetto. Inizia con le attività che hanno la maggiore priorità, quindi procedi a ritroso.
- Organizza l'intera settimana. Avere una visione ampia di come si susseguiranno le tue giornate ti aiuterà a programmarle nel modo più produttivo possibile.^{[4]XFonte di ricerca}
- Alcuni esperti consigliano di farsi un'idea almeno generale del programma dell'intero mese in corso.^{[5]XFonte di ricerca}
- Alcune persone suggeriscono di iniziare dalla fine della giornata e andare a ritroso. Per esempio, se generalmente finisci di lavorare alle cinque del pomeriggio, programma la giornata all'indietro, a partire da quell'orario fino ad arrivare all'inizio della giornata, nel momento in cui suona la sveglia.^{[6]XFonte di ricerca}
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Programma anche il tempo libero e le pause. I risultati di diverse ricerche hanno evidenziato che pianificare in anticipo il tempo per il divertimento può aiutarci ad avere una vita più appagante.^{[7]XFonte di ricerca} È stato inoltre provato che lavorare molte ore a settimana (50 o più) ci rende di fatto meno produttivi.^{[8]XFonte di ricerca}
- La mancanza di sonno uccide la produttività.^{[9]XFonte di ricerca} Assicurati di dormire almeno 7 ore per notte, se sei un adulto, o non meno di 8 ore e mezza, se sei un adolescente.
- Gli studi dimostrano che pianificare dei brevi momenti "rigeneranti" può servire ad aumentare la produttività e a migliorare il proprio stato di salute generale. Prova per esempio a programmare una breve sessione di esercizio fisico, meditazione, yoga, stretching o un rapido sonnellino.^{[10]XFonte di ricerca}
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Trova il tempo necessario per programmare l'agenda settimanale. Molti esperti suggeriscono di organizzare la settimana proprio all'inizio della stessa. Valuta come puoi usare al meglio il tempo che hai a disposizione ogni giorno per avanzare verso i tuoi obiettivi.^{[11]XFonte di ricerca}
- Prendi in considerazione ogni lavoro o svago previsto. Se noti che gli impegni in programma sono troppi, effettua una scelta in base alle priorità.
- Ciò non significa che dovresti rinunciare a ogni attività sociale. È importante coltivare le amicizie e le relazioni interpersonali importanti. Nei momenti difficili potranno rivelarsi un valido sostegno.
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Esamina un esempio di programma giornaliero. Tornando all'ipotesi della tesi per il master, l'agenda di una giornata standard potrebbe evidenziare i seguenti appuntamenti:
- 07:00 sveglia;
- 07:15 esercizio fisico;
- 08:30 doccia e vestirsi;
- 09:15 preparare la colazione e consumarla;
- 10:00 lavorare alla tesi - scrittura (compresa una pausa di 15 minuti);
- 12:15 pranzo;
- 13:15 controllo e-mail;
- 14:00 ricerca e analisi dei risultati (inclusi 20-30 minuti per pause o spuntini)
- 17:00 tempo per concludere, controllare le e-mail, fissare i principali obiettivi per il giorno seguente;
- 17:45 lasciare la scrivania per occuparsi delle commissioni quotidiane, per esempio fare la spesa
- 19:00 preparare la cena e cenare;
- 21:00 tempo per rilassarsi, per esempio guardando la televisione o ascoltando la musica;
- 22:00 prepararsi per andare a letto, leggere prima di addormentarsi (30 minuti), dormire.
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Comprendi che le giornate non devono essere tutte uguali. Puoi ripartire i compiti anche solo su uno o due giorni alla settimana. In alcuni casi, fare una pausa potrebbe rivelarsi particolarmente utile perché potresti sviluppare una nuova prospettiva sul lavoro da svolgere.
- Tornando all'esempio, potresti decidere di dedicarti alla ricerca e alla scrittura solo nei giorni di lunedì, mercoledì e venerdì, mentre il giovedì potrebbe essere destinato allo studio di uno strumento musicale.
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Ricorda che potrebbe capitare un imprevisto. È meglio prevedere sempre un po' di tempo extra da utilizzare in caso di un'interruzione inaspettata o se il lavoro in agenda dovesse richiedere più tempo del previsto. L'ideale sarebbe concederti il doppio del tempo che pensi sia necessario per portare a termine il lavoro, in special modo quando sei agli inizi di un nuovo progetto.
- A mano a mano che acquisirai esperienza, o se sei già in grado di calcolare con precisione quanto tempo dovrai dedicare al lavoro in corso, potrai infittire gli impegni sull'agenda. In ogni caso, ricorda che è sempre meglio includere almeno un po' di tempo extra per gli eventuali imprevisti.
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Sii flessibile e benevolo con te stesso. In special modo agli inizi di un nuovo progetto, preparati a dover apportare qualche leggera modifica al programma. Sbagliare fa parte del processo di apprendimento. A tal proposito, potrebbe essere meglio compilare l'agenda a matita.
- Un'altra strategia utile potrebbe essere quella di iniziare annotando sull'agenda ogni attività che svolgi per una settimana o due. È un ottimo modo per capire come trascorri il tuo tempo e quanto te ne serve per portare a termine ogni compito.
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Isolati dalla rete. Fissa in anticipo alcuni momenti da dedicare alla lettura delle e-mail e ai social network. Devi essere rigoroso, perché non c'è niente di più facile che rischiare di perdere intere ore perché si ha l'abitudine di controllare il computer o lo smartphone ogni cinque minuti.^{[12]XFonte di ricerca}
- "Disconnetterti" implica dover spegnere lo smartphone (se possibile) almeno nelle ore della giornata in cui hai bisogno di rimanere più concentrato.
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Semplifica le giornate. Questo passaggio ha un forte legame con quello precedente. Stabilisci quali sono le attività più importanti della giornata, quelle che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi, quindi fai del tuo meglio per portarle a termine. Non dare priorità alle cose poco importanti, che rischiano di frammentare le tue giornate: e-mail, pratiche d'ufficio, eccetera.
- In particolare, alcuni esperti suggeriscono di non controllare le e-mail almeno nelle prime una o due ore della giornata, per riuscire a concentrarsi sui compiti importanti senza correre il rischio di farsi distrarre dal contenuto dei messaggi.^{[13]XFonte di ricerca}
- Se sai di dover portare a termine diversi compiti di breve durata (come controllare le e-mail, svolgere le pratiche d'ufficio o riordinare la scrivania), cerca di raggrupparli in un unico appuntamento da inserire quotidianamente sull'agenda, anziché lasciare che ti interrompano in diversi momenti bloccando il flusso di lavoro più importante, che molto probabilmente richiede un grado di concentrazione maggiore.^{[14]XFonte di ricerca}
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Parte 3

Parte 3 di 4:

Rimanere Motivato

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Sii positivo. La positività è una condizione fondamentale per riuscire a raggiungere i tuoi obiettivi.^{[15]XFonte di ricerca} Abbi fiducia in te stesso e nelle persone che ti circondano. Contrasta i pensieri e il dialogo interno negativi con delle dichiarazioni positive.
- Oltre che dall'essere positivo, potrai trarre beneficio dal circondarti di persone felici e ottimiste. I risultati di diversi studi hanno dimostrato che, a lungo andare, tendiamo ad acquisire le abitudini delle persone con cui trascorriamo la maggior parte del tempo, quindi seleziona con saggezza le tue amicizie.^{[16]XFonte di ricerca}
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Premiati.^{[17]XFonte di ricerca} In particolare, è importante premiarti ogni volta che raggiungi un traguardo intermedio. Il premio deve essere qualcosa di tangibile, per esempio una cena nel tuo ristorante preferito quando raggiungi una tappa bisettimanale o un massaggio per quella bimestrale.
- Alcuni esperti suggeriscono di consegnare il denaro che serve ad acquistare il premio a un amico, dicendogli che dovrà ridartelo solo se riuscirai a portare a termine un dato compito entro una data specifica. Se non ce la farai, potrà tenersi l'intero importo.^{[18]XFonte di ricerca}
È molto importante poter contare sul supporto di amici e familiari. In aggiunta, dovresti stabilire dei legami con delle persone che hanno degli obiettivi simili ai tuoi. In questo modo potrete controllarvi e sostenervi a vicenda.^{[19]XFonte di ricerca}
Gli studi effettuati dimostrano chiaramente che si tratta del miglior modo per rimanere motivati.^{[20]XFonte di ricerca} Puoi registrare i progressi che fai semplicemente spuntandoli dalla lista di cose da fare.
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Vai a dormire e alzati presto. Se avessi la possibilità di osservare l'agenda delle persone più produttive, scopriresti che nella maggior parte dei casi la loro giornata inizia molto presto. Generalmente, la loro routine mattutina inizia con qualcosa che aspettano impazientemente, a cui si dedicano prima di andare al lavoro.
- Le attività con cui iniziare la giornata in modo positivo includono fare esercizio fisico (da una breve sessione di stretching o di yoga fino a un'intera ora trascorsa in palestra), mangiare una colazione sana e passare 20-30 minuti scrivendo il proprio diario.^{[21]XFonte di ricerca}
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Concediti il giusto riposo. Per riuscire a rimanere motivato, è indispensabile fare delle pause. Faticando in modo ininterrotto finirai per esaurire le forze. Fare delle pause è un modo intelligente per evitare di stancarti troppo rischiando di perdere tempo in modo inopportuno.
- Ad esempio, spegni il computer e lo smartphone, rimani semplicemente seduto tranquillo senza fare niente. Se ti vengono delle idee, annotale in un quaderno; altrimenti goditi il lusso di non avere niente da fare.^{[22]XFonte di ricerca}
- Se vuoi, puoi provare a meditare. Spegni il telefono o blocca la ricezione di qualunque tipo di notifica, quindi imposta il timer per un massimo di 30 minuti. La durata della meditazione dipende ovviamente da te, ma durante i primi tentativi è meglio non esagerare. Siediti semplicemente in un luogo calmo e prova a svuotare la mente. Quando sopraggiunge un pensiero, prova a capire di che tipo è, quindi lascialo rapidamente andare. Per esempio, se ti viene in mente qualcosa che riguarda il lavoro, puoi dire semplicemente nella tua mente "Lavoro", per poi dimenticartene. Continua in questo modo ogni volta che un pensiero ti distrae dalla meditazione.
Di tanto in tanto, dedica qualche minuto a riflettere sul tuo obiettivo e sulle sensazioni che proverai quando lo avrai raggiunto. Questo esercizio ti aiuterà a superare più facilmente i momenti difficili che potresti incontrare lungo la strada.
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Preparati al fatto che non sarà facile. Generalmente, gli obiettivi di maggior valore non sono facili da raggiungere. Potresti dover affrontare diverse difficoltà e lavorare duramente per riuscire a realizzare i tuoi sogni. Accetta di dover fare degli sforzi.
- Molti dei guru che esaltano i benefici del vivere nel presente consigliano di accettare gli ostacoli come se fossi stato tu stesso a posizionarli sulla tua strada. Anziché lasciarti turbare o cercare di contrastarli, accettali, impara dalle circostanze e mettiti al lavoro per capire come poter raggiungere ugualmente la meta.^{[23]XFonte di ricerca}^{[24]XFonte di ricerca}
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Identificare i Propri Obiettivi

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Metti per iscritto che cosa vuoi ottenere. Puoi usare un diario cartaceo o un documento di testo virtuale. Usare uno strumento che ti consenta di scrivere e cancellare più volte è particolarmente utile, soprattutto se non sei certo di sapere esattamente dove vuoi arrivare, ma ne hai comunque una vaga idea.
- Scrivere regolarmente un diario è un ottimo modo per rimanere in contatto con te stesso e con le tue sensazioni attuali. Molte persone sono convinte che scrivere le aiuti a capire meglio come si sentono e che cosa vogliono.
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Fai delle ricerche. Quando avrai un'idea piuttosto chiara di quello che vuoi fare, inizia ad approfondire l'argomento. Fare delle ricerche che riguardano i tuoi obiettivi ti aiuterà a comprendere quali sono i modi migliori per raggiungerli.
- Nel web puoi trovare diversi siti, forum e community che consentono agli utenti di condividere link, opinioni, contenuti e notizie in tempo reale per approfondire molteplici argomenti. Spesso, avrai la possibilità di conoscere anche le opinioni degli addetti ai lavori di professioni specifiche.
- Nel nostro esempio, scrivendo la tesi potresti iniziare a domandarti dove ti porteranno i tuoi studi. Leggi che cosa hanno fatto altre persone che hanno seguito il tuo stesso percorso. Le loro storie potrebbero aiutarti a indirizzare la tua tesi verso delle pubblicazioni o delle opportunità che potrebbero rivelarsi utili in futuro.
Una volta concluse le ricerche, avrai una visione più chiara dei possibili percorsi e risultati. Dovrebbe quindi essere più facile scegliere la strada che più ti avvicina ai tuoi obiettivi.
Alcune circostanze potrebbero metterti in difficoltà. Tornando all'esempio della tesi, è probabile che in certi momenti potresti sentirti mentalmente esausto, a corto di materiale o gravato da del lavoro inaspettato.
I tuoi obiettivi potrebbero cambiare mentre avanzi per raggiungerli. Concedi a te stesso e ai tuoi desideri lo spazio necessario per evolvere. Questo non significa certo che potrai arrenderti alle prime difficoltà, c'è una grossa differenza tra perdere interesse e perdere le speranze!
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Consigli

Puoi usare le stesse tecniche per identificare e pianificare anche degli obiettivi più grandi, come la tua futura carriera lavorativa.
Se sei tra coloro che pensano che programmare le giornate in anticipo sia noioso, rifletti su questo fatto: pianificare i giorni, le settimane, ma anche i mesi futuri ti consente di non dover prendere costantemente delle decisioni in merito a cosa fare. Di conseguenza, la tua mente sarà libera di essere creativa e di concentrarsi sul lavoro che conta.^{[25]XFonte di ricerca}

Avvertenze

L'importanza di fare delle pause non sarà mai sottolineata abbastanza. Non caricarti di troppo lavoro, altrimenti finirai per essere inevitabilmente meno produttivo e creativo.