Cómo crear un plan de acción efectivo

Para crear un plan de acción poderoso, siempre es necesario empezar con un propósito, una visión o un objetivo claro en mente. Un plan de acción está diseñado para llevarte desde el punto en que te encuentres en este momento directamente hacia el logro de tu objetivo establecido. Si tienes un plan bien diseñado, prácticamente podrás lograr cualquier objetivo que te propongas.

Parte 1

Parte 1 de 4:

Elaborar tu plan

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Lleva un registro de todo. A medida que elabores tu plan de acción, toma nota de todo. Quizás te sea útil tener una carpeta con diferentes secciones en la que dividas los diferentes aspectos de tu proceso de planificación. Estos son algunos ejemplos de las secciones que puedes incluir:
- Ideas o notas variadas
- Horarios diarios
- Horarios mensuales
- Puntos de referencia
- Investigación
- Seguimiento
- Personas involucradas o contactos
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Determina lo que quieres hacer. Mientras menos claro seas con respecto a lo que quieres hacer, menos eficaz será tu plan. Intenta definir específicamente lo que quieres lograr con la mayor prontitud posible, de preferencia antes de empezar tu proyecto.
- Ejemplo: quieres completar tu tesis para obtener una maestría (básicamente un ensayo muy extenso), la cual debe contar con aproximadamente 40 000 palabras. Esta incluirá una introducción, una reseña literaria (en la que discutirás con un tono crítico otras investigaciones en las que te hayas basado, así como su metodología), varios capítulos en los que plasmarás tus ideas por medio de ejemplos concretos y una conclusión. Tienes un año para escribirla.
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Sé específico y realista con tu planificación. Contar con un objetivo específico es solo el principio. Necesitas ser específico y realista en cada aspecto del proyecto, como al establecer horarios específicos y alcanzables, puntos de referencia y resultados finales.
- Ser específico y realista durante tu planificación de un proyecto extenso consiste en reducir de manera proactiva el estrés que puede presentarse junto con los proyectos mal planificados, tales como los plazos y las horas sumamente extensas.
- Ejemplo: para terminar la tesis a tiempo, necesitas escribir aproximadamente 5000 palabras al mes, lo que te dará un par de meses al final de tu plazo para pulir tus ideas. Ser realista significa no proponerte escribir más de dicha cantidad de palabras cada mes.
- Si trabajas como maestro asistente durante tres de esos meses, deberás tener en cuenta que es posible que no puedas completar las 15 000 palabras en ese tiempo y necesitarás distribuir esa cantidad en el resto de los otros meses.
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Establece puntos de referencia medibles. Los puntos de referencia marcan etapas significativas a lo largo del camino hacia el logro de tu objetivo final. Establece puntos de referencia con facilidad al comenzar desde el final (el logro del objetivo) y retroceder hasta el día y las circunstancias actuales.
- Contar con puntos de referencia puede serte útil para ti (y para tu equipo, si lo tienes), pues te mantendrá motivado al dividir el trabajo en porciones más pequeñas y objetivos tangibles con la finalidad de que no debas esperar hasta que el proyecto esté completamente terminado para sentir que lograste algo.
- No establezcas intervalos demasiado grandes o demasiado pequeños entre los puntos de referencia. Se ha demostrado que espaciarlos en periodos de dos semanas puede ser eficaz.^{[1]XFuente de investigación}
- Ejemplo: al escribir tu tesis, resiste el impulso de establecer puntos de referencia con base en capítulos completados, pues eso podría tomar meses. En lugar de eso, establece puntos de referencia más pequeños (quizás basados en cantidad de palabras) cada dos semanas y recompénsate cuando los alcances.
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Divide las tareas grandes en porciones más pequeñas y manejables. Algunas tareas o puntos de referencia podrían parecer más abrumadores que otros.
- Si hay una tarea grande que te hace sentir abrumado, puedes aliviar tu ansiedad y hacer que parezca más factible al descomponerla en porciones más pequeñas y manejables.
- Ejemplo: la reseña literaria suele ser el capítulo más difícil de escribir, pues establece la base para tu tesis. Para completar la reseña literaria, debes realizar una investigación y análisis de manera significativa antes de que siquiera puedas empezar la redacción.
- Puedes dividirla en tres porciones más pequeñas: investigación, análisis y escritura. Puedes dividirla en porciones aún más pequeñas al escoger artículos y libros específicos que necesitas leer, y establecer plazos para analizarlos y escribir sobre ellos.
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Elabora listas programadas. Haz una lista de las tareas que necesitas completar para alcanzar tus puntos de referencia. Una lista por sí sola no será eficaz, pues debes escribirla en una línea de tiempo relacionada con acciones específicas y realistas.
- Ejemplo: al dividir tu reseña literaria en porciones más pequeñas, sabrás exactamente lo que necesitas hacer y podrás determinar un plazo realista para completarlas. Tal vez tengas que leer, analizar y escribir sobre una lectura clave cada uno o dos días.
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Establece plazos para todo. Sin plazos específicos, tu trabajo definitivamente se expandirá para llenar el tiempo asignado y es posible que algunas tareas nunca lleguen a completarse.
- Sin importar las acciones que elijas para cada etapa de tu plan de acción, es esencial que establezcas un plazo para absolutamente todo.
- Ejemplo: si sabes que te toma aproximadamente 1 hora leer 2000 palabras y debes leer un artículo que tiene 10 000, necesitas tomarte por lo menos unas 5 horas para completarlo.
- Durante ese tiempo, también deberás considerar por lo menos 2 comidas, así como descansos breves cada 1 o 2 horas cuando tu cerebro se sienta cansado. Asimismo, deberás añadir por lo menos 1 hora a la cantidad final para abarcar cualquier posible interrupción imprevista.
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Crea una representación visual. Una vez que hayas enumerado tus acciones y establecido una línea de tiempo específica, el siguiente paso será crear algún tipo de representación visual de tu plan. Para ello, podrías utilizar un diagrama de flujo, un diagrama de Gantt, una hoja de cálculo o algún otro tipo de herramienta comercial.
- Mantén esta representación visual en un lugar de fácil acceso, como en una pared de tu oficina o sala de estudio si es posible.
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Marca las tareas a medida que los completes. Marcar las tareas a medida que las completas no solo te resultará gratificante, sino que también te ayudará a llevar un registro en caso de que olvides lo que ya has hecho.
- Esto es especialmente importante si trabajas junto con otras personas. Si compartes la tarea con otras personas, podrías considerar la posibilidad de utilizar un documento compartido en línea para que todos puedan revisarlo sin importar el lugar donde se encuentren.
Una vez que hayas establecido y compartido tu plan con el equipo (si es posible), y programado tus puntos de referencia, el siguiente paso será sencillo: adoptar acciones diarias para lograr tu objetivo.
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Cambia la fecha si es necesario, pero nunca renuncies a tu objetivo. En ocasiones, pueden surgir circunstancias o eventos inesperados que interfieran con tu capacidad para cumplir con los plazos, completar las tareas y lograr tu objetivo.
- Si esto sucede, no te desanimes. Solo revisa tu plan y sigue trabajando para lograr tus objetivos y seguir adelante.
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Parte 2

Parte 2 de 4:

Manejar tu tiempo

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Consigue una buena agenda. Independientemente de que sea una aplicación o un libro, necesitarás una agenda que te permita planificar tu tiempo por horas, cada día de la semana. Asegúrate de que sea fácil de leer y de utilizar o probablemente no harás un buen uso de ella.
- Los estudios han demostrado que anotar las cosas de manera física (p.ej. con lápiz y papel) te hace más propenso a hacerlas.^{[2]XFuente de investigación} Es por ello que podría resultarte mejor utilizar un planificador físico que te permita planificar tu tiempo.
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Evita las listas de tareas pendientes. Así que tienes una lista extensa de cosas por hacer, ¿pero cuándo las harás realmente? Estas listas no son tan efectivas como la programación de tus tareas, pues con este método fijas tiempos para completarlas.^{[3]XFuente de investigación}
- Cuando tienes bloques de tiempo específicos en los cuales trabajar (muchas agendas contienen bloques de tiempo por horas), también tienes una menor tendencia a procrastinar, pues solo cuentas con un tiempo establecido en el que debes completar tu trabajo antes de pasar a la siguiente tarea programada.
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Aprende a dividir el tiempo en bloques. Dividir tu tiempo en bloques te permitirá tener una idea más realista de todo el tiempo que en realidad tienes en un día. Comienza con las tareas prioritarias y retrocede.
- Hazlo para toda la semana. Contar con una perspectiva más amplia de la forma en que los días se sumarán te permitirá perfeccionar tu horario para que sea lo más productivo posible.^{[4]XFuente de investigación}
- Algunos expertos incluso sugieren tener por lo menos una idea general de cómo será todo el mes.^{[5]XFuente de investigación}
- Algunas personas recomiendan comenzar al final del día y retroceder. Por lo tanto, si terminas tu trabajo o tarea a las 5 p. m., planifica tu tiempo a partir de esa hora hasta el momento en que tu día empiece (p.ej., a las 7 a. m.).^{[6]XFuente de investigación}
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Programa el tiempo para actividades de ocio y descansos. Los estudios han revelado que programar incluso tu tiempo libre puede ayudarte a aumentar tu satisfacción con la vida.^{[7]XFuente de investigación} También se ha demostrado que las largas horas de trabajo (más de 50 horas a la semana) en realidad disminuirá tu productividad.^{[8]XFuente de investigación}
- La falta de sueño también socavará tu productividad.^{[9]XFuente de investigación} Si eres adulto, asegúrate de dormir por lo menos 7 horas por noche. Asimismo, si eres un niño, duerme durante 8:30 horas.
- Los estudios revelan que programar pequeñas “renovaciones estratégicas” (p.ej., ejercicios, siestas breves, meditación, estiramientos) en tu día mejorará tu productividad y salud general.^{[10]XFuente de investigación}
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Dedica un tiempo a la planificación de tu semana. Muchos expertos sugieren programar un tiempo justo al inicio de la semana para sentarte y planificar la misma. Determina cómo puedes emplear de manera más eficaz cada día para lograr tus objetivos.^{[11]XFuente de investigación}
- Explica cualquier trabajo u obligación social que tengas. Si notas que tu horario está ajustado, quizás necesites dejar de lado algunos de tus planes de menor prioridad.
- Esto no significa dejar de lado las actividades sociales. Es importante mantenerte al día con tus buenos amigos y alimentar tus relaciones cercanas. Necesitas contar con una red de apoyo.
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Determina cómo se vería un día programado. Volviendo al ejemplo de la redacción de la tesis, un día cualquier podría verse de la siguiente manera:
- 7 a. m.: despertarme
- 7:15 a. m.: hacer ejercicio
- 8:30 a. m.: bañarme y vestirme
- 9:15 a. m.: preparar y comer el desayuno
- 10 a. m.: redactar la tesis (más 15 minutos de descansos pequeños)
- 12:15 p. m.: almorzar
- 1:15 p. m.: enviar correos electrónicos
- 2 p. m.: investigar y responder a la investigación (incluyendo de 20 a 30 minutos de descansos o bocadillos)
- 5 p. m.: terminar de trabajar, revisar los correos electrónicos, establecer los objetivos principales para el siguiente día
- 5:45 p. m.: salir del escritorio, ir al supermercado
- 7:00 p. m.: preparar la cena, comer
- 9:00 p. m.: relajarme (reproducir música)
- 10:00 p. m.: prepararme para acostarme, leer en la cama (30 minutos), dormir
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Ten en cuenta que no es necesario que todos los días sean iguales. Puedes dividir las tareas en solo 1 o 2 días a la semana. En ocasiones, es útil dividir las tareas para que puedas retomarlas con una perspectiva fresca.
- Ejemplo: tal vez solo escribirás e investigarás los lunes, miércoles y viernes mientras que los jueves aprendes a tocar un instrumento musical.
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Programa los problemas. Reserva un poco de tiempo adicional en cada bloque para un día lento de trabajo o una interrupción imprevista. Una buena regla general consiste en darte el doble de tiempo que esperas dedicarle a una tarea, en especial cuando recién empiezas.
- A medida que te sientes más cómodo con las tareas en cuestión o si ya tienes una buena idea de la duración de algo, puedes ir reduciendo tu tiempo, pero siempre es recomendable que tengas por lo menos un tiempo adicional.
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Sé flexible y amable contigo mismo. En especial al principio, prepárate para modificar tu horario sobre la marcha. Esto es parte del proceso de aprendizaje. Incluso podría serte útil esbozar tu tiempo con lápiz y papel.
- También podría serte útil pasar una o dos semanas registrando lo que haces cada día en una agenda a medida que avanzas. Esto te ayudará a tener una idea de cómo pasas tu tiempo y del tiempo que te toma cada tarea.
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Desconéctate. Fija horas en tu día en las que revises tus correos electrónicos o las redes sociales. Sé estricto contigo mismo, pues podrías perder horas con tan solo distraerte unos cuantos minutos cada cierto tiempo.^{[12]XFuente de investigación}
- Esto también incluye apagar el teléfono siempre que sea posible, por lo menos durante los periodos en los que realmente quieras enfocarte en tu trabajo.
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Haz menos cosas. Este punto está relacionado con desconectarte. Determina los puntos más importantes en tu día (aquellos que te ayudarán a lograr tus objetivos) y enfócate en ellos. Réstale prioridad a las cosas menos importantes que fragmenten tu día (p.ej. correos electrónicos, documentos sin sentido, etc.).
- Un experto recomienda no revisar tus correos electrónicos durante al menos las primeras una o dos horas del día. De esta manera, podrás enfocarte en las tareas importantes sin distraerte por el contenido de dichos correos.^{[13]XFuente de investigación}
- Si sabes que tienes una gran cantidad de tareas pequeñas que hacer (p.ej. correos electrónico, documentación, organización del lugar de trabajo), agrúpalos en una porción de tiempo dentro de tu horario en lugar de dejar que fragmenten tu día o rompan el flujo de otras tareas más importantes que puedan requerir una mayor concentración.^{[14]XFuente de investigación}
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Parte 3

Parte 3 de 4:

Mantener la motivación

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Mantente positivo. Mantener el positivismo es fundamental para lograr tus objetivos.^{[15]XFuente de investigación} Cree en ti y en las personas que te rodean. Contrarresta los pensamientos negativos con afirmaciones positivas.
- Además de ser positivo, te será beneficioso rodearte de personas positivas. Las investigaciones han demostrado que, con el tiempo, adoptarás los hábitos positivos de aquellas personas con quienes pasas la mayor parte del tiempo, así que elige sabiamente a tu compañía.^{[16]XFuente de investigación}
2
Recompénsate.^{[17]XFuente de investigación} Es particularmente importante que lo hagas cada vez que alcanzas un punto de referencia. Bríndate recompensas tangibles (p.ej. una buena cena en tu restaurante favorito por lograr tu primer plazo de dos semanas o un masaje en la espalda para tu plazo de dos meses).
- Un experto sugiere darle dinero a un amigo y decirle que solo puede devolvértelo cuando termines una tarea determinada en un tiempo específico. Si no la terminas, tu amigo podrá quedarse con el dinero.^{[18]XFuente de investigación}
Es importante que puedas contar con tus amigos y familiares, así como desarrollar conexiones con las personas que tienen objetivos similares a los tuyos. De esa manera, puedes ponerte en contacto con cada una de ellas.^{[19]XFuente de investigación}
Las investigaciones han demostrado que el progreso es el mejor motivador.^{[20]XFuente de investigación} Puedes llevar un registro de tu progreso son solo marcar las tareas en tu horario sobre la marcha.
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Acuéstate temprano y levántate temprano. Cuando leas los horarios de las personas altamente productivas, verás que un gran porcentaje de ellas comienzan sus días temprano. Estas personas también tienen una rutina matutina, en la que generalmente esperan hacer algo antes de ir al trabajo.
- Las formas positivas de empezar la mañana son realizar algún tipo de ejercicio (desde un estiramiento ligero y yoga hasta ejercitarte una hora en el gimnasio), comer un desayuno saludable y pasar de 20 a 30 minutos escribiendo un diario.^{[21]XFuente de investigación}
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Date un descanso. Es imprescindible que te tomes descansos para mantener la motivación. Si siempre trabajas, terminarás agotándote. Además, esta es una forma proactiva de evitar el agotamiento y perder el tiempo que no deseas.
- Ejemplo: aléjate de la computadora, apaga tu teléfono, siéntate en un lugar tranquilo y no hagas nada. Si las ideas surgen en tu cabeza, anótalas en un cuaderno y, si no, disfruta el hecho de que no tienes nada que hacer.^{[22]XFuente de investigación}
- Ejemplo: practica la meditación. Apaga el timbre de tu teléfono, las notificaciones que puedas recibir y configura un cronómetro en 30 minutos o según el tiempo que puedas permitirte. Siéntate tranquilo e intenta despejar tu mente. Cuando los pensamientos surjan en tu mente, podría serte útil etiquetarlos y luego dejarlos ir. Por ejemplo, si piensas en el trabajo, solo repítete en voz baja la palabra “trabajo” y déjala ir, y sigue haciéndolo a medida que surjan los pensamientos.
Tómate algunos minutos de vez en cuando para pensar en tu objetivo y en cómo se sentirá lograrlo. Esto te ayudará a superar los momentos más difíciles que podrían aparecer junto con la búsqueda de tu objetivo.
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Ten en cuenta que no será sencillo. Las cosas que valen la pena rara vez son fáciles de conseguir. Es posible que debas solucionar muchos problemas o resolver algunas cosas a medida que te diriges hacia la compleción de tu objetivo. Acéptalos tal como surjan.
- Muchos gurús que alaban la virtud de vivir en el presente aconsejan aceptar los contratiempos como si los eligieras tú mismo. En lugar de combatirlos o enojarte, acéptalos, aprende de ellos y procura determinar la manera en que cumplirás tus objetivos dadas las nuevas circunstancias.^{[23]XFuente de investigación}^{[24]XFuente de investigación}
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Parte 4

Parte 4 de 4:

Identificar tus objetivos

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Escribe las cosas que deseas. Hazlo en un diario o en un documento de texto. Esto es particularmente útil si no estás totalmente seguro de lo que quieres hacer pero tienes una idea de ello.
- Escribir en un diario con regularidad es una excelente forma de mantenerte en contacto contigo mismo y estar al día con tus sentimientos. Muchas personas afirman que esto les ayuda a aclarar lo que siente y quieren.
2
Realiza tu investigación. Una vez que tengas una idea de lo que quieres hacer, realiza tu investigación. Investigar tus objetivos te ayudará a determinar la mejor manera de lograrlos.
- Los foros en línea como Reddit son un excelente lugar en el que puedes buscar discusiones sobre la mayoría de los temas, en especial si quieres una perspectiva interna de profesiones específicas.
- Ejemplo: mientras escribes tu tesis comienzas a preguntarte qué llegarás a hacer con ella. Infórmate sobre lo que los demás han hecho con grados similares a lo que buscas. Esto podría ayudarte a orientar tu tesis hacia publicaciones u otras oportunidades que pueden impulsar tu profesión.
Después de realizar tu investigación tendrás una buena idea de cómo se verá cada camino y resultado. Esto deberá facilitarte la elección del camino que mejor te ayude a lograr tu objetivo.
Esto incluye considerar las cosas que puedan estorbarte en el logro de tus objetivos; en el caso de la redacción de una tesis, esto podría incluir el agotamiento mental, la falta de investigación o las responsabilidades laborales inesperadas.
Tus objetivos podrían cambiar a medida que los cumples. Permítete realizar concesiones y, como resultado, deja que tus metas se desarrollen. No obstante, no te rindas cuando las cosas se tornen difíciles. ¡Existe una diferencia entre perder el interés y perder las esperanzas!
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Consejos

Puedes aplicar las mismas técnicas de planificación e identificación de metas a más objetivos a largo plazo, tales como la elección de una profesión, por ejemplo.
Si crees que programar tu tiempo parece aburrido, piénsalo de esta manera: programar tus días y semanas (e incluso meses) con anticipación te ahorrará la necesidad de tomar decisiones con regularidad acerca de lo que harás después. Esto liberará tu mente para que desarrolles tu creatividad y te enfoques en el trabajo que concierne.^{[25]XFuente de investigación}

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Advertencias

No se puede hacer el suficiente hincapié en la importante de tomar descansos. No te exijas demasiado, pues terminarás socavando tu producción y creatividad.

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