Einen effektiven Aktionsplan aufstellen

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In diesem Artikel:

Deinen Plan erstellen

Das Zeitmanagement

Motiviert bleiben

Deine Ziele identifizieren

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Literaturhinweise

Wenn du einen starken Aktionsplan entwickeln willst, dann solltest du zuerst eine klare Vorstellung, Vision oder ein klares Ziel vor Augen haben. Dieser Plan soll dir dazu verhelfen, dich von der gegenwärtigen Situation direkt zur Vollendung deines gesetzten Ziels zu bringen. Mit einem gut durchdachten Plan kannst du nahezu jedes gesetzte Ziel erreichen.

Vorgehensweise

Teil 1

Teil 1 von 4:

Deinen Plan erstellen

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1. 
   1
   Führe über alles Buch. Wenn du deinen Aktionsplan durcharbeitest, schreibe alles auf. Es ist vielleicht hilfreich, dir einen Ordner mit verschiedenen Einlagen anzulegen, in die du verschiedene Aspekte deines Planungsprozesses sortierst. Eine Einteilung könnte sein:

   • Ideen/Verschiedenes
   • Tagespläne
   • Monatspläne
   • Meilensteine
   • Recherche
   • Nachkontrolle
   • Beteiligte Personen/Kontakte
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   2
   Du solltest wissen, was du tun willst. Je unklarer du dir darüber bist, was du tun willst, desto weniger effektiv wird dein Plan sein. Versuche, so früh wie möglich, genau zu spezifizieren, was du erreichen willst – am besten, bevor du mit dem Projekt beginnst.

   • Beispiel: Du willst deine Magisterarbeit vollenden. Dabei handelt es sich im Prinzip um eine sehr lange Hausarbeit mit ca. 40.000 Wörtern. Du brauchst eine Einführung, eine Übersicht der vorhandenen Literatur (in der du andere Forschungsergebnisse, die du verwendest, kritisch diskutierst und methodisch hinterfragst), mehrere Kapitel, in denen du deine Ideen mit Hilfe von konkreten Beispielen in die Praxis umsetzt, und eine Schlussfolgerung. Du hast ein Jahr, um sie zu schreiben.
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   Sei bei deiner Planung spezifisch und realistisch. Ein spezifisches Ziel ist nur der Anfang. Du musst bei jedem Aspekt des Projektes spezifisch und realistisch sein. Dein Zeitplan sollte z.B. konkret und umsetzbar sein, es sollte Meilensteine geben und ein Endergebnis.

   • Indem du konkret und realistisch an die Planung eines Langzeitprojektes herangehst, reduzierst du Stress. Der entsteht, wenn ein Projekt schlecht geplant wurde, z.B. durch verpasste Abgabetermine und lange Arbeitszeiten.
   • Beispiel: Wenn du deine Arbeit pünktlich abgeben willst, dann musst du ca. 5.000 Wörter im Monat schreiben. Dann hast du noch ein paar Monate vor dem Abgabetermin, um deine Arbeit zu editieren. Realistisch zu sein heißt, nicht mehr als die 5.000 Worte im Monat von dir zu erwarten.
   • Wenn du drei dieser Monate als Assistent eines Dozenten arbeitest, dann kannst du davon ausgehen, dass du in dieser Zeit keine 15.000 Wörter schreiben wirst. Dann musst du diese Wörter auf die anderen Monate aufteilen.
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   Nimm dir nachvollziehbare Meilensteine vor. Meilensteine markieren wichtige Schritte auf dem Weg zum Erreichen des Endziels. Schaffe Meilensteine, indem du am Ende beginnst (das Ziel zu erreichen) und arbeite dich von hinten bis zur Gegenwart und der Ausgangssituation vor.

   • Meilensteine können dir – und ggf. deinem Team – helfen, motiviert zu bleiben. Denn sie teilen die Arbeit in kleinere Abschnitte und erreichbare Ziele auf. So musst du nicht bis zum Ende des Projektes warten, um das Gefühl zu haben, dass du etwas geschafft hast.
   • Zwischen den Meilensteinen sollte nicht zu wenig oder zu viel Zeit vergehen. Es hat sich gezeigt, dass ein Meilensteine alle zwei Wochen eine effektive Methode ist.
   • Beispiel: Wenn du eine Arbeit schreibst, widerstehe der Versuchung, dir Meilensteine auf der Grundlage vollendeter Kapitel zu setzen. Denn dabei könnte es sich um Monate handeln. Setze dir kleinere Ziele, z.B. auf der Grundlage einer bestimmten Wortanzahl, alle zwei Wochen und belohne dich, wenn du den Meilenstein erreicht hast.
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   Teile große Aufgaben in kleinere, erreichbare Teilaufgaben auf. Einige Aufgaben oder Meilensteine sind schwerer umzusetzen als andere.

   • Wenn du dich von einer großen Aufgabe überfordert fühlst, dann kann es helfen, sie in kleinere, machbarere Teilaufgaben zu unterteilen. So wird die Arbeit weniger beängstigend und scheint eher umsetzbar.
   • Beispiel: Die Literaturübersicht ist oft das Kapitel, das am schwierigsten zu schreiben ist. Denn es bildet die Grundlage deiner gesamten Arbeit. Um deine Literaturübersicht zu erledigen, musst du viel recherchieren und analysieren, bevor du überhaupt damit beginnen kannst.
   • Du kannst diese Arbeit in drei kleinere Abschnitte zerlegen: Recherche, Analyse und Schreiben. Du kannst sogar noch kleinere Schritte machen, indem du bestimmte Artikel und Bücher auswählst, die du lesen musst. Setze dir eine Frist, wann du sie analysiert und geschrieben haben willst.
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   Mache dir eine Liste mit deinem Zeitplan. Schreibe eine Liste mit den Aufgaben, die du erledigen musst, um einen Meilenstein zu erreichen. Die Liste an sich ist nicht effektiv – du musst sie in einen Zeitplan schreiben, in dem deine Arbeiten konkret und realistisch aufgeführt werden.

   • Beispiel: Wenn du deine Literaturübersicht in kleinere Aufgaben geteilt hast, dann weißt du genau, was du erledigen musst. Dann kannst du einen realistischen Zeitplan für diese Aufgaben schreiben. Gib dir z.B. einen oder zwei Tage, um eine bestimmte Quelle zu lesen, zu analysieren und darüber zu schreiben.
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   Erstelle für alles einen Zeitplan. Ohne einen genauen Zeitplan und gesetzte Fristen wird sich die Arbeit mit Sicherheit über den geplanten Zeitrahmen hinaus erstrecken und einige Aufgaben werden nie fertiggestellt.

   • Unabhängig davon, welche Arbeit du wann nach deinem Aktionsplan erledigen willst, es ist wichtig, für absolut jede Aufgabe Fristen zu setzen.
   • Beispiel: Wenn du weißt, dass du ca. eine Stunde brauchst, um 2.000 Wörter zu lesen und du einen Artikel mit 10.000 Wörter liest, dann solltest du mindestens fünf Stunden dafür einplanen.
   • Du solltest mindestens zwei Mahlzeiten in der Arbeitszeit einplanen und jede Stunde oder alle zwei eine kurze Pause, wenn dein Gehirn müde wird. Zusätzlich solltest du mindestens eine Stunde zum Zeitplan hinzurechnen, um dich auf unvorhergesehene Unterbrechungen vorzubereiten.
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   Setze den Plan visuell um. Sobald du deine Aufgaben und die Fristen dafür bestimmt hast, solltest du den Plan visuell darstellen. Das kann in Form eines Ablaufdiagramms sein, als Balkenplan, in Tabellenform oder auf eine andere professionelle Weise.

   • Diese visuelle Darstellung sollte sich an einer leicht zugänglichen Stelle befinden: z.B. an der Wand deines Büros oder Studienzimmers.
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   Hake erledigte Dinge ab. Das sorgt nicht nur für ein befriedigendes Gefühl, es hilft dir auch, auf dem Laufenden zu bleiben und du vergisst nicht, was du schon alles geschafft hast.

   • Das ist besonders wichtig, wenn du mit anderen Menschen zusammenarbeitest. Wenn du mit anderen zusammenarbeitest, dann könntet ihr ein gemeinsames Online-Dokument benutzen. So kann jeder hineinsehen, egal wo er ist.
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    Höre nicht auf, bis du das Endziel erreicht hast. Sobald dein Plan aufgestellt und mit dem Team geteilt wurde (falls du im Team arbeitest) und die Meilensteine terminiert sind, ist der Rest einfach: Arbeite täglich an der Umsetzung deines Ziels.
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    Ändere Termine, wenn es nötig ist. Aber verliere dein Ziel nicht aus den Augen. Es kann vorkommen, dass unvorhergesehene Dinge oder Umstände dich davon abhalten, Fristen einzuhalten, Aufgaben zu erledigen und dein Ziel zu erreichen.

    • Lass dich nicht entmutigen, wenn das passiert. Überarbeite deinen Plan und arbeite weiter, um deine Ziele zu erreichen und voranzukommen.
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Teil 2

Teil 2 von 4:

Das Zeitmanagement

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   Besorge dir einen guten Planer. Das kann eine App sein oder ein Buch – du brauchst eine Art Planer, in den du jede Stunde und jeden Tag der Woche notieren kannst. Er sollte leicht zu lesen und zu benutzen sein, sonst nutzt du ihn wahrscheinlich nicht.

   • Studien haben gezeigt, dass das Aufschreiben von Dingen (z.B. mit Stift und Papier) die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass du sie wirklich erledigst. Deshalb solltest du dir einen physischen Planer zulegen, um Arbeit und Pausen zu planen.
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   Vermeide To-Do-Listen. Sonst hast du zwar eine lange Liste mit zu erledigenden Dingen, aber wann willst du sie erledigen? Deshalb eignen sich To-Do-Listen nicht für die Planung deiner Aufgaben. Wenn du deine Arbeit planst, dann plane auch die Zeit, in der du sie erledigen willst.

   • Wenn du bestimmte Zeitblöcke hast, in denen du arbeiten willst (viele Tagesplaner enthalten stündliche Abschnitte), dann wirst du wahrscheinlich weniger zögern. Denn du hast nur eine gewisse Zeit, in der du die Aufgabe erledigen kannst, bevor du zur nächsten geplanten Aufgabe übergehst.
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   Lerne, dir bestimmte Zeiten zu blockieren. So bekommst du eine realistischere Übersicht, wie viel Zeit du an einem Tag wirklich hast. Beginne mit den wichtigsten Aufgaben und arbeite dich von dort zurück.

   • Mache das für die gesamte Woche. Wenn du eine größere Übersicht über deine Tage hast, dann hilft das, deinen Zeitplan zu überarbeiten und so produktiv wie möglich zu sein.
   • Eine Experten empfehlen sogar, dir eine allgemeine Übersicht über den ganzen Monat zu verschaffen.
   • Einige Menschen raten, am Ende des Tages zu beginnen und sich von dort nach vorn zu arbeiten. Wenn du also deine Arbeit um 17 Uhr erledigt haben willst, dann plane rückwärts von dort bis zum Tagesanfang, z.B. um 7 Uhr.
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   Plane auch Freizeit und Pausen ein. Studien haben gezeigt, dass Menschen, die auch feste Zeiten für ihre Freizeit einplanen, ein zufriedeneres Leben führen. Es hat sich auch gezeigt, dass lange Arbeitszeiten (50 und mehr Stunden pro Woche) dich weniger produktiv machen.

   • Schlafentzug wirkt sich besonders negativ auf die Produktivität aus. Du solltest jede Nacht mindestens sieben Stunden schlafen, wenn du ein Erwachsener bist und 8,5 Stunden als Teenager.
   • Studien haben gezeigt, dass geplante, kleine „strategische Erfrischungen“ (z.B. Sport, Nickerchen, Meditation, Dehnübungen) die Produktivität und die gesamte Gesundheit verbessern.
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   Plane Zeit ein, um deine Woche zu planen. Viele Experten raten, gleich zu Beginn der Woche Zeit einzuplanen, um die Woche zu planen. Finde heraus, wie du jeden Tag am besten nutzen kannst, um dein Ziel zu erreichen.

   • Plane jede Aufgabe – ob Arbeit oder soziale Verpflichtung. Wenn du feststellst, dass der Zeitplan zu eng ist, dann solltest du ggf. ein paar der weniger wichtigen Dinge streichen.
   • Das heißt nicht, dass du soziale Interaktionen streichen solltest. Es ist wichtig, Kontakt zu deinen Freunden zu haben und enge Beziehungen zu pflegen. Du brauchst Menschen, die dich unterstützen.
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   Du solltest wissen, wie ein durchgeplanter Tag aussieht. Wenn wir bei der Magisterarbeit bleiben, dann könnte ein Tag wie folgt aussehen:

   • 7 Uhr: Aufstehen
   • 7 Uhr 15: Sport
   • 8 Uhr 30: Duschen und Anziehen
   • 9 Uhr 15: Make-up und Frühstück
   • 10 Uhr: Arbeiten an der Magisterarbeit (plus 15 Minuten kleiner Pausen)
   • 12 Uhr 15: Mittagessen
   • 13 Uhr 15: Erledigung von E-Mails
   • 14 Uhr: Recherche und Auswertung der Recherche (inklusive 20 – 30 Minuten für Pausen/Snacks)
   • 17 Uhr: Zusammenpacken, E-Mail checken, wichtige Ziele für den nächsten Tag setzen
   • 17 Uhr 45: Schreibtisch verlassen, einkaufen gehen
   • 19 Uhr: Abendbrot machen, essen
   • 21 Uhr: Entspannen – Musik hören/machen
   • 22 Uhr: Fertigmachen fürs Bett, Lesen im Bett (30 Minuten), schlafen
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   Es muss nicht jeder Tag gleich ablaufen. Du kannst deine Aufgaben auch an einem oder zwei Tagen der Woche erledigen. Manchmal kann es sogar hilfreich sein, Aufgaben zu unterbrechen und mit einer frischen Perspektive zurückzukehren.

   • Beispiel: Vielleicht schreibst und recherchierst du nur montags, mittwochs und freitags. Am Donnerstag könntest du anstelle des Schreibens ein Musikinstrument erlernen.
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   Plane Probleme ein. Plane in jedem Zeitblock etwas extra Zeit an, falls du nicht so schnell arbeiten kannst oder unvorhergesehen unterbrochen wirst. Eine gute Faustregel ist, doppelt so viel Zeit einzuplanen, wie du für eine bestimmte Aufgabe vorgesehen hast. Das gilt besonders, wenn du gerade erst anfängst.

   • Wenn du dich an deine Aufgaben gewöhnt hast oder wenn du bereits ein gutes Gefühl dafür hast, wie lange etwas braucht, dann kannst du weniger Zeit einplanen. Es ist aber immer ratsam, zumindest einen kleinen Puffer einzuplanen.
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   Bleibe flexibel und mute dir nicht zu viel zu. Insbesondere, wenn du gerade anfängst, dann solltest du darauf vorbereitet sein, deinen Zeitplan zu optimieren. Das ist Teil des Lernprozesses. Es könnte hilfreich sein, deine geplanten Zeitblöcke mit einem Stift aufzuschreiben.

   • Es kann auch hilfreich sein, eine oder zwei Wochen jeden Tag in deinen Planer zu schreiben, was du tust. So bekommst du einen Eindruck, wie viel Zeit du brauchst und wie lange du für jede Aufgabe brauchst.
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    Kopple dich ab. Nimm dir bestimmte Zeiten vor, zu denen du deine E-Mails oder sozialen Medien checkst. Sei streng mit dir, du könntest sonst Stunden verlieren, wenn du alle paar Minuten hier und da nachsiehst.

    • Dazu gehört auch, möglichst dein Telefon auszuschalten. Zumindest zu den Zeiten, zu denen du konzentriert arbeiten willst.
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    Mach weniger. Das hat mit dem Abkoppeln zu tun. Finde heraus, was jeden Tag am wichtigsten ist – alles, was dazu beiträgt, dein Ziel zu erreichen – und konzentriere dich darauf. Stelle weniger wichtige Dinge hintan, die deinen Tag unterbrechen: E-Mails, stumpfsinnigen Papierkram usw.

    • Ein Experte empfiehlt, die ersten ein oder zwei Stunden keine E-Mails zu checken. Auf diese Weise kannst du dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, ohne von den Dingen abgelenkt zu werden, die in den E-Mails stehen.
    • Wenn du weißt, dass du viele kleine Aufgaben zu erledigen hast (z.B. E-Mails, Papierkram, den Arbeitsplatz aufräumen), gruppiere sie in einen Zeitblock im Zeitplan. Sie sollten deinen Tag nicht zerteilen oder den Fluss wichtigerer Aufgaben unterbrechen, die mehr Konzentration erfordern.
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Teil 3

Teil 3 von 4:

Motiviert bleiben

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   Bewahre eine positive Einstellung. Das ist wichtig, wenn du deine Ziele erreichen willst. Glaube an dich und deine Mitmenschen. Begegne negativen Einflüsterungen mit positiver Bestätigung.

   • Neben einer positiven Einstellung helfen auch Menschen im Umfeld, die positiv sind. Studien haben gezeigt, dass du mit der Zeit die Gewohnheiten derjenigen annimmst, mit denen du die meiste Zeit verbringst. Deshalb solltest du dir genau überlegen, mit wem du dich umgibst.
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   Belohne dich. Das ist immer dann besonders wichtig, wenn du einen Meilenstein erreicht hast. Belohne dich mit etwas Greifbarem: einem netten Abendessen im Lieblingsrestaurant, wenn du nach zwei Wochen deinen ersten Meilenstein erreicht hast oder eine Rückenmassage nach deinem Meilenstein nach zwei Monaten.

   • Ein Experte empfiehlt, einem Freund Geld zu geben und ihm zu sagen, dass er es dir nur wiedergeben soll, wenn du eine Aufgabe in einer gewissen Frist erledigt hast. Wenn du die Aufgabe nicht fristgerecht erledigst, darf der Freund das Geld behalten.
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   Suche dir ein Netzwerk aus Unterstützern. Es ist wichtig, dass deine Freunde und Familienmitglieder dich unterstützen. Es ist auch wichtig, Kontakte zu Menschen aufzubauen, die ähnliche Ziele wie du haben. So könnt ihr euch gegenseitig helfen.
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   Verfolge deinen Fortschritt. Forschungen haben gezeigt, dass Fortschritte am besten motivieren. Du kannst deine Fortschritte nachvollziehen, indem du Aufgaben aus dem Zeitplan abhakst.
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   Geh früh ins Bett und steh früh wieder auf. Wenn du den Zeitplan von sehr produktiven Menschen liest, dann beginnen die meisten von ihnen den Tag früh. Diese Menschen haben auch eine Morgenroutine. Das ist oft etwas, auf das sie sich freuen, bevor sie sich an die Arbeit machen.

   • Bestimmte Übungen (wie Dehnen, Yoga oder eine Stunde im Fitnesscenter), ein gesundes Frühstück und 20 – 30 minütiges Tagebuchschreiben, sind positive Methoden, um den Tag zu beginnen.
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   Gönne dir Pausen. Pausen sind wichtig, um motiviert zu bleiben. Wenn du immer nur arbeitest, dann bist du irgendwann vollkommen erschöpft. Pausen sind eine pro-aktive Methode gegen Erschöpfung und Zeitverlust, den du nicht eingeplant hast.

   • Beispiel: Entferne dich vom Computer, stelle das Telefon ab, setze dich irgendwo hin, wo es ruhig ist, und tue nichts. Wenn dir Ideen kommen, schreibe sie in ein Notizbuch. Wenn nicht, genieße das Nichtstun.
   • Beispiel: Meditiere. Stelle den Klingelton des Telefons ab und alle möglichen Benachrichtigungen. Stelle den Timer auf 30 Minuten oder auf die Zeit, die du hast. Setze dich einfach in Ruhe hin und versuche, den Kopf freizubekommen. Wenn Gedanken auftauchen, dann kannst du ihnen eine Aufschrift geben und sie ziehen lassen. Wenn du z.B. an die Arbeit denkst, dann sage leise innerlich „Arbeit“ und lass den Gedanken ziehen. Mache das so lange, wie Gedanken auftauchen.
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   Visualisiere. Nimm dir ein paar Minuten Zeit und denke über dein Ziel nach und wie es sich anfühlen wird, wenn du es erreichst. Das hilft dir durch schwerere Zeiten, die beim Erreichen des Ziels auftreten können.
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   Sei dir im Klaren darüber, dass es nicht einfach wird. Dinge, die es wert sind zu haben, sind meist schwer zu bekommen. Du wirst wahrscheinlich viele Probleme und Arbeit bewältigen müssen, wenn du dein Ziel erreichen willst. Nimm sie so, wie sie kommen.

   • Viele Gurus, die betonen, wie wichtig das Leben in der Gegenwart ist, raten: Akzeptiere Rückschläge so, als hättest du sie dir selbst ausgesucht. Kämpfe nicht dagegen an oder rege dich auf – akzeptiere sie, lerne daraus und finde heraus, wie du dein Ziel trotz der veränderten Bedingungen erreichen kannst.
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Teil 4

Teil 4 von 4:

Deine Ziele identifizieren

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   Schreibe deine Wünsche auf. Mache das im Tagebuch oder einem Textdokument. Das ist besonders hilfreich, wenn du dir über deine Wünsche nicht ganz im Klaren bist, sondern du nur ein bestimmtes Gefühl diesbezüglich hast.

   • Das regelmäßige Tagebuchschreiben eignet sich sehr gut, um in Kontakt mit dir selbst und auf dem Laufendem bezüglich deiner Gefühle zu bleiben. Viele Menschen behaupten, dass sie sich durchs Schreiben ihrer Gefühle und Wünsche bewusst werden.
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   Recherchiere. Sobald du eine Idee hast, was du tun willst, recherchiere. Indem du dich über deine Ziele informierst, kannst du eingrenzen, wie du sie am besten erreichen kannst.

   • Es gibt viele Online-Foren, wo du Diskussionen zu den unterschiedlichsten Themen findest. Das gilt besonders, wenn du Insider-Informationen zu bestimmen beruflichen Karrieren suchst.
   • Beispiel: Wenn du deine Magisterarbeit schreibst, fragst du dich vielleicht, wohin dich das am Ende führt. Informiere dich darüber, was andere mit dem Abschluss, den du anstrebst, angefangen haben. Das kann sogar dazu führen, dass du eine Veröffentlichung deiner Arbeit anstrebst oder nach anderen Möglichkeiten suchst, die deiner Karriere dienen.
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   Schätze deine Optionen ein und wähle die, die am besten zu dir passt. Wenn du recherchiert hast, dann hast du wahrscheinlich einen guten Eindruck, welcher Weg und welches Ergebnis wohin führt. Das sollte es dir erleichtern, einen Weg zu wählen, mit dem du dein Ziel am besten erreichen kannst.
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   Achte auf Dinge, die mit deinem Ziel in Zusammenhang stehen und die einen Einfluss auf dich haben können. Dazu gehören Dinge, die dich beim Erreichen deiner Ziele behindern können. Bei einer Magisterarbeit könnte das mentale Erschöpfung, mangelnde Recherche oder unvorhergesehene Arbeitsaufgaben sein.
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   Bleibe flexibel. Deine Ziele können sich während des Prozesses verändern. Gib dir und damit deinen Zielen Raum, sich zu entwickeln. Da das nun gesagt ist, gib nicht auf, wenn es schwer wird. Es ist ein Unterschied, ob du ein Interesse oder die Hoffnung verlierst.
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Tipps

• Du kannst dieselben Methoden des Planens und der Zieldefinition für größere, langfristigere Ziele anwenden, z.B. bei der Berufsplanung.
• Wenn du glaubst, dass ein Zeitplan langweilig klingt, denke darüber nach: Wenn du einen Zeitplan für Tage, Wochen oder sogar Monate im Voraus machst, dann musst du nicht immerzu darüber nachdenken, was du als nächstes tun willst. So befreist du deinen Geist und kannst kreativ und konzentriert an den Dingen arbeiten, die wichtig sind.

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Warnungen

• Es kann nicht genug betont werden, wie wichtig es ist, dir selbst ab und zu eine Pause zu gönnen. Überarbeite dich nicht. Am Ende bist du sonst weniger produktiv und kreativ.

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