효과적인 실행 계획 세우는 방법

효과적인 실행 계획 수립은 항상 목적, 비전, 목표를 명확히 하는 것으로부터 시작된다. 실행 계획은 현재 상황이 어떠하든 명시된 목표를 달성할 수 있도록 짜여져 있어야 한다. 잘 짜여진 실행 계획이 있으면 달성하려는 목표를 실제로 이룰 수 있다.

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실행 계획 짜기

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하고 싶은 파악하기. 하고 싶은 일을 명확하게 파악하지 못할수록 계획의 실현 가능성은 떨어진다. 최대한 빠르게 이룰 수 있도록 프로젝트를 시작하기 전에 하고 싶은 일을 구체적으로 파악한다.
- 예시: 석사 논문을 완성하려고 한다. 아주 긴 글로 40,000자 가량 써야 한다. 논문에는 서론, 문헌조사(연구하고자 하는 문제에 대한 기존의 다른 연구를 비판적으로 논하고 방법론을 설명), 몇 장에 걸친 자신의 생각과 탄탄한 예시 개진, 결론이 포함된다. 논문 작성 기간은 1년이다.
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최종 목표로 부터 거꾸로 생각해보기. 목표를 설정한 다음 이를 달성하기 위해 해야할 모든 것을 리스트업 해본다. 목표에 따라 이에 다다르기 위한 여러 다른 방법들을 고려해야 할 수도 있다. 목표 달성을 위해 필요한 것들을 알아냈다면 더 현실적인 계획을 수립하기 위한 실천가능한 단계들로 나누어본다.
- 수립한 계획이 목표로 나아감에 따라 변경될 수도 있다는 점을 명심한다. 따라서 유연하게 계획을 수립할 필요가 있다.
- 계획이 효과를 보일 수 있도록 목표가 SMART 법칙을 따르고 있는지 확인한다.^{[1]X출처 검색하기}
  - 구체적인가(Specific) - 이루고자 하는 바가 명확해야 한다.
  - 측정가능한가(Measurable) - 목표를 측정가능한 포인트로 나눌 수 있어야 한다.
  - 이룰 수 있는가(Attainable) - 목표에 다다르기 위해 필요한 단계들을 완료할 수 있어야 한다.
  - 관련이 있는가(Relevent) - 목표가 본인의 삶과 방향성에 부합하는가.
  - 시간이 있는가(Timely) - 목표 달성을 위해 나아갈 시간이 있고 일정에 따라 나아가야 한다.
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구체적이고 현실적으로 계획 짜기. 구체적인 목표를 정하는 것은 시작일 뿐이다. 프로젝트의 모든 면이 구체적이고 현실적이어야 한다. 예를 들어 구체적이고 달성 가능한 스케줄, 중간 목표, 최종 결과를 정한다.
- 장기 프로젝트에 있어 구체적이고 현실적인 계획이란 중간 목표를 달성하지 못하거나 긴 시간을 소모하는 등 제대로 계획되지 않은 프로젝트에 따른 스트레스를 적극적으로 줄이는 것을 말한다.
- 예시: 논문을 제때 마치려면 한달에 약 5,000자씩 써야 하며 마지막 두 달은 아이디어를 다듬어야 한다. 현실적이어야 한다는 말은 매달 5,000자 이상 쓸 수 있으리라는 기대를 하지 않는 것이다.
- 이 세 달 동안 조교로 일한다면 이 기간 동안 15,000자를 쓸 수 없다고 생각하고 다른 달에 나눠서 배정해야 한다.
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측정 가능한 중간 목표 세우기. 중간 목표는 최종 목표를 달성해가는 과정에서 거쳐야 하는 주요 단계를 표시한 것이다. 끝(목표 달성)에서부터 시작해서 현재까지 거꾸로 계획을 짜면 쉽게 중간 목표를 설정할 수 있다.
- 중간 목표를 설정하면 일을 작고 구체적으로 쪼개서 하므로 프로제트를 완전히 마치치 않아도 성취감을 느낄 수 있어 개인 또는 팀에게 계속 동기부여를 하는 데 도움이 된다.
- 중간 목표 사이사이에 시간을 너무 길게 잡거나 너무 짧게 잡지 않는다. 2주 정도 간격을 두는 것이 효과적이다.^{[2]X출처 검색하기}
- 예시: 논문을 쓸 때 1장을 마치는 것을 중간 목표로 삼지 않는다. 몇 달이 걸리는 작업이기 때문이다. 글자 수를 기준으로 2주 간격으로 더 작은 중간 목표를 세우고 달성하면 자신에게 보상을 한다.
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일을 작고 관리가능하게 쪼개기. 다른 것에 비해 달성하기가 더 어려워보이는 일이나 중간 목표가 있다.
- 어마어마한 일에 압도당하는 듯한 느낌이 드는 경우에는 일을 더 작게, 관리가능하게 쪼개면 불안감이 가라앉고 보다 할만하게 느껴지는다.
- 예시: 보통 논문의 기초가 되는 문헌조사를 쓰는 것이 가장 어렵다. 문헌조사를 마치려면 쓰기 전에 많은 양의 조사와 분석을 해야 한다.
- 일을 조사, 분석, 쓰기로 작게 나눈다. 읽어야 할 논문과 책을 선택하고 분석과 쓰기 마감일을 정하는 등 일을 더 작게 쪼갤 수도 있다.
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리스트 작성하기. 중간 목표를 달성하기 위해 해야 할 일 리스트를 만든다. 리스트를 작성하는 것만으로는 효과가 없다. 리스트를 구체적이고 현실적인 실천이 따르는 일정표에 리스트를 적어야 한다.
- 예시: 문헌조사를 작성하는 작업을 더 작게 쪼개면 해야 할 일과 이를 해내는 데 필요한 현실적인 시간을 정확하게 알게 된다. 주요 자료 하나를 읽고, 분석하고, 그에 대한 글을 쓰려면 1-2일이 걸린다.
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모든 일에 시간 정하기. 구체적인 일정과 마감 기한이 없으면 작업은 배정된 시간을 때우기 위해 늘어지고 어떤 일은 영영 끝마치지 못 한다.
- 실행 계획 중 어느 단계의 어떤 실천 과제든 모든 일에 시간을 정해놓아야 한다.
- 예시: 약 2,000자를 읽는 데 1시간이 걸린다면 10,000자인 자료를 다 읽으려면 최소 5시간이 필요하다.
- 최소 두 번의 식사 시간과 1-2시간마다 머리를 식히기 위해 취하는 짧은 휴식 시간도 감안해야 한다. 그리고 예상치 못하게 방해를 받을 경우에 대비해 1시간 정도 더 여유를 두어야 한다.
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시각 자료 만들기. 실천 과제와 구체적인 일정을 결정한 다음 실행 계획을 한 눈에 볼 수 있는 시각 자료를 만든다. 플로우 차트, 간트 차트, 스프레드시트, 기타 비즈니스 툴을 활용한다.
- 가능하면 사무실 벽이나 공부방 등 쉽게 볼 수 있는 곳에 시각 자료를 둔다.
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계획을 실천하면서 마무리한 일에 표시하기. 마무리한 일에 표시를 하면 성취감을 느낄 수 있을 뿐만 아니라 이미 완료한 일을 잊어버리지 않고 파악하는 데 도움이 된다.
- 다른 사람들과 함께 일할 때 특히 중요하다. 다른 사람들과 함께 일할 때는 온라인 공유 문서를 사용해 모든 사람이 장소에 관계없이 완료된 작업에 표시를 할 있게 한다.
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모든 것을 기록하기. 실행 계획을 짜면서 모든 것을 기록한다. 바인더를 사서 여러 개의 탭으로 계획 과정에 따라 섹션을 나누면 도움이 된다. 예를 들어 다음과 같이 섹션을 나눈다.
- 일일 스케줄
- 월별 스케줄
- 일정표
- 조사
- 후속 조치
- 관계자/연락처
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최종 목표를 달성할 때까지 멈추지 않기. 계획이 수립되어 팀(해당사항이 있는 경우)과 공유하고 중간 목표가 정해지면 다음에 할 일은 간단하다. 목표 달성을 위해 매일 실천해나아가는 것이다.
- 일관성을 가지고 싶겠지만 유연성 역시 중요하다. 예기치 않은 사건들이 일어나 일정이나 계획을 변경해야 할 수도 있기 때문이다.
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필요하면 일정을 변경하되 목표를 포기하지 않기. 가끔 상황이나 예상치 못한 일 때문에 마감 일정을 맞추지 못해 일을 마무리하지 못하고 목표 달성에 실패하는 일이 벌어진다.
- 이런 일이 생겨도 의기소침하지 않는다. 계획을 수정해서 계속 목표 달성을 위해 노력하고 앞으로 나아간다.
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시간 관리하기

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좋은 플래너 마련하기. 앱이건 수첩이건 매일 한 시간 단위로 계획을 짤 플래너가 필요하다. 읽기 쉽고 사용하기 쉬워야 한다. 그렇지 않으면 사용하지 않을 가능성이 높다.
- 연구에 따르면 실제로 펜과 종이에 적는 것이 계획을 실천할 가능성이 더 높다고 한다.^{[3]X출처 검색하기} 따라서 계획을 짤 때 실제 플래너를 사용하는 것이 좋다.
- 플래너를 갖고 있으면 스트레스 관리는 물론 평정심을 유지하는 데에도 도움이 된다. 플래너 작성을 통해 무엇이 완료되었어야 했는지 탓하거나 집착하는 일이 줄어들 수 있기 때문이다. 또한 목표가 의식 중에 더욱 단단히 자리잡게 되기도 한다.^{[4]X출처 검색하기}
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할 일 목록 만들지 않기. 기다란 할 일 목록을 만들지만 실제로 할 것인가? 할 일 목록을 작성하는 것은 일정을 짜는 것에 비해 효과가 없다. 일정을 짤 때는 일을 할 시간을 배정한다.^{[5]X출처 검색하기}
- 일에 따라 시간을 구체적으로 정하면 미룰 가능성이 낮다(많은 일일 플래너에 시간별 일정표가 포함되어 있다). 배정된 시간 안에 일을 마친 다음에 다음 일에 착수해야 하기 때문이다.
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시간 배분하기. 시간을 배분하다 보면 실제로 하루에 시간이 얼마나 있는지 현실적으로 파악하는데 도움이 된다. 가장 중요도가 높은 일부터 시작해서 거꾸로 계획을 짜나간다.
- 일주일 계획을 짠다. 더 넓은 시각으로 일주일을 조망하면 최대한 생산적으로 일정을 짜는 데 도움이 된다.^{[6]X출처 검색하기}
- 전문가들은 대략적으로나마 한 달 계획를 세우라고 제안한다.^{[7]X출처 검색하기}
- 어떤 사람들은 하루의 끝에서부터 시작해서 거꾸로 계획을 짜라고 권한다. 일/과제를 오후 5시에 마치려고 한다면 그 때부터 시작해서 하루의 시작인 오전 7시까지 거꾸로 계획을 세운다.^{[8]X출처 검색하기}
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여가 및 휴식 시간 계획하기. 연구에 따르면 자유 시간을 가지면 삶의 만족도가 높아지는 데 도움이 된다고 한다.^{[9]X출처 검색하기} 또한 긴 근무 시간(주당 50시간 이상)은 사실 생산성을 저해하는 것으로 입증되었다.^{[10]X출처 검색하기}
- 수면부족은 생산성을 저해한다.^{[11]X출처 검색하기} 성인은 매일 밤에 7시간 이상, 십대 청소년 8.5시간 자야 한다.
- 연구에 따르면 하루에 전략적인 휴식(운동, 짧은 낮잠, 명상, 스트레칭 등)을 짧게 짧게 취하면 생산성이 높아지고 건강이 전반적으로 좋아진다고 한다.^{[12]X출처 검색하기}
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한 주 계획을 세울 시간 마련하기. 많은 전문가들이 한 주를 시작할 때 앉아서 주간 계획을 세울 시간을 정해놓으라고 말한다. 목표 달성을 위해 각 요일을 최대한 활용할 수 있는 방법을 생각해본다.^{[13]X출처 검색하기}
- 일이나 사회적 책임을 고려한다. 일정이 너무 빡빡하면 중요도가 떨어지는 계획을 뺀다.
- 사교 활동을 하지 말라는 뜻은 아니다. 좋은 친구들과 계속 연락하고 가까운 관계를 돌보는 것이 중요하다. 지지 네트워크가 필요하다.
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샘플 일정 살펴보기. 예를 들어 논문을 쓰는 경우에는 일상적인 일정은 다음과 같을 것이다.
- 7 a.m.: 기상
- 7:15 a.m.: 운동
- 8:30 a.m.: 샤워 및 옷 입기
- 9:15 a.m.: 아침 만들어 먹기
- 10 a.m.: 논문 작업 – 쓰기(15분 휴식)
- 12:15 p.m.: 점심
- 1:15 p.m.: 이메일
- 2 p.m.: 조사 및 조사에 대한 응답(휴식/간식 20-30분 포함)
- 5 p.m.: 정리, 이메일 확인, 내일 주요 목표 세우기
- 5:45 p.m.: 자리에서 일어나 식료품 사러 가기
- 7:00 p.m.: 저녁 만들어 먹기
- 9:00 p.m.: 휴식 – 음악 듣기
- 10:00 p.m.: 잠자리 준비, 잠자리에서 독서(30분), 취침
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매일 일정이 똑같지 않아도 된다는 것을 이해하기. 일을 쪼개 매주 1-2일만 한다. 일을 쪼개서 하는 것이 더 도움이 되기도 한다. 새로운 시각으로 바라볼 수 있기 때문이다.
- 월요일, 수요일, 금요일에 논문을 쓰고 조사를 한다. 목요일에는 논문을 쓰는 대신 악기를 배운다.
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문제 해결을 위한 시간 배정하기. 일정을 약간 여유있게 잡아서 작업 속도가 느리거나 예상치 못한 문제가 생기는 경우를 대비한다. 일반적으로 예상 소요 시간의 두 배를 잡는다. 일을 막 시작한 경우에는 더더욱 그렇게 한다.
- 일에 익숙해질수록 또는 일을 끝내는 데 얼마나 걸릴지 이미 알고 있다면 일정을 시간을 줄여도 괜찮다. 하지만 일정을 여유있게 잡는 것이 좋다.
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융통성을 갖고 자신에게 모질게 굴지 않기. 특히 시작할 때 일정이 변경될 것에 대비를 한다. 이는 배우는 과정의 일부이다. 시간을 배분할 때 연필을 사용하는 것이 도움이 된다.
- 또한 1-2주 동안 하는 일을 플래너에 매일 기록하면 도움이 된다. 이렇게 하면 시간을 어떻게 보내는지, 각 작업에 시간이 얼마나 소요되는지 파악할 수 있다.
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연락 끊기. 하루 중 이메일이나 SNS를 확인할 시간을 정한다. 여기저기서 몇 분마다 확인하며 시간을 낭비할 수 있으므로 정한 시간을 철저히 지킨다.^{[14]X출처 검색하기}
- 가능하다면 전화기를 꺼놓는다. 최소한 일에 집중하는 동안이라도 전화를 꺼둔다.
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중요하지 않은 일에 우선순위 두지 않기. 연락을 끊는 것과 비슷하다. 하루에 해야 할 일 중 가장 중요한 일을 파악한다. 목표 달성에 도움이 되는 일을 파악해서 그 일에 집중한다. 이메일 확인, 기계적인 서류 작업 등 중요도가 떨어지는 일에 우선순위를 두지 않는다.
- 한 전문가는 최소한 하루 중 첫 한두 시간 동안은 이메일을 확인하지 말 것을 권장한다. 이렇게 하면 이메일의 내용에 정신이 팔리지 않고 중요한 일에 집중할 수 있다.^{[15]X출처 검색하기}
- 자잘한 일(이메일, 문서 작업, 작업 공간 정리 등)이 많이 있다면 한번에 몰아서 처리해서 하루 중 방해를 받거나 집중력이 필요한 중요한 일의 흐름이 끊기지 않게 한다.^{[16]X출처 검색하기}
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계속 동기부여하기

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긍정적인 마음가짐 갖기. 목표 달성을 위해서는 긍정적인 마음가짐이 필수적이다.^{[17]X출처 검색하기} 자신과 주변 사람들을 믿는다. 부정적인 생각을 긍정적인 말로 물리친다.
- 긍정적인 마음가짐을 갖는 것 외에도 긍정적인 사람들을 가까이 한다. 연구에 따르면 시간이 지나면서 시간을 가장 많이 보내는 사람들의 습관을 받아들이게 된다고 한다. 따라서 사람들을 잘 사귀어야 한다.^{[18]X출처 검색하기}
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자신에게 보상하기.^{[19]X출처 검색하기} 중간 목표를 달성할 때마다 자신에게 보상을 주어야 한다. 2주치 중간 목표를 처음 달성하면 좋아하는 레스토랑에서 멋진 저녁식사를 하거나 2달치 중간 목표를 달성하고 등 마사지를 받는 등 자신에게 실질적인 선물을 한다.
- 한 전문가는 친구에게 돈을 맡기고 일정 기간 안에 일을 마무리하면 그 돈을 돌려받으라고 조언한다. 일을 마무리하지 못하면 그 돈은 친구가 갖는 것이다.^{[20]X출처 검색하기}
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지지 네트워크 갖기. 친구와 가족들을 내 편으로 만든다. 비슷한 목표를 만드는 사람들과 인맥을 쌓는다. 이런 방법으로 서로를 확인할 수 있다.^{[21]X출처 검색하기}
- 데드라인을 알고 있으면서 당신이 계속 책임감을 가지고 임할 수 있게 도와줄 책임감 부여 파트너를 두는 것을 생각해본다. 예를 들어 이들은 일의 진척사항을 묻는 문자를 보내줄 수도 있고 또는 이들과 매주 커피타임을 통해 함께 이야기를 나눠볼 수도 있다.
연구에 따르면 진전이 가장 강력한 동기부여 요인이다.^{[22]X출처 검색하기} 스케줄에 표시를 하면 진척 상황을 간단하게 파악할 수 있다.
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일찍 자고 일찍 일어나기. 생산성 높은 사람들은 대부분 하루를 일찍 시작한다. 이런 사람들은 아침 일과가 있는데 보통 일하러 가기 전에 하고 싶은 일을 한다.
- 아침을 시작하는 좋은 방법은 운동(가벼운 스트레칭, 요가, 1시간 동안 헬스 등)을 하고, 건강에 좋은 아침 식사를 하고 20-30분 동안 일기를 쓰는 것이다.^{[23]X출처 검색하기}
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휴식 취하기. 동기 부여에 있어 휴식은 필수이다. 항상 일을 하면 지쳐버린다. 휴식을 취하는 것은 지쳐서 낭비하고 싶지 않은 시간을 낭비하는 것을 적극적으로 예방하는 방법이다.
- 컴퓨터에서 손을 떼고, 전화를 끄고 조용한 장소에 앉아 아무것도 하지 않는다. 아이디어가 떠오르면 공책에 적는다. 아이디어가 떠오르지 않으면 망중한을 즐긴다.^{[24]X출처 검색하기}
- 명상을 한다. 휴대전화 벨소리를 끄고, 수신할 알림도 끄고, 30분 또는 그 이상 타이머를 맞춘다. 그냥 조용히 앉아서 머리를 비우려고 노력한다. 머리에 어떤 생각이 떠오르면 그 생각을 확인하고 흘려보내는 것이 좋다. 예를 들어 일에 대한 생각이 났다면 조용히 마음 속으로 “일" 이라고 말하고 흘려보낸다. 어떤 생각이 떠오를 때마다 계속 이렇게 한다.
가끔 몇 분 간 시간을내서 목표와 그 목표를 달성했을 때 기분이 어떨지 생각해본다. 이렇게 하면 목표를 추구하면서 겪게 될 수도 있는 어려움을 헤쳐나가는 데 도움이 된다.
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쉽지 않다는 것을 이해하기. 가치있는 것은 쉽게 얻어지지 않는다. 목표를 달성해 가는 과정에서 많은 문제와 일을 해결해야 한다. 문제가 생기면 받아들인다.
- 현재를 살아가는 미덕을 칭송하는 전문가들은 장애물을 만나면 스스로 선택한 것처럼 받아들이라고 조언한다. 장애물에 맞서거나 화를 내는 대신 받아들이고, 배울 점을 찾고, 바뀐 환경을 감안해서 목표를 달성할 방법을 알아본다.^{[25]X출처 검색하기}^{[26]X출처 검색하기}
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파트 4

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목표 파악하기

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원하는 것 적어보기. 일기나 문서에 원하는 것을 적는다. 전반적인 목표가 무엇이며 왜 이를 달성하려 하는지 생각해본다. 원하는 것을 완전히 확신할 수 없지만 어렴풋이 느끼고 있을 때 특히 효과가 있다.
- 예를 들어 돈을 더 벌고 싶지만 실제로는 더 많은 자유를 원하고 있는 경우도 있다. 이를 알지 못한다면 진정한 목표와는 거리가 먼 상태에 빠지게 될 수도 있다. 예를 들어 돈을 많이 받을 수 있는 직업을 찾았지만 가족들이나 내 취미 생활을 위한 시간을 전혀 낼 수 없는 경우에 머무르게 되는 것이다.
- 정기적으로 일기를 쓰는 것은 자신과 자신의 감정을 파악할 수 있는 좋은 방법이다. 글로 적으면 자신의 감정과 원하는 바를 확실히 아는 데 도움이 된다고 하는 사람들이 많다.
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조사하기. 무엇을 하고 싶은지 알게 되면 조사를 한다. 목표를 조사하면 달성 방법을 좁혀가는 데 도움이 된다.
- 내 목표와 비슷한 목표를 달성한 사람들을 찾아본다. 무엇을 하고 하지 말아야 할지와 같은 도움이 되는 팁을 그들로부터 얻게 될 수도 있다.
- 레딧 등 인터넷 커뮤니티는 각종 주제에 대한 논의를 찾아보기 좋은 장소이다. 특정 커리어에 대한 관련자의 견해를 알고 싶을 때는 더더욱 그렇다.
- 예를 들어 논문을 쓰다가 논문을 어떻게 활용할지 궁금해졌다고 하자. 비슷한 학위를 가진 다른 사람들은 어떻게 했는지 읽어본다. 출판이나 커리어에 도움이 될 수 있는 다른 기회를 겨냥해서 논문을 쓰는 데 도움이 될 것이다.
조사를 마친 후 각 계획과 그 결과를 잘 생각해본다. 이렇게 하면 목표 달성에 가장 적합한 계획을 더 쉽게 선택할 수 있다.
여기에는 목표 달성에 방해가 될 수 있는 일이 포함된다. 논문을 쓰는 경우, 정신적인 피곤, 조사 부족, 예상치 못한 업무 등이 있을 수 있다.
목표에 다가가면서 목표를 변경할 수 있다. 자신과 목표를 발전시킬 여지를 남겨둔다. 즉 어려워져도 그냥 포기하지 않는다. 흥미를 잃는 것과 희망을 잃는 것은 차이가 있다.
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팁

커리어 선택 등 더 중요하고 장기적인 목표를 세울 때도 같은 계획 및 목표 수립 방법을 사용할 수 있다.
일정을 짜는 것이 재미없게 느껴진다면 이렇게 생각해보자. 일일 계획, 주별 계획, 월별 계획을 미리미리 세우면 다음에 할 일을 그때그때 결정할 필요가 없다. 따라서 창의성을 발휘하고 중요한 일에 집중할 수 있는 여유가 생긴다.^{[27]X출처 검색하기}