如何制定有效的行动计划

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制定计划

时间管理

保持积极性

确定目标

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参考

要制定一个行之有效的计划，首先自己内心要有清晰的意图、愿景或目标。计划的目的是为了让自己从眼下开始行动，从而实现最终目标。而用心设下的计划，加上有力的执行，即可让你实现任何目标。

步骤

部分 1

部分 1 的 4:

制定计划

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   详细记录计划执行过程。每当完成了行动计划的某一部分时，就做好相应记录。根据计划的执行进程，使用不同标签来区分不同的阶段，不失为一个好方法。比如你可以把计划分成以下几个部分：

   • 想法、杂项笔记
   • 日程安排
   • 月度计划
   • 重大事件
   • 研究调查
   • 跟进
   • 有关人员、联系人
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   搞清楚自己想做的事。不清楚自己想做的事情，就很难制定有效的计划。尽早明确自己想要达成的目标——最好是在项目开始之前。

   • 例如，你正努力完成自己的硕士论文，基本上是篇幅很长的论文，大约四万字。论文包括引言，文献综述（提及你对其它同类研究的看法，以及所运用的方法），用具体例子来阐述将想法付诸实践的几个章节以及结论。这篇论文大约需要一年时间来完成。
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   计划要足够详细和现实可行。有了明确的目标仅仅是开始，这个项目的每一方面都应该具体可行。例如，计划的时间表、重大事项和最终结果都必须写得详细且可行。

   • 规划一个长期项目时，要做到具体而现实。这是为了避免因为计划不周全而产生执行压力，诸如错过最后期限或不合理的长时间工作等。
   • 例如，为了按时完成论文，如果每个月大约写5000字，这样一来在最后就有几个月时间来完善论文。而计划要足够现实可行，在这里的意思就是别期望自己每个月能写超过5000字。
   • 假如其中三个月时间，你需要从事助教的工作，就要考虑到这段时间自己可能无法完成约15000字的论文内容，于是需要将这部分内容摊分到其它月份去完成。
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   设立可量化的里程碑。里程碑指的是着目标实现过程中的各个重要阶段。以最后阶段（也即目标的实现）为开始，然后逐步往前倒推，直到当前的情况和环境，从而轻松地制定计划中的各个里程碑。

   • 设立里程碑对计划的执行很有帮助。倘若设置得当，还能帮到团队。通过将工作分解成短期事项和切实的目标，从而保持团队的积极性。这样一来，就不需要等到项目完成才能感受到成就感了。
   • 在两个里程碑之间不要留过长或过短的间隔。一般而言，间隔两个星期比较有效。
   • 例如，在写论文的时候，不要急于以章节的完成度来设立里程碑事项，因为有时候可能需要几个月时间才能完成一章节。可以每两周设定一个小的里程碑。比如设定应该完成的字数，达成目标后适当奖励自己。
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   由于有些任务或里程碑相对较为艰巨，可以将大型任务分解成各个小任务，方便管理和执行。

   • 当你被一项大型任务压得喘不过气时，考虑把它分解成几个容易处理的小任务，从而减轻自己的焦虑，也让任务更加可行。
   • 例如，文献综述是论文的基础，通常是比较难完成的章节。为了完成这一章节，在开始写作之前就需要做大量的研究和分析。
   • 你可以把这一章分成三部分，分别是研究、分析和写作，甚至可以根据需要阅读的特定文章和书籍将其划分为更小的部分，并且为其中的分析和写作阶段设定最后期限。
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   制定计划表。列出达成里程碑所需要完成的任务。列表本身的用处并不大。只有把每项任务中的特定实际行动时间表都列出来，然后严格执行，这样计划表才能真正发挥作用。

   • 例如，写论文时，先将文献综述这一章分解成一些小的版块，根据每一版块的特点，就能确切地知道需要完成的内容有哪些，并且还能为这些内容设定切实的完成时间表。或许是每隔一到两天就阅读相关的书籍，然后进行分析，最后写出论文内容。
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   为每一件事设定时间表。缺少了具体的时间表和最后期限，所有工作都可能无法按时完成，甚至有些任务可能永远完成不了。

   • 无论在行动计划中每个阶段制定了什么样的事项，一定要为每件事都定下时间表。
   • 例如，如果你知道自己的阅读速度大约是每小时2000字，而要看的书是一万字，那要读完这本书就要预留至少五个小时。
   • 在这期间，可能至少要吃两顿饭，每隔一到两个小时要有一次短暂休息来缓解大脑疲劳。另外，还至少要加上一个小时，避免期间可能发生的任何意外中断。
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   可视化展示。罗列出具体的行动事项以及具体时间表后，下一步就是清晰直观地呈现行动计划，从而对整个计划有个全局概念。你可以使用流程图、甘特图、电子表格或其它类型的工具来展示计划。

   • 将这个可视化展示放置在容易看到的地方——如果可以的话，甚至可以贴在办公室或书房的墙上。
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   及时标记已完成的项目。将已完成的项目及时进行标记，不仅可以提升自己的满足感，还能保持对计划进度的了解，以免忘记已经完成的事项。

   • 当你需要和其他人一起执行这个计划时，这一点显得尤其重要。如果需要和其他人一起工作，考虑使用共享的在线文档，这样每个人都可以随时随地查阅计划进度。
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    在达成最终目标之前，都不能中断任务。一旦设定了行动计划并和工作团队共享（如果是团队工作），里程碑也已经设定好了，接下来就简单了。你只需要每一天都采取行动实现预设的目标。
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    迫不得已需要修改行动日期的时候，就大胆修改吧，但记得不要放弃自己的目标。有时候可能会出现一些特殊情况或意外事件，阻碍你按时结束任务、完成工作并达成目标。

    • 就算真的要改期，也不要气馁。调整计划，继续努力实现目标，继续前进。
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部分 2

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时间管理

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   找个合适的规划工具。无论是应用程序还是书，你需要找个规划工具安排每周、每天和每个小时的行程。另外，要确保这个工具便于使用和读取，否则就不太实用了。

   • 研究表明自己亲手写下的东西（例如用纸和笔），会使实际去做的可能性大大增强。因此，最好的方法是用实体笔记本规划自己的时间。
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   不要写待办事项清单。现在已经有了一长串的事情要做，但什么时候才能真正做到呢？待办事项清单其实不如任务安排那么有效。安排任务反而会按照既定的时间去完成它们。

   • 当把时间都分割成了小段并分配不同的任务，拖延的可能性就降低了不少，因为每一个任务都只分配到一段时间，一个任务之后紧跟着下一个任务。许多时间规划助手都包含将任务安排精确到每小时。
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   学会分配时间。合理分配时间可以让自己更确切知道一天可以利用的时间有多少。从优先级最高的事项开始，然后根据优先顺序逐步安排。

   • 将以上方法运用到整个星期的时间安排上。从更宏观的角度来了解自己的日程安排，有助于提高日程安排的效率。
   • 某些专家甚至建议，至少要对自己整个月的安排有个大概的了解。
   • 有些人建议从一天中最后的任务开始逐步往前推算。假如在下午五点完成了工作或家庭作业，就从这个任务开始，一直往前推算，到一天中开始的时候，比如早上七点。
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   安排好休息时间。研究表明安排均匀地空闲时间能够提高自己对生活的满意程度。同时，事实也证明长时间工作（每周50个小时）实际上会降低工作效率。

   • 睡眠不足会影响生产率。如果你是成年人，确保每晚至少睡七个小时，青少年则要睡八个半个小时。
   • 研究表明把“策略性休憩”安排到一天的行程中，比如锻炼、小睡、冥想、做伸展运动等，可以提高效率和个人整体健康情况。
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   预留时间做一周计划。许多专家建议在一周伊始的时候，安排出一点时间静静坐下来，做一周的计划安排。这种情况下，你更能找出利用好每一天的最佳途径，从而实现自己的目标。

   • 厘清自己的工作或社会责任，如果发现日程太紧，说明需要舍弃一些不那么重要的计划了。
   • 但这并不意味着需要放弃一切社交活动。人都需要一个支持自己的关系网络，所以，与好朋友保持联络，并经营好自己的亲密关系，这些都是很重要的。
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   懂得合理安排一天的行程。以前面写论文的例子来说，一天的行程大概是这样的：

   • 上午7:00：起床
   • 7:15：锻炼
   • 8:30：洗澡，着装
   • 9:15：做早餐，吃早餐
   • 10:00：写论文（外加15分钟休息时间）
   • 12:15：午餐
   • 下午1:15：处理邮件
   • 2:00：查资料并整理资料（含20至30分钟休息或点心时间）
   • 5:00：总结，处理邮件，定下明天的目标
   • 5:45 离开办公桌，外出采购日杂用品
   • 晚上7:00：做晚餐，吃晚餐
   • 9:00：放松，听听音乐
   • 10:00：准备睡觉，在床上看书（30分钟），睡觉
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   不需要每天都安排同样的行程。你可以把任务分配到每周其中一两天。有时候，把任务分成几个小部分很有帮助，方便你之后以全新的视角重新看待和完成它们。

   • 例如，可能你只在周一、周三和周五写论文和做研究，而周四则用来学习乐器。
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   日程安排中要预留问题处理时间。在为每个任务所分配的时间段中，要增加一点额外时间，作为某天效率较低或出现意外中断时的反应时间。一个不错的方法是给自己比预期多一倍的时间来执行任务，特别是当任务刚刚开始的时候。

   • 当任务安排渐入佳境，或对某件事了如指掌后，就可以适当减少分配给任务的时间，不过最好还是预留一点缓冲时间。
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   灵活变通，同时要足够宽容。特别是计划刚刚开始执行时，要随时根据实际情况修改计划。这其实也是一个不断学习的过程。用纸笔记录时间分配是个不错的方法。

   • 连续一两周将每天做的事情记录在规划工具里，对于计划的执行也很有帮助。通过这种方式来了解时间的使用以及每个任务所花费的时间。
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    适时断开网络连接。只在一天中的固定时间查看电子邮件或社交媒体。除此之外的时间都要严格要求自己断开网络连接。如果总是每隔几分钟就查看一次，很可能几个小时就这样浪费掉了。

    • 必要时可以关掉手机，或者至少在你想专心工作的时候关掉它。
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    少做一点。这和上一个步骤有关联。找出一天中最重要的事情，也就是那些能够帮助你实现目标的事情，然后把精力集中在这些事情上。把不那么重要的事放在次要的位置，比如电子邮件和没什么意义的文书工作等等。

    • 有专家建议不要在每天开始工作后的头一两个小时查看邮件。这样一来就可以专注在自己的首要任务上，而不会被邮件内容分散注意力了。
    • 假如知道将有很多小任务要完成，比如处理电子邮件、文书工作、整理办公区等，可以在计划里面把这些小任务组合在一起，分配一段时间来集中处理，而不是让它们分布在一天的工作中。这样才不至于将一天的任务执行变得零散，或者打断其它需要更加专注的重要任务。
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部分 3

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保持积极性

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   保持乐观积极。要实现目标，就一定要保持积极性。对自己和团队的人要有信心，要以积极肯定的态度来对抗消极颓废的想法。

   • 除了保持积极以外，你还可以通过与积极的人相处获益。研究表明随着时间的推移，我们会和相处时间最长的人养成一样的习惯。所以，要明智地选择同伴。
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   奖励自己。当自己完成一项里程碑时，这一点尤为重要。给自己实实在在的奖励。例如，当达成两周的两个里程碑时，奖励自己在最喜欢的餐厅吃一顿美味晚餐；或者在完成了两个月的里程碑时，奖励自己一次背部按摩疗程。

   • 有专家建议可以找朋友帮忙实行，把一定数额的钱拿给朋友，并告诉他只有当你在规定时间内完成任务，他才能把钱还给你，否则钱就归朋友了。
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   找到支持自己的关系网络。朋友和家人能够支持自己所做的事，这是很重要的。而能够和有相似目标的人建立联系同样很重要，因为这样一来，彼此就能相互监督了。
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   关注计划进展。研究表明取得进步是前进路上的最大动力。你可以在日程表上勾选已完成的任务，跟踪计划进度。
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   早睡早起。看看高效率人群的日程安排就可以知道，他们大多早早就开始一天的工作。他们在早上都有一些要做的例行事项，通常是一些让他们在上班前非常期待的事情。

   • 积极开启新一天，可以做做运动，比如伸展运动、瑜伽或到健身房挥汗一小时，吃一顿健康的早餐，或者是花20到30分钟写写日记。
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   让自己充分休息。要持续保持积极性，休息是必要条件。如果一直处于工作中，精力会被耗尽。而充分休息则能防止自己疲惫不堪，从而避免因休息不足而产生问题，并为这些问题浪费的时间。

   • 例如，暂时离开电脑桌，关掉手机，坐在安静的地方什么都不做。如果突然有想法冒出来了，拿笔写在笔记本上；如果没有，那就享受当下的安静和休息。
   • 例如，可以试试冥想。关掉手机铃声，取消任何可能收到的通知提醒，接着在计时器上设置30分钟或者任何可行的时间段。然后静静地坐着，尝试理清自己的思绪。当脑海中浮现某些想法时，给它们标注归类，然后再任它们飘走。这是一种挺有用的冥想方法。比如，如果你想到了工作，轻轻地在内心说“工作”这个词，然后让它离开你的脑海，接着用同样的方法处理脑海里的其它想法。
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   发挥想象力。时不时花几分钟时间想一想自己的目标，以及实现目标之后的感觉。这可以帮助自己度过目标实现过程中的困难时期。
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   实现目标并非易事。值得拥有的东西通常都不容易得到，朝着目标努力的过程中，要解决的问题可能很多，要做的事情也很多。不管怎样，当事情或问题出现时，要接受它们的到来，然后想办法解决。

   • 那些建议活在当下的大师们通常会劝人心平气和地接受挫折，就像是自己所做的选择一样。与其跟它们抗争或因此变得沮丧，倒不如接受，并且从中学习，在变化莫测的环境下努力找到实现目标的方法。
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部分 4

部分 4 的 4:

确定目标

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   把自己想要的东西写下来。写在日记本或电脑的文本文档里面。如果对自己真正想要做的事情并非那么确定，这样做能有效理清思绪。

   • 经常写日记，与自己保持对话，同时还能随时了解自己真正的想法。许多人都说写作可以帮助自己理清思绪，确认自己真正想要的东西。
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   做相关的调查研究。一旦对自己想做的事情有了想法，就可以去做相关调查。对目标做相关的研究，可以帮助你找到实现目标的最佳途径。

   • 像知乎这样的在线论坛就是讨论大部分话题的好地方，尤其是当你想了解内部人士对特定职业的看法时，这里有非常多有用的建议。
   • 例如，在写论文的时候，你难免会想知道这篇论文最终的用途会是什么。参考那些与你专业相近的人的做法，从中略知一二。通过这种方式，甚至有可能帮助你将论文转化为出版物或得到其它机会，进而对你的职业生涯起到积极作用。
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   充分考虑所有选项，然后选择最适合自己的。做了相关研究之后，你对每一种选择及其结果有了比较明确的看法，这样就更容易选择适合自己的途径来实现目标。
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   要注意与目标相关的一些事情，在目标实现过程中可能产生的影响。其中包括一些可能会阻碍目标实现的事情。就论文写作而言，障碍可能包含精神疲劳、缺乏研究或一些意料之外的工作责任等。
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   要灵活变通。在执行过程中，目标可能会逐渐变化，因此要给自己以及目标都留出发展空间。也就是说当目标的实现变得更困难时，也不要轻易放弃。对某个目标失去兴趣了，还能稍作调整，而失去希望则意味着放弃，这两者之间是不同的！
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小提示

• 上面这些计划制定和目标确认方式，还可以应用到更大更长远的目标上，比如选择职业。
• 如果你觉得时间安排听起来很无聊，不妨这样想：提前安排自己一天、几周，甚至是几个月的行程，这样就不必时不时决定下一步该做什么了，自己可以更专注于重要的工作，让头脑更具创造力。

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警告

• 让自己充分休息，这一点无论怎么强调都不为过。过度劳累只会降低效率，让你缺乏创造力。

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