Een vriendelijke herinneringsmail schrijven

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Een vriendelijke toon aanslaan

Het behandelen van de nodige onderwerpen

Zorgen dat je een foutloze e-mail hebt

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Het schrijven van een vriendelijke herinnering kan soms lastig zijn. Je wilt niet te opdringerig of ongeduldig overkomen, maar het is wel belangrijk om je boodschap over te brengen. Gebruik een vriendelijke toon in je e-mail, groet vriendelijk en gebruik niet te scherpte bewoordingen. Behandel de nodige onderwerpen in je herinneringsmail zodat de ontvanger weet wat je wilt. Zorg dat je e-mail geen fouten bevat zodat je niet alleen vriendelijk overkomt, maar ook professioneel.

Stappen

Deel 1

Deel 1 van 3:

Een vriendelijke toon aanslaan

Pdf downloaden

1. 
   1
   Groet de ontvanger. In zakelijke situaties moet je een standaardaanhef gebruiken zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Er wordt in e-mails echter ook steeds vaker een meer persoonlijke toon aangeslagen. Sommige soorten aanhef in een e-mail helpen je vanaf het begin een vriendelijke toon neer te zetten:

   • Beste Jan
   • Hoi Jan
2. 
   2
   Vermeld hoe je de ontvanger kent. Als je enkel een herinnering geeft, kan je boodschap wat kil overkomen. Vermeld je persoonlijke band met de ontvanger door iets te zeggen over je vriendschap en je gedeelde ervaringen. Dit kan zijn:

   • Hoe is het met je?
   • Hoe gaat het op school?
   • Afgelopen weekend was erg gezellig
   • Wanneer was de laatste keer dat we elkaar spraken, een maand geleden?
   • Die reis die we samen hebben gemaakt was geweldig! Dat moeten we snel weer doen.
3. 
   3
   Gebruik zachtaardige uitdrukkingen. Dit is met name belangrijk voor het 'herinneringsgedeelte' van de e-mail. Als het een tijdje geleden is dat je contact hebt gehad met de ontvanger, kan het gepast zijn om een verontschuldiging of excuus te geven voor het feit dat je pas nu contact opneemt vanwege de herinnering. Sommige voorbeelden van zachtaardige uitdrukkingen zijn:

   • Ik weet dat het een tijdje geleden is sinds we elkaar hebben gesproken, maar ik wil je graag herinneren aan…
   • Het is zo hectisch geweest met de nieuwe baby en dus heb ik je lang niet gemaild, maar ik wilde je er even aan herinneren dat…
   • Ik weet dat je het druk hebt gehad, dus ik wilde je niet lastigvallen, maar ik wil je graag een herinnering sturen…
4. 
   4
   Wees beleefd. Als de herinneringsmail belangrijk is, is het makkelijk om te direct over te komen. Onthoud dat de ontvanger ook dingen heeft die in zijn of haar leven spelen. Vergeet niet om 'alsjeblieft' en 'dankjewel' te zeggen, en om gelijkwaardige uitdrukkingen te gebruiken. Je kan beleefde zinnen gebruiken zoals:

   • Sorry dat ik je lastigval, maar ik wilde zeker weten…
   • Zodra je tijd hebt ontvang ik graag antwoord op deze e-mail…
   • Bedankt dat je de tijd hebt genomen om te antwoorden op deze herinnering.
   • Ik kijk uit naar je reactie.
   Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Het behandelen van de nodige onderwerpen

Pdf downloaden

1. 
   1
   Gebruik een onderwerpregel. Je hoeft geen gevatte onderwerpregel te bedenken. Eentje die duidelijk en direct is, is het nuttigst. Dit laat de ontvanger in één blik het doel van de e-mail zien. Sommige gebruikelijke opties voor een vriendelijke herinneringsmail zijn:

   • Even controleren
   • Een herinnering aangaande…
   • Aankomende reis/uitje/etc.
   • Aantal deelnemers voor de reis/event/etc.
2. 
   2
   Vergeet niet om de herinnering zelf te vermelden. Wanneer je je best doet om vriendelijk en beleefd over te komen, kan het makkelijk zijn om iets belangrijks te vergeten, zoals de herinnering zelf. Geef je herinnering in het begin van de e-mail net na de aanhef en de korte persoonlijke noot. Bijvoorbeeld:

   • 'Hai Ben,
     Het is al weer een tijdje geleden dat we elkaar hebben gesproken. Hoe gaat het met je vrouw en je kinderen? De mijne houden me aardig bezig, maar ik wilde even checken met je dat…'
   • 'Hoi oma, ik wilde je al een tijd een berichtje sturen. Sorry, ik heb het heel druk gehad. Ik wilde je alleen even herinneren aan onze lunchdate…'
3. 
   3
   Wees bondig. Over het algemeen is het zo dat beleefde taal langere uitdrukkingen heeft. Bijvoorbeeld, de zin 'Werk harder' is beleefder als 'Het is een goed idee als je wat harder werkt.' Hoewel het beleefd is, maken deze lange uitdrukkingen het moeilijk om de centrale boodschap van je e-mail te begrijpen.

   • Gebruik een simpele structuur in je e-mail. Dit kan zoiets zijn als: Aanhef (opening) → Persoonlijke noot over relatie → Reminder → Afscheidsgroet (afsluiting)
4. 
   4
   Verwijder eventuele onnodige informatie. Vraag jezelf bij elke zin en elk deel van de zin af 'Is dit nodig?' In sommige gevallen kan 'nodig' betekenen dat 'het nodig is zodat mijn e-mail niet kil overkomt.' Verwijder onnodige stukken in de e-mail.

   • Over het algemeen kunnen bijwoorden (zoals 'erg', 'echt', 'werkelijk', 'extreem' en 'zeker') verwijderd worden om je boodschap beknopter te maken.
5. 
   5
   Sluit de e-mail af met een afscheidsgroet. Met een afscheidsgroet neem je afscheid van iemand. Afscheidsgroeten zijn bijvoorbeeld 'Met vriendelijke groeten', 'Hoogachtend' en 'Hartelijke groeten'. Na je afscheidsgroet volgt je handtekening. Deze algemene afscheidsgroeten kunnen echter onpersoonlijk overkomen. Je kunt ook zoiets proberen:

   • Je vriend
   • Groetjes
   • Het beste
   • Ik wens je een fijne dag toe
   • Tikkie, jij bent hem
   • Ik kijk uit naar je reactie
   Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Zorgen dat je een foutloze e-mail hebt

Pdf downloaden

1. 
   1
   Proofread je e-mail. Zelfs al scan je snel je e-mail één of twee keer, dan kan dat veel simpele fouten eruit halen die erin zijn geslopen toen je hem schreef. Nadat je klaar bent met het opstellen, proofread je e-mail op spellingsfouten en grammatica.

   • Veel e-mailaanbieders hebben een gratis grammatica- en spellingscontrole. De kwaliteit hiervan is afhankelijk van je e-mail aanbieder. In sommige gevallen zijn deze controles niet heel nauwkeurig.
   • Vergeet niet om je onderwerpregel, je aanhef en je afscheidsgroet (afsluiting) te controleren. Het is makkelijk om deze te vergeten en alleen te focussen op het middenstuk van je e-mail.
2. 
   2
   Lees je e-mail hardop voor. Als je een belangrijke e-mail schrijft, of je extra vriendelijk of beleefd tegen iemand wilt zijn, lees je e-mail dan van begin tot eind hardop voor. Klinkt het als een normaal gesprek? Zo ja, dan is je e-mail klaar om te versturen.

   • Herschrijf zinnen of passages die onhandig klinken. Gebruik je gezond verstand wanneer je dit evalueert. Dit varieert van persoon tot persoon, afhankelijk van je spreekstijl.
3. 
   3
   Laat iemand anders naar de e-mail kijken. Voor belangrijke communicatie, zoals voor zakelijke doeleinden, wil je misschien dat er iemand anders naar de reminder kijkt voordat je hem verstuurt. Als je een beknopte e-mail hebt geschreven, kost dit weinig tijd en kan het helpen om zelfs de kleinste fouten op te merken.

   • Controleer je online berichtenservice. Verstuur een bericht naar een online vriend waarin je iets vraagt zoals 'Hai, kun je even deze korte e-mail lezen die ik moet verzenden? Het kost maar een minuutje.'
   • Vergeet niet om je dankbaarheid te tonen aan iemand die je e-mail checkt. Ze doen je tenslotte een gunst.
   Advertentie