कैसे प्रूफ ऑफ़ इनकम का लैटर लिखें

जब आप लाइन ऑफ़ क्रेडिट, लोन, लीज़ या रेंटल अग्रीमेंट बनवाने जाते हैं तो लोग इनकम वेरीफाई करने की कहते ही हैं | ये वेरिफिकेशन एक लैटर के रूप में की जाती है जो किसी एम्प्लायर, अकाउंटेंट, या साथ काम करने वाले ने लिखी हो सकती है | क्योंकि ये इनकम वेरिफिकेशन लैटर आपकी इनकम का ऑफिशियल डॉक्यूमेंट है, ये ज़रूरी है की उसमें कुछ ख़ास जानकारी हो | अगर आपको खुद ये लैटर लिखना है, नीचे लिखे हैं ऐसा करने के चरण और इसमें क्या शामिल करना ज़रूरी है |

विधि 1

विधि 1 का 2:

अपना इनकम लैटर लिखना

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पेज में सबसे ऊपर अपना कांटेक्ट इनफार्मेशन लिखने से शुरुआत करें: इसमें उस व्यक्ति, जिसका इनकम वेरिफिकेशन होना है, का नाम, पता, टेलीफोन नंबर और ईमेल एड्रेस लिखा होना चाहिए, जो की आप हैं |
- अगर आप सेल्फ एम्प्लोयड हैं, तो आपको अपने बिज़नेस का नाम और बाकि जानकारी शामिल करनी चाहिए |
- ये सभी जानकारी पेज के टॉप लेफ्ट में लिखी होनी चाहिए | उसे अगले हिस्से से अलग रखने के लिए उसके नीचे एक खाली लाइन छोड़ दें |
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कुछ शब्दों में लैटर का पर्पस समझाएं: आप कांटेक्ट इनफार्मेशन के नीचे ऐसा मेमो फॉर्मेट में कर सकते हैं | उदाहरण के तौर पर: "RE: income letter |"
- लैटर के सब्जेक्ट के बारे में छोटी सी जानकारी से रीडर समझ जायेगा की उन्हें पूरा लैटर पड़ना चाहिए क्योंकि उसका सब्जेक्ट अहम् है |
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लैटर की शुरुआत विनम्र अभिवादन के साथ करें और फिर रेसिपिएंट का पूरा नाम लिखें: उदाहरण के तौर पर, आप कह सकते हैं, "Dear Mr. Khanna," या "To Ms. Gupta"
- अगर आपको नहीं मालूम की लैटर किसको ऑफिशियली एड्रेस होना चाहिए, तो आम "To Whom It May Concern" का प्रयोग करें |
- ये ज़रूरी है की आप अपने अभिवादन को ऑफिशियल और बिज़नेस जैसा रखें | लैटर कैजुअल नहीं हैं, तो कैजुअल टोन से शुरू नहीं करें |
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अपने को इंट्रोडयूस करें और बताएं की इनकम वेरिफिकेशन लैटर क्यों सबमिट कर रहे हैं: उदहारण के तौर पर, आप कह सकते हैं, "मेरा नाम है प्रतीक सिंह | ये लैटर में इसलिए लिख रहा हैं ताकि आप मेरी मॉर्गेज एप्लीकेशन को स्वीकार कर लें, और इसे मेरे लोन की मंज़ूरी के लिए सबूत मान लें |"
- ये छोटी जानकारी देना बहुत ज़रूरी है | आपका पाठक ऐसे कई लैटर एक दिन में पढ़ता होगा | आपको उन्हें अपने लैटर का मकसद जल्दी और संक्षेप में बताना होगा, ताकि उनका समय बर्बाद नहीं हो |
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अपनी बेसिक इनकम की जानकारी दें: आपको बताना होगा की आप कितना पैसा कमाते हैं, कैसे कमाते हैं, कब से आप कमा रहे हैं। और कब तक आप इतनी या इससे ज्यादा इनकम पाने की उम्मीद रखते हैं |
- उदाहरण के तौर पर, आप अपने इनकम लैटर के इस हिस्से की शुरुआत करते हुए कह सकते हैं, "मैं फ्रीलांस फोटोग्राफर के तौर पर सेल्फ एम्प्लोयेड हूँ | मैं इस क्षेत्र में पिछले 12 साल से काम कर रहा हूँ और पिछले 6 साल से सेल्फ एम्प्लोयेड हूँ |
- इस हिस्से में गलत जानकारी दे कर अपनी ज्यादा इनकम नहीं दिखाएं | जिस को आप ये लैटर लिख रहे हैं वो अलग से जांच कर लेंगे की आप जो जानकारी दे रहे हैं वो सही है, इसलिए झूठ मत बोलिए | इससे आप जो मदद मांग रहे हैं उसके मिलने की सम्भावना कम हो जाएगी |
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अपनी मोजूदा नौकरी के इलावा कोई और इनकम हो तो वो बताएं: इसमें शामिल हो सकती हैं पेंशन, सरकारी फायदे, गिफ्ट्स या अन्नुइटीज | ये साफ़ बताएं की आपको कितना और कब ये इनकम मिलती है |
- उदाहरण के तौर पर, आप बस कह सकते हैं "इसके इलावा मुझे ABC टेक्नोलॉजी से 30000 रूपये मासिक पेंशन मिलती है, ये पेंशन मुझे अपनी बाकी की पूरी जिंदगी तक मिलेगी |"
- जिसे आप लिख रहे हैं वो इस इनकम को भी वेरीफाई करेगा | ये ध्यान रहे की ये जानकारी सही हो | नहीं तो, ये उस सर्विस के लिए मुसीबत पैदा कर सकता है जिसकी आप मांग कर रहे हैं, जैसे लोन |
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इस हिस्से को ख़त्म करते हुए अपनी पूरी इनकम की समरी दें और बताएं की ये भविष्य में कैसे बड़ेगी: ये भविष्य में कैसे बदलेगी ये समय के साथ बदलते ट्रेंड्स और आपकी इनकम में बदलाव के ऊपर निर्भर होना चाहिए | अपनी भविष्य की इनकम से जुड़ी अपनी उम्मीदें मत लिखिए |
- ये एक उदाहरण है: "मेरी मोजूदा इनकम है साल का 450,000 रूपये, और हर महीने की पेंशन है 6000 रूपये | क्योंकि हर साल मेरे बिज़नेस की इनकम 5% से बढ़ जाती है, मुझे उम्मीद है ये भविष्य में बनी रहेगी | इसके इलावा मेरी पेंशन की भरपाई अगले 15 साल तक चलेगी |"
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अंत में नोट लिख कर बताएं की इस लैटर के साथ और कागज़ भी शामिल हैं: आप इसकी जानकारी आसानी से दे सकते हैं बस ये लिखें की पाठक साथ दिए गए कागजों को देख ले, क्योंकि वो आपके लैटर में किये दावों का समर्थन करते हैं |
- इस नोट को शामिल करने से उस व्यक्ति को पता चलेगा की आपने साथ में और डॉक्यूमेंट भी दिए हैं |
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पाठक को उसे समय और ध्यान के लिए शुक्रिया कहें: फिर एक फॉर्मल क्लोजिंग सलुटेशन और उस के बाद अपने नाम के साथ लैटर ख़त्म करें |
- ऐसे लैटर में "Sincerely" एक आम फॉर्मल क्लोजिंग सलुटेशन माना जाता है |
- अगर आप लैटर प्रिंट करना चाह रहे हैं तो आपको फॉर्मल क्लोजिंग सलुटेशन और अपने नाम के बीच में दो ब्लेंक लाइन छोड़ देनी चाहिए | इससे आपको इतना स्थान मिल जायेगा की आप अपने टाइप्ड नाम के ऊपर खुद से सायिग्न कर लें |^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
इसमें आप वो सपोर्टिंग डॉक्यूमेंटेशन के बारे में लिखेंगे जो आप लैटर के साथ दे रहे हैं |
ऐसा डिस्क्लेमर डालें जैसे,"all of the information above is true to the best of my knowledge:"^{[२]Xरिसर्च सोर्स} ये वैसे तो ऑप्शनल है पर इससे पता चलता है की आप लैटर को सीरियसली ले रहे हैं और आपको वाकई फण्ड चाहिए |
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अगर आप प्रिंटेड कॉपी भेज रहे हैं तो, लैटर को हाथ से सायिग्न करें: अगर आप लैटर को इलेक्ट्रॉनिक तरीके से भेज रहे हैं तो आप हाथ से सायिग्न नहीं कर पाएंगे |
- याद रखें, आपने अपने क्लोजिंग सलुटेशन और अपने टाइप्ड नाम के बीच दो लाइन छोड़ी दीं सिर्फ इसलिए क्योंकि आपको लैटर प्रिंट करना था | फिर, एक बार प्रिंट हो जाए, तो यहाँ आपको साईग्न करना है |

विधि 2

विधि 2 का 2:

इनकम की सप्लीमेंट्री डॉक्यूमेंटेशन शामिल करें

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अपने इनकम लैटर को किसी ऑफिशियल नोटरी अफसर से नोटरायिज़ कराएं: इससे आप इस लैटर को जहाँ भी सबमिट कर रहे हैं वो संस्था उसे ऑफिशियल डॉक्यूमेंट की मान्यता देगा |
- आप ऑनलाइन सर्च कर के अपने नज़दीक का नोटरी पता कर सकते हैं | भारत में मोजूद नोटरी अफसरों का एक ऑफिशियल डेटाबेस भी होगा |^{[३]Xरिसर्च सोर्स} लेकिन, ये बेहतर होगा की आप अपने स्थानीय बैंक या सरकारी संस्था पर उपलब्ध सेवा का फायदा उठाएं |
- नोटरी अफसर इस काम के लिए आप से थोड़ी फीस लेंगे | आखिरकार ये उनका काम है |
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इनकम डॉक्यूमेंटेशन के तौर पर चेक स्टब्स की कॉपी दें: क्योंकि इनकम के कई रूप हो सकते हैं, आपको कई तरीके की डॉक्यूमेंटेशन भी देनी पड़ेगी | चेक स्टब्स आपकी मोजूदा इनकम को दिखाने का बेहतरीन तरीका है |
- आधुनिक समय में, इलेक्ट्रॉनिक पेरोल आने के बाद, आपको शायद चेक स्टब्स नहीं मिलते होंगे | अगर आपके पास असल के चेक स्टब्स नहीं है तो डायरेक्ट डिपाजिट के रिकार्ड्स भेज दें |
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इनकम डॉक्यूमेंटेशन के तौर पर टैक्स रिटर्न्स की कॉपी शामिल कर दें: समय के साथ अपनी इनकम दिखाने के लिए टैक्स रिटर्न एक अच्छा तरीका है |
- टैक्स रिकॉर्ड तब भी उपयोगी रहते हैं जब आपने हाल ही में नौकरी बंदली हो, क्योंकि इससे पता चलता है की नौकरी बदलने के बावजूद, आपने लगातार पैसे कमाए हैं |
- अगर आप सेल्फ एम्प्लोयड हैं, तो आपको इनकम की वेरिफिकेशन के लिए कई सारे डॉक्यूमेंट देने पड़ेंगे, जैसे बैंक स्टेटमेंट, टैक्स फॉर्म्स और अकाउंटेंट से फाइनेंशियल स्टेटमेंट |
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अन्य इनकम स्रोतों के लिए डॉक्यूमेंटेशन दें: इसमें सरकारी इनकम, पेंशन या रिटायरमेंट शामिल हैं | ^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर ठीक लगेगा, तो सरकार भी आपको ज़रूरी प्रूफ ऑफ़ इनकम लैटर दे देगा |^{[५]Xविश्वसनीय स्त्रोतUS Social Security Administrationस्त्रोत (source) पर जायें}
- आप इनकम प्रूफ के तौर पर एम्प्लॉयमेंट इन्शुरेन्स बेनिफिट की डॉक्यूमेंटेशन भी दे सकते हैं |^{[६]Xरिसर्च सोर्स}

सलाह

जहाँ तक हो सके अपने प्रूफ ऑफ़ इनकम को कंपनी लेटरहेड पर प्रिंट करें | ये आप सेल्फ एम्प्लोयेड हैं, किसी और के एम्प्लोयी हैं या आपका लैटर अकाउंटेंट ने बनाया है तीनो सूरतों में लागू है |