कैसे छोटे व्यापार के लिए बिज़नेस प्लान लिखिए

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बिज़नेस प्लान लिखने की तैयारी करना

अपना बिज़नेस प्लान लिखना

अपने बिज़नेस प्लान को फ़ाइनलाइज़ करना

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स्रोत और उद्धरण

बिज़नेस प्लान एक ऐसा डॉक्युमेंट होता है, जिसमें आपके बिज़नेस की पूरी आउटलाइन दी हुई होती है, यह भी दिया होता है कि वह भविष्य में कहाँ तक पहुँचने होने वाला है, और वह वहाँ तक कैसे पहुंचेगा। बिज़नेस प्लान में स्पष्ट रूप से आपके बिज़नेस के वित्तीय उद्देश्य (financial objectives) भी दिये गए होते हैं, और यह भी दिया होता है कि बाज़ार की तत्कालीन परिस्थितियों में, उन लक्ष्यों को पाने के लिए आपका व्यापार किस प्रकार के प्रयास करेगा। इसके साथ ही व्यापारिक पूंजी (business capital) पाने के लिए बिज़नेस प्लान एक आवश्यक टूल (tool) होता है। इस लेख में बताया गया कि किस प्रकार से क्रमवार आप उसको बना सकते हैं।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 3:

बिज़नेस प्लान लिखने की तैयारी करना

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   तय करिए कि आप किस प्रकार के बिज़नेस प्लान का इस्तेमाल करेंगे: हालांकि सभी बिज़नेस प्लान्स का उद्देश्य एक समान होता है, व्यापार का कार्य और संरचना बताना, बाज़ार का विश्लेषण करना, और नकदी के आने-जाने के प्रोजेक्शन (projections) बनाना, परंतु तब भी वे अलग-अलग प्रकार के होते हैं। इनके तीन प्रमुख प्रकार होते हैं।

   • मिनी (mini) प्लान। यह एक छोटा प्लान होता है (करीब 10 पेज या उससे कम), और इसका उपयोग आपके व्यापार में संभावित दिलचस्पी जानने के लिए, किसी सिद्धान्त की और गहराई से खोज करने के लिए या किसी पूरे प्लान की शुरुआत करने में होता है। शुरू करने के लिए यह एक बढ़िया स्थान होता है।
   • वर्किंग (working) प्लान। यह मिनी प्लान का पूरा वर्ज़न (version) माना जा सकता है, और इसका मुख्य उद्देश्य, बगैर ये चिंता किये की ये कैसा दिख रहा है (appearance), यह संरचना तैयार करना होता है कि व्यापार को किस प्रकार से बनाया और चलाया जाएगा। जब व्यापार अपने लक्ष्य की ओर बढ्ने लगता है, तब व्यापार का मालिक नियमित रूप से इसी को देखता है।
   • प्रेज़ेंटेशन (presentation) प्लान। प्रेज़ेंटेशन प्लान उन लोगों के लिए होता है जो न तो व्यापार के मालिक होते हैं और न ही उसको चलाने में जिनका कोई हाथ होता है। इनमें संभावित इन्वेस्टर या बैंकर हो सकते हैं। मूलतः यह एक वर्किंग प्लान ही होता है, मगर ऐसा, जिसमें आकर्षक, मनमोहक प्रेज़ेंटेशन, तथा व्यापार की उचित भाषा तथा टर्मिनोलॉजी का इस्तेमाल किया जाता है। जबकि वर्किंग प्लान, मालिक के संदर्भ लेने के लिए बनाया जाता है, वहीं प्रेज़ेंटेशन को इन्वेस्टर्स, बैंकर्स और आम जनता को ध्यान में रख कर बनाया जाता है।
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   बिज़नेस प्लान की बेसिक (basic) संरचना समझिए: चाहे आप मिनी प्लान बनाएँ या पूरा वर्किंग प्लान, शुरू करने के लिए यह आवश्यक है कि आप बिज़नेस प्लान के मूल तत्वों को समझ लें।

   • व्यापार का सिद्धान्त ही बिज़नेस प्लान का पहला महत्वपूर्ण तत्व है। यहाँ पर फ़ोकस, आपके व्यापार, उसके बाज़ार, उसके उत्पादों तथा सगठनात्मक संरचना और मैनेजमेंट पर होता है।
   • बिज़नेस प्लान का दूसरा महत्वपूर्ण तत्व होता है बाज़ार का विश्लेषण (market analysis)। आपका व्यापार किसी खास बाज़ार में चलाया जाएगा, और यह ज़रूरी है कि ग्राहकों के डेमोग्राफ़िक्स (demographics), पसंद-नापसंद, जरूरतों, खरीदने के व्यवहार तथा प्रतिस्पर्धा के बारे में भली भांति समझ लिया जाये।
   • बिज़नेस प्लान का तीसरा घटक है वित्तीय विश्लेषण (financial analysis)। अगर आपका व्यापार नया है, तब इसमें अनुमानित कैश फ़्लो (cash flow), कैपिटल (capital) ख़र्च, तथा बैलेंस शीट शामिल होगी। इसमें यह पूर्वानुमान भी शामिल होगा कि आपका व्यापार कब ब्रेक-ईवेन (break-even) करेगा।
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   उचित मदद लीजिये: अगर आपके पास व्यापार या वित्तीय ज्ञान की कमी हो, तब किसी अकाउंटेंट को योजना के वित्तीय विश्लेषण भाग के लिए, मदद पाने को, काम पर रखना कभी भी बुरा विचार नहीं होगा।

   • ऊपर दिये गए सेक्शन, बिज़नेस प्लान के ब्रॉड (broad) घटक हैं। ये सेक्शन निम्न सात सेक्शनों में पुनः विभाजित किए जा सकते हैं, जिन पर हम, आगे क्रमानुसार लिखने के लिए फ़ोकस करेंगे: कंपनी का विवरण, बाज़ार का विश्लेषण, संगठन की संरचना तथा मैनेजमेंट, उत्पाद और सेवाएँ, मार्केटिंग तथा सेल्स (marketing and sales), तथा निवेश के लिए अनुरोध।

विधि 2

विधि 2 का 3:

अपना बिज़नेस प्लान लिखना

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   अपने डॉक्युमेंट्स को सही तरीके से फ़ारमैट करिए: सेक्शन शीर्षकों को रोमन अंकों से फ़ारमैट करिए। जैसे कि, I, II, III, आदि।

   • हालाँकि पहले सेक्शन को तकनीकी रूप से "एक्ज़ीक्यूटिव समरी" कहा जाता है (जिसमें आपके व्यापार का आधिकारिक विवरण दिया हुआ होता है), मगर आम तौर पर इसे सबसे अंत में लिखा जाता है क्योंकि इसे बनाने के लिए बिजनेस प्लान में उपलब्ध सभी कुछ इसमें दिया जाना होता है।
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   पहले सेक्शन के रूप में अपनी कंपनी का विवरण लिखिए: यह करने के लिए, अपने व्यापार का विवरण दीजिये तथा अपने उत्पाद और सेवाओं की बाज़ार में ज़रूरत पर प्रकाश डालिए। अपने चुनिन्दा ग्राहकों के बारे में संक्षेप में बताइये और यह भी बताइये कि सफल होने के लिए आपका क्या करने का इरादा है।

   • जैसे कि, अगर आपका व्यापार कोई छोटी सी कॉफी की दुकान है, तब आपका विवरण कुछ ऐसा हो सकता है, "जो की कॉफी की छोटी सी दुकान शहर के बीच बाज़ार में स्थित है जहां के सहज, समयानुसार माहौल में श्रेष्ठ ब्र्यू (brew) की हुई कॉफी पेश की जाती है। जो की कॉफी दुकान, स्थानीय विश्वविद्यालय के बहुत निकट है, तहा उसका उद्देश्य है छात्रों, प्रोफेसरों, बाज़ार के कर्मचारियों को अध्ययन, भेंट मुलाकत, या क्लासों अथवा मीटिंगों के बीच बस यूं ही आराम करने के लिए एक सहज वातावरण उपलब्ध कराना। उत्कृष्ट सज्जा, स्थान की निकटता, प्रीमियम उत्पाद, तथा श्रेष्ठ ग्राहक सेवा पर फ़ोकस करके जो की कॉफी दुकान स्वयं को अपने समकक्षों से अलग प्रदर्शित करेगी।"
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   बाज़ार का विश्लेषण लिखिए: इस सेक्शन का उद्देश्य यह देखना है कि आपको उस बाज़ार की कितनी जानकारी है जिसमें आप व्यापार का काम करने जा रहे हैं।

   • अपने लक्षित बाज़ार के बारे में जानकारी शामिल करिए। आपको इस प्रकार के प्रश्नों का उत्तर देने में सक्षम होना चाहिए जैसे कि आपका लक्षित बाज़ार कौन है? उनकी क्या ज़रूरतें और पसंद हैं? उनकी आयु क्या है? और वे कहाँ स्थित हैं?
   • प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण अवश्य दीजिये, जिसमें आपके तात्कालिक प्रतिस्पर्धियों की रिसर्च तथा जानकारी हो। अपने प्रमुख प्रतिस्पर्धियों की क्षमताओं और कमज़ोरियों की सूची बनाइये और साथ ही अपने व्यापार पर उनके संभावित प्रभाव का भी आकलन करिए। यह सेक्शन अत्यंत महत्वपूर्ण है, चूंकि इसमें यह दिखाया जाता है कि किस प्रकार प्रतिस्पर्धियों की कमज़ोरियों का लाभ उठा कर आपका व्यापार, बाज़ार में अपना हिस्सा बढ़ाएगा।
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   अपनी कंपनी की संगठनात्मक संरचना तथा मैनेजमेंट का विवरण दीजिये: बिजनेस प्लान के इस सेक्शन में मुख्य कर्मचारियों पर फ़ोकस किया जाता है। इसमें व्यापार के मालिकों तथा उनकी मैनेजमेंट टीम के बारे में जानकारी शामिल करके बताइये।

   • अपनी टीम की निपुणता बताइये और यह भी, कि निर्णय कैसे लिए जाएँगे। अगर मालिकों और मैनेजमेंट का उद्योग में सफलता का कोई पिछला ट्रैक रिकॉर्ड या व्यापक अनुभव है, तब उसके बारे में भी ख़ास तौर से बताइये।
   • अगर आपके संगठन का चार्ट बना हुआ है, तब उसे भी इसमें शामिल करिए।
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   अपने उत्पाद और सेवाओं का विवरण दीजिये: आप क्या बेच रहे हैं? आपके उत्पाद या सेवा में ख़ास क्या है? आपके ग्राहकों को आपसे क्या लाभ मिलेगा? यह आपके प्रतिस्पर्धियों के उत्पादों या सेवाओं से किस प्रकार बेहतर है?

   • अपने उत्पाद की लाइफ़ साइकल (life cycle) के बारे में उठने वाले संभावित प्रश्नों के उत्तर दीजिये। क्या आपके पास अभी कोई प्रोटोटाइप है या आप उसे विकसित करने वाले हैं, या पेटेंट या कॉपीराइट के लिए आवेदन करने के विषय में विचार कर रहे हैं? प्लान की गई सभी गतिविधियों को नोट कर लीजिये।
   • जैसे कि, यदि आप कॉफी की दुकान के लिए प्लान लिख रहे हैं, तब एक विस्तृत मेनू इसमें शामिल करना चाहिए जिसमें आपके सभी उत्पादों की रूपरेखा हो। मेनू लिखने से पहले, आपको संक्षेप में यह भी बताना चाहिए कि आपका मेनू आपको किस प्रकार आपके व्यापार को दूसरों से अलग खड़ा कर देता है। जैसे कि, आप कह सकते हैं, "हमारी कॉफी की दुकान में पाँच अलग तरह के पेय उपलब्ध होंगे जिनमें शामिल हैं कॉफी, चाय, स्मूदीज़, सोडा और हॉट चॉकलेट। यह विस्तृत वैरायटी (variety) ही हमारे प्रतिस्पर्धात्मक एडवांटेज (advantage) की कुंजी होगी, क्योंकि हम जो भी उत्पाद प्रस्तुत करेंगे उनमें विविधता होगी, जैसा कि अभी हमारे प्रतिस्पर्धी प्रस्तुत नहीं कर रहे हैं।"
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   अपनी मार्केटिंग और सेल्स नीति लिखिए: इस सेक्शन में, बताइये कि आप बाज़ार में प्रवेश कैसे करेंगे, ग्रोथ (growth) को कैसे मैनेज करेंगे, ग्राहकों से कम्युनिकेट (communicate) कैसे करेंगे, और अपनी सेवाओं और उत्पादों का वितरण कैसे करेंगे।

   • अपनी सेल्स नीति स्पष्ट रूप से बताइये। इसके लिए आप सेल्स रिप्रेज़ेंटेटिवों, बिलबोर्डों, पैम्फलेट वितरण, सोशल मीडिया मार्केटिंग, या इन सबका इस्तेमाल करेंगे?
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   निवेश के लिए निवेदन करिए: अगर आप बिजनेस प्लान का इस्तेमाल निवेश पाने के लिए कर रहे हों, तब निवेश के लिए निवेदन शामिल करना मत भूलिएगा। बताइए कि अपना छोटा सा व्यापार शुरू करने और चलाने के लिए आपको कितने धन की ज़रूरत है। एक-एक आइटम करके बताइये कि आप स्टार्ट-अप पूंजी का इस्तेमाल कैसे करेंगे। अपने निवेश के अनुरोध के साथ में एक टाइमलाइन (timeline) दीजिये।

   • अपने निवेश के निवेदन के समर्थन के लिए वित्तीय स्टेटमेंट एकत्र कीजिये। इस चरण को सही-सही पूरा करने के लिए, कुछ मामलों में, आपको किसी अकाउंटेंट, वकील या किसी अन्य पेशेवर की सेवाएँ लेने की ज़रूरत पड़ सकती है।
   • वित्तीय स्टेटमेंटों में सभी पुराना (यदि आपका व्यापार पहले से चल रहा है) या अनुमानित वित्तीय डेटा, जिनमें फ़ोरकास्ट स्टेटमेंट (forecast statements) शामिल हों, बैलेंस शीट (balance sheets), कैश फ़्लो स्टेटमेंट (cash-flow statement), लाभ हानि स्टेटमेंट, तथा खर्चों का बजट शामिल होना चाहिए। एक पूरे साल के लिए मासिक और त्रैमासिक स्टेटमेंट्स दीजिये। उसके बाद प्रत्येक वर्ष के लिए, वार्षिक स्टेटमेंट। ये डॉक्युमेंट्स आपके बिजनेस प्लान के अपेंडिक्स सेक्शन (Appendix Section) में दिये जाएँगे।
   • कम से कम आगामी 6 वर्षों के लिए या जब तक स्थिर विकास दर न स्थापित हो जाये, तब तक के लिए, अनुमानित कैश फ़्लो इसमें शामिल करिए और यदि संभव हो तो डिस्काउंटेड कैश फ़्लो (discounted cash flows) पर आधारित वैल्यूएशन (valuation) गणना भी शामिल कर लीजिये।
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   एक्ज़ीक्यूटिव समरी लिखिए: आपकी एक्ज़ीक्यूटिव समरी आपके बिजनेस प्लान के परिचय का काम करेगी। इसमें आपकी कंपनी का मिशन स्टेटमेंट (mission statement) होगा और आपके पाठकों को इससे आपके उत्पादों और सेवाओं, लक्षित बाज़ार, लक्ष्यों और उद्देश्यों की एक झलक मिल जाएगी। याद रखिएगा कि यह सेक्शन आपके डॉक्युमेंट्स के शुरू में होता है।

   • वर्तमान व्यापार में कंपनी की पुरानी जानकारी शामिल होनी चाहिए। सबसे पहले व्यापार के बारे में विचार कब आया था? उसके विकास के कुछ विशेष बेंचमार्क (benchmark) क्या क्या हैं?
   • स्टार्ट-अप्स, उद्योग और अपने निवेश लक्ष्यों पर अधिक फोकस करेंगे। कंपनी के कॉर्पोरेट स्ट्रक्चर (structure) की, निवेश की जरूरतों की, और यदि आप निवेशकों को हिस्सेदारी देंगे, तो उसकी चर्चा करिए।
   • वर्तमान व्यापारों और स्टार्ट-अप्स को अपनी प्रमुख उपलब्धियों, कांट्रैक्टों, वर्तमान और संभावित क्लायंटों तथा भविष्य की योजनाओं के बारे में संक्षेप में बताना चाहिए।

विधि 3

विधि 3 का 3:

अपने बिज़नेस प्लान को फ़ाइनलाइज़ करना

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   अपेंडिक्स (Appendix) शामिल करिएगा: यह अंतिम सेक्शन होता है और इसमें अतिरिक्त जानकारी दी जाती है। निर्णय लेने से पहले संभावित निवेशक इसे देखना चाह सकते हैं। जिन डॉक्युमेंट्स को आप यहाँ शामिल करते हैं, उनसे, बिज़नेस प्लान के दूसरे सेक्शनों में किए गए आपके दावों का समर्थन होना चाहिए।

   • इसमें वित्तीय स्टेटमेंट, क्रेडिट रिपोर्टें, व्यापार के लाइसेन्स या परमिट, वैधानिक डॉक्युमेंट्स और कांट्रैक्ट (निवेशकों को यह दिखाने के लिए कि आपने जो आय का अनुमान किया है वह कंक्रीट व्यापारिक सम्बन्धों पर आधारित है), और आपके प्रमुख कर्मचारियों के बायोज़/रिज़्युमे (bios/resumes) शामिल होने चाहिए।
   • जोखिमों को विस्तार से बताइये: एक सेक्शन ऐसा होना चाहिए जिसमें आप अपने व्यापार संबंधी सभी जोखिमों के बारे में और उनसे निबटने की अपनी योजनाओं के बारे में विस्तार से बताएं। इससे पाठकों को यह भी पता चलता है कि आप अपनी अनिश्चितताओं के लिए कितने तैयार हैं।
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   दोहराइए और एडिट (edit) करिए: देखिये कि आपके बिज़नेस प्लान में कोई स्पेलिंग या व्याकरण की ग़लतियाँ न रह जाएँ। अंतिम वर्ज़न का निर्णय लेने से पहले ऐसा कई बार करिए।

   • यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह पाठक के दृष्टिकोण से ठीक है, बार-बार लिखिए, और ज़रूरत हो तो शुरू से फिर लिखिए। यह तब और भी वास्तविक होगा जबकि आप "प्रेज़ेंटेशन प्लान" बना रहे होंगे।
   • डॉक्युमेंट्स को बोल कर पढ़िये। इससे आपको यह पहचानने में मदद मिलेगी कि क्या कोई वाक्य साथ में ठीक नहीं लग रहा है, और इससे व्याकरण की ग़लतियाँ भी स्पष्ट हो कर सामने आ जाती हैं।
   • इसकी एक प्रति बना कर किसी विश्वसनीय मित्र या सहकर्मी को प्रूफ़ रीड (प्रूफ़ read) करने और टिप्पणी देने के लिए दीजिये। अपने बिज़नेस आइडिया (business idea) की रक्षा के लिए आप ऑनलाइन जा कर एक नॉन-डिसक्लोज़र एग्रीमेंट (Non-Disclosure Agreement) एनडीए (NDA) बना कर उनके हस्ताक्षर ले सकते हैं।
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   कवर पेज बनाइए: कवर पेज से आपके डॉक्युमेंट्स की पहचान होती है और उसे एस्थेटिक अपील (aesthetic appeal) तथा पेशेवर अंदाज़ मिलता है। इसके कारण आपका डॉक्युमेंट्स को अलग दिखने में भी मदद मिलती है।

   • आपके कवर पेज मैं यह शामिल होना चाहिए: कंपनी के नाम, लोगो (logo) तथा संपर्क जानकारी के साथ, बड़े अक्षरों में पेज के बीच में लिखा हुआ "बिज़नेस प्लान"। सादगी ही कुंजी है।

सलाह

• इस गाइड के अलावा, आप एसबीए के क्रिएट ए बिज़नेस प्लान (Create A Business Plan) का पालन भी कर सकते हैं। for more in-depth step-by-step instructions.
• छोटे व्यापारों के लिए उपयोगी संसाधन सरकारी और म्युनिसिपल एजेंसियों में उपलब्ध होते हैं। स्थानीय चैंबर ऑफ कॉमर्स से अथवा ज़िला उद्योग केंद्र से आप जानकारी ले सकते हैं।