कैसे कस्टमर्स (Customers) को बिज़नेस लैटर (Business Letter) लिखें

यदि आप किसी बिज़नेस के मालिक हैं, तो आपको अपने कस्टमर्स को लैटर भी लिखने पड़ेंगे | आप उन्हें नए इवेंट या स्पेशल की जानकारी देने के लिए, या कंपनी की तरफ से किसी कस्टमर की कंप्लेंट का जवाब देने के लिए लैटर लिख रहे होंगे | आप जिस भी वजह से लैटर लिख रहे हों, हमेशा प्रोफेशनल टोन का पालन करना ज़रूरी है |

भाग 1

भाग 1 का 2:

बिज़नेस लैटर फॉर्मेट करना

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1
एक प्रोफेशनल लैटर हेड का इस्तेमाल करें: ये बिज़नेस लैटर आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करेगा | इसलिए इसको अलग और हाई क्वालिटी का दिखना चाहिए | उस पर आपकी कंपनी का लोगो या ब्रांड भी होना चाहिए |^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
- आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर जा कर प्री डिज़ाइंड कलर लेटरहेड टेम्पलेटस (Predesigned colour letterhead templates) की मदद से भी लेटरहेड बना सकते हैं | ध्यान रहे की लेटरहेड में आप अपना मोजूदा लोगो या ब्रांड का इस्तेमाल करें |
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एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें: आपको हमेशा एक बिज़नेस लैटर कंप्यूटर पर टाइप करना चाहिए |
- एक नया डॉक्यूमेंट क्रिएट करें और उसके लिए 1 इंच मार्जिन सेट करें |^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- टाइम्स न्यू रोमन (Times New Roman), जॉर्जिया (Georgia) या ऐरियल (Ariel) जैसे सेरिफ फॉण्ट का इस्तेमाल करें | ऐसा फॉण्ट साइज़ इस्तेमाल करें जो 10 पॉइंट से कम और 12 पॉइंट से ज्यादा बड़ा नहीं हो | फॉण्ट चॉइस या साइज़ की वजह से लैटर पढ़ने में दिक्कत नहीं आनी चाहिए |
- ध्यान रहे की डॉक्यूमेंट सिंगल स्पेस के लिए सेट कर रखा हो |
3
ब्लाक फॉर्म को सेट अप करें: बिज़नेस लैटर के लिए सबसे कॉमन फॉर्मेट ब्लाक फॉर्म होता है | इसको सेटअप करके फॉलो करना भी बहुत आसान होता है | हर हैडिंग लेफ्ट अलाइन होती है और हर हेडिंग के बीच एक स्पेस होना चाहिए | डॉक्यूमेंट के टॉप से बॉटम तक आते हुए, आपके बिज़नेस लैटर में निम्नलिखित हैडिंग होनी चाहिए:^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- आज की डेट, या वो डेट जिस दिन आप लैटर भेज रहे हैं | डेट इसलिए ज़रूरी है क्योंकि आपको अपने रिकॉर्ड और रिसीवर के रिकॉर्ड के लिए इसकी ज़रुरत है | आपको कानूनी वजहों से भी इसकी ज़रुरत हो सकती है | इसलिए ध्यान रहे की जो डेट डालें वो एक्यूरेट हो |
- सेन्डर का पता | ये आपका एड्रेस है, और इसे स्टैण्डर्ड एड्रेस स्टाइल में फॉर्मेट करना ज़रूरी है | अगर आपका एड्रेस पहले ही लेटरहेड पर लिखा है, तो आप इस हैडिंग को छोड़ सकते हैं |
- अन्दर का एड्रेस | ये उस व्यक्ति का नाम और एड्रेस है जिसे आप लैटर लिख रहे हैं | Mr/Mrs लिखना ऑप्शनल है | इसलिए, उदाहरण के तौर पर, अगर आप नीता सिंह को लैटर लिख रहे हैं, और आपको ये नहीं पता की उनका मेरिटल स्टेटस क्या है तो आप नाम से Ms/Miss छोड़ सकते हैं |
- सेलयूटेशन | ये या तो “Dear Ms Singh” या “Dear Nita Singh” हो सकता है | अगर आपको इस बात का यकीन नहीं की लैटर कौन पढ़ेगा, तो “Dear Sir, or Dear Madam” का इस्तेमाल करें |^{[४]Xरिसर्च सोर्स} आप आखरी विकल्प के तौर पर “To Whom It May Concern”, का इस्तेमाल भी कर सकते हैं और वो भी तब जब आपको मालूम नहीं हो की ऑडियंस कौन है |
- लैटर की बॉडी | इसके बारे में हम आर्टिकल के अगले सेक्शन में बात करेंगे |
- लैटर की क्लोजिंग, सिग्नेचर के साथ | ये या तो “Sincerely”, या “Kind Regards” हो सकता है |

भाग 2

भाग 2 का 2:

बिज़नेस लैटर लिखना

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1
अपनी ऑडियंस की पहचान करें: चाहिए आपकी ऑडियंस कैसी भी हो लैटर की टोन हमेशा प्रोफेशनल होनी चाहिए | पर आप किसको लैटर लिख रहे हैं उस आधार पर आपको अपनी लैंग्वेज या वर्ड चॉइस बदलनी पड़े | अगर आप किसी और बिज़नेस के ह्यूमन रिसोर्सेज डिपार्टमेंट को लैटर लिख रही हैं तो आपको ज्यादा फॉर्मल लैंग्वेज का इस्तेमाल करना पड़ेगा | पर अगर आप किसी एक कस्टमर को लैटर लिख रहे हैं, तो आप थोड़ी इनफॉर्मल या कैजुअल भाषा का इस्तेमाल कर सकते हैं |^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- अपनी ऑडियंस की पहचान करने का मतलब ये भी है की आप अपनी ऑडियंस को कंफ्यूज करने से बचेंगे | ऐसे शब्द ना इस्तेमाल करें जो उन्हें समझ नहीं आयेंगे | उदाहरण के तौर पर, कस्टमर को आपकी कम्पनी में चल रहे स्पेस प्रोग्राम के एक्रोनिम नहीं मालूम होंगे तो, उन्हें लैटर में डालने से परहेज़ करें |
- एक अच्छा बिज़नेस लैटर लिखने का नंबर वन नियम है साफ़, संक्षिप्त और विनम्र होना |
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लैटर की पहली लाइन में उसका पर्पस (Purpose) लिख दें: लैटर के पर्पस के बारे में सोचें | क्या इसमें आप अपने कस्टमर को नयी जगह पर खुले अपने ऑफिस के बारे में बताना चाहते हैं? या आपको कस्टमर को अनपेड बिल या आउटस्टैंडिंग बैलेंस के बारे में याद दिलाना है? या किसी कस्टमर कंप्लेंट का जवाब दे रहे हैं? इस पर्पस को दिमाग में रखते हुए, पहली लाइन लिखें जिसे पढ़कर कस्टमर को पता चल जाए की ये लैटर किस लिए लिखा गया है | लैटर के पर्पस को लेकर अस्पष्ट नहीं रहें | सीधे मुद्दे पर आयें |
- अगर आप बिज़नेस ओनर के तौर पर अपना ओपिनियन पेश कर रहे हैं तो “I” से शुरुआत करें | अगर आप किसी कम्पनी या आर्गेनाइजेशन की तरफ से लिख रहे हैं तो “we” का इस्तेमाल करें |^{[६]Xविश्वसनीय स्त्रोतUniversity of North Carolina Writing Centerस्त्रोत (source) पर जायें}
- किसी डायरेक्ट स्टेटमेंट से शुरुआत करें जैसे: “We are writing to inform you” या “We are writing to request”| अगर आप बिज़नेस के मालिक की तरह लिख रहे हैं तो “I” स्टेटमेंट का उपयोग करें | जैसे: “I am contacting you because” या “I recently heard about...and would like to know more about…”|
- उदाहरण के तौर पर, अगर आप (बिज़नेस ओनर) नीता सिंह को पिछले महीने के अनपेड बिल के बारे में याद दिलाना चाहते हैं | लैटर की शुरुआत ऐसे करें: “I am contacting you because you have an outstanding balance on your account from March 2015”|
- या, आप किसी कंपनी के एम्प्लोयी हैं और कंपनी के स्पेस प्रोग्राम के खिलाफ आई किसी कस्टमर की कंप्लेंट का जवाब दे रहे हैं | लैटर की शुरुआत ऐसे करें: “We received your complaint about our Mars space program”|
- आप रीडर को ये बताना चाहते हैं की उसने कांटेस्ट जीता है, या उसे ग्रेजुएट प्रोग्राम में स्थान मिल गया है | ऐसे फ्रेज से शुरुआत करें: “I am delighted to inform you…” Or “We are excited to inform you…”|
- अगर आप कोई बुरी खबर दे रहे हैं, तो ऐसे फ्रेज से शुरुआत करें जैसे: “We regret to inform you…”या, “After careful consideration, I have decided not to…”|^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
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पैसिव के बजाय, एक्टिव वौइस् का प्रयोग करें: हम कॉमन स्पीच में हमेशा पैसिव वौइस् का इस्तेमाल करते हैं | पर पैसिव वौइस् के इस्तेमाल से आपकी राइटिंग डल और कन्फयूज़िंग लग सकती है | बिज़नेस लैटर में एक्टिव वौइस् ज्यादा असरदार होती है क्योंकि वह ज्यादा अच्छा प्रभाव छोड़ती है |^{[८]Xविश्वसनीय स्त्रोतUniversity of North Carolina Writing Centerस्त्रोत (source) पर जायें}
- पैसिव वौइस् का एक उदाहरण हो सकता है: “What specific complaints can I address for you?” सेंटेंस का सब्जेक्ट, कस्टमर ("you"), सेंटेंस की शुरुआत में आने के बजाय उसके अंत में आता है |
- एक्टिव वौइस् का एक उदाहरण हो सकता है: “What can I do to address your complaints?” फ्रेज का ये वर्ज़न, एक्टिव वौइस् में है, और रीडर के लिए ज्यादा स्पष्ट और समझने में आसान है |
- पैसिव वौइस् का इस्तेमाल तब सही रहता है जब आप सिर्फ अपना मेसेज आगे पहुँचाना चाहते हैं और किसी गलती या अनाकर्षक बात पर से नज़र हटाना चाहते हैं | पर उसे सिर्फ ऐसे मौके पर इस्तेमाल करें | सामान्य तौर पर, बिज़नेस लैटर में एक्टिव वौइस् का इस्तेमाल बेहतर होता है |^{[९]Xविश्वसनीय स्त्रोतUniversity of North Carolina Writing Centerस्त्रोत (source) पर जायें}
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अगर ठीक लगे, तो रीडर से अपनी पिछली घटना या कम्युनिकेशन को रेफेर करें: शायद आपने पिछले महीने भी नीता सिंह को अनपेड बिल के लिए चेतावनी दी थी | या शायद कस्टमर ने स्पेस प्रोग्राम को लेकर पिछले महीने हुई कांफ्रेंस में अपनी आपत्ति जताई थी | अगर आप रीडर से संपर्क में हैं तो, उसको मान्यता दें | इससे रीडर को पिछले कांटेक्ट की याद आयेगी और बिज़नेस लैटर ज्यादा अहम् और महत्वपूर्ण लगेगा |^{[१०]Xरिसर्च सोर्स}
- ऐसे फ्रेज का इस्तेमाल करें: “Per my previous letter about your unpaid bill…” or “Thank you for your payment in March" या “It was very useful to hear about your issues with the space program at the conference in May”|
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कोई रिक्वेस्ट करें या मदद की पेशकश करें: रीडर से पॉजिटिव टोन स्थापित करें और एक वर्किंग रिलेशनशिप के माध्यम से कोई विनम्र रिक्वेस्ट या मदद की पेशकश करें |^{[११]Xरिसर्च सोर्स}
- ये कहें की आप बिज़नेस ओनर हैं और कस्टमर को बिल पे करने के लिए कह रहे हैं: ऐसे फ्रेज का इस्तेमाल करें: “I would appreciate your immediate attention in the matter of your unpaid bill.”
- ये कहें की आप कंपनी की तरफ से लिख रहे हैं | ऐसे फ्रेज का इस्तेमाल करें: “We would like to set up a face to face meeting with you and our head of Human Resources.”
- आप रीडर के मन में उठे किसी सवाल या चिंता के जवाब देने की पेशकश भी कर सकते हैं | ऐसे फ्रेज का इस्तेमाल करें: “I would be happy to answer any questions or concerns you may have about your bill” या, “Would you like us to provide you with more details about the program?”
6
लैटर को ख़त्म करें: अपनी तरफ से, रीडर के करने के लिए, एक कॉल टू एक्शन (call to action) शामिल करें | ये किसी निर्धारित डेट तक पेमेंट करने की डिमांड हो सकती है, या रीडर के साथ फॉर्मल मीटिंग सेट करने का नोट |^{[१२]Xरिसर्च सोर्स}
- एक ऐसा सेंटेंस शामिल करें जिस में रिसीवर से भविष्य में फिर बात करने की बात लिखी हो | “I look forward to seeing you at the budget meeting next week" या “Looking forward to discussing this further with you during your visit to our headquarters” |^{[१३]Xरिसर्च सोर्स}
- जो भी डॉक्यूमेंट लैटर के साथ भेजे जा रहे हैं उसके बारे में जानकारी दें | ऐसा फ्रेज डालें जैसे “Please find enclosed your unpaid bill” या “You will find enclosed a copy of our space outreach program”|
- लैटर को एक क्लोजिंग फ्रेज (Closing Phrase) के साथ बंद करें | क्लाइंट या कस्टमर के लिए “Sincerely” या “Sincerely yours” का इस्तेमाल करें |
- फॉर्मल लैटर या अनजान लोगों को लैटर लिखते समय “Yours faithfully” का इस्तेमाल करें |
- “Regards” या “Best” का इस्तेमाल सिर्फ तब करें जब आप किसी ऐसे शख्स को लैटर लिख रहे हों जिसे आप काफी अच्छे से जानते हों या जिसके साथ आपकी वर्किंग रिलेशनशिप हो |
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लैटर को प्रूफरीड करें: आपकी सारी फॉर्मेटिंग और राइटिंग बेकार हो जाएगी अगर लैटर में काफी सारी स्पेल्लिंग एरर हों!^{[१४]Xरिसर्च सोर्स}
- पैसिव वौइस् देखें, और सेंटेंस को एक्टिव वौइस् में परिवर्तित कर दें |
- ऐसे सेंटेंस पर ध्यान दें जो लम्बे तो हैं लेकिन स्पष्ट नहीं | बिज़नेस लैटर में, कम लिखना बेहतर होता है, इसलिए हो सके तो अपने सेंटेंस की लेंग्थ को कम ही रखें |

सलाह

जब लैटर प्रिंट कर रहे हों, तो 8 x 11 साइज़ के अनलाइन्ड पेपर का इस्तेमाल करें | अगर लैटर मेल करना हो तो, उसे तीन भागों में फोल्ड करें और स्टैण्डर्ड एनवलप में भेजें |^{[१५]Xरिसर्च सोर्स}