如何给客户写商务信函

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在本文中：

商务信函格式

商务信函正文

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参考

假如你拥有自己的企业，很可能需要给客户写商务信函，向客户通告公司的新动态或是一些特别活动，或者以公司的名义回应客户的投诉。不管写信函的原因是什么，都必须保持专业语调。

步骤

部分 1

部分 1 的 2:

商务信函格式

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   使用专业的信头。商务信函所代表的是公司，所以应该看起来独具一格和高品质，并包含公司的标志或品牌。

   • 你可以在微软文字处理软件中，利用预先设计的彩色信头模板创建一个信头，然后把自己公司的现有标志或品牌图案加上去。
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   打开文字处理程序。商务信函应该在电脑上书写。

   • 创建一个新文档，并给文档设置1英寸的页边距。
   • 使用Times New Roman、Georgia或Ariel这样的衬线字体，中文建议使用方正字库里的系列字体。字体大小不要超过12，也不要小于10。确保字体样式或大小不会影响阅读。
   • 确保文档设置为单倍行距。
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   设置齐头式格式。齐头式是商务信函中最常见的格式，同时也是最容易设置及应用的格式。每个标题必须向左对齐，段与段之间空一行。从文档的顶部开始，商务信函英包含以下段落：

   • 写信函的日期，或信函寄出的日期。这个日期非常重要，可以作为自己或收信人的记录，还有可能作为法律用途。因此，要确保信函日期的准确性。
   • 发送方地址。这是公司的对外地址，应该以标准式样书写。如果发送方地址在信头已经出现过，那就跳过这一段。
   • 收信人姓名和地址。这一栏就写收信方的名称和地址信息，使用某某先生或某某女士这样的称呼是可以根据实际情况来变化的，例如，如果收信人是妮娜·布朗，而你并不清楚对方的婚姻状况，就可以把名称后的’’小姐’’或’’女士’’去掉。
   • 称呼栏。可能是’’致布朗女士’’或’’致妮娜布朗’’，如果不确定读这封信的人是谁，那就写’’尊敬的先生’’或’’尊敬的女士’’。也可以用’’敬启者’’作为称呼，但只有在确实不清楚收件者的时候才这样写。
   • 信函正文。本文的下一部分将着重说明这一点。
   • 信函结尾以及签名。这里可以写上祝颂语，诸如’’此致敬礼’’、’’祝商祺’’等。
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部分 2

部分 2 的 2:

商务信函正文

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   确定信函受众。无论受众是哪个群体，信函的语调都应该保持专业，但可以根据受众来调整所使用的语言或用词。如果收信者是另一家企业的人力资源部门，语言的使用上就应该正式严谨。如果收信者是某个特定客户，则可以使用较为轻松或非正式的语言。

   • 确定受众的另一用处是可以避免使用对方无法理解的表达。在信函中，要避免使用读者不熟悉的术语，普通客户很可能无法明白你公司的太空计划里所使用的缩略词，因此，要避免在信函中使用它们。
   • 要写好商务信函，首要原则就是清晰、简洁以及有礼貌。
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   正文第一行写信函的目的。写信之前，考虑好写信的目的。你是为了通知客户你们公司在新地方新设的办公室，还是提醒客户到期未付的账单或未结余额，又或者是回应客户的投诉？从正文一开始就开门见山，让读者知道信函的主题。千万不要对信函的目的含糊其辞，而是要直入主题。

   • 如果是作为企业主陈述意见，就使用’’我’’；如果是代表公司或组织，则使用’’我们’’。
   • 直接陈述，比如’’我们写这封信是为了通知您’’，或’’我们正写信请求’’。如果是以企业所有者的身份写信，也可以使用以’’我’’为主语的句子，比如’’我联系您是为了’’，或’’我方最近听说……，因此想进一步了解……’’。
   • 比如，你（企业所有者）正在就上个月的未付账单写信给妮娜·布朗，于是信函的开头可以是这样的：’’这次写信与您联系，是因为您的账户从2018年5月起有未结余额。’’
   • 或者你是公司员工，正在写信回应客户对公司太空计划的投诉，那信函的开头可以是：’’我们收到您对我司火星太空计划的投诉。’’
   • 也可能是写信通知读者他们赢了一场比赛，或是他们获得了一个研究生项目的名额。那么信函的正文就可以从’’我很高兴地通知你们……’’或’’我们很高兴地通知您……’’来开头。
   • 如果不得不传达坏消息，那就以这样的句子作为开头：’’我们很遗憾地通知您……’’，或者’’经过慎重考虑，我决定不……’’。
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   多使用主动语态，少用被动语态。在日常会话中，我们较倾向于使用被动语态，但被动语态无形中会让语言变得枯燥或令人困惑。因此，在商务信函中，主动积极的语调就有效得多，因为它能建立一种更加自信的氛围。

   • 被动语态的句子是这样的：’’哪些投诉是我能为您解决的？’’把宾语前置作为主语。
   • 而主动语态的句子则是：’’我能做些什么来解决您的投诉呢？’’这个句子听起来更积极明确，对于读者而言更容易理解。
   • 被动语态显得更委婉、含蓄，但是一般而言，商务信函中还是使用主动语态更有效。
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   如果你之前已经就某件事跟读者联系过或沟通过，可以在信函中提及这一点。也许你在上个月初曾经联系过妮娜·布朗，提醒她关于未付账单的事；或者在上个月的某次会议中，一个客户曾表达过对太空计划的不满。如果在之前已经因为这些事情跟读者取得了联系，大可以在信函中提及。这样会让读者回忆起之前的沟通过程，从而让这次商务信函的联系显得更加直接、重要。

   • 可以使用这样的句子：“根据我们之前就贵司未付账单的沟通……”，“感谢你们在3月份的付款”，或是“在5月份的会议上，你们提出针对太空计划的问题，对我们而言非常有用”。
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   发出请求或提供帮助。通过以工作形式礼貌地发出请求或提供帮助，与读者之间建立起积极的互动氛围。

   • 假设你是一个试图让客户付账的企业主，可以使用这样的句子：“籍此信函希望您能够立即关注您的未付账单事宜。”
   • 假如你正以公司名义书写信函，可以使用这样的句子：“我们希望做一个会面安排，方便您与我们的人力资源主管进行面谈。”
   • 在信函中，还应该表现出你做好准备解答读者可能有的问题或疑虑，比如说：“关于您对账单的任何疑问，我都将乐意解答。”，或者是：“您是否需要我们提供有关该计划的更多详情？”
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   结束信函。结尾处需要包括一个行动号召，呼吁读者采取行动或宣布写信方的措施，可能是特定日期前的付款要求，或是发出与读者召开正式会议的邀请。

   • 你还应提及未来与收信方直接交谈的机会。比如说：“我期待在下周的预算会议上见到您。”，或者“期待在您来访我们总部期间，与您进一步探讨此问题。”
   • 提醒读者留意信函中提及的任何文件，比如“请查看随附的未付账单。”，或是“随本信函一起寄付的还有我们空间推广计划的副本。”
   • 最后以一个祝颂短语结束信函：’’此致敬礼’’或’’祝商祺’’。
   • 当信函的收件者是不认识的人时，最后使用’’敬上’’。
   • 只在写信给比较熟络或有工作关系的人时，才使用’’致意’’或’’此致，即颂近好’’。
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   校对信函。假如信函中满是拼写错误，精心构思的所有格式和写作内容都会被破坏！

   • 再次查看是否还有被动语态的句子，如果有，试着把它们改为积极的主动语态。
   • 留意是否有表达不清楚或不够直接的长句。商务信函越短越好，因此尽可能地让句子简洁易懂。
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小提示

• 打印信函时，要使用215.9毫米×279.4毫米的白纸。如果要邮寄，先信纸对折三次，然后装进标准信封再寄出。

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