कैसे एड्रेस बदलने (Change of address) का लैटर लिखें

चाहे आप और आपका परिवार घर बदल रहे हो या आप अपने बिजनेस का स्थान बदल रहे हैं, आपको अपने कॉन्टेक्ट्स को नया पता देने के लिए एक ओपचारिक लेटर (formal letter) लिखना पड़ेगा | खास तौर से अगर आप अपने बिज़नेस का स्थान बदल रहे हैं और अपने बिज़नेस कांटेक्ट को लेटर लिख रहे हैं, आपको एक निर्धारित फॉर्मेट का पालन करना चाहिए | परिवार के सदस्यों और दोस्तों के लिए, आप ओपचारिक लेटर के बजाय एक हाथ से लिखा हुआ पोस्टकार्ड भी भेजने की सोच सकते हैं |^{[१]Xरिसर्च सोर्स} (address chenge ke liye letter kaise likhe)

विधि 1

विधि 1 का 3:

अपने लैटर को फॉर्मेट करना (Formatting Your Letter)

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1
बिज़नेस लैटर का टेम्पलेट (template) ढूँढें: अगर आप अपना लैटर कंप्यूटर पर टाइप कर रहे हैं,
तो आप जिस भी वर्ड प्रोसेसिंग (Word Processing) एप्लीकेशन का इस्तेमाल कर रहे हैं उसमें टेम्पलेट ढूँढें |
सभी वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशनस में कई सारे अलग अलग लैटर टेम्पलेट होते हैं |^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- एक सामान्य बिज़नेस लैटर टेम्पलेट का प्रयोग करें जिसमें डेट, आपके एड्रेस, और रेसेपिएँटस (Recipients) का एड्रेस लिखने के लिए ब्लॉक्स हों |
- अगर आपके पास बिज़नेस का या खुद का लैटरहेड है जिस पर आप उसे प्रिंट करने की सोच रहे हैं, तो ये देख लें की जो टेम्पलेट आप प्रयोग करने वाले हैं उसमें इन सब को शामिल करने के लिए जगह हो |
स्प्रेडशीट पर एक मेलिंग लिस्ट बनाना सबसे आसान तरीका है, ख़ास तौर से अगर आप अपने लैटर को कई सारे लोगों को भेजना चाह रहे हैं | उसके बाद आप अपने वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशन में जा कर "मेल मर्ज (mail merge)" फंक्शन का इस्तेमाल करके अपने फॉर्म लैटर पर सभी रिक्त स्थानों को भर सकते हैं |^{[३]Xविश्वसनीय स्त्रोतMicrosoft Supportस्त्रोत (source) पर जायें}
मेलिंग लिस्ट चेकलिस्ट
रेसेपिएँटस का पहला और आखरी नाम
पूरा मेलिंग एड्रेस
कोई और कांटेक्ट इनफार्मेशन जैसे फ़ोन नंबर, ईमेल एड्रेस, फैक्स
अपनी मेलिंग लिस्ट को ध्यान से प्रूफरीड करके ये सुनिश्चित करें की आपने किसी का नाम या एड्रेस लिखने में कोई गलती तो नहीं की है
3
एड्रेस ब्लॉक्स (Address Blocks) सेट अप करें: पारंपरिक बिज़नेस लैटर के फॉर्मेट में एक आपके नाम (या बिज़नेस का नाम) और एड्रेस के लिए ब्लॉक, और रेसेपिएँटस के नाम और एड्रेस के लिए ब्लॉक शामिल होना चाहिए | जब आप अपना एड्रेस लिखें तो, मोजूदा एड्रेस लिखें, नाकि आपका नया एड्रेस |^{[४]Xविश्वसनीय स्त्रोतMicrosoft Supportस्त्रोत (source) पर जायें}
- अगर आप मेल मर्ज का प्रयोग कर रहे हैं, तो अपने वर्ड प्रोसेसिंग एप्प में बताई गयीं फॉर्मेटिंग निर्देशों का पालन करें | इसका मतलब ये है अगर आप चाहते हैं की एप्प स्प्रेडशीट से डाटा निकाले तो ब्रैकेट में उस कॉलम का नाम लिखें जिसमें सारी जानकारी है, उदाहरण के तौर पर "फर्स्ट नेम लास्ट नेम (firstname lastname)|"
4
अभिवादन करें: आपके लैटर टेम्पलेट में सामान्यतः आखरी एड्रेस ब्लाक की आखरी लाइन के बाद डबल स्पेस शामिल होता है और उसके बाद आपको अभिवादन लिखने की ज़रुरत होती है | इसमें आप उस व्यक्ति का नाम लिखकर कोलन डाल सकते हैं, या फिर Dear" के बाद व्यक्ति का नाम और कॉमा |^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आप जिनको लैटर भेज रहे हैं उन में से कुछ संस्थाएं, अन्य बिज़नेस, या गवर्नमेंट एजेंसीज हैं तो "Dear" अभिवादन का प्रयोग नहीं करें |
  आम तौर पर ये अभिवादन सिर्फ व्यक्तियों के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है |
5
लैटर की क्लोजिंग को खत्म करें: जब लैटर को फॉर्मेट कर रहे हो, तो पहले उसका क्लोजिंग लिखना और फिर बाकि का लैटर लिखना उत्तम रहता है | आप क्लोजिंग करते समय जिन शब्दों का प्रयोग करेंगे वो
जिनको आप लैटर भेज रहे हैं उनसे आपका कैसा रिश्ता है इस पर निर्भर होता है |
^{[६]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आप लैटर बिजनेस के एड्रेस में बदलाव के लिए लिख रहे हैं, तो आपको ज्यादा औपचारिक तरीके से इसे बंद करना होगा जैसे "सिंसीयरली (sincerely)"| लेकिन, अगर आपके पर्सनल और बिज़नेस कांटेक्ट दोनों शामिल हैं, तो आप थोड़ा अनौपचारिक जैसे "थैंक्स (thanks)" का प्रयोग कर सकते हैं |

विधि 2

विधि 2 का 3:

लैटर को ड्राफ्ट करना

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1
एक संक्षिप्त इंट्रोडक्शन लिखें: अपने लैटर की शुरुआत एक वाक्य में ये पढ़ने वाले को लैटर का उद्देश्य बता दें | इसे ज्यादा बढ़ा रखने की ज़रुरत नहीं है | आम तौर पर एक वाक्य जिसमें कुछ ऐसा लिखा हो "ये लैटर ये बताने के लिए लिखा गया है की मेरा एड्रेस बदलने वाला है " काफी होगा |^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
- अपनी इंट्रोडक्शन को ज्यादा लम्बा नहीं बनाएं: आपको अपना लैटर एक पेज के अन्दर ख़त्म करना है, इसलिए इसको
  संक्षिप्त और मुद्दे तक ही रखें |
2
बदलाव कब से लागू होगा वो तारीख बताएं: अपने इंट्रोडक्शन के साथ, आपको अपने रेसेपिएँटस को ये बताना होगा की
किस निर्धारित तारिख से उन्हें पुराने एड्रेस के बदले नए एड्रेस का इस्तेमाल करना शुरू कर देना चाहिए |
^{[८]Xरिसर्च सोर्स}
- ये ध्यान में रहे की आप अपने रेसेपिएँटस को लैटर प्राप्त करके, अपने रिकार्ड्स में दर्ज करने, और अगर कोई लैटर हैं तो उन्हें नए एड्रेस पर भेजने के लिए काफी सारा समय दे रहे हैं |
अपने रेसेपिएँटस को अपना नया एड्रेस दें जो भविष्य में लिखे गए सभी लेटर्स के लिए इस्तेमाल किया जायेगा | आम तौर पर उसे वैसे ही फॉर्मेट करना चाहिए जैसे एनवलप पर लिखा होता है, ताकि वह आसानी से नोट करके उसे कॉपी कर सकें |^{[९]Xरिसर्च सोर्स}
ध्यान में रखने वाली बातें
पुराने एड्रेस से कंफयूज़न: आप अपना पुराना एड्रेस भी शामिल कर सकते हैं, उदाहरण के तौर पर ये कह कर की आपका एड्रेस पुराने एड्रेस से अब इस नए एड्रेस पर बदल गया है, लेकिन, ध्यान रहे की ये थोड़ा कंफयूज़न पैदा कर सकता है, खास तौर से अगर आप ये लैटर कई सारे बिज़नेस या गवर्नमेंट कांटेक्ट को भेज रहे है, गलत जानकारी क्लर्क द्वारा कॉपी की जा सकती है
किसी और बदलाव की भी जानकारी दें: अपने रेसेपिएँटस को ये बताना भी सही रहता है की किस और कांटेक्ट इनफार्मेशन में बदलाव हुआ है और क्या पहले जैसा ही है, ये ऐसी सूरत में और ज़रूरी होता जब वो बदलाव के दौरान आप से संपर्क करना चाहते हैं
अपने बदलाव की परिस्थितियों पर निर्भर, कुछ और भी जानकारी होगी जो आपके रेसेपिएँटस को मालूम होनी चाहिए, जैसे और लोग भी आप के साथ स्थान बदल रहे हैं, या बदलाव के दौरान आपका बिज़नेस खुला है की नहीं |^{[१०]Xरिसर्च सोर्स}
महत्वपूर्ण जानकारी के उदाहरण
बिज़नेस का बंद होना: अगर आपका बिज़नेस बदलाव के दौरान थोड़े समय के लिए भी बंद होने वाला है तो आपको अपने रेसेपिएँटस को पहले से बताना होगा ताकि वह तैयारी कर लें, फिर चाहे वो ग्राहक, सप्लायर या कोई और क्लाइंट ही क्यूँ ना हों
मूविंग सेल (Moving sale): अगर आप एक मूविंग सेल करने वाले हैं, तो अपने रेसेपिएँटस को उसके बारे में बताने का ये सबसे बढ़िया स्थान है
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रेसेपिएँट को धन्यवाद कहें: अपने लैटर को बंद करने के लिए, अपने आखिरी पैराग्राफ के बाद डबल स्पेस दें और एक आसान से वाक्य से रेसेपिएँट को धन्यवाद कहें | अगर वो कोई बिज़नेस साथी है, तो आप एक नोट लिखकर उनके काम के लिए उन्हें धन्यवाद कह सकते हैं |^{[११]Xरिसर्च सोर्स}
- उदाहरण के तौर पर, अगर आपके बिज़नेस का स्थानान्तरण हो रहा है, तो आप लिख सकते हैं " इस मामले पर ध्यान देने के लिए धन्यवाद | आप इस कंपनी के लिए बहुत महत्वपूर्ण हैं और मैं आपके काम के लिए बहुत शुक्रगुजार हूँ और आगे भी आपसे काम मिलते रहने की उम्मीद रखता हूँ |"
6
संपर्क करने का कोई जरिया बताएं: एक बार आपने रेसेपिएँट को धन्यवाद कह दिया है, आप कोई फ़ोन नंबर या ईमेल एड्रेस बताने चाहेंगे ताकि अगर रेसेपिएँट को कोई सवाल या मुद्दे हों तो वह संपर्क कर उनका हल निकाल सकता है |^{[१२]Xरिसर्च सोर्स}
- ये
  ख़ास तौर से तब ज़रूरी है जब आपका बिज़नेस स्थान बदल रहा है |
  आप स्थान बदलने से जुड़े सभी सवालों को किसी एक निर्धारित नंबर या एक्सटेंशन, या किसी एक ईमेल एड्रेस पर भेजना चाहेंगे |
7
कई सारे लैटर लिखें: ख़ास तौर से अगर आप अपने बिज़नेस का स्थान बदल रहे हैं, तो आपको एक से ज्यादा लैटर लिखने की ज़रुरत पड़ सकती हैं | इस तरह से आप एक लैटर सिर्फ अपने ग्राहकों और क्लाइंट्स के लिए, एक और अपने बिज़नेस के साथियों के लिए, और एक अपने वेंडरस या डीलर्स के लिए लिख सकते हैं | ^{[१३]Xरिसर्च सोर्स}
- कई सारे लैटर उस सूरत में भी लिखें यदि कोई ऐसी महत्वपूर्ण जानकारी है जो सिर्फ एक प्रकार के लोगों के लिए ज़रूरी है | इस तरह से सभी लोगों को सिर्फ वो जानकारी मिल रही है जो उनके लिए ज़रूरी है |

विधि 3

विधि 3 का 3:

अपना लैटर भेजना

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1
अपने लैटर को ध्यान से प्रूफरीड करें: अपने लैटर को ख़त्म करने से पहले, ये देख लें की उसमें कोई टाइपिंग, स्पेलिंग, या ग्रामर की गलतियाँ तो नहीं है क्योंकि इससे आपका लैटर अनप्रोफेशनल या पढ़ने में मुश्किल बन सकता है |^{[१४]Xरिसर्च सोर्स}
- ख़ास तौर से अपने एड्रेस को सही से देख लें की वो सही है | आप अपने रेसेपिएँटस को ऐसा एड्रेस बदलने का लैटर तो नहीं भेजना चाहते जो उन्हें गलत एड्रेस दे रहा है |
2
ये ध्यान रहे की रेसेपिएँटस की भी जानकारी सब सही है: जब आप बल्क मेलिंगस के लिए मेल मर्ज का इस्तेमाल करते हैं, तो वो आपका काफी समय बचा सकता है | पर ऐसा भी मुमकिन है की
डाटा आपके लैटर में कैसे ट्रान्सफर हुआ है उसमें एरर हों |
^{[१५]Xरिसर्च सोर्स}
- सारे फील्ड्स चेक करें और ये देखें की वह सब एक ही रेसेपिएँट से मेल खा रहे हों | मसलन, आप ये देखना चाहेंगे की एड्रेस बॉक्स में लिखा गया रेसेपिएँट का नाम और एड्रेस अभिवादन में लिखे गए एड्रेस से मेल खाता हो |
एक बार आपने सुनिश्चित कर लिया की सभी लेटर्स सही से फॉर्मेट हुए हैं और उनमें कोई गलती नहीं है, उन्हें अच्छे स्टॉक पेपर पर प्रिंट करें और खुद से नीली या काली इंक से उन्हें सायिग्न करें | अब वो मेल होने के लिए तैयार हैं |^{[१६]Xरिसर्च सोर्स}
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अपने रेसेपिएँटस को एडवांस नोटिस दें: अधिकतर मामलों में, आप ये चाहेंगे की आपके रेसेपिएँटस को उनके लैटर
एड्रेस में बदलाव होनी की तारीख से दो या चार हफ्ते पहले मिल जाए |
^{[१७]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर आपके अंतर्राष्ट्रीय कांटेक्ट हैं, तो आपको कम से कम दो या तीन महीने का एडवांस नोटिस देना होगा ताकि विदेश में समय से आपकी मेल पहुंच जाए |