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Ya sea que estés por mudarte con tu familia o piensas trasladar tu oficina a otro lugar, es importante que escribas una carta formal para informarles el cambio de dirección a todos tus contactos. Sobre todo, si quieres trasladar tu negocio o escribirles a tus contactos comerciales, debes usar un formato en particular. En el caso de los amigos y familiares, puedes enviar una postal escrita a mano, en vez de una carta formal.[1]
Pasos
Busca plantillas de cartas comerciales. Si piensas escribir la carta en la computadora, busca plantillas en el procesador de texto que estés usando. La mayoría de los programas cuentan con muchas opciones para distintos tipos de cartas.[2]- Usa una plantilla de una carta comercial básica que tenga espacios designados para la fecha, tu dirección y la dirección del destinatario.
- Si tienes un membrete personal o comercial que quieras usar para imprimir la carta, asegúrate de que la plantilla tenga espacio para adjuntarlo.
Crea una lista de correos. Lo más sencillo, en especial si quieres enviarles la carta a muchas personas, es crear una lista de correos en una hoja de cálculo. Puedes usar la función “combinar correspondencia” en tu procesador de texto para completar los campos en la carta modelo.[3]Lista de verificación de correos
Nombre completo del destinatario.
Dirección postal completa.
Cualquier otra información de contacto, como el número de teléfono, el fax y el correo electrónico.
Revisa la lista detenidamente para detectar posibles errores tipográficos en el nombre o la dirección de los destinatarios.
Ingresa la información en los espacios correspondientes para la dirección. El formato tradicional de las cartas comerciales incluye un espacio para el nombre (o el nombre de tu negocio) y tu dirección, como así también un espacio para la misma información del destinatario. Al escribir tu dirección, usa la actual, no la futura.[4]- Si planeas usar la función de combinación de correspondencia, respeta las pautas de formato del procesador de texto que estés usando. Por lo general, esto implica poner el nombre de la columna entre corchetes desde donde quieres que el procesador extraiga los datos de la hoja de cálculo, como "nombre, apellido".
Incluye un saludo. Por lo general, las plantillas de cartas incluyen un doble espaciado después de la última línea del último bloque de dirección seguido por un saludo. Puede ser el nombre de la persona seguido por dos puntos o "Estimado" seguido del nombre de la persona y una coma.[5]- Evita usar el saludo "Estimado" con los destinatarios que sean organizaciones, otras empresas o agencias gubernamentales. Por lo general, este saludo se usa solo con personas individuales.
Completa el cierre. Al darle un formato a la carta, generalmente es mejor preparar el cierre en primer lugar y luego redactar el cuerpo. La palabra que uses en el cierre dependerá de tu relación con los destinatarios. [6]- Si quieres escribir una carta para notificar el cambio de dirección de tu empresa, usa un cierre más formal, como "atentamente". Sin embargo, si tienes contactos personales y empresariales, puedes escoger una opción menos formal, como "gracias".
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Escribe una breve introducción. Comienza la carta con una oración que le informe al destinatario el motivo de la comunicación. No es necesario que sea demasiado extensa. Por lo general, una sola oración que diga algo así como "El motivo de esta carta es notificarle que mi dirección cambiará pronto" será suficiente.[7]- No exageres con la longitud de la introducción. La carta debe tener menos de una página, por lo que debe ser breve y concisa.
Informa la fecha efectiva de la mudanza. Junto con la introducción, infórmales a los destinatarios la fecha exacta en la que tendrán que comenzar a usar la nueva dirección, en vez de la actual.[8]- Asegúrate de darles el tiempo suficiente para recibir la carta, actualizar sus registros y enviar la correspondencia necesaria a la dirección correcta.
Indica la dirección nueva. Proporciónales a los destinatarios la nueva dirección que deberán usar para las correspondencias en el futuro. Por lo general, es mejor usar el formato exacto que tienen que escribir en el sobre, para que les resulte más fácil anotarlo y copiarlo.[9]Consideraciones
Confusión con la dirección anterior: También puedes incluir tu dirección anterior al, por ejemplo, informar que ha cambiado de la previa a la actual. Sin embargo, ten en cuenta que esto puede ser confuso. Si tienes que enviarles la carta a muchos contactos gubernamentales y comerciales, un secretario podría, por error, copiar información incorrecta.
Informa otros cambios: También es una buena idea informarles a los destinatarios si el resto de la información de contacto será la misma o cambiará. Esto es muy importante si necesitan comunicarse contigo durante la transición.
Incluye otra información relevante. Dependiendo de las circunstancias de tu mudanza, es posible que los destinatarios necesiten otra información, como saber si otras personas también se mudarán contigo o si tu empresa continuará operando durante la transición.[10]Ejemplos de información relevante
Cierre del negocio: Si tu negocio cerrará por un breve período por la mudanza, es importante que los destinatarios lo sepan para poder planificar con anticipación, ya sean clientes, proveedores u otros.
Liquidación por mudanza: Si planeas hacer una venta por mudanza, la carta es una buena manera de informarles a los destinatarios.
Agradéceles a los destinatarios. Para cerrar la carta, haz un doble espacio después del último párrafo y escribe una oración simple de agradecimiento. Si el destinatario es un socio de negocios, puedes decirle cuánto aprecias su trabajo.[11]- Por ejemplo, si planeas trasladar tu negocio, puedes escribir "Gracias por su atención. Aprecio mucho el valor que agrega a esta empresa y espero con ansias seguir trabajando en conjunto".
Proporciona una forma de contacto. Después de agradecerles a los destinatarios, puedes proporcionar un número telefónico o un correo electrónico para que puedan contactarte, en caso de tener dudas o preocupaciones.[12]- Esto es especialmente importante si estás mudando tu empresa. Proporciona un número telefónico, una extensión o un correo electrónico para atender todas las preguntas y dudas relacionadas con la mudanza.
Redacta distintas cartas. En especial si quieres mudar tu negocio, es posible que tengas que escribir más de una carta. De esta forma, podrás adaptar la información específicamente para los clientes, los socios de tu negocio y otros vendedores o proveedores.[13]- Redacta distintas cartas si quieres incluir información relevante que solo aplica a determinado público. De esta forma, nadie recibirá más información de la que precisa.
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Revisa la carta detenidamente. Antes de terminarla, comprueba que no haya errores tipográficos, ortográficos y gramaticales que podrían darle un aspecto poco profesional a la carta o dificultar su comprensión.[14]- Verifica dos veces la dirección para asegurarte de haberla escrito correctamente. No querrás enviar una carta para notificar un cambio de dirección y escribirla mal.
Asegúrate de que la información de los destinatarios sea correcta. La función de combinación de correspondencia para enviar una carta masiva permite ahorrar bastante tiempo. Sin embargo, es posible que haya un error al transferir los datos a las cartas. [15]- Verifica todos los campos y asegúrate de que pertenezcan al mismo destinatario. Por ejemplo, comprueba que el nombre y la dirección del destinatario en la caja de direcciones sean los mismos que figuran en el saludo de la correspondencia.
Imprime y firma las cartas. Una vez que estés conforme con el formato y te hayas asegurado de que no contenga errores, imprime la carta en papel de buena calidad y fírmala a mano con un bolígrafo con tinta azul o negra. ¡Ya estarás listo para enviarlas![16]
Envía la notificación con anticipación. En la mayoría de los casos, es importante asegurarte de que los destinatarios reciban las cartas dentro de dos a cuatro semanas antes de la fecha efectiva de la mudanza. [17]- Si tienes contactos internacionales, es mejor enviarla dos o tres meses antes para darle tiempo al envío.
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Referencias
- ↑ http://www.chipmanrelo.com/business-relocation-letter/
- ↑ https://www.rocketlawyer.co.uk/documents-and-forms/change-of-address-notice.rl#
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/help/294683/how-to-use-mail-merge-to-create-form-letters-in-word
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- ↑ http://www.atyourbusiness.com/changeofaddress.php
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- ↑ http://www.chipmanrelo.com/business-relocation-letter/
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- ↑ https://support.office.com/en-us/article/Use-mail-merge-to-personalize-letters-for-bulk-mailings-d7686bb1-3077-4af3-926b-8c825e9505a3
- ↑ http://www.chipmanrelo.com/business-relocation-letter/
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