Een brief schrijven om een adreswijziging door te geven

Of je nu zelf met je gezin verhuist, of je bedrijf verhuist, je moet een formele brief schrijven waarin je je adreswijziging aangeeft zodat al je contactpersonen je nieuwe adres hebben. Zeker wanneer je bedrijf verhuist of wanneer je zakelijke contactpersonen schrijft, moet je een bepaalde opmaak gebruiken. Voor vrienden en familieleden kun je een handgeschreven postkaart gebruiken in plaats van een formele brief.^[1]XBron

Deel 1

Deel 1 van 3:

Het opmaken van je brief

Pdf downloaden

1
Zoek een sjabloon voor een zakelijke brief. Als je de brief schrijft op je computer, check de sjablonen dan in het tekstverwerkingsprogramma dat je gebruikt. De meeste tekstverwerkingsprogramma’s hebben een aantal verschillende sjablonen. ^[2]XBron
- Gebruik een standaard sjabloon voor zakelijke brieven waar de datum op staat, jouw adres en het adres van de geadresseerde.
- Als je een zakelijk of persoonlijk briefhoofd hebt dat je wilt gebruiken voor je brief, zorg dan dat het sjabloon genoeg ruimte heeft daarvoor.
2
Maak een mailinglijst. Het makkelijkste om te doen, zeker wanneer je je brief naar een lange lijst ontvangers verstuurt, is om een mailinglijst te maken met een spreadsheet. Je kunt dan de ‘mail merge’ functie in je tekstverwerkingsprogramma gebruiken om de velden in je brief in te vullen. ^{[3]XBetrouwbare bronMicrosoft SupportGa naar de bron}
- Je mailinglijst moet zowel de voor- en achternaam van de geadresseerde bevatten als het volledige adres en eventueel andere contactgegevens in jouw sjabloon.
- Bekijk je mailinglijst opnieuw om ervoor te zorgen dat je geen spelfouten hebt gemaakt in de namen en adressen.
3
Stel een alinea op voor het adres. Een traditionele zakelijke brief heeft zowel een alinea voor je naam (of het naam van je bedrijf) en adres als een alinea voor de naam en het adres van de geadresseerde. Wanneer je je adres invoert, gebruik dan je huidige adres en niet het nieuwe adres waar je naar toe verhuist.^{[4]XBetrouwbare bronMicrosoft SupportGa naar de bron}
- Als je ‘mail merge' gebruikt, volg dan de opmaakrichtlijnen in je tekstverwerkingsprogramma. Meestal betekent dit dat je aanhalingstekens moet gebruiken voor de kolom in de spreadsheet waar het programma de informatie uithaalt, zoals “voornaam achternaam”.
4
Gebruik een aanhef. Het sjabloon bevat meestal een dubbele spatie na de laatste regel van het adres, gevolgd door een aanhef. Dit kan simpelweg de naam van de geadresseerde zijn, gevolgd door een komma, of ‘Beste’, gevolgd door de naam van de geadresseerde en een komma.^[5]XBron
- Vermijd het gebruik van ‘Beste’ als aanhef wanneer sommige van je contactpersonen organisaties, andere bedrijven of overheidsinstanties zijn. Deze aanhef wordt meestal alleen gebruikt voor individuen.
5
Voltooi je afsluiting. Wanneer je je brief opmaakt, is het meestal het best om eerst je afsluiting af te maken voordat je het middenstuk van de brief schrijft. Het woord dat je in de afsluiting gebruikt, hangt af van je relatie met de geadresseerden. ^[6]XBron
- Als je een brief schrijft om de adreswijziging van je bedrijf door te geven, moet je een formele afsluiting gebruiken, zoals ‘Hoogachtend’. Als je echter een combinatie hebt van persoonlijke en zakelijke contactpersonen, kun je beter iets minder formeels gebruiken, zoals ‘Bedankt’.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Het ontwerpen van je brief

Pdf downloaden

1
Schrijf een korte introductie. Begin je brief met een mededeling waarin je de geadresseerde informeert waar de brief over gaat. Dit hoeft niet lang te zijn. Meestal is een enkele zin zoals ‘Met deze brief stel ik u graag op de hoogte van mijn toekomstige adreswijziging’ genoeg. ^[7]XBron
- Gebruik geen ingewikkeld taalgebruik in je introductie. De brief moet op één pagina passen, dus het moet kort en direct zijn.
2
Vermeld een datum waarop de verhuizing plaatsvindt. In je introductie moet je de geadresseerden laten weten wanneer ze precies je nieuwe adres moeten gebruiken in plaats van je oude. ^[8]XBron
- Zorg dat je de geadresseerden genoeg tijd geeft om de brief te ontvangen, hun bestand up te daten en eventuele brieven naar het juiste adres te kunnen versturen.
3
Vermeld je nieuwe adres. Geef de geadresseerden het nieuwe adres dat ze kunnen gebruiken voor alle toekomstige correspondentie met jou. Meestal is het het best om een opmaak te gebruiken zoals de opmaak op de envelop, zodat het makkelijk voor hen is om te zien en te kopiëren. ^[9]XBron
- Je kunt je oude adres ook vermelden, door bijvoorbeeld te zeggen dat je oude adres wijzigt naar je nieuwe adres. Bedenk echter dat dit verwarrend kan zijn. Zeker wanneer je een hoop zakelijke contactpersonen hebt of contactpersonen bij de overheid waar je de brief aan verstuurt, kan de verkeerde informatie onbedoeld worden overgenomen door een secretaris.
- Het is ook een goed idee om je contactpersonen te laten weten welke eventuele andere contactgegevens veranderen en welke hetzelfde blijven. Dit is vooral belangrijk als ze contact met je moeten opnemen tijdens de verhuizing.
4
Vermeld eventuele andere relevante informatie. Afhankelijk van de omstandigheden van je verhuizing, is er misschien andere informatie die je contactpersonen moeten weten, zoals of er anderen zijn die met je mee verhuizen, of dat je bedrijf openblijft tijdens de verhuizing.^[10]XBron
- Als je bedrijf bijvoorbeeld voor korte tijd sluit wegens de verhuizing, moet je dit de geadresseerden laten weten zodat ze daar rekening mee kunnen houden, of dat nu klanten, leveranciers of andere cliënten zijn.
- Als je een uitverkoop houdt wegens de verhuizing, kun je dat aan je contactpersonen laten weten.
5
Bedank de ontvanger. Om je brief af te sluiten, gebruik je een dubbele spatie na je laatste paragraaf en bedank je in een simpele zin de ontvanger. Als ze een businesspartner zijn, kun je ook een aantekening maken waarin je ze bedankt voor het zaken doen.^[11]XBron
- Als je bedrijf verhuist bijvoorbeeld, kun je schrijven ‘Bedankt voor uw aandacht. Ik waardeer uw bijdrage aan dit bedrijf enorm en kijk uit naar onze samenwerking in de toekomst.’
6
Vermeld de manier waarop mensen contact met je op kunnen nemen. Nadat je de ontvanger hebt bedankt, kun je een telefoonnummer of e-mailadres vermelden waarmee de ontvanger contact met je op kan nemen indien ze vragen hebben.^[12]XBron
- Dit is vooral belangrijk als je bedrijf gaat verhuizen. Je kunt alle vragen of zorgen over de verhuizing doorverwijzen naar een speciaal telefoonnummer of naar een bepaald e-mailadres.
7
Stel meerdere brieven op. Met name wanneer je bedrijf verhuist, moet je meer dan één brief hebben. Op die manier kun je één brief speciaal maken voor cliënten of klanten, een andere brief voor zakenpartners en weer een andere voor leveranciers of handelaars.^[13]XBron
- Overweeg meerdere brieven als je eventueel relevante informatie hebt die je aan één bepaalde doelgroep wilt mededelen. Op die manier krijgt niemand informatie die ze niet nodig hebben.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Het versturen van je brief

Pdf downloaden

1
Lees je brief met zorg opnieuw. Controleer je brief, voordat je hem voltooit, op schrijffouten, spelfouten of grammaticale fouten die je brief er minder professioneel uit laten zien en hem moeilijker leesbaar maken.^[14]XBron
- Controleer met name het adres en zorg dat het klopt. Je wilt je contactpersonen geen adreswijziging sturen die ze het verkeerde adres geeft.
2
Zorg dat de gegevens van de geadresseerden kloppen. Wanneer je ‘mail merge’ gebruikt voor bulkmail, bespaart dat je een hoop tijd. Maar het is ook mogelijk dat het er fouten zitten in het transfereren van de data naar je brieven. ^[15]XBron
- Controleer alle velden en zorg dat ze matchen en horen bij dezelfde ontvanger. Je moet bijvoorbeeld zorgen dat de naam en het adres van de ontvanger die in het adresveld staan matchen met de naam in de aanhef.
Wanneer je tevreden bent over de opmaak van je brieven en ze bevatten geen fouten, print ze dan uit op goed kwaliteitspapier en onderteken ze met de hand met blauwe of zwarte inkt. Daarna zijn ze klaar om te versturen.^[16]XBron
4
Kondig je verhuizing op tijd aan. In de meeste gevallen moet je zorgen dat je contactpersonen hun brieven twee tot vier weken voor de verhuizing ontvangen. ^[17]XBron
- Als je internationale contactpersonen hebt, moet je waarschijnlijk rekening houden met twee tot drie maanden tijd voordat je brieven aankomen.
Advertentie