كيفية كتابة رسالة تفيد بتغيير العنوان

تنزيل المقال

تنزيل المقال

سواء كنت تنوي الانتقال من عنوانك الحالي أو نقل عملك الشخصي من مكان لآخر، سيتوجب عليك إرسال رسالة رسمية لقائمة مراسلاتك بغرض إعلامهم بتغيير عنوانك، وهو الأمر الضروري في حالات نقل عملك الشخصي من موقع لآخر. يجب عليك أن تكتب الرسالة بشكل رسمي إذا كنت تخاطب عملائك أو زملاء العمل، أما الأصدقاء والعائلة فيمكن إعلامهم بشكل أقل رسمية.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

كتابة وتنسيق الرسالة

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابحث عن نماذج جاهزة للرسائل. إذا كنت تكتب رسالتك على جاهز الكمبيوتر، فيُمكنك البحث عن النماذج سابقة الإعداد على للرسائل على برنامج مُعالج النصوص خاصتك حيث ستجد العديد من هذه النماذج.

   • استعمل نموذج أساسي للرسائل بحيث يشمل موضع لكل من التاريخ وعنوان المرسل وعنوان المُرسل إليه.
   • إذا كنت تنوي طباعة الرسالة على ورق مُخصص يحمل بيانات شركة أو محل عملك الخاص، فاحرص على أن يشمل النموذج المختار على مساحة مُخصصة لتلك البيانات.
2. 
   2
   أعد قائمة المراسلات. أعد قائمة المراسلات الخاصة بك من خلال إضافة عناوين البريد الإلكتروني في ملف من ملفات جدولة البيانات على الكمبيوتر، ويُمكن استعمال خاصية "دمج العناوين" في برنامج معالج النصوص للتعامل مع العدد الكبير من عناوين البريد الإلكتروني.

   • يجب أن يتوفر في قائمة مراسلاتك الاسم الأول والاسم الأخير للمُرسل إليه وعنوانه الكامل سواء عنوان منزله أو عمله أو بريده الإلكتروني.
   • راجع قائمة المراسلات خاصتك قبل البدء في عملية الإرسال لتتجنب أيّة أخطاء في أسماء المُرسل إليهم أو عناوينهم.
3. 
   3
   أضف المربعات الخاصة بالعناوين. تحتوي نماذج الرسائل الافتراضية على مربعات خاصة لإضافة اسم وعنوان المرسل وكذلك اسم وعنوان المُرسل إليه. استخدم عنوانك الحالي وليس العنوان الذي تنوي الانتقال إليه.

   • أتبع إرشادات التنسيق إذا كنت تستعمل خاصية "دمج العناوين" على برنامج معالج النصوص، يقوم هذا الاختيار بنقل البيانات التي تضيفها إلى مواضعها الصحيحة في الرسالة مثل "الاسم الأول" و"الاسم الأخير" و"العنوان".
4. 
   4
   أضف التحية. يحتوي نموذج الرسالة على مساحة فارغة بمقدار مسافتين في نهاية مربعات العناوين يتبعهما تحية مناسبة مثل "عزيزي" ملحوقة باسم الشخص الذي سيتلقى الرسالة.

   • تجنب استعمال كلمة "عزيزي" أو "العزيز" إذا كان مستلم الرسالة شركة أو مؤسسة أو محل عمل حيث إن هذه التحيات تُستعمل فقط في حالات الأفراد.
5. 
   5
   أنه رسالتك. يُفضل أن تكون على دراية منذ البداية بالطريقة التي سُتنهي بها رسالتك والتي يتم تحديدها بناء على مستوى علاقتك بمُتلقي الرسالة.

   • إذا كانت الرسالة موجهة إلى مؤسسة أو محل عمل فيجب عليك أن تجعل الأمر أكثر رسمية وأن تختم رسالتك بكلمة مثل "مع خالص تحياتي". يُمكنك ختم الرسالة بكلمة "شُكرًا" في حالة كنت تقوم بإرسالها لمجموعة مختلطة من المُتلقين تشمل على أفراد ومؤسسات.

جزء 2

جزء 2 من 3:

تحرير رسالتك

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب مُقدمة مُختصرة. ابدأ رسالتك بمقدمة تُعلم فيها مُتلقي الرسالة بالغرض من رسالتك؛ يجب أن تكون المقدمة مُختصرة ومحددة مثل "هذه الرسالة بغرض إعلامكم أننا سوف ننتقل إلى عنوان جديد قريبًا".

   • لا تبالغ في استخدام الكلمات في المقدمة حتى تحافظ على قصر رسالتك وكونها محددة.
2. 
   2
   أضف التاريخ المحدد الذي سيتم فيه تغيير العنوان خاصتك. أضف تاريخ تغيير العنوان ضمن مقدمة الرسالة ليعرف المُتلقي متى يبدأ في مراسلتك على العنوان الجديد.

   • ضع في الاعتبار الوقت الذي ستحتاجه إلى إرسال الرسائل وضمان وصولها إلى المُتلقين والوقت الذي سيحتاجونه لتحديث قاعدة البيانات خاصتهم.
3. 
   3
   اكتب العنوان الجديد. أضف العنوان الجديد الذي تنصح المُستلم باستخدامه عند مراسلتك في المستقبل. يُنصح بكتابة العنوان بنفس طريقة التنسيق التي يتم وضعها على الأظرف البريدية لتُسهل على المُستلم استخدام عنوانك بشكل صحيح لاحقًا.

   • يُمكن أن تضيف عنوانك القديم أيضًا. على سبيل المثال: يُمكن أن تقوم بتوضيح أن عنوانك سيتغير من العنوان (اكتب عنوان القديم) إلى العنوان (اكتب عنوانك الجديد). ضع في الحسبان أن هذه الخطوة قد تتسبب في بعض الأخطاء لبعض مُتلقي الرسائل وبخاصة إذا كنت تقوم بمراسلة عدد كبير من المؤسسات والأفراد، حيث قد يفترض البعض استخدام عنوانك القديم بدلًا من الجديد بالخطأ.
   • من الجيد أيضًا أن توضح لمُتلقي الرسالة أن معلومات التواصل الأخرى خاصتك لا تزال بدون تغيير. هذه خطوة هامة إذا أراد شخصً ما أن يتواصل معك خلال فترة انتقالك من عنوان لآخر.
4. 
   4
   أضف أيّة معلومات ذات صلة. هناك بعض المعلومات التي قد تضطر لإضافتها على حسب ملابسات حالة الانتقال خاصتك. على سبيل المثال: إذا كان هناك شخص أو مكان آخر سوف يشاركك الانتقال إلى العنوان الجديد أو إذا ما كان محلك القديم سيظل مفتوحًا.

   • على سبيل المثال: إذا كان عملك سوف يُغلق لمدة محددة إلى أن يتم نقله لموقع جديد، فيجب عليك أن تُضيف هذه المعلومة ضمن رسالتك سواء كانت للعملاء أو مزودي الخدمة أو غيرهم.
   • أضف المعلومات الخاصة بتصفيات البضاعة إذا كنت تنوي بيعها على هذا النحو.
5. 
   5
   تقدم بالشكر لمُتلقي الرسالة. اختم رسالتك بالضغط على زر الإدخال (Enter) مرتين لتترك سطرين عقب آخر عبارة، ثم اكتب كلمة شكر بسيطة تعبر فيها عن شكرك لمُتلقي الرسالة. يُمكن أيضًا أن تعبر عن مدى تقديرك لعلاقتك بالمُتلقي إذا ما كان شخصًا أو مؤسسة تعمل معها.

   • على سبيل المثال: إذا كنت تنقل محلك من مكان لمكان فيمكنك ختم رسالتك "شكرًا لوقتك. نحن نقدر قيمة العمل معك ونتطلع للمزيد".
6. 
   6
   أضف معلومات التواصل. عقب شكرك للمتلقي، أضف معلومات التواصل مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني الذي يمكن لمُتلقي الرسالة أن يتواصل معك خلالهما في حالة وجود أيّة أسئلة.

   • هذه خطوة هامة في حالة نقل محل عملك من عنوان لآخر، فمن الممكن أن تسمح معلومات التواصل بتواصل العملاء معك بخصوص عملية الانتقال.
7. 
   7
   اكتب أكثر من رسالة. إذا كانت تنوي نقل محل عملك من مكان لآخر فقد ترغب في كتابة أكثر من رسالة لتوجه كل واحدة لفئة معينة من قائمة مراسلاتك، أي واحدة للعملاء وأخرى للشركاء وأخرى لمزودي الخدمة والتجار.

   • فكر في هذه الخطوة إذا كانت هناك معلومات ترغب في مشاركتها مع فئة محددة فقط دون مشاركتها مع فئة أخرى.

جزء 3

جزء 3 من 3:

إرسال رسالتك

تنزيل المقال

1. 
   1
   راجع رسالتك بحرص. قبل أن تُنهي العمل على رسالتك عليك أن تراجعها جيدًا بحثًا عن الأخطاء الإملائية أو النحوية والتي قد تُظهرك بمظهر غير احترافي.

   • راجع العنوان الموضح وتأكد من كونه صحيح، فأنت لا ترغب في إرسال العنوان الخاطئ لقائمة مراسلاتك بعد كل هذا العناء.
2. 
   2
   تأكد من صحة بيانات المُرسل إليه. يوفر عليك استخدام خاصية دمج العناوين الإلكترونية الكثير من الوقت ولكنه يترك مساحة من الخطأ المُحتمل في معالجة البيانات، وبالتالي قد تحدث أخطاء في عملية الإرسال.

   • راجع جميع الحقول الموجودة بالرسالة وتأكد من أن الاسم والعنوان هما لنفس المُرسل إليه حتى لا يحدث خطأ وتصل الرسالة باسم شخص إلى شخص آخر بدلًا منه.
3. 
   3
   اطبع الرسالة ووقعها. اطبع رسالتك بعد الانتهاء من كتابتها ومراجعتها أكثر من مرة، ومن ثم وقعها باليد باستخدام الخبر الأزرق أو الأسود. الآن رسالتك جاهزة!
4. 
   4
   أرسل رسائلك قبل موعد تغيير العنوان بوقت مناسب. يجب أن تحرص على تسلم الشخص الرسالة قبل وقت مناسب من عملية نقل عنوانك إلى المكان الجديد، على الأقل بمدة أسبوعين إلى أربعة أسابيع.

   • إذا كنت ترسل رسالتك عبر المحيطات أو إلى دول أخرى، فربما عليك أن ترسلها قبل عملية تغيير العنوان بشهرين إلى ثلاثة أشهر على الأقل.