कैसे एक दो हफ्ते की नोटिस लिखें

जब आप यह निर्णय करते हैं कि आप नौकरी छोड़ देंगे और कुछ और करने के लिए तत्पर हो जाते हैं, तो आपको अपने नियोक्ता को अपने अभिप्राय के बारे में कम से कम 2 हफ्ते पहले बता देना चाहिए। अपने बॉस को विनम्र लेकिन दृढ़ दो हफ्ते का नोटिस कैसे लिखा जाय यह सीखिए।

विधि 1

विधि 1 का 3:

क्या कहा जाय और किस तरह कहा जाय

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स्पष्ट और संक्षिप्त स्टेटमेंट बनाइये: आपके दो हफ्ते के नोटिस की पहली लाइन से पता लगना चाहिए की आप दो हफ्ते की अवधि के बाद अपने पद से इस्तीफ़ा दे रहे हैं। इस तरह के शब्दों का प्रयोग न करें जिससे यह लगे कि आप और अधिक रुकना चाहेंगे या सही काउंटर ऑफर से अपना मन बदल देंगे।^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
- अच्छा उदाहरण: “यह पत्र मेरे [कंपनी का नाम] में [पदनाम ],से त्यागपत्र का सरकारी नोटिस है, जो [त्यागपत्र की तिथि] से प्रभावी होगा।” (This letter serves as an official notice of my resignation from [company name] as [job title], effective on [date of resignation].)
- अच्छा उदाहरण:”मैं यहाँ पर त्यागपत्र देता हूँ [पदनाम], [कंपनी का नाम], प्रभावी [त्यागपत्र की तिथि], [आज की तिथि से] दो हफ्ते"I hereby resign as [job title] at [company name], effective [date of resignation], two weeks from [current date].
- बुरा उदाहरण: “मैं अपने पद (पदनाम) को छोड़ना चाहता हूँ। कृपया मुझे बतलाइए आपके लिए कितना समय सर्वाधिक सुविधाजनक होगा।” (I would like to quit from my position as [job title]. Please let me know what time frame would be most convenient for you।)
- बुरा उदाहरण: “अगर सब वैसा ही रहता है जैसी कि मैं उम्मीद करता हूँ, मैं अबसे दो हफ़्ते बाद कंपनी को अपने पद से त्यागपत्र देना चाहता हूँ।”( If all goes as I expect, I intend to resign from my position with the company two weeks from now.)
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अपने नियोक्ता को कम से कम दो हफ्ते दें: आजकल, बहुत से कर्मचारियों को अनुबंध के आधार पर दो हफ्ते पहले त्यागपत्र देने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन ऐसा करना अभी भी व्यावसायिक शिष्टाचार समझा जाता है।
- अगर आप दो हफ़्तों से पहले छोड़ते हैं, तो भावी या प्रत्याशित नियोक्ता यह सोच सकते हैं कि आप उनके साथ भी ऐसा ही करेंगे।
- अगर आपकी कंपनी आजकल एक व्यस्त दौर से गुज़र रही है,आप केवल दो के बजाय चार हफ़्ते का नोटिस देने के बारे में सोच सकते हैं।
- वरिष्ठ प्रबंधक और अन्य कर्मचारी जो फ़ूड चेन को चलाते हैं उन्हें दो हफ़्ते से अधिक समय देने के बारे में विचार करना चाहिए। सामान्य नियमानुसार, आपको अपने पद के अनुसार जितना समय छुट्टी का मिलता है, उतना ही समय देना चाहिए। उदाहरण के लिए, अगर आपको अपने पद के अनुसार तीन हफ्ते का अवकाश मिलता है, तो आप उसकी जगह “तीन हफ्तों का नोटिस”( three weeks notice) दें।
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छोड़ने के पीछे अपने कारण बताने से बचिए:^{[२]Xरिसर्च सोर्स} यह विशेषकर सही है अगर यह आपके कारण प्रकृति से थोड़ा परिवर्तनशील हैं, लेकिन अगर आप कंपनी को शांतिपूर्ण स्थिति में छोड़ रहे हैं, आपको तब भी अपने कार्यालयी नोटिस में उसका उल्लेख नहीं करना चाहिए।
- फिर भी, यदि आपसे कहा जाता है, तो आप इन कारणों को सम्मिलित करिए।
- आप को एक कारण ऐसा भी तैयार रखना चाहिए कि जब आपसे आपके सुपरवाइज़र और आपके सहकर्मी अपरिहार्य रूप से पूछें कि आप क्यों छोड़ना चाहते हैं, तो आप बता सकें। यह कारण आपके कार्यालय के पत्र में सम्मिलित नहीं होना चाहिए, लेकिन फिर भी जब व्यक्तिगत रूप से पूछा जाय तो बताना आवश्यक है।
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आप दोनों औपचारिक और मित्रवत बनिए: दो सप्ताह के नोटिस का पूरा टोन व्यावसायिक होना चाहिए, लेकिन इतना भी व्यावसायिक नहीं कि आप ठन्डे या कठोर हो जाएँ। विशेषकर आपको परम मित्र के टोन में पत्र लिखना चाहिए जैसा आप अपने नियोक्ता के साथ में पहले प्रयोग करते रहे हैं।
- अगर आपका अपने बौस के साथ सम्प्रेषण सदा कठोर, व्यावसायिक ढंग का रहा है तो आप उस टोन को अपने दो हफ्ते के नोटिस में जारी रखिये। इसके विपरीत, अगर आप अपने बॉस से व्यक्तिगत रूप से सम्प्रेषण करते हैं, तो और व्यक्तिगत टोन से परेशान मत होइए। एक व्यक्तिगत टोन उपयुक्त है जब तक कि वह अनौपचारिक और लापरवाह न हो।
- अच्छा उदाहरण: “मैं बहुत धन्यवाद देता हूँ आपके लिए काम करके जो मुझे अनुभव और विकास प्राप्त हुआ है” (working for you“I am very thankful for the experience and growth has afforded me.)
- बुरा उदाहरण: “मैं रिकॉर्ड के लिए औपचारिक रूप से कहता हूँ, कि मैं एबीसी कंपनी के लिए बहुत आदर रखता हूँ और कंपनी में किसी भी नियोक्ता या कर्मचारी के प्रति कोई भी बुरा अभिप्राय नहीं है।” (I formally state, for the record, that I continue to maintain high regard for ABC Company and hold no ill intent toward any employer or employee at the company।)
- बुरा उदाहरण: “हर चीज़ के लिए धन्यवाद!” : (Thanks 4 everything!)
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सकारात्मक टोन रखें: यह आपके कार्मिक फोल्डर में आख़िरी डॉक्यूमेंट होगा, इसलिए इसे अच्छा प्रभाव छोड़ना चाहिए। यद्यपि आप जिस नौकरी को छोड़ रहे हैं उससे नफ़रत करते हैं और आप आगे कंपनी में किसी से भी कुछ नहीं चाहते हैं, फिर भी आपको पुल जलाने से अच्छा है कि आप उसे अखंड रखें।
- अगर आपके भावी नियोक्ता आपके पूर्व के नियोक्ता को बुलाते हैं, और उनको यह पता चलता है कि आप दो हफ्ते का सकारात्मक नोटिस देके आये इससे आपकी छवि अच्छी होगी। यह लाभकारी भी है यद्यपि आपके पुरानी कंपनी के कर्मचारी जो आपकी फाइल को खींचने में लगे थे वह आपके बारे में कुछ नहीं जानते हैं।
- अपने दो हफ्ते के नोटिस के समय में किसी को बिना काम का मत समझिये और न हि कंपनी की कार्यशैली की आलोचना कीजिये।
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अपने नियोक्ता को धन्यवाद दीजिये: आपको कंपनी में काम करते हुए जो अवसर मिले और जो अनुभव हुए उनके लिए अपने नियोक्ता को धन्यवाद देने के लिए एक या दो लाइनें शामिल कीजिये। हरेक नौकरी व्यक्ति के जीवन में कुछ न कुछ योगदान देती है, यद्यपि कभी-कभी वितर्क तर्क पे भारी पड़ जाते हैं।
- अगर आपके कार्य अनुभव अधिकतर सकारात्मक रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि कृतज्ञता दिखे। कुछ इस तरह का लिखें, “मैं आपको पिछले तीन वर्षों के लिए पर्याप्त रूप से धन्यवाद देना आरम्भ करने में स्वयं को असमर्थ पा रहा हूँ। मैंने अपनी आशा से अधिक यहाँ पर सीखा है और आपकी उदारता और धैर्य की प्रशंसा करता हूँ।”(I cannot even begin to thank you enough for the past three years। I have learned more than I ever expected and appreciate your generosity and patience।)
- अगर आपका कार्य अनुभव बिलकुल नकारात्मक था, तो सामान्य रूप से धन्यवाद दें। अपनी लाइनों के बीच में कुछ इस तरह का कहने का प्रयत्न करें, मैं आपको इसलिए भी धन्यवाद देना चाहूंगा कि मैंने अपनी तीन वर्षों की नौकरी में पर्याप्त अनुभव प्राप्त किया है।(I would also like to thank you for providing me with the experience I received over the past three years of employment)
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अपने नियोक्ता को बता दें यदि आप कोई बड़ी परियोजनाएं पूरी करना चाहते हैं: ज़िम्मेदारी और विश्वसनीयता की पराकाष्ठा में, आपको कोई भी लंबित या चालू परियोजनाएं नोट करनी चाहिए जो आपकी मदद के बिना धराशायी हो सकती हैं आपको संकल्प करना चाहिए कि आप उन परियोजनाओं को पूरा करेंगे और कंपनी को लडखडाने नहीं देंगे।
- चालू परियोजनाएं और छोटी परियोजनाएं जो अन्य लोगों द्वारा आसानी से की जा सकती हैं उन्हें आप छोड़ सकते हैं।
- यह आपके नियोक्ता पर अच्छा प्रभाव छोड़ता है।, इससे यह भी काफी संभव होता है कि आवश्यकता पड़ने पर वह किसी दूसरे नियोक्ता को अच्छी अनुशंसा दे दें।
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त्यागपत्र के बाद की सपोर्ट का आश्वासन दें: क्योंकि कंपनी आपके काम छोड़ने के बाद अलग वर्क फ़्लो के संक्रमणकाल से गुज़रेंगी, ऐसे में कुछ पथरीले पैबंद आना निश्चित है। अपने दो हफ़्ते के नोटिस में, अपने कार्यकाल के समाप्त होने के बाद भी संक्रमणकाल में अपनी मदद का आश्वासन दीजिये।
- एक फ़ोन नंबर और/या ई–मेल पता दें जो आवश्यकता पड़ने पर कंपनी प्रयोग कर सके।
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प्रशंसा के साथ नोट को समाप्त करें: यद्यपि आप अपने नियोक्ता को नोटिस में पहले भी धन्यवाद दे चुके हैं,फिर भी यह विवेकपूर्ण विचार है यदि आप पत्र के अंत में पुनः आभार प्रदर्शन करें।
- उदाहरण: “ जो आपने मेरे लिए किया है उसके लिए मैं हमेशा आपका और एबीसी कंपनी के स्टाफ़ का कृतज्ञ रहूँगा”

विधि 2

विधि 2 का 3:

पत्र का प्रारूप बनाना

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एक पत्र लिखें, न कि ई-मेल: जब आप अपना दो हफ़्ते का नोटिस दें, आपको इसे वास्तविक रूप से टाइप और प्रिंट किये पत्र के रूप में देना चाहिए न कि ई-मेल के रूप में। यह पत्र आपको अपने बोंस को व्यक्तिगत रूप से देना चाहिए।
- जबकि ई-मेल लिखना आसान और जल्दी होता है,इसे सामान्यतयः कम व्यावसायिक माना जाता है और त्यौरी चढ़ाकर देखा जाता है।
- अपना दो हफ्ते का नोटिस डाक द्वारा या कार्यालय मेल प्रणाली द्वारा न भेजें। इससे देर हो सकती है, और जबतक आपके नियोक्ता को आपका नोटिस मिले, तब तक दो हफ्ते में से आधा समय बीत गया हो सकता है।
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ऊपर बाईं तरफ दिनांक डालें: स्तरीय नियमों के अनुसार औपचारिक पत्र में तिथि इस तरह लिखी जाती है, आपको पेज के ऊपर बाईं तरफ़ महीना-दिनांक-वर्ष डालना चाहिए। महीने की वर्तनी लिखनी चाहिए, लेकिन दिनांक और वर्ष अंकों में होना चाहिए।
- उदाहरण: जून 26, 2013
- नोट करिए कि आपको सामान्यतयः दिनांक के ऊपर वापसी पता देने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आपका और आपके नियोक्ता का पता एक ही होगा। आप, फिर भी, यदि चाहें तो कंपनी का लेटरहेड प्रयोग कर सकते हैं जिसके ऊपर पता होगा।
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एक इनसाइड एड्रेस शामिल करने पर विचार कीजिये: अगर आप कंपनी के लेटरहेड का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो आप अन्दर पानेवाले का पता छोड़ सकते हैं, क्योंकि, यह एक ही कंपनी के अन्दर भेजा जा रहा है। फिर भी पते को सम्मिलित करना एक अच्छा विचार है, क्योंकि यह आपको मौक़ा देता है कि आप पत्र को विशिष्ट रूप से अपने बॉस को संबोधित करें।
- पहली लाइन में अपने नियोक्ता का पर्सनल टाइटल और पूरा नाम सम्मिलित करें।
- उसके बाद की लाइन में सड़क, शहर, राज्य, और ज़िप कोड लिखें।
- दिनांक और इनसाइड एड्रेस के बीच में एक लाइन छोड़ें। इनसाइड एड्रेस और अभिवादन के बीच एक और लाइन छोड़ें। जबकि पता सिंगल स्पेस में होना चाहिए।
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अभिवादन में अपने बॉस को सीधे संबोधित करें: आपका पत्र इस तरह आरम्भ होना चाहिए “प्रिय (बॉस का नाम),”( Dear (boss's name),) और आपको कभी भी अस्पष्ट या सामान्य अभिवादन नहीं करना चाहिए जैसे “जिस किसी से सम्बंधित हो” (To Whom It May Concern)।”
- आपको अपने बौस को उसी तरह संबोधित करना चाहिए जैसा कि आप सामान्य रूप से करते हैं, यद्यपि वह तरीका बिलकुल अनौपचारिक है। उदाहरण के लिए, अगर आप अपने बॉस का पहला नाम लेते हैं, तो लिखें “प्रिय जेनिफ़र” (Dear Jennifer), अगर आप केवल व्यावसायिक रूप से अंतिम नाम से अपने बोंस को बुलाते हैं तो, “प्रिय श्री स्मिथ” (Dear Ms। Smith) लिखें।
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अपने नोटिस का मुख्य भाग लिखिये: अपने अभिवादन के बाद एक लाइन छोडिये, इससे पहले कि आप इस लेख में दिए गए दिशानिर्देशों के अनुसार पत्र का मुख्यभाग लिखें।
- हर बॉडी पैराग्राफ में सिंगल स्पेस होना चाहिए, लेकिन हर पैराग्राफ के बीच में एक खाली लाइन होना चाहिए। किसी भी पैराग्राफ में जगह छोड़ के लिखने की आवश्यकता नहीं है।
- अपने पत्र को अधिकतम एक पेज का बनाइये।
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पत्र का अंत गर्मजोशी से कीजिये: मित्रवत, सकारात्मक टोन बनाए रखने के लिए आपको सामान्य रूप से अंत में “सादर” (Regards) धन्यवाद (Thanks) या “हार्दिक” (Sincerely) लिखना चाहिए।”
- कुछ संभावित समापन इस प्रकार हैं: #*हार्दिक यथासंभव आदर
- आपकी निरंतर सफलता के लिए शुभकामनाओं सहित
- अभी तक की हर चीज़ के लिए हार्दिक धन्यवाद
- हार्दिक कृतज्ञता और हार्दिक शुभकामनाओं के साथ
अपने समापन से चार लाइनें छोड़कर नीचे अपना पूरा नाम टाइप करें और समापन और पूरे नाम के बीच में अपने हस्ताक्षर करें।

विधि 3

विधि 3 का 3:

अपना दो हफ्ते का नोटिस देना

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अपना दो हफ्ते का नोटिस सीधे अपने बॉस के पास ले जाइए: सबसे अधिक व्यावसायिक तरीका है कि आप अपने दो हफ्ते के नोटिस को पहले व्यक्तिगत रूप से अपने बॉस को दें।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- आपको साधारण रूप से एक मीटिंग पूर्वनिर्धारित करवानी पड़ेगी, लेकिन अगर आप छोटी कंपनी में काम कर रहे हैं और आपके अपने बॉस से नज़दीकी सम्बन्ध हैं, तो आप उनसे बिना पहले से बताये मिल सकते हैं।
- प्रवेश करते ही अपने पीछे का दरवाज़ा बंद कर दें ताकि आपका वार्तालाप प्राइवेट रहे।
- अपने बॉस को दो हफ्ते का नोटिस दें और जैसे ही आप देते हैं, आप उन्हें बताएं, कि पत्र किस बारे में है।
- आपके बॉस संभवतः आपसे स्थितियों के बारे में जानना चाहेंगे। यद्यपि आपका पत्र आपके सामने रखे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देता है, फिर भी हर प्रश्न का पूरा उत्तर दें।
- जब आप कार्यालय छोड़ें तो अपने बॉस को धन्यवाद दें और हाथ मिलाएं।
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हर किसी को एक प्रतिलिपि दें जिनको आवश्यकता हो: यह हर कंपनी में भिन्न हो सकता है, लेकिन साधारण रूप से, मानव संसाधन विभाग को एक प्रतिलिपि चाहिए होती है और उन सुपरवाइज़रों को जिनके अधीनस्थ आप काम करते हैं।
- सहकर्मी, परामर्शदाता, टीम के सदस्य, और ग्राहकों को आपके त्यागपत्र के बारे में व्यक्तिगत रूप से बता दिया जाना चाहिए। उनको आपके दो हफ्ते के नोटिस की कार्यालय प्रति देने की आवश्यकता नहीं है।
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कठोर परिश्रम करें और ढीले सिरों को चुस्त कर दें: अगर आपने अपने पत्र में, कार्य छोड़ने से पहले बड़ी परियोजनाओं को पूरा करने का वादा किया है तो आपको उसका अनुपालन करते हुए उन परियोजनाओं को पूरा करना चाहिए।
- यदि आपने कोई वादे नहीं किये हैं, तो भी आप अपने कार्यकाल के अंतिम दो हफ़्तों में ढीले नहीं पड़ सकते हैं। संक्रमणकाल हरेक के लिए कठिन होता है, और यह आपका व्यावसायिक कर्तव्य है कि आप उसे अपने पुराने नियोक्ता के लिए उतना आसान बनाएं, जितना बना सकते हैं।
- इसके विपरीत, अगर आपको संदेह होता है कि आपकी कंपनी आपके साथ अनुचित व्यवहार कर रही है क्योंकि आपने त्यागपत्र दिया है, तो आप उन्हें इसका फ़ायदा न उठाने दें, या वह अमानवीय तरह से अतिरिक्त काम देकर आपको उत्तेजित कर दें।