Cara Menulis Surat Pengunduran Diri

Ketika Anda membuat keputusan untuk keluar dari pekerjaan dan pindah ke tempat baru, Anda harus memberi pemberitahuan tentang niat Anda mengundurkan diri paling tidak dua minggu sebelumnya. Teruskan membaca untuk mengetahui cara menulis surat pengunduran diri yang sopan namun tegas untuk diserahkan pada atasan Anda.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Apa yang Harus Disampaikan dan Bagaimana Menyampaikannya

Unduh PDF

1
Buat pernyataan yang jelas dan singkat. Baris pertama surat pemberitahuan Anda harus menyatakan dengan jelas bahwa Anda akan mengundurkan diri dari posisi Anda pada akhir periode dua minggu. Jangan menggunakan kalimat yang dapat memberi kesan bahwa Anda bersedia untuk tinggal lebih lama atau mengubah pikiran dengan penawaran yang tepat.^{[1]XTeliti sumber}
- Contoh yang baik: "Surat ini merupakan pemberitahuan resmi pengunduran diri saya dari [nama perusahaan] sebagai [nama pekerjaan], efektif pada [tanggal pengunduran diri]."
- Contoh yang baik: "Dengan ini saya mengundurkan diri sebagai [nama pekerjaan] di [nama perusahaan], efektif [tanggal pengunduran diri], dua minggu dari [tanggal hari ini].
- Contoh tidak baik: "Saya berniat berhenti dari posisi saya sebagai [nama pekerjaan]. Mohon beritahu saya kapan kerangka waktu yang paling sesuai bagi Anda."
- Contoh tidak baik: "Apabila semua berjalan sesuai harapan, saya berniat mengundurkan diri dari posisi saya di perusahaan ini dua minggu dari sekarang."
2
Beri waktu pada atasan Anda paling tidak dua minggu. Sekarang ini, kebanyakan pegawai tidak diwajibkan untuk menyerahkan surat pengunduran diri dua minggu sebelumnya, tetapi itu masih dianggap sebagai sopan santun profesional.
- Jika Anda berhenti lebih cepat dari dua minggu, calon atasan Anda yang akan datang mungkin bertanya-tanya apakah Anda akan melakukan hal yang sama pada mereka.
- Jika perusahaan Anda sekarang sedang memasuki periode yang sangat sibuk, Anda mungkin bisa mempertimbangkan untuk memberi “pemberitahuan empat minggu” sebelumnya daripada hanya dua minggu.
- Eksekutif senior dan karyawan yang berada di tingkatan atas juga harus mempertimbangkan untuk memberi pemberitahuan lebih dari dua minggu. Seperti peraturan umum, sediakan jumlah waktu yang sama dengan jumlah waktu liburan yang dialokasikan untuk posisi Anda. Misalnya, bila posisi Anda memberi Anda libur tiga minggu, maka Anda juga harus memberi "pemberitahuan tiga minggu" sebelumnya.
3
Hindari menyatakan alasan dibalik pengunduran diri Anda. Ini khususnya penting bila alasan Anda agak bermasalah, tapi meskipun Anda ingin meninggalkan perusahaan dengan baik-baik, Anda tetap harus menghindari menyatakan alasan tersebut dalam surat pengunduran diri resmi.
- Namun, Anda harus menyatakan alasan ini bila diminta secara langsung untuk mencantumkannya.
- Anda juga harus menyiapkan satu alasan untuk diberitahukan kepada penyelia dan rekan kerja yang pasti bertanya mengapa Anda berencana keluar. Alasan ini tidak perlu dimasukkan dalam surat resmi, tapi tetap berguna untuk disiapkan ketika Anda ditanya secara pribadi.
4
Bersikap formal sekaligus ramah. Nada keseluruhan dalam surat pemberitahuan Anda harus profesional, tetapi tidak terlalu profesional sehingga Anda akan terkesan dingin atau kaku. Biasanya, Anda harus menulis surat menggunakan nada suara paling ramah yang pernah Anda gunakan dengan atasan Anda.
- Bila komunikasi Anda dengan atasan selalu mengikuti struktur profesional yang kaku, maka ikuti nada tersebut dalam pemberitahuan Anda. Di sisi lain, jika Anda berkomunikasi dengan atasan dalam cara yang lebih personal, jangan takut menggunakan nada yang lebih personal. Nada personal masih pantas asalkan tidak santai dan sembrono.
- Contoh yang baik: “Saya sangat berterimakasih atas pengalaman dan perkembangan yang telah diberikan pada saya selama bekerja dengan Anda.”
- Contoh tidak baik: “Saya secara resmi menyatakan, untuk dicatat, bahwa saya terus menjunjung penghormatan yang tinggi pada Perusahaan ABC dan tidak memiliki niat buruk pada atasan atau rekan kerja mana pun di perusahaan ini.”
- Contoh tidak baik: “Terimakasih tuk segalanya!”
5
Atur nada positif. Surat ini akan menjadi dokumen terakhir dalam folder personalia Anda, jadi harus meninggalkan kesan yang baik. Walaupun Anda membenci pekerjaan yang akan Anda tinggalkan ini dan tidak ingin berhubungan dengan siapa pun di perusahaan itu lagi, Anda tetap harus meninggalkan jembatan penghubung alih-alih membakarnya sampai habis.
- Apabila calon atasan Anda yang akan datang menghubungi atasan Anda sebelumnya, dan mendengar bahwa Anda meninggalkan surat pengunduran diri yang positif akan membuat Anda terkesan baik. Ini juga berguna apabila pegawai di perusahaan lama yang bertanggung jawab menarik berkas Anda tidak mengetahui lebih banyak tentang Anda.
- Jangan pernah menjelekkan siapa pun di perusahaan tersebut atau mengkritik jalannya perusahaan dalam surat pengunduran diri Anda.
6
Berterimakasih pada atasan Anda. Masukkan satu atau dua kalimat terimakasih pada atasan karena memberi kesempatan dan pengalaman bekerja di perusahaan tersebut. Setiap pekerjaan berkontribusi pada hidup seseorang, bahkan apabila yang kontra jauh lebih besar daripada pro.
- Bila pengalaman bekerja Anda kebanyakan positif, pastikan rasa terimakasih Anda ditunjukkan. Tuliskan sesuatu seperti kalimat berikut, “Saya bahkan tidak bisa mengucapkan terimakasih yang cukup untuk tiga tahun terakhir ini. Saya belajar lebih banyak dari yang saya harapkan dan saya sangat menghargai kebaikan dan kesabaran Anda."
- Bila pengalaman bekerja Anda kebanyakan negatif, berikan tanda terimakasih yang umum. Coba sesuatu seperti kalimat berikut, “Saya juga ingin berterimakasih pada Anda karena memberi saya pengalaman selama tiga tahun terakhir ini.”
7
Beritahu atasan bahwa Anda berniat menyelesaikan proyek-proyek besar. Sebagai tindakan loyalitas dan tanggung jawab terakhir, Anda harus mencatat semua proyek yang tertunda atau proyek saat ini yang bisa saja gagal tanpa bantuan Anda dan berjanji bahwa Anda akan menyelesaikan proyek tersebut dan tidak akan meninggalkan perusahaan dalam kesukaran.
- Proyek yang masih berjalan dan proyek kecil yang bisa ditangani oleh orang lain bisa dikecualikan.
- Ini akan meninggalkan kesan baik pada atasan Anda, sehingga akan besar kemungkinan atasan mau memberi Anda rekomendasi yang bagus untuk atasan lain di masa depan bila diminta.
8
Tawarkan dukungan pasca pengunduran diri. Karena perusahaan bertransisi ke alur kerja berbeda setelah Anda keluar, akan ada beberapa ketidaklancaran. Dalam surat pengunduran diri Anda, tawarkan bantuan pada perusahaan untuk melewati transisi bahkan setelah ikatan kerja Anda sudah berakhir.
- Berikan nomor telepon dan/atau alamat e-mail yang bisa digunakan perusahaan untuk menghubungi Anda bila ada pertanyaan.
9
Tutup dengan catatan terimakasih. Walaupun Anda telah berterimakasih sebelumnya dalam surat, merupakan ide yang bijak bila Anda menutup surat dengan menyatakan kembali rasa terimakasih Anda.
- Contoh: “Saya akan selalu berterimakasih pada Anda dan staf Perusahaan ABC untuk semua yang telah dilakukan untuk saya."
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Menyusun Surat

Unduh PDF

1
Tulis surat, bukan e-mail. Ketika menyerahkan pemberitahuan pengunduran diri, Anda harus menuliskannya dalam surat yang diketik dan dicetak daripada e-mail. Surat ini harus diserahkan pada atasan Anda secara langsung.
- Walaupun menulis e-mail sepertinya lebih mudah dan lebih cepat, tetapi umumnya dianggap kurang profesional dan biasanya tidak disukai.
- Jangan mengirimkan surat pemberitahuan Anda melalui pos atau sistem pengiriman di kantor Anda. Itu akan menyebabkan penundaan, dan ketika atasan Anda menerima surat tersebut, dua minggu yang Anda rencanakan mungkin sudah setengah jalan.
2
Ketik tanggal pada sudut kiri atas. Sebagaimana aturan standar penulisan surat resmi, Anda harus mengetik tanggal dalam format tanggal-bulan-tahun di sudut kiri atas halaman. Bulan harus dieja dengan huruf, sementara tanggal dan tahun dalam format angka.
- Contoh: 26 Juni 2013
- Ingat bahwa biasanya Anda tidak perlu mencantumkan alamat pengembalian karena alamat Anda akan sama dengan alamat atasan Anda. Namun, Anda bisa menggunakan kertas kop perusahaan yang berisi alamat bila itu yang Anda pilih.
3
Pertimbangkan untuk mencantumkan alamat penerima. Bila Anda menggunakan kertas kop perusahaan, Anda mungkin memilih tidak mencantumkan alamat penerima, karena ini merupakan surat yang dikirim dari dalam perusahaan itu sendiri. Namun mencantumkan alamat adalah ide bagus, karena itu memungkinkan Anda menujukan surat itu khusus pada atasan.
- Tuliskan jabatan dan nama lengkap atasan Anda pada kalimat pertama.
- Tulis nama jalan pada baris berikutnya dan kota, provinsi, dan kode pos pada baris setelahnya.
- Lompati satu baris di antara tanggal dan alamat penerima. Lompati satu baris lagi antara alamat penerima dan salam di bawahnya. Alamat itu sendiri harus berspasi tunggal.
4
Sapa atasan Anda secara langsung dalam kalimat salam. Surat Anda harus dibuka dengan “Yth. (nama atasan),” dan jangan pernah menggunakan salam yang samar atau umum seperti “Kepada yang Berkepentingan.”
- Anda harus menyapa atasan dengan cara yang sama seperti biasanya, walaupun metode tersebut agak santai. Misalnya, bila Anda biasa menyapa atasan Anda dengan nama depan, tulis “Yth. Jennifer.” Bila hubungan Anda dengan atasan hanya sebatas profesional, gunakan “Yth. Ibu Jennifer Smith.”
5
Tulis batang tubuh surat Anda. Lompati satu baris setelah salam sebelum Anda mulai menulis batang tubuh surat sesuai dengan panduan yang disediakan artikel ini.
- Setiap paragraf dalam batang tubuh harus berspasi tunggal, tetapi harus ada baris kosong antara setiap paragraf yang terpisah. Dan juga tidak ada paragraf yang perlu menjorok ke dalam.
- Buat surat dalam satu halaman maksimal.
6
Gunakan penutup yang hangat. Dalam rangka menjaga nada yang ramah dan positif, Anda harus memberi penutup yang terlihat lebih hangat dan lebih tulus dari penutup biasa seperti “Salam,” “Terimakasih,” atau “Hormat saya.”
- Beberapa contoh penutup antara lain:
  - Salam paling hangat dari saya
  - Besar harapan saya untuk kesuksesan Anda
  - Terimakasih banyak untuk segalanya sampai sekarang
  - Dengan terimakasih paling tulus dan harapan paling hangat.
Ketik nama lengkap Anda empat baris di bawah penutup dan beri tanda tangan antara penutup dan nama.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menyerahkan Surat Pengunduran Diri

Unduh PDF

1
Antar surat pengunduran diri Anda langsung pada atasan. Cara yang paling profesional adalah menyerahkan surat pengunduran diri kepada atasan pertama kali dan secara pribadi.^{[2]XTeliti sumber}
- Biasanya Anda harus menjadwalkan pertemuan, tapi bila Anda bekerja di perusahaan kecil dan memiliki hubungan dekat dengan atasan, Anda mungkin bisa datang ke kantor beliau tanpa pemberitahuan.
- Tutup pintu di belakang Anda ketika masuk untuk menjaga agar pembicaraan privat.
- Serahkan surat pengunduran diri pada atasan dan jelaskan, ketika Anda menyerahkannya, surat apa itu.
- Kemungkinan atasan akan membahas situasi itu dengan Anda. Walaupun surat tersebut sudah menjawab pertanyaan yang diajukan pada Anda, jawab setiap pertanyaan dengan lengkap.
- Ucapkan terimakasih ketika Anda meninggalkan ruangan dan berjabat tangan.
2
Serahkan salinan surat pada siapa yang membutuhkannya. Ini berbeda pada setiap perusahaan, tetapi biasanya, departemen Sumber Daya Manusia akan membutuhkan satu salinan sebagaimana halnya penyelia Anda.
- Rekan kerja, mentor, anggota tim, dan klien harus diberitahu secara pribadi tentang pengunduran diri Anda. Mereka tidak memerlukan salinan resmi surat pengunduran diri Anda.
3
Bekerja keras sampai akhir. Bila Anda diminta untuk menyelesaikan proyek-proyek besar sebelum keluar ketika Anda menuliskan surat, Anda harus mematuhi dan menyelesaikan proyek-proyek tersebut.
- Walaupun Anda tidak membuat janji apa pun, Anda tidak bisa bermalas-malasan selama dua minggu terakhir masa kerja Anda. Transisi itu akan sulit bagi semua orang, dan merupakan tugas profesional Anda untuk membuat transisi tersebut selancar mungkin bagi atasan yang Anda tinggalkan.
- Di sisi lain, bila Anda menduga perusahaan memperlakukan Anda dengan tidak adil karena Anda sudah mengumumkan pengunduran diri, jangan biarkan mereka memanfaatkan Anda atau membuat Anda gila dengan jumlah kerja tambahan yang tidak manusiawi.
Iklan