كيفية كتابة إخطار بالاستقالة

عند اتخاذ قرار بترك وظيفتك والانتقال إلى وظيفة أخرى، ينبغي عليك تقديم إخطار لصاحب العمل يوضّح رغبتك بمغادرة العمل قبل مغادرة العمل بأسبوعين على الأقل. اقرأ هذا المقال لتتعلّم كيفية كتابة إخطار استقالة مناسب يمكن تقديمه لمديرك.

جزء 1

جزء 1 من 3:

ما الذي يجب قوله وكيف تقول ذلك

تنزيل المقال

1
اكتب تصريحًا واضحًا ومحدّدًا. ينبغي أن يوضّح أول سطر من الإخطار استقالتك من العمل بعد أسبوعين بشكل واضح وقاطع. لا تستخدم كلمات توحي بإمكانية تغييرك لرأيك والبقاء في العمل لمدة أطول إن قُدِّم لك عرض أفضل من صاحب العمل.^{[١]Xمصدر بحثي}
- إليك مثال آخر: "يمثّل هذا الخطاب استقالة رسمية من منصبي كـ[العنوان الوظيفي] في [اسم الشركة]، وتكون هذه الاستقالة سارية من [تاريخ مغادرة العمل]".
- إليك مثال آخر: "أقوم بموجب هذا الخطاب بالاستقالة من منصبي كـ[العنوان الوظيفي] في [اسم الشركة] بعد أسبوعين من تقديم هذا الخطاب بتاريخ [تاريخ الاستقالة]".
- مثال سيء: "أرغب بالاستقالة من منصبي كـ[العنوان الوظيفي]. برجاء إعلامي بالوقت المناسب للاستقالة من العمل."
- مثال سيء: "إن جرى كل شيء حسب توقّعي، فإنّي أعلن عن نيّتي بالاستقالة من منصبي في الشركة بعد أسبوعين من تاريخ اليوم".
2
امنح صاحب العمل أسبوعين على الأقل قبل الاستقالة. لا يعد تقديم إخطار بالاستقالة قبل المغادرة بأسبوعين إلزاميًا في الكثير من عقود العمل حاليًا، إلا أن فعل ذلك يعدّ فعلًا احترافيًا بغض النظر عن اشتراطات عقد العمل.
- إن قمت بالاستقالة قبل الأسبوعين، قد يتساءل أصحاب العمل المستقبليين عما إن كنت ستفعل نفس الأمر معهم أيضا.
- إن كانت شركتك منخرطة حاليًا بمشروعات كثيرة، يمكنك تقديم إخطار قبل مغادرة العمل بأربعة أسابيع عوضًا عن تقديم إخطار قبل المغادرة بأسبوعين فقط.
- ينبغي كذلك على المديرين والموظفين ذوي الوظائف الكبيرة التفكير بتقديم إخطار بفترة أطول من أسبوعين فقط أيضًا. كقاعدة عامة، اترك وقتًا مساويًا لوقت الإجازة المخصص لمنصبك الوظيفي. إن كانت وظيفتك تمنحك إجازة مدّتها 3 أسابيع، قدّم إخطارًا بالاستقالة قبل مغادرة العمل بمدة ثلاثة أسابيع.
3
تجنّب كتابة أسباب استقالتك. يكون هذا الأمر صحيحًا على وجه الخصوص إن كانت طبيعة الأسباب متغيّرة، ولكن ينبغي عليك على أي حال تجنّب ذكر الأسباب في الإخطار حتى إن كنت تغادر الشركة دون مشاكل أو غضاضة.
- ينبغي عليك على أي حال ذكر هذه الأسباب مباشرةً إن طُلب منك تضمينها.
- ينبغي عليك أيضًا تحضير سبب لمشاركته عند سؤال زملائك ومشرفيك عن سبب تركك للعمل، وسيسألك الناس بالتأكيد. لا ينبغي تضمين هذا السبب في الخطاب الرسمي، إلا أنه لازال من العملي تحضير سبب لقوله عند توجيه السؤال لك.
4
اتّسم بالرسمية والود في آن واحد. ينبغي أن تكون طريقة حديثك في إخطار الاستقالة احترافيًا، ولكن لا تكن بنفس مستوى الرسمية والاحترافية ليشعر الشخص الذي يقرأ الخطاب بأنك لا تكن أي مشاعر للمكان. ينبغي عليك عادة كتابة الخطاب مع الاستعانة بأقصى درجة من درجات الود كنت قد استخدمتها مع صاحب العمل من قبل.
- إن كنت معتادًا على التعامل مع صاحب العمل بشكل احترافي وصارم أثناء عملك بالشركة، استخدم نفس طريقة الخطاب في إخطار الاستقالة. من ناحية أخرى، لا تخف من استخدام أسلوب خطاب أكثر ودّ إن كانت علاقتك بمديرك أكثر ودًا ويسرًا. يمكن أن يكون استخدام أسلوب خطاب ودّي مناسبًا طالما أنك لا تجعل الأمر شديد العفوية وتتجنّب اللياقة تمامًا.
- إليك مثال جيّد: "أشعر بامتنان شديد للتجربة والعطاء الذي حصلت عليه نتيجة للعمل معك".
- مثال سيء: "أرغب أن أذكر بشكل رسمي أنني أكنّ احترامًا شديدًا لشركة [اسم الشركة] وأنني لا أحمل أي نوايا سيئة تجاه الموظفين أو أصحاب العمل في الشركة".
- مثال سيء: "شكرًا على كل شيء!"
5
اجعل لهجتك إيجابية. سيكون هذا الخطاب هو المستند الأخير في ملفك الوظيفي، لذا حاول أن تترك انطباعًا جيّدًا. ينبغي عليك أن تترك جسور تواصل عوضًا عن حرق كل جسور التواصل حتى وإن كنت تترك وظيفة تكرهها ولا ترغب بوجود أي علاقة بينك وبين الشركة من جديد.
- إن قام أحد أصحاب العمل المستقبليّين بالتواصل مع صاحب العمل السابق فذكر أنك قد قدّمت إخطارًا قبل مغادرة العمل بأسبوعين سيترك انطباعًا جيّدًا. هذا الأمر مفيد أيضًا في حالة عدم معرفة الموظف المسؤول عن استخراج ملفك في الشركة القديمة أي معلومات أخرى عنك.
- لا تُسيء إلى أي شخص في الشركة أو تنتقد طريقة عمل الشركة في إخطار الاستقالة.
6
اشكر صاحب العمل. ضمّن خطابك سطرًا أو سطرين تشكر فيها صاحب العمل على الفرص والتجارب التي خضتها نتاج العمل في الشركة. تقّدم كل وظيفة إضافة ما إلى حياة الشخص، حتى إن كانت عيوب العمل أكثر من فوائده بكثير.
- إن كانت تجربتك في العمل إيجابية في معظمها، احرص على إظهار امتنانك لذلك. اكتب شيئًا على شاكلة "لا يسعني أن اكتب ما يكفي لوصف امتناني وشكري على تجربة العمل في الشركة للسنوات الثلاث المنقضية. لقد تعلّمت أكثر مما توقّعت بكثير وأنا أشكر كرمكم وصبركم".
- إن كانت تجربة عملك سلبية في مجملها، قدّم دلالة امتنان عامة. حاول أن تكتب شيئًا على شاكلة "أرغب أيضًا بشكركم على منحي التجربة التي خضتها خلال سنوات عملي المنقضية".
7
أعلم صاحب العمل بأنك مستعد لإنهاء أي مشاريع كبيرة موجودة. كبادرة وفاء ومسؤولية، ينبغي عليك الإشارة إلى أي مشاريع قائمة أو مستقبلية قد لا تتم دون وجودك مع توضيح استعدادك التام بإتمام هذه المشاريع عوضًا عن مغادرة الشركة على عجل.
- يمكن تجاهل المشاريع الصغيرة غير المهمة التي يمكن لأي شخص آخر تنفيذها.
- يترك هذا الأمر انطباعًا جيّدًا لدى صاحب العمل مما يعزّز من فرص تقديمه لرأي جيد عنك لصاحب عمل آخر مستقبليًا عند طلب صاحب العمل الجديد لذلك.
8
قدّم دعمك للشركة بعد الاستقالة من العمل. قد تقابل الشركة بعض العقبات بعد مغادرتك للعمل واتجاه الشركة لتسيير الأمور بشكل جديد، لذا اعرض على الشركة مساعدتك في تسهيل المرحلة الانتقالية حتى بعد انتهاء عقد عملك مع الشركة.
- قدّم للشركة رقم هاتف و/أو عنوان بريد إلكتروني للتواصل معك عند ظهور أي سؤال أو الرغبة بالاستعانة بك.
9
اختتم رسالتك بمجاملة لطيفة. من الجيد اختتام جسم رسالتك بإظهار امتنانك للشركة، حتى وإن كنت قد شكرت صاحب العمل في جزء سابق من خطابك.
- مثال: "سأظل شاعرًا بالامتنان لك ولكامل طاقم العمل في الشركة من أجل كل ما قدّمتموه لي".

جزء 2

جزء 2 من 3:

تنسيق الرسالة

تنزيل المقال

1
اكتب رسالة مكتوبة وليس رسالة بريد إلكتروني. ينبغي عليك تقديم خطاب مكتوب ومطبوع عوضًا عن كتابة رسالة بريد إلكتروني عند تقديم إخطار الاستقالة من العمل، وينبغي أن تقدّم هذا الخطاب لصاحب العمل يدًا بيد.
- على الرغم من أن كتابة رسالة بريد إلكتروني قد تبدو أسهل وأسرع، إلا أن ذلك يعدّ أقل احترافية وسيؤدي ذلك إلى تجهّم من يتلقّى الرسالة.
- لا تُرسل إخطار الاستقالة من خلال خدمة البريد العادية حيث أن ذلك قد يؤدي إلى التسبب بتأخير وقد يؤدي ذلك إلى انقضاء الأسبوعين عند تلقّي إخطار استقالتك.
2
اكتب التاريخ أعلى الجهة اليسرى أو اليمنى بحسب اللغة المستخدمة. التزم بقواعد كتابة التاريخ في الخطابات الرسمية أعلى الجهة اليسرى أو اليمنى من الصفحة بحسب لغة الكتابة المستخدمة. ينبغي أن تكتب الشهر بالحروف وأن تكتب اليوم والسنة بالأرقام.
- مثال: 26 يونيو، 2013
- لاحظ أنك لن تحتاج عادة لكتابة عنوان استقبال فوق التاريخ لأن العنوان سيكون هو نفسه عنوان صاحب العمل، ويمكنك استخدام ترويسة الشركة التي تتضمن العنوان إن كنت ترغب بذلك.
3
فكّر بتضمين عنوان داخلي. إن كنت تستخدم ترويسة الشركة، يمكنك التخلي عن تضمين عنوان المستقبل الداخلي حيث أن الخطاب مُرسل من الشركة إليها. اعلم على أي حال أن تضمين العنوان فكرة جيدة لأنها تسمح لك بتوجيه الرسالة لمديرك فقط.
- اكتب اسم المدير الكامل منصبه الوظيفي في السطر الأول.
- اكتب العنوان في السطر التالي واكتب المدينة والمحافظة والرمز البريدي في السطر التالي.
- اترك سطرًا بين التاريخ والعنوان الداخلي، واترك سطرًا آخر بين العنوان الداخلي والتحية التي تليه. ينبغي عليك على أي حال عدم ترك أسطر فارغة عند كتابة العنوان.
4
قم بتحيّة مديرك مباشرة في الخطاب. ينبغي عليك افتتاح رسالتك بالتحية "السيد/ [اسم المدير]"، ولا ينبغي عليك استخدام تحية مبهمة أو عامة جدًا كأن تقول "إلى من يهمّه الأمر".
- ينبغي عليك أيضًا مخاطبة رئيسك بنفس طريقة مخاطبتك له عادة، حتى إن كانت الطريقة غير رسمية. يمكنك مثلًا استخدام اسم مديرك الأول إن كنت معتادًا على مخاطبته بالاسم الأول، ولكن لا يمكنك فعل ذلك إن كان أسلوب الخطاب بينكما يقتصر على المناداة بالاسم الأخير مع استخدام الألقاب.
5
اكتب جسم الإخطار. اترك سطرًا بعد التحية قبل البدء بكتابة جسم الخطاب بحسب التعليمات الموضحة في هذا المقال.
- ينبغي عدم ترك أسطر فارغة بين سطور الفقرات، ولكن ينبغي ترك سطر فارغ بين كل فقرة وأخرى. لا حاجة أيضًا لترك مسافة فارغة في بداية الفقرة.
- لا تجعل رسالتك أطول من صفحة واحدة على أقصى تقدير.
6
استخدم خاتمة ودّية. ينبغي عليك استخدام خاتمة أكثر ودّ من الخاتمات التقليدية للحفاظ على أسلوب الخطاب الودود والإيجابي، لذا تجنّب استخدام "تحياتي،" أو "شكرًا،" أو "مع التحية،".
- إليك بعض الأمثلة للخاتمات التي يمكن استخدامها في خطابك:
  - تقبّل أرق تحيّاتي
  - أتمنى لك استمرار النجاح
  - تقبّل شكري على كل ما قدّمته لي
  - مع خالص التحية وأرق الأماني
اكتب اسمك الكامل بعد 4 أسطر من الخاتمة وقم بتوقيع الاسم بين الخاتمة والاسم المكتوب.

جزء 3

جزء 3 من 3:

تسليم إخطار الاستقالة

تنزيل المقال

1
قدّم إخطار الاستقالة إلى مديرك مباشرةً. أفضل ما يمكن فعله من حيث التصرّف الاحترافي هو تقديم إخطار الاستقالة إلى مديرك يدًا بيد قبل غيره.^{[٢]Xمصدر بحثي}
- ستحتاج عادة إلى تحديد موعد لمقابلة مديرك، ولكن من الممكن أيضًا المرور بمكتب مديرك دون موعد مسبق إن كنت تعمل في شركة صغيرة ولم يكن تعاملك فيها مع مديرك شديد الرسمية.
- أغلق الباب بعد دخولك إلى مكتب المدير وأبقِ الحديث خاصًا.
- قدّم إخطار الاستقالة لمديرك واشرح له محتواه أثناء تقديمه.
- سيرغب المدير بمناقشة الوضع معك على الأرجح. أجِب كل الأسئلة الموجّهة إليك بشكل وافٍ حتى إن كنت قد قدّمت إجابات لهذه الأسئلة في خطابك.
- اشكر مديرك واترك المكتب بعد مصافحته.
2
أرسل نسخًا من خطابك للأشخاص الذين قد يحتاجون لمطالعته. قد تختلف هذا الأمر بحسب الشركة التي تعمل فيها، إلا أن قسم الموارد البشرية في الشركة سيحتاج إلى نسخة من خطابك عادة، وكذلك هو الحال مع مشرفيك في العمل.
- ينبغي إعلام زملائك في العمل وأعضاء فريقك والعملاء بشأن استقالتك بشكل شخصي ولن يحتاج أولئك الأشخاص إلى نسخة من أخطار استقالتك.
3
اعمل بجد وأنهِ المواضيع غير المنتهية. ينبغي عليك الالتزام بإنهاء المشاريع الكبيرة غير المنتهية في الشركة إن كنت قد عرضت أن تقوم بإنهائها في خطاب استقالتك.
- لا ينبغي التكاسل عن العمل في الأسبوعين الأخيرين حتى إن كنت لم تقدّم هذا الوعد في خطاب استقالتك. ستكون المرحلة الانتقالية صعبة على الجميع، ومن واجبك الاحترافي تسهيل هذه العملية الانتقالية على مديرك على قدر الإمكان قبل المغادرة.
- من ناحية أخرى، لا تسمح للشركة باستغلالك وإرهاقك بكمية غير آدمية من العمل إن كنت تشك بأنك الشركة تعاملك بشكل غير منصف نتيجة لرغبتك بالاستقالة.