Descargar el PDFDescargar el PDFEste artículo fue coescrito por Tami Claytor. Tami Claytor es asesora de etiqueta, consultora de imagen y propietaria de Always Appropriate Image and Etiquette Consulting en Nueva York. Con más de 20 años de experiencia, Tami se especializa en impartir clases de etiqueta a personas, estudiantes, empresas y organizaciones comunitarias. Tami ha pasado décadas estudiando culturas a través de sus extensos viajes por los cinco continentes y ha creado talleres de diversidad cultural para promover la justicia social y la conciencia intercultural. Tiene una licenciatura en Economía con especialización en Relaciones Internacionales de la Universidad de Clark. Estudió en la Ophelia DeVore School of Charm y en el Fashion Institute of Technology, donde obtuvo su Certificación de Consultora de Imagen.
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¿Tienes que comunicarte con dos personas pero solo quieres hacerlo usando un correo electrónico? Independientemente de lo que debas comunicar, es muy fácil dirigir tu correo electrónico a las dos personas y transmitir información con claridad. Ya sea que vayas a enviar un correo electrónico profesional a tus colegas o uno casual entre amigos, este artículo tiene todo lo que debes saber. Sigue leyendo y te guiaremos a través de cómo saludar a ambas personas y también un poco de etiqueta simple de correo electrónico.
Este artículo se basa en una entrevista con nuestra gurú de etiqueta profesional Tami Claytor, propietaria de Always Appropriate Image and Etiquette Consulting.
Cosas que debes saber
- Usa los nombres de los dos receptores después del saludo (por ejemplo, "Hola Manuel y Ana" o "Buenas tardes Sr. Jiménez y Sra. Sánchez").
- Incluye las direcciones de correo electrónico de las dos personas en el campo "Para" si el mensaje requiere la atención de ambos. Incluye a alguien de forma casual haciéndole copia.
- Sé directo en el cuerpo del correo en cuanto a las acciones que necesites de cada uno de los receptores para que no haya confusión.
Pasos
Incluye ambos nombres en el campo "Para" de un correo electrónico formal. Si necesitas acción directa de ambas personas a las que vayas a escribirles, incluye las direcciones de correo electrónico de ambas separadas por una coma. Esto hará que ambos receptores sepan que el correo electrónico es información importante que deben leer.[3]
Usa el campo "Cc" para incluir casualmente a otra persona en un correo electrónico. Incluye al receptor principal del correo electrónico en el campo "Para". Si es necesario que alguien vea la información que mandas pero no necesitas acción directa de esa persona, incluye su dirección de correo electrónico en la sección "Cc". Ambas personas y direcciones de correo electrónico de todos modos estarán visibles en la parte superior del correo electrónico.[4]
Coloca direcciones de correo electrónico en el campo "Bcc" para ocultarlas de los receptores. Si alguien no quiere compartir su dirección de correo electrónico con la otra persona, añádela a la lista de "Bcc". Cuando se envíe el correo, solo las direcciones de correo electrónico de los receptores en el campo "Para" y "Cc" serán visibles.[5]- Esto funciona muy bien si vas a enviar un correo electrónico a dos personas que no se conocen o si vas a escribirle a un grupo grande de personas.
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Coloca una llamada a la acción en la línea de asunto. Proporciona una línea de asunto clara y concisa de forma que los receptores sepan con exactitud qué esperar al abrir el correo. Incluye exactamente lo que necesites que hagan y considera la posibilidad de mencionar cuánto tiempo tomará terminarlo. Incluso puedes mencionar lo que se espera de los receptores directamente en el asunto.[6]- Ejemplo: 5 minutos – se necesita retroalimentación sobre la encuesta
- Ejemplo: Se necesita la aprobación de Julio y Jessica
Ve directo al grano en los párrafos del cuerpo. Ve directamente al enfoque principal del correo de forma que los receptores no tengan que desplazarse a través de él para encontrar la información importante. Si es necesario que cada persona haga tareas específicas, menciona con claridad lo que necesitas de ellas de forma que no haya confusión en cuanto a quién realizará el trabajo.[7]- Ejemplo: Debemos preparar la presentación para mañana. Juan, ¿podrías hacernos la presentación con diapositivas? Julia, ¿podrías extraer todos los datos de nuestras hojas de cálculo?
Mantén un tono profesional. Si vas a enviar un correo electrónico profesional, no uses jerga ni emojis para no sonar demasiado casual. Cíñete al tema principal que debas tocar sin chistes ni sarcasmo que podría no percibirse.[8]- Limita el uso de signos de admiración debido a que podría dar la impresión de que gritas.
- Si tienes dificultades para detectar el tono en tu correo electrónico, prueba con leerlo en voz alta para determinar cómo suena. Como otra alternativa, pídele a un amigo que te lo lea en voz alta para ver cómo interpreta tu tono.
Termina el correo con un cierre simple. Al terminar con el cuerpo principal del correo, conclúyelo con unas cuantas palabras amables. Después del cierre, incluye tu nombre completo como si concluyeras una carta. Para escribir correos electrónicos formales de negocios, utiliza una firma de correo electrónico con tu nombre completo, tu título, el nombre de la empresa y tu información de contacto. Estos son algunos cierres que puedes usar:[9]- Gracias
- Saludos cordiales
- Atentamente
Revisa tu mensaje antes de enviarlo. Tómate un poco de tiempo antes de presionar "Enviar" para leer tu mensaje y asegurarte de que todo esté escrito correctamente. Revisa que la información que quieras comunicar se transmita con claridad y reescribe cualquier cosa que suene confusa. Cuando estés seguro de que todo se ve bien, envía el correo.[10]- Si vas a añadir archivos adjuntos al correo electrónico, asegúrate de que tengan el nombre correcto y de que hayas seleccionado los archivos correctos.
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Consejos
- Si necesitas una respuesta muy urgente, comunícate en persona o por teléfono para poder obtener respuestas inmediatas.[11]
Advertencias
Referencias
- ↑ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-address-letter-to-multiple-people
- ↑ https://www.grammarly.com/blog/how-to-start-an-email/
- ↑ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-address-letter-to-multiple-people
- ↑ https://www.grammarly.com/blog/cc-in-email/
- ↑ https://www.technology.pitt.edu/help-desk/how-to-documents/using-blind-carbon-copy-bcc-feature-protect-privacy-email-addresses
- ↑ https://hbr.org/2021/08/how-to-write-better-emails-at-work
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/effective-e-mail-communication/
- ↑ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-end-an-email
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