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Escribir un correo electrónico formal puede parecer una tarea desalentadora debido a que el correo electrónico se usa con bastante frecuencia para fines personales e informales. Si tienes que escribir un correo electrónico a un profesor, jefe o contacto comercial, agencia gubernamental u otro destinatario que requiera formalidad, simplemente sigue unas cuantas pautas sencillas. Mantén el mensaje claro y directo, y sigue las expectativas de estilo, tono y formato. Finalmente, revisa el contenido del correo electrónico antes de enviarlo.
Pasos
Usa una dirección de correo electrónico profesional. Idealmente, tu dirección de correo electrónico debe ser una variación de tu nombre verdadero, no un nombre de usuario o apodo. Usa puntos, guiones o guiones bajos para asegurar una dirección de correo que sea solamente tu nombre, sin número o letras adicionales, si puedes.- Por ejemplo, chicogenial0127@ladireccióndecorreo.com se verá poco profesional. Sin embargo, meredith.athena.calhoun@ladireccióndecorreo.com será apropiado.
Cíñete a una fuente de letra profesional. La mayoría de los servicios de correo electrónico ahora te permiten la opción de escribir en una variedad de fuentes y estilos de texto. Sin embargo, para enviar un correo electrónico formal, mantén las cosas conservadoras con fuentes como Times New Roman y Arial. Evita las fuentes decorativas como Comic Sans u Old English. Asimismo:[1]- Escribe tu correo electrónico en un tamaño de fuente de letra legible, como la 12.
- Evita los estilos especiales como la cursiva, la negrita, el subrayado o las fuentes multicolores a menos que estén justificadas por el contenido y el propósito del correo electrónico.
- No uses las mayúsculas para todo el texto. Esto hará parecer como si estuvieras gritándole al destinatario.
Usa un asunto de correo corto y apropiado. Usa palabras claves en la línea de asunto que sugieran exactamente el tema sobre el que estás escribiendo, en solo unas cuantas palabras. Esto ayudará a asegurar que los lectores no pasen por alto tu correo electrónico debido a que la línea de asunto está en blanco, es demasiado vaga o sugiere que el correo no es importante.[2]- Los asuntos como “Pregunta rápida”, “Poniéndome en contacto contigo” o “Correo sobre un tema importante” son demasiado vagos u obvios para ser útiles.
- Por otro lado “Horario, lista de invitados, solicitudes de almuerzo y reunión general el 12 de marzo” es demasiado largo y abarca varios temas.
- Sin embargo, “Reunión: escalera mecánica dañada el 12 de marzo” es corto y directo. Alerta al destinatario de un solo tema principal y una fecha específica.
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Usa un saludo apropiado. Siempre empieza un correo electrónico formal con un saludo. Abordar al destinatario por su nombre (si lo conoces) es preferible. Incluye el título de la persona (Sr., Sra., Dr., etc.) con su apellido, seguido de una coma o dos puntos. Puedes preceder el saludo con “Querido(a)…” si lo deseas.[3]- Si no sabes el nombre de la persona a quien le escribes, usa un saludo como “Estimado señor (o señora)” o “A quien corresponda”.
- No uses “Hola”, “Oye”, “Hey” u otros saludos informales.
Preséntate en el primer párrafo (si es necesario). Si vas a escribirle a alguien con quien no tienes ninguna relación existente, como un nuevo cliente, gerente de contratación o funcionario del gobierno, dile quién eres y por qué le escribes. Hazlo en la primera o segunda oración del correo electrónico.- Por ejemplo, si le escribes a un empleador potencial, puedes decir “Me llamo Earl Rivers. Me pongo en contacto con usted para postular al puesto de auxiliar administrativo que aparece en CareerXYZ.com”.
Prioriza la información más importante. Una vez que te hayas presentado y hayas expuesto la razón general por la que escribes, puedes continuar con el cuerpo del correo electrónico. Coloca el contenido más importante cerca de la parte superior. Esto respeta el tiempo del destinatario y hace que el propósito de tu correo electrónico sea claro.[4]- Si le vas a escribir a un oficial del gobierno, por ejemplo, puedes empezar al decir “Mi nombre es Arlene Rivers. Conseguí su dirección de correo electrónico del sitio web Westchester County Clerk. Le escribo para disputar la citación de tráfico que recibí el 31 de diciembre de 2009”.
Ve al punto. Para un correo electrónico formal, está bien ser directo, siempre y cuando seas educado. Andar con rodeos solo hará que el lector se pierda y se le haga más difícil descubrir lo que quieres o necesitas de él.[5]- Por ejemplo, si le vas a escribir a un profesor, no desperdicies espacio innecesario como: “Soy Darlene Frankreich. ¿Me conoce? Química en el salón 221 es mi clase favorita. Me encanta la manera en que las lecturas están organizadas. Siempre puedo estar al día y saber qué vendrá en los exámenes. Hablando de exámenes, estaba pensando en el siguiente examen...”.
- En su lugar, será mucho más claro escribir algo como “Soy Darlene Frankreich. Soy estudiante de su clase de Química en el salón 221, y le escribo acerca de un posible conflicto con el horario del examen”.
Mantenlo corto. No existe ninguna extensión establecida que defina cuán largo debe ser un correo electrónico. Sin embargo, es una buena idea mantener un correo electrónico del tamaño de una pantalla de computadora portátil o computadora de escritorio.[6]- Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos. Ingresa un salto de línea entre cada párrafo en lugar de sangría.
Usa un lenguaje formal. Debido a que los correos electrónicos formales se escriben para contextos profesionales, querrás dar una buena impresión. Usa oraciones completas y frases corteses. Evita cosas como:[7]- coloquialismos
- contracciones innecesarias
- emoticones y emojis
- blasfemias
- bromas
Usa una manera adecuada de cerrar. Al igual que con los saludos, existe una gran variedad de cierres que son aceptables para los correos electrónicos formales. Asegúrate de concluir con tu nombre completo y título de trabajo u otra firma (si tienes una). Algunos ejemplos de posibles cierres incluyen:[8]- “Atentamente”;
- “Cordialmente”;
- “Respetuosamente”;
- “Los mejores deseos”;
- “Su estudiante”.
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Incluye cualquier archivo adjunto necesario. Si necesitas incluir algún archivo, asegúrate de mencionarlo en el cuerpo del correo electrónico de tal manera que el destinatario sepa que estás incluyéndolo. Sé cortes al tratar de mantener pequeño el número de archivos adjuntos y su tamaño, y al utilizar tipos de archivos comunes o ampliamente compatibles.[9]- Por ejemplo, incluye una nota como “Le adjunto una copia de mi currículum y experiencia en formato PDF”.
- Luego, no olvides asegurarte de incluir los elementos adjuntos antes de pulsar “Enviar”.
Revisa el contenido, la ortografía y la gramática del mensaje. No confíes simplemente en el corrector ortográfico o gramatical del servicio de correo electrónico. Leer el correo electrónico en voz alta o dejar que alguien lo revise es una buena manera de detectar errores tipográficos o frases poco claras.[10]
Asegúrate de que el correo electrónico no contenga información sensible. Siempre ten en cuenta que el correo electrónico no es un sistema de comunicación segura. Recuerda que los servidores de correo electrónico pueden ser hackeados o que el destinatario puede compartir intencional o accidentalmente información que no querías que fuera divulgada.[11]- Evita incluir cosas como contraseñas, números de cuenta e información confidencial en un correo electrónico.
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Referencias
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/694/01/
- ↑ http://www.bbc.co.uk/skillswise/factsheet/jo10tech-l1-f-formal-informal-emails
- ↑ https://www.menlo.edu/wp-content/uploads/2015/03/writing-a-formal-email.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/636/01/
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Categorías: Correo electrónico | Edición y estilo
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