كيفية كتابة رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

تنزيل المقال

لا تخلو كتابة رسائل التذكير الودية من التحدي، فأنت عادة ما تلجأ إليها لغرض مهني وبهدف مراجعة تنفيذ الأمور في موعدها المحدد، لكنها تظل تحمل طابع الودية والتذكير وليس رسالة استهجان رسمي. قد تستخدمها كذلك مع جهة أو شخص لا يحق لك الضغط عليه، بل فقط تعيد تذكيره بمعروف ما تنتظر أن يسديه إليك، ووقتها من الضروري ألا تبدو رسالتك متغطرسة أو نافدة الصبر. في الوقت نفسه، من الضروري لك أن تذكر الطرف الآخر بمحتوى الرسالة للعديد من الأسباب. على خلاف اختيار نبرة الصياغة الصحيحة، يجب كذلك أن تُغطي الجوانب الضرورية بما يضمن للطرف الذي يتلقى الرسالة أن يعرف بوضوح ما تحتاج إليه. وبعد الانتهاء من الرسالة، يجب أن تعيد مراجعتها لضمان خلوها من أي خطأ في الصياغة أو المعنى، وبما يضمن أن تكون الرسالة ودودة جدًا، لكن في نفس الوقت احترافية وتؤدي الغرض من ورائها على أفضل شكل. واصل القراءة لتعلم المزيد حول الأمر.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

نبرة اللغة الودية

تنزيل المقال

1. 
   1
   وجه التحية إلى مستقبل الرسالة. قد يكون عليك في رسائل التواصل المهني أو الرسمية أن تستخدم تحية مقبولة في هذا النوع من التواصل، كأن تقول: "عزيزي" أو ما شابه. لكن بشكل متزايد عامة تصبح الرسائل الشخصية والمتحررة من التكليف مقبولة في مختلف أنواع التواصل عبر البريد الإلكتروني تحديدًا. فيما يلي بعض جمل التحية التي يمكنك أن تبدأ بها والتي تساعدك على تهيئة النبرة الودودة منذ بداية الرسالة ويمهد لما تنوي قوله:

   • أهلًا يا كريم
   • مساء الخير
   • السلام عليكم!
   • أهلًا!
2. 
   2
   أشِر إلى العلاقة التي تجمعك بالطرف الآخر. قد تبدو رسالتك أكثر جفافًا إذا جعلتها مقتصرة على تذكير الطرف الآخر بما تحتاج إلى تذكيره به. بدلًا من ذلك، أدخل التواصل الإنساني الشخصي في الموضوع واترك له مساحة من رسالتك. عبر في جملة أو أخرى عن العلاقة التي تجمعك بالطرف الآخر وعلق على صداقتك معه أو الخبرات المشتركة بينكم. الهدف هنا هو تخفيف حدة الرسالة ومنحها طابع ودود، وكأن ترسم ابتسامة على وجه الطرف الآخر قبل أن تثقل عليه بطلبك الذي تحتاج لرد حوله في أسرع ما يكون. من أمثلة ما نتحدث حوله:

   • ما هي أخبار الدراسة والاختبارات؟
   • صديقي العزيز، كيف حالك؟
   • لقد قضينا سهرة ممتعة في نهاية الأسبوع الماضي.
   • لم نتحدث منذ فترة طويلة للغاية. كيف حالك؟
   • لا يمكن أن أنسى أبدًا الرحلة التي قمنا بها سويًا في الشهر الفائت! لقد كان وقتًا رائعًا وأتمنى أن نكررها في أقرب فرصة.
3. 
   3
   خفف من حدة تعبيراتك. ينطبق هذا الأمر أكثر ما يكون على فقرات التذكير بما تحتاجه من الطرف الآخر. على الأغلب أنك لم تتحدث مع الطرف الآخر منذ فترة طويلة من الوقت، لذا ننصح دائمًا بأن تعتذر بشكل مباشر أو غير مباشر على عدم التواصل إلا لما تذكرت تلك المصلحة أو الغرض الذي تحتاجه من الطرف الآخر. من أمثلة التعبيرات الناعمة التي تخفف من حدة توجيه الطلب بغطرسة أو بشكل مباشر محرج:

   • أعلم أننا لم نتحدث منذ فترة طويلة، لكن أنا بحاجة لتذكيرك بخصوص...
   • أعتذر لأننا لم نتحدث كفاية في الفترة الماضية، لكن حياتي مقلوبة رأسًا على عقب منذ المولود الجديد. أريد فقط أن أستغل الفرصة وأذكرك أنه...
   • أنا أعلم أنك مشغول للغاية ولا أريد أن أزعجك بالمزيد من الأمور، لكن وجدت أنه من الضروري تذكيرك بأنه…
4. 
   4
   كن متأدبًا لأقصى درجة ممكنة. إذا كنت تتحدث عن موضوع بالغ الأهمية، فمن المحتمل أن تخطئ في صياغته بالكثير من اللامبالاة لظروف الطرف الآخر أو وكأنك تلوم وتعاتب الشخص الآخر على تأخره في تنفيذ ما سبق وأنك اتفقت عليه معه. ضع في اعتبارك دائمًا أن للطرف الآخر مشاغله ومسؤولياته التي يُفضل أن تظهر لها قدرًا كبيرًا من الاحترام والتفهم. مهما كان لك حق فيما تطلبه، لا تنسَ أبدًا قول "من فضلك" و"شكرًا لمجهوداتك" وغيرها من التعبيرات المشابهة. ننصحك أن تُضمن في رسالتك التعبيرات المتأدبة التالية:

   • آسف على إزعاجك، لكن فقط أريد أن أتأكد منك أن…
   • يهمني للغاية أن أعرف منك ردًا سريعًا وما أن يسمح وقتك فيما يخص…
   • شكرًا مقدمًا لوقتك ومجهودك وتفاعلك مع الرسالة. أقدر كثيرًا كل ما تقدمه من دعم ومساعدة.
   • أتطلع لمعرفة ردك عندما تتاح الفرصة المناسبة.

جزء 2

جزء 2 من 3:

تغطية الجوانب الضرورية

تنزيل المقال

1. 
   1
   استفد من سطر العنوان. لست بحاجة لكتابة أفضل عنوان في التاريخ، لكن فقط تأكد من أنك تختار عنوانًا مناسبًا وواضحًا ومعبرًا عن الموضوع. استغل تلك المساحة للتسهيل من مهمة كتابتك للرسالة. يفترض أن يعرف الطرف المتلقي للرسالة الغرض من تواصلك معه بلمحة عين بمجرد الاطلاع على العنوان. من الخيارات شائعة الاستخدام في رسائل التذكير الودية:

   • إعادة تذكير/ إعادة تواصل
   • تذكير سريع حول
   • قريبًا: رحلة/ مناسبة/ غير ذلك
   • مراجعة بخصوص…
2. 
   2
   لا تنسَ ذكر ما تعيد تذكير الطرف الآخر به. قد يفرض عليك سعيك الحثيث للحديث بود وأدب أن تشتت تركيزك وتنسى ذكر بعض الأمور الهامة، من بينها موضوع الرسالة وما تحتاج لتذكير الطرف الآخر به من الأساس. يجب أن تذكر موضوع الرسالة (ما تذكر الطرف الآخر به) في بداية الرسالة بالقرب من المقدمة، وتحديدًا مباشرة بعد التحية وجمل التواصل الشخصي المختصر. على سبيل المثال

   • "مساء الخير،
     كيف حالك يا محمود؟ لم نتحدث منذ فترة طويلة للغاية. أتمنى أن تكون بخير وأن نلتقي في أقرب فرصة. أرغب في تذكيرك فيما يخص…"
   • "السلام عليكم!
     كيف حالك يا أبي؟ أعتذر لأنني مُقصر في التواصل معك منذ فترة ليست بالقصيرة. أنا منشغل جدًا بشؤون العمل والأسرة. أريد فقط أن أذكرك بموعد العشاء المنتظر يوم…"
3. 
   3
   وظف اللغة المختصرة لتحقيق أقصى فائدة بأقل كلمات. من المتفق عليه عامة أن اللغة المتأدبة تحتاج إلى استخدام عدد أكبر من الكلمات، فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تكتب جملة "اعمل بجد" بصيغة متأدبة كما يلي: "سوف يكون من الأفضل للجميع أن تبذل جهدًا أكبر في عملك". لكن على الرغم من ذلك، تتسبب الصياغة الطويلة لمحتوى الرسالة في تشتيت التركيز عن الغرض الرئيسي من الرسالة ومن ثم قد لا يصل للطرف الآخر ما تريده بدقة.

   • اعتمد على بناء مُبسط للغاية في رسالتك لكي تضمن وضوح الغرض. قد يتم ذلك من خلال أن تكون رسالتك على النحو التالي: التحية (المقدمة) ← التواصل الشخصي ← التذكير ← الوداع (الختام). فقط لا غير
4. 
   4
   استبعد الأجزاء غير المهمة. التزم بذلك سواء مع فكرة أو كلمة يمكن الاستغناء عنها دون التأثير على الغرض الأساسي من الرسالة. راجع كل حرف في الرسالة واسأل نفسك: "هل هو مهم؟" في بعض الحالات، قد تكون إجابتك أنه مهم بالفعل كيلا تبدو رسالتك جافة وحادة؛ أي أنه مهم لإضفاء لمسة من الود على الصياغة، وهنا يمكنك تركه في الرسالة بالفعل. لكن غير ذلك، تخلص من أي جزء أو موضوع هامشي يمكن عدم إدراجه في هذه الرسالة المختصرة المُركزة.

   • عادة ما يمكنك الاستغناء عن الصفات المكررة بنفس المعنى وراء بعضها البعض وكذلك إعادة صياغة الجمل لتكون أقصر وحذف الكلمات الإضافية التي لا حاجة إليها، مثل: جدًا وللغاية وقطعًا، واستبدال الصياغات الطويلة المبتذلة بغيرها مختصر وبسيط.
5. 
   5
   اختم الرسالة بجملة الوداع. ويقصد بها جملة توجيه الأمنيات الطيبة وشكر الطرف الآخر على وقته كختام لرسالتك بأسلوب متأدب. يوجد عدد لا نهائي من جمل الوداع وختام الرسائل، مثل: "أمنياتي الطيبة" أو "تحياتي" أو "صديقك المخلص" أو "المخلص". يتبع هذه الجملة كتابة اسمك (وتوقيعك عند الحاجة). لاحظ فقط أن الأمثلة السابقة تقليدية نوعًا ما وقد تبدو غير ودودة، لذا جرب استخدام واحدة من جمل الختام الودية التالية:

   • صديقك المخلص.
   • حظًا موفقًا.
   • أتمنى لك الخير.
   • يومك سعيد.
   • أراك على خير.
   • أتطلع لقراءة ردك.

جزء 3

جزء 3 من 3:

ضمان خلو الرسالة من الأخطاء

تنزيل المقال

1. 
   1
   دقق المقال لغويًا. في كل مرة تقرأ فيها الرسالة قراءة سريعة سوف تجد المزيد من الأخطاء البسيطة التي وقعت بها أثناء الكتابة والتي تحتاج إلى تصحيح فوري. لا تضغط على زر إرسال بمجرد كتابة آخر كلمة في الرسالة، بل تأكد من تدقيقها لغويًا ومراجعة الأخطاء الإملائية والنحوية جيدًا قبل الإرسال.

   • تقدم لك العديد من خدمات البريد الإلكتروني وسائل تدقيق نحوي وإملائي مجانية. لاحظ فقط أن جودة هذه الأدوات الإلكترونية تختلف من مقدم خدمة لآخر، كما أنها قد تكون ذات فعالية أكبر في اللغة الإنجليزية مقارنة بالعربية. استفد منها لكن لا بديل من إخضاع النص إلى المراجعة الشخصية، أو اطلب من شخص خبير في اللغة أن يراجع الرسالة نيابة عنك بشكل سريع.
   • تأكد كذلك من مراجعة العنوان وفقرات التحية والختام. تزداد احتمالية تجاهل مراجعة تلك الأجزاء مقابل التركيز فقط على متن الرسالة.
2. 
   2
   اقرأ الرسالة بصوت مرتفع. ربما أنك بصدد كتابة رسالة بريد إلكتروني بالغة الأهمية أو أنك ترغب حقًا في التأكد من الصياغة الودية والتأدب في الحديث إلى الطرف الآخر. يمكنك الحكم على مدى نجاحك في تحقيق هدفك من خلال قراءة الرسالة جهرًا من البداية للنهاية. هل تبدو لك أنها ودودة ومناسبة للسياق الخاص بها؟ إذا كانت الإجابة هي نعم، فالرسالة جاهزة للنشر.

   • أعد كتابة الجمل أو الفقرات التي لا تشعر بالرضا عنها. احكم بهدوء وموضوعية على صياغة الرسالة واختر ما يجعلها بشكل لغوي ومعنى أفضل. لاحظ أنه لا توجد قاعدة محددة بقدر ما يرتبط الأمر بأسلوب كلام كل شخص مقارنة بآخر.
3. 
   3
   اطلب من شخص آخر أن يطلع على الرسالة قبل إرسالها. في المواقف بالغة الأهمية، كما هو الأمر في التواصل المهني والتعاملات العملية، قد يكون من الجيد طلب مراجعة رسالة التذكير من قبل زميل عمل أو أحد أصدقائك أولًا قبل إرسالها، لتجنب الوقوع في أخطاء فادحة. اعتمد بشكل عام على أسلوب الكتابة الموجز، وهو ما يضمن لك ألا يستغرق الأمر الكثير من الوقت ويساعدك على عدم الوقوع في الأخطاء وكذلك اكتشاف الأخطاء البسيطة في صياغة نص رسالتك المختصر.

   • تواصل مع صديقك عبر خدمات البريد الإلكتروني كذلك أو المراسلات النصية. اسأله قائلًا: "مرحبًا! هل لديك الوقت لقراءة رسالة بريد إلكتروني صغيرة ومراجعتها؟ لن يستغرق الأمر دقيقة واحدة."
   • لا تنسَ توجيه الشكر لأي شخص يقرأ ويراجع لك رسالتك. يجب أن تظهر امتنان حقيقي تجاه أي شخص يُسدى لك معروفًا.