체계적인 사람이 되는 법

체계적이지 않은 것을 좋아하는 사람은 없다. 조직화하고 체계를 세우는 데는 시간이 들지만, 평소 체계를 두고 계획을 세우는 데 집중하면 인생이 훨씬 쉽게 풀리는 것을 경험하게 될 것이다. 제대로 체계를 잡고 조직화하기 위해서는 공간을 정리하고 시간을 정리하고 모든 약속 및 모임 등을 계획하도록 해야 한다. 또한 체계적인 방식으로 작업하여 보다 효율적이고 더 짧은 시간 내에 더 많은 일을 처리할 수 있게 되면 생산성도 좋아지게 된다. 체계적이고 조직적인 사람이 되면 스트레스와 불안이 줄어들어 자신의 일상 생활 및 활동을 보다 잘 제어 할 수 있는 사람으로 거듭날 수 있게 될 것이다.

방법 1

방법 1 의 3:

본인의 공간 정리 정돈하기

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자신의 방 정리를 한다. 자신의 공간을 조직이고 체계적으로 운영 및 유지하려면 침실 정리에 신경 쓴다. 침실의 물건들을 잘 살펴보고 더 이상 사용하지 않거나 필요하지 않은 것을 버리도록 한다. 정신 없는 방을 깨끗이 청소하여 침실에 정말 필요하고 사용하는 물건만 남기고 기타 물품을 정리하여 좀 더 조직적이고 체계적인 기분이 느껴지는 공간으로 재탄생시키도록 한다. ^{[1]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 침실에 있는 책꽂이가 여러 책들로 가득 차있을 수 있다. 책들을 살펴보고 더 이상 읽지 않거나 필요하지 않는 책은 상자에 넣어둔다. 솔직하게 다신 읽지 않을 책이라 생각되는 것은 버리도록 한다. 상자에 담긴 책은 자선 단체에 기부하면 방을 정돈하는 데 도움이 될 것이다.
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서재와 책상을 정리한다. 집에 서재나 책상을 위한 공간이 따로 있다면 이 역시 정리 정돈하도록 한다. 책상 위의 모든 서류와 청구서를 잘 살펴보고 폴더 나 파일 캐비닛에 보관한다. 하드 카피로 보관할 필요가 없는 서류는 버리도록 한다. 사무용품은 서랍이나 캐비닛에 넣고 펜과 연필을 필기구 보관함에 놓는다. ^{[2]X출처 검색하기}
- 또한 자주 사용하는 물품들은 작업 공간이나 책상에 더 가깝게 배치하여 동선이 깔끔하게 만든다. 예를 들어, 서재에서 스테이플러를 곧잘 사용하는 경우, 책상 위 서랍에 보관하여 항상 손이 닿을 수 있는 곳에 보관하는 것이 용이하다.
- 전기 코드는 케이블 매듭 싸게 등을 사용해 엉키지 않도록 잘 감싸서 정리한다. 이렇게 하면 엉키지 않고 지저분하지 않게 되어 깔끔한 공간을 유지할 수 있다.
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부엌 정리를 한다. 부엌은 흔히 가정에서 가장 많이 사용되는 공간 중 하나이다. 부엌 용품 및 물건들을 잘 살펴보고 더 이상 사용하지 않거나 부서진, 혹은 오래된 물건은 기부하거나 정리하여 정말 필요한 기구만 보관하도록 한다. ^{[3]X출처 검색하기}
- 서랍이나 찬장에 모든 머그잔 또는 모든 주방 기구를 함께 넣어 보관한다. 그리고 가능하면, 부엌 카운터 상부에는 물건을 보관하거나 놓아두지 않는다. 큰 도마 또는 주전자 등과 같이 자주 사용하는 물건만 남겨둔다.
- 일부 물품은 종류별로 정리하는 것 보다 물건 배치의 레이아웃이나 순서에 대한 고민이 필요하다. 향신료와 같이 조리 시 자주 사용되는 품목은 카운터에 있는 양념통 보관함과 같이 편리하고 접근하기 쉬운 곳에 보관하는 것이 좋다.
- 식품과 같이 부패하기 쉬운 것은 선입-선출 방식으로 보관한다. 통조림 식품과 같은 부패하기 쉬운 식자재는 찬장이나 혹은 식료품 저장실에 정리할 때, 가장 오래된 것이 앞으로 (빨리 섭취하기 위해) 오도록 배치한다.
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옷장 정리를 한다. 옷장은 쉽게 지저분해지는 경향이 있는데, 이는 특히 옷이 많은 경우 더욱 그러하다. 더 이상 착용하지 않는 의류 및 물건들을 골라내어 옷장을 정리를 한다. 일반적으로, 1년 동안 해당 아이템을 착용하지 않았다면 버릴 때가 되었다는 것을 의미한다. 청바지는 한데 모아 선반에 보관하고 자켓은 자켓만 모아 걸어 두어 의류 품목을 종류별로 그룹화한다. ^{[4]X출처 검색하기}
- 옷장에 있는 옷과 물건 들을 한번씩 교체하여 가진 옷을 돌아가며 잘 활용할 수 있도록 한다.
- 모든 신발은 옷장이 아닌 신발장에 보관하거나 라벨이 붙어있는 상자에 보관한다. 이렇게 하면 정확히 어떤 신발을 보유하고 있는지 확인이 쉽다.
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정기적으로 자신의 공간을 청소한다. 체계와 조직성을 유지하기 위해서는 침실, 서재, 책상, 주방 및 옷장을 정기적으로 청소해야만 한다. 일주일에 하루를 청소하는 날로 지정하고 해당 공간을 청소하도록 하면, 집의 각 영역이 잘 관리되어 물건이 쌓이고 혼잡 해지는 것을 예방할 수 있다. 또한 각 공간별 시스템 및 동선, 활용도 등을 최상으로 유지하고 관리하기가 쉬워진다.
- 하루에 한 공간씩 청소하는 것을 습관화 하여 일주일에 걸쳐 주기적으로 각 공간을 유지 및 관리하는 것도 좋다. 하루에 한 번 가볍게 한 공간만을 집중적으로 청소를 하는 것이다. 본인의 공간을 어수선하게 내버려 두지 않도록 하고 즉시 필요하지 않은 서류 및 계산서는 버리는 것을 습관화 하도록 한다.
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방법 2

방법 2 의 3:

시간 관리하기

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중요한 날짜를 달력에 표기 해둔다. 달력을 부엌, 침대, 또는 서재 등 본인이 매일 쉽게 확인할 수 있는 장소에 걸어 놓는다. 컴퓨터 바탕 화면에 달력을 띄워 놓거나 아이폰에서 캘린더 응용 프로그램을 사용하는 것도 가능하다. 항상 중요한 마감일, 약속, 회의 등과 같이 중요한 모든 날짜를 달력에 표기한다. 그리고 정기적으로 본인의 일정을 업데이트하여 시간을 효율적으로 정리할 수 있도록 한다. ^{[5]X출처 검색하기}
- 매일 달력을 확인하는 습관을 길러 아침에 일어나자마자, 혹은 밤에 잠자리에 들기 전 체크할 수 있도록 한다.
- 다양한 색상을 사용해 일정의 우선 순위를 표기한다. 예를 들어, 중요한 날짜는 가장 눈에 잘 띄도록 빨간색으로 표시하고 덜 중요한 날짜는 노란색으로 강조한다.
- 휴대 전화의 달력 어플리케이션을 사용하는 경우, 중요한 날짜를 잊지 않도록 며칠 또는 몇 시간 전에 미리 알림이 울리도록 설정한다. 24me, Quip 및 Wanderlust 와 같은 다른 일정 관리 어플리케이션을 사용할 수도 있다. ^{[6]X출처 검색하기}
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데일리 플래너를 사용한다. 하루를 계획하고 정리하는 데일리 플래너는 시간 관리에 좋은 또 다른 방법이다. 일주일을 7일로 세분화 하여, 각 날짜 별로 약속 및 회의 일정을 정리할 수 있도록 해준다. 또한 많은 약속이 있는 날의 경우 데일리 플래너는 더욱 유용하다. 각 일정과 시간을 모두 빠짐없이 기입하고 하루가 시작될 때 매일 아침 자신의 플래너를 확인하면 계획한 내용과 준비 상태를 쉽게 파악할 수 있다. ^{[7]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 하루의 일정을 기입할 때 시간 순서대로 오전에는 회의 일정, 오후의 클라이언트와 통화 그리고 저녁 업무 마감 시간을 적어 두는 것이다.
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해야 할 일의 목록을 만든다. 체계적이고 조직적인 근무 및 활동을 유지하기 위해서는 해야 할 일을 목록으로 만들도록 한다. 그리고 다시, 단기간에 할 일과 장기적으로 할 일의 목록을 나눈다. 화이트 보드에 할 일 목록을 작성하고 부엌이나 침실 등 쉽게 눈에 띄고 확인할 수 있는 곳에 붙여 둔다. 그리고 하나씩 처리할 때마다 목록에서 지워내면 생산적이며 동기 부여가 되어 더 효율적으로 많은 일을 다룰 수 있게 될 것이다. ^{[8]X출처 검색하기}
- 해야 할 일 목록을 컴퓨터에 보관하려면 스프레드시트를 만들어 활용한다. 바탕 화면에 스프레드시트를 띄우고 확인하고, 하나씩 해결할 때마다 지워 나간다.
- 예를 들어, 내일까지 끝내야 하는 과제, 방 청소 혹은 소모품 주문 등과 같은 단기 목록을 만든다. 그런 다음 이번 달 내로 원서 지원, 아랍어를 배우기, 여행 계획하기 등과 같은 장기 목록도 함께 만들어 보관한다.
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자신의 체계적인 행동에 대한 보상을 한다. 본인의 체계적이고 조직적인 활동 방식을 잘 유지하고 더욱 큰 동기 부여를 하기 위해 스스로에 대한 보상을 하도록 한다. 해야 할 일 목록의 무언가를 완료하면 좋아하는 식당에 디저트나 점심을 먹으러 가는 것이다. 또는 달력이나 데일리 플래너에 기입된 항목을 예상보다 일찍 완료하면, 스스로에게 5 분간 휴식 시간을 주어 산책하러 가는 것도 좋다. ^{[9]X출처 검색하기}
- 좋아하는 비디오 게임이나 좋아하는 프로그램 시청하기와 같은 재미있는 활동이나 편안한 활동으로 보상을 할 수도 있다. 다만 당일 완료해야 했던 업무를 끝냈을 때만 이러한 보상을 제공하고 무분별한 보상이 되지 않도록 주의한다.
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방법 3

방법 3 의 3:

계획에 맞춰 근무하기

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계획은 매일 세운다. 일하는 동안 체계성을 유지하기 위해 일일 작업 일정을 만들어 본다. 중요성 및 우선 순위에 따라 각 작업을 나열하고 순서대로 완료해 나간다. 가장 중요한 작업을 먼저 수행하고 그렇지 않은 것이 뒤따르는 순서대로 일을 처리한다. 이렇게 하면 학교 혹은 직장에서 매일 조직적으로 하루를 보낼 수 있다. ^{[10]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 숙제를 마치거나 자녀를 위해 점심을 준비하는 것과 같은 중요한 일을 먼저 열거한다. 그런 다음, 이메일을 읽거나 뉴스를 시청하고 오후 또는 저녁에 (중요한 일이 끝난 후) 다른 기타 요소들을 처리한다.
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중간 휴식 시간 역시 미리 계획한다. 필요한 작업을 모두 잘 완료하는 것도 중요하지만, 더 나은 집중력과 생산성을 위해서는 중간중간 짧은 휴식 시간을 가지는 것이 좋다. 중요한 작업을 수행 한 후 다리를 쭉 펴고, 짧게 산책을 하거나, 약간의 운동을 할 수 있도록 5 분 중간 휴식 시간을 가질 수 있도록 계획을 세운다. 커피 혹은 간식을 사기 위해 휴식 시간을 사용하는 것도 좋다. ^{[11]X출처 검색하기}
- 휴식을 취하면 너무 지치거나 과로하지 않게 된다. 그러므로 특히 처리 해야 할 일이 많은 날일수록 적당한 휴식을 잘 갖는 것이 중요하다. 정말 눈코 뜰새 없이 바쁠 경우라도 최소 하루에 한 번은 휴식 시간을 갖도록 계획한다.
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멀티 태스크를 한다. 보다 체계적인 방식으로 작업 할 수 있는 또 다른 방법은 여러 작업을 한꺼번에 수행하는 멀티 태스킹이다. 멀티 태스킹을 잘 활용하면 짧은 시간 내 여러 가지 일을 처리 할 수 있기 때문이다. 또한 모든 것을 한꺼번에 처리하면, 완료해야 할 일에 대해 대한 스트레스는 압박감을 느끼지 않게 되므로 체계적이고 조직적인 일 처리가 가능해진다. ^{[12]X출처 검색하기}
- 또는 예를 들어, 차를 마시기 위해 먼저 주전자에 물을 올리고 물이 끓기 기다리는 동안 수건을 접고, 이메일을 보내고, 세탁기에 빨랫감을 넣을 수 있다. 또는 직장에서 컴퓨터에 다운로드를 설정하고 다운로드가 끝나기를 기다리는 동안, 다른 서류 작업 또는 기타 작업을 수행하여 효율적으로 시간을 활용할 수 있다.
- 멀티 태스킹은 한 번에 한 가지만 집중하는 능력을 떨어뜨릴 수 있다는 연구 결과가 있으니 주의하도록 한다.
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필요한 경우, 동료 및 다른 사람에게 작업을 위임하도록 한다. 할 일이 많으면 할 수 있을 때 작업량을 나누는 것도 업무 효율을 높이는데 큰 도움이 된다. 사무실 동료 또는 다른 가족 구성원에게 부탁해본다. 작업량이 많을 때는 적임자를 찾아 일을 분산하면 하루를 보다 효율적으로 운영하고 체계성을 유지할 수 있다.
- 예를 들어, 집안일이 많다면 자녀 또는 다른 가족 구성원에게 부탁한다. 집을 청소하고 관리하는 것은 혼자 감당해야만 하는 일이 아니다. 또한, 여가 시간이 있거나 여유가 되는 동료에게 작업을 위임하여 필요한 모든 작업이 마감에 맞춰 완료되도록 한다.
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