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이 글은 공동 작성자 Ashley Pritchard, MA. 애슐리 프리처드는 뉴저지 소재 Delaware Valley Regional High School에서 진학 상담사로 근무한다. 애슐리는 3년간 고등학교, 대학교에서 진학 상담사 및 커리어 상담사로 일했다. 그녀는 콜드웰대학교에서 교육상담학 석사학위를 받았다.
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교수님에게 이메일을 보낼 때는 아무래도 친구에게 이메일이나 문자를 할 때보다 더 고심하게 된다. 학업이 커리어의 시작점이라 할 수 있으므로, 이메일을 포함한 교류를 할 때 프로의 자세를 갖추는 것이 중요하다. 예를 들어, 항상 학교 이메일 주소를 사용하고 공식적 문체를 사용한다. 전문 비즈니스 서신을 하는 것처럼 이메일을 작성하고, 문장은 간결하게 유지하며, 꼭 오타 체크도 하도록 하자!
단계
가장 먼저 강의 계획서 확인하기. 얻고자 하는 질문의 답이 이미 교수님이 수업 시간에 나누어준 자료에 있을 가능성이 높다. 답이 이미 주어진 질문을 하면 진지한 학생으로 받아들여지기 어려울 뿐 아니라, 교수님의 시간을 낭비하는 듯한 인상을 남길 수 있다.[1]- 강의 계획서에 학기 과제, 과제 제출 마감일, 수업 내 규칙, 과제 포맷 등과 관련된 내용이 있는지 살펴보자.
- 읽어야 하는 독서 목록만 제시된 경우, 강의 계획서에 없는 내용에 대한 질문을 하는 것은 괜찮다.
학교 이메일 주소를 사용하기. 교수님들은 하루에 여러 통의 이메일을 받으시기 때문에, 학교 이메일 주소를 사용하면 스팸 필터에 걸러지지 않을 확률이 높아진다. 게다가 학교 이메일 주소를 사용하면 더 프로다운 느낌을 줄 수 있으며, 학교 이메일 주소가 이름을 기반으로 하고 있다면 교수님이 나를 더 쉽게 알아보실 수 있다.[2]
탄탄한 이메일 제목을 작성하기. 제목은 교수님이 이메일을 열어보기 전에 이메일 내용을 짐작할 수 있도록 도와주는 역할을 하기 때문에 교수님이 이메일에 대처하기 위한 시간을 할당할 수 있도록 도움을 준다. 포인트를 전달할 수 있는 깔끔한 제목을 작성해보자.[3]- 예를 들어, "현 과제에 대한 질문입니다" 혹은 "기말 에세이 관련 입니다" 등으로 질문을 작성해보자.
교수님의 성함과 함께 인사하며 이메일을 시작하기. 바로 내용으로 들어가고 싶더라도, 교수님에게 이메일을 보낼 때는 공식적인 서신을 전달하는 것처럼 작성하는 것이 좋다. "김철수 교수님께" 등으로 교수님의 성함으로 시작하도록 하자.[4]- 교수님이 정교수인지 강사인지 확실하지 않다면, 단순하게 "김철수 교수님"과 같이 명칭한다.
- 교수님과 이전에 이메일을 나눴거나 인사를 드린 적이 있다면 "김철수 교수님, 안녕하세요" 등으로 이메일을 시작해도 좋다.
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교수님에게 나를 소개하기. 여러 학생들과 교류하는 교수님이시기 때문에, 내가 누구인지 명시하는 것이 좋다. 나의 이름, 그리고 "12시 경제학 수업" 등 어떤 시간대의 어떤 수업을 듣는지 명시한다.[5]
요점만 전달하기. 바쁘신 교수님들을 위해 내용을 길게 늘리지 말고, 최대한 간략하게 요점만 전달한다.- 예를 들어, 과제에 대한 질문이 있다면 다음과 같이 내용을 정리해보자: "지난 화요일에 내주신 과제에 대한 질문이 있습니다. 혹시 이 과제는 개인 과제인가요, 조별 과제인가요?"
완전한 문장으로 작성하기. 페이스북 상태글이나 친구에게 보내는 문자가 아니기 때문에, 프로답지 않은 문장체는 사용하지 않는다.[6]- 예를 들어 "짱짱맨 완전 대박입니다!" 등의 표현은 금한다.
- 대신 "어제 강의는 정말 인상적이었습니다"라고 해보자.
논조에 신경 쓰기. 처음 교수님께 이메일을 보낼 때 프로다운 논조와 언어를 사용한다. 물론 이모티콘도 금물이다! 교수님과 더 많은 서신을 주고받다 보면 조금 더 편안한 논조를 구사해도 좋다. 특히 교수님께서 먼저 이모티콘 등이 들어간 캐주얼한 이메일 보내신 경우라면 말이다.
정중하게 부탁하기. 학생들이 교수님에게 부탁 하는 것을 당연시 하는 경우가 많다. 이렇게 하기보다 교수님께 정중하게 부탁을 해보자.[7]- 예를 들어 교수님께 보고서 작성일을 늦춰달라고 부탁하고 싶은 경우 "할머니가 돌아가셔서 마감일을 늦춰주었으면 합니다"라고 하기보다 "할머니의 부고로 매우 힘든 한 주를 보냈습니다. 혹시 이번 보고서 기한 일을 늦춰주실 수 있을까요?"라고 해보자.
맞춤법을 지키기. 친구와 이메일을 주고받을 때는 콤마나 마침표를 넣지 않아도 큰 무리가 없지만, 교수님께 이메일을 할 때는 구두점도 간과하지 않는다.[8]
오타 체크하기. 인터넷에 오타와 여러 가지 격식에 얽매이지 않는 표현들이 많기는 하지만, 프로페셔널한 이메일만큼은 오타에 신경 쓴다. 특히 영문의 경우 "you" 대신에 "u"를 쓰는 등의 표현은 금하고, 스펠링도 꼼꼼하게 체크한다.[9]- 맞춤법검사 해보는 것을 잊지 말자.
영문의 경우 대소문자를 제대로 구분하기. 영문으로 글을 쓸 때 가장 처음 문장은 대문자로 시작하고, 고유명사와 줄임말의 경우에도 대문자로 표기한다. 대문자가 사용되어야 하는 곳에는 항상 대문자를 넣어준다.광고
교수님께 바라는 점을 분명하게 작성하기. 교수님이 정확하게 들어주셨으면 하는 바를 이메일 끝부분에 명시한다. 예를 들어, 교수님의 답변을 원한다면 교수님께 이 부분을 알려보자. 혹은 교수님과의 면담을 원한다면, 교수님이 내가 원하는 바를 아실 수 있도록 작성한다.[10]
이메일을 다시 읽으면서 문법 확인하기. 대부분의 경우, 한두 군데 수정할 곳이 있기 마련이니 이메일을 다시 읽으면서 문법 오류가 있는 부분이 있는지 확인한다.[11]
교수님의 관점에서 이메일을 검토하기. 내가 너무 무리하게 요구하는 바가 있지는 않은지 다른 관점에서 이메일을 살펴보자. 최대한 이메일은 간략하게 작성하고, 프로답지 않아 보일 수 있으니 나의 사생활을 과하게 드러내지 않는다.[12]
인사로 마무리하기. 공식적으로 교수님의 성함과 함께 이메일을 시작했으니 마무리도 이와 비슷하게 해보자. 영문으로 이메일을 작성했다면 "Sincerely" 혹은 "Best" 다음에 콤마를 기입하고 나의 이름을 적는다.[13]
일주일 안에 다시 연락드리기. 이메일을 보낸 후 교수님께 답변을 조르지 않는다. 다만 일주일 정도가 지났다면 이메일을 제대로 확인하지 못하셨을 가능성이 있으니 확인 메일을 보내보자.[14]
답장에 답하기. 교수님께 답장을 받았다면, 교수님께 답장을 받았다는 사실을 알려보자. 간단하게 "감사합니다"라고만 해도 좋다. 원할 경우 위에서 설명한 가이드라인을 바탕으로 더 장문의 이메일을 보내는 것도 좋다. 교수님의 답장을 받은 후에도 문제나 질문이 해결되지 않았다면, 면담을 요청해보자.- 예를 들어, "제 질문에 답변해주셔서 감사합니다. 다음 수업 시간에 뵐게요"라고 답해보자.
- 교수님과의 면담을 원한다면 "제 질문에 응해주셔서 감사합니다만, 혹시 직접 만나 뵙고 더 자세하게 말씀을 올려도 될까요?"라고 해보자.
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팁
- 결석한 날의 강의 내용을 확인하고 싶을 때는 같은 수업을 듣는 친구나 선후배에게 먼저 연락하자.
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출처
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://udel.edu/~jsoares/How%20to%20Use%20Proper%20Email%20Etiquette%20When%20Writing%20to%20a%20Professor.pdf
- ↑ https://www.insidehighered.com/views/2015/04/16/advice-students-so-they-dont-sound-silly-emails-essay
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ https://www.math.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
- ↑ http://www.lmu.edu/Assets/Academic+Affairs+Division/Academic+Resource+Center/How+to+Email+a+Professor+PDF.pdf
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