データ入力のスキルを身につける方法

データ入力とは、単純にデータをある形式から別の形式に転記することです。売上高を表計算ソフトに入力する、会議のメモをデータに書き起こす、データベースを統合するなど、データ入力はビジネスのあらゆる場面で必要です。データ入力の仕事に就きたい場合は、できるだけ採用率が上がるよう、基本的なスキルを身につけておきましょう。採用時に重要視されるスキルは、主にタイピングの速さと正確さ、顧客対応力、コンピューターリテラシー、基本的なソフトウェア操作などです。また資格を持っていると有利になることもあるので、データ入力関連の資格取得コースの受講、インターンシップへの参加、経営学の学位取得などを検討して、就職を目指しましょう。

方法 1

方法 1 の 2:

基本的なスキルを身につける

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1分あたり60文字以上（ローマ字入力）のタイピング速度を目指して練習する　データ入力の仕事の大部分はタイピングです。つまり、素早く正確なタイピングを行うスキルは不可欠です。タイピング速度を上げるには、とにかく練習を重ねることが大切です。期間を決めて、紙ベースの情報をパソコンに書き起こす練習を毎日行いましょう。
- 正確なタイピングを心がけましょう。速度は練習するにつれて自然に早くなります。
- 練習に飽きてしまったら、ネットで無料のタイピングゲームを探してみましょう。タイピングゲームなら、楽しみながらタイピングの正確性と速度を上げることができます。
- ネットでタイピングテストを検索し、自分の1分あたりのタイピング速度を確認してみましょう。
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パソコン操作に自信がない場合は、人に教えてもらう　データ入力の仕事の大部分はパソコンを使って行うため、パソコンを抵抗なく扱えることが非常に重要です。パソコン操作に不安がある場合は、友人に教えてもらうか、近所にパソコンの基本操作が学べる教室がないかを探してみましょう。
- 一般的にパソコンスキルは、データ入力の仕事で求められる最も重要な条件の1つです。
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プリンターやスキャナーなどのオフィス機器の使用に慣れる　データ入力の仕事の大部分はパソコンで行いますが、情報のコピーや印刷も行う必要があります。紙をスキャナーでスキャンし、パソコンから印刷する練習をしておきましょう。
- 近くの図書館やコンビニのコピー機などを利用し、スキャナーやプリンターを使う練習をしましょう。
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基本的なソフトウェアの使用方法を覚える　データ入力の仕事では、主にワープロソフトや表計算ソフトを使用します。ビジネスで最もよく使用されているMicrosoft Word、Excel、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートの使い方は覚えておきましょう。ネットでレクチャー動画を観るか、友人に教えてもらう、またはパソコン教室の短期コースを受講しても良いでしょう。
- 複雑なソフトウェアや会社独自のソフトウェアについては、入社後のオリエンテーションや研修で教えてもらえるので、心配する必要はありません。
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顧客対応力を磨く　顧客とのやり取りも、多くのデータ入力職において、重要な仕事の一部となっています。ビジネスに適した電話対応の練習や、顧客へのメールを作成する練習、または対面での接客を想定したロールプレイなどを行い、顧客対応力を磨きましょう。練習をすればするほど、自信を持って対応できるようになります。^{[1]X出典文献}
- 電力会社やジム、図書館など、さまざまな業種に電話をかけた時の担当者の話し方に注目してみましょう。顧客として丁寧に扱われていると感じた対応があれば、それを真似するようにします。
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機密情報を漏らさないように注意する　データ入力の仕事では、給与や企業の年間損益、顧客の連絡先など、機密情報の入力を行う場合も多いため、機密保持の重要性を理解しておく必要があります。情報をすぐに人に漏らしてしまいがちな人は、機密保持の必要性を頻繁に思い出すようにしましょう。^{[2]X出典文献}
- データ入力の仕事の契約書を確認する際は、機密保持に関する条項に目を通し、職務上の義務を確認しておきましょう。
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方法 2

方法 2 の 2:

適切な資格を取得する

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データ入力関連の基礎的な資格取得コースを受講し、基本的なスキルを身につける　データ入力の仕事を自信を持ってこなせるようになるには、資格を取得するのが最も手っ取り早く簡単です。資格取得コースは通常3～12か月で完了し、多くの場合、参加に必要な条件はありません。コースでは、基本的なソフトウェアの操作やタイピングスキルを上げる方法を学び、顧客対応の練習を行います。
- 最寄りのビジネススクールや職業能力開発センターなどに問い合わせて適切なコースを探すか、インターネットで検索してみましょう。
- 自宅近くで実施しているデータ入力関連のコースがなければ、オンラインのコースを検討してみると良いでしょう。
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仕事をしながら学びたい人は、実習やインターンシップに参加する　学ぶ意欲があり、基本的なパソコンスキルを持っている場合は、データ入力の仕事ができる短期のインターンシップに参加して、経験を積んでも良いでしょう。インターネットでインターンシップの募集を検索するか、新聞の求人欄を確認してみましょう。^{[3]X出典文献}
- インターンシップまたは実習中に収入を得る必要がある場合は、そのポジションが有給であることを雇用主に確認しておきます。
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ビジネスの学位を取得し、豊富なスキルを身につける　データ入力の仕事を金融やビジネス業界に進むためのステップとして考えている場合は、金融学または経営学の学位を取得することを検討しましょう。学位を取得すれば、データ入力の仕事に応募する際の書類選考で有利になるだけでなく、他のさまざまなスキルが得られ、仕事の選択肢が広がります。^{[4]X出典文献}
- 通えるエリアの大学を調べ、実際に訪問したうえで、自分に最適な大学を探しましょう。
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