कैसे डाटा एंट्री (Data Entry) सीखें

डाटा एंट्री (Data Entry) मात्र एक रूप से दूसरे रूप में, डाटा की प्रतिलिप (transcription) करना है। अधिकतर व्यवसायों को डाटा एंट्री की जरूरत पड़ती है, जैसे की बिक्री की फिगर्स को एक स्प्रैडशीट में एंटर करना, एक मीटिंग के नोट्स की प्रतिलिपि बनाना, या डेटाबेस को इंटेग्रेट (integrate) करना। अगर आप एक डाटा एंट्री के रोल को करना चाहते हैं, तो बेसिक स्किल्स को प्रैक्टिस करें, जिससे आपको तुरंत नौकरी मिल जाए। मुख्य स्किल्स, जो नियोक्ता (employers) देखना चाहते हैं, में शामिल हैं, तेज और एकूरेट (accurate) टाइपिंग, कस्टमर सर्विस स्किल्स, कंप्यूटर साक्षरता (literacy), और बेसिक कंप्यूटर प्रोग्राम के बारे में जानकारी। योग्यता नौकरी मिलने की आपकी संभावना को बढ़ा सकती है, इसलिए बेहतर परिणाम के लिए, एक कंप्यूटर डाटा एंट्री सर्टिफिकेट कोर्स, इनटर्नशिप, या बिज़नस डिग्री, लेने पर विचार करें।

विधि 1

विधि 1 का 2:

बेसिक को सीखना

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टाइप करने की प्रैक्टिस करें जब तक आप 30 शब्द प्रति मिनट की स्पीड ना प्राप्त कर लें: डाटा एंट्री का एक बड़ा हिस्सा, टाइप करना होता है। इसका मतलब है की जल्दी और सही टाइप करना बहुत आवश्यक है। अपनी स्पीड बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका बस टाइप करना ही है। प्रत्येक दिन कुछ समय, कुछ लिखित जानकारी की प्रतिलिपि, कंप्यूटर पर करने में, व्यतीत करें।^{[१]Xरिसर्च सोर्स}
- टाइप करते समय, अपनी एक्यूरेसी (accuracy) पर फोकस करें, क्योंकि आपकी टाइप करने की स्पीड, प्रैक्टिस करने से अपने आप ही बढ़ेगी।
- अगर आप प्रैक्टिस करते हुए बोर हो जाएँ, तो ऑनलाइन कुछ फ्री टाइपिंग गेम्स को सर्च करें। यह आपकी टाइपिंग एक्यूरेसी और स्पीड बढ़ाने का मजेदार तरीका है।
- यह जल्दी से पता करने के लिए की आप कितने शब्द प्रति मिनट टाइप कर सकते हैं, किसी एक ऑनलाइन टाइपिंग टेस्ट को सर्च करें।
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अगर आप कंप्यूटर को इस्तेमाल करने में सहज नहीं हैं, तो लेसन (lesson) लें: यह वास्तव में बहुत जरूरी है की आप आसानी से कंप्यूटर को नेविगेट (navigate) कर सकें, क्योंकि डाटा एंट्री का अधिकतम कार्य कंप्यूटर पर किया जाता है। अगर आपको कंप्यूटर इस्तेमाल करने में पूरा भरोसा नहीं आ रहा है, तो किसी मित्र से कुछ कंप्यूटर लेसन (lesson) देने के लिए पूंछे, या अपनी स्थानीय कम्यूनिटी में, बेसिक कंप्यूटर स्किल के कोर्सेस पर रिसर्च करें।^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- कंप्यूटर को इस्तेमाल करने की क्षमता, आम तौर पर डाटा एंट्री कर्मचारियों के लिए, मुख्य अपेक्षा (top requirement) होती है।
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ऑफिस उपकरण, जैसे की प्रिंटर्स और स्कैनर्स, को इस्तेमाल करने की प्रैक्टिस करें: हालांकि, एक डाटा एंट्री की नौकरी में, आपका मुख्य काम कंप्यूटर पर होगा, लेकिन आपको जानकारी, कॉपी और प्रिंट करना भी पड़ेगा। कागज़ के टुकड़ों को स्कैनर पर स्कैन करने की प्रैक्टिस करें, और फिर उन्हें अपने कंप्यूटर से प्रिंट करने का प्रयास करें।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
- अपनी स्थानीय लाइब्ररी या सेल्फ-सर्विस प्रिंट शॉप में, स्कैनर और प्रिन्टर के इस्तेमाल की प्रैक्टिस करें।
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अपने को बेसिक कंप्यूटर प्रोग्राम से परिचित करें: डाटा एंट्री की नौकरी में, मूल रूप से वर्ड प्रोसेसिंग (word processing) और स्प्रैडशीट (spreadsheet) प्रोग्राम का उपयोग होता है। कुछ समय, माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड और एक्सेल (Microsoft Word and Excel) या गूगल डॉक्स और शीट्स (Google Docs and Sheets) को सीखने में लगाएँ, क्योंकि यह व्यापार (businesses) में, सबसे अधिक इस्तेमाल होने वाले प्रोग्राम हैं। ऑनलाइन टूटोरियल्स (tutorials) देखें, किसी मित्र को सहायता करने को कहें, या एक कम अवधि का कोर्स करें।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- कंपनी से संबन्धित या जटिल डेटाबेस प्रोग्राम के बारे में चिंता ना करें, क्योंकि यह आपको आपकी इनीशिएशन (initiation) और ट्रेनिंग के दौरान, सिखाया जाएगा।
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अपने कस्टमर सर्विस स्किल्स को प्रैक्टिस करें: कस्टमर से इंटरएक्ट करना, अधिकतर डाटा एंट्री रोल का महत्वपूर्ण हिस्सा होता है। अपनी कस्टमर सर्विस स्किल्स को प्रैक्टिस करने के लिए, फोन पर प्रॉफेश्नल टोन इस्तेमाल करने की प्रैक्टिस करें, कस्टमर को ड्राफ्ट ईमेल लिखें, और एक टकराव की स्थिति का रोलप्ले (roleplay) करें। जितनी आप प्रैक्टिस करेंगे – उतना ही आप सहज (comfortable) होते जाएंगे।^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- इस पर ध्यान दें की विभिन्न व्यापारों, जैसे आपकी पॉवर कंपनी, जिम, या लाइब्ररी, के लोग, आपसे फोन पर कैसे बात करते हैं जब आप उन्हें फोन करते हैं। उस बात को नोट करें जिससे आपने, अपने को मूल्यवान महसूस किया और फिर उनकी नकल करने की कोशिश करें।
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सुनिश्चित करें की आप संवेदनशील (sensitive) जानकारी को गोपनीय रख सकें: आपके डाटा एंट्री रोल में, गोपनियता की महत्वता को जानना जरूरी है, क्योंकि आप अक्सर संवेदनशील जानकारी, जैसे की लोगों का वेतन, कंपनी का उस साल का प्रॉफ़िट और लॉस, या कस्टमर की संपर्क जानकारी, एंटर करेंगे। अगर आपकी आदत जानकारी को ज्यादा आसानी से बांटने की है, तो अपने आप को गोपनियता के बारे में अक्सर याद दिलाएँ।^{[६]Xरिसर्च सोर्स}
- डाटा एंट्री की नौकरी के कांट्रैक्ट को देखते समय, अपनी ज़िम्मेदारी याद दिलाने के लिए, गोपनियता के क्लॉज़ को देखें।

विधि 2

विधि 2 का 2:

सही योग्यता प्राप्त करना

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बेसिक स्किल प्राप्त करने के लिए, डाटा एंट्री में कोई बेसिक सर्टिफिकेट कोर्स करें: यह विश्वास के साथ, एक डाटा एंट्री रोल करने को सीखने के लिए, सबसे तेज और आसान तरीकों में से एक है। इस तरह के कोर्स, पूरा होने के लिए, आम तौर पर 3 से 12 महीने तक का समय लेते हैं, और ज़्यादातर इनमे दाखिला लेने की कोई पूर्व आवश्यकता (prerequisite) नहीं होती है। कोर्स के दौरान, आप संभवतः बेसिक कंप्यूटर प्रोग्राम को चलाना सीखेंगे, अपनी टाइपिंग स्किल्स को बेहतर बनाएँगे, और कस्टमर से इंटरएक्ट करने की प्रैक्टिस करेंगे।^{[७]Xरिसर्च सोर्स}
- उचित कोर्स पता करने के लिए, अपने स्थानीय टरशरी (tertiary) प्रोवाइडर से संपर्क करें या ऑनलाइन सर्च करें।
- अगर आप किसी डाटा एंट्री कोर्स प्रोवाइडर के निकट नहीं रहते हैं, तो इसकी जगह, ऑनलाइन कोर्स करने पर विचार करें।
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अगर आप नौकरी करते हुए सीखना चाहते हैं, तो एप्रेंटिसशिप या इंटर्नशिप करना चुनें: अगर आप सीखना चाहते हैं, और आपके पास बेसिक कंप्यूटर स्किल्स हैं, तो अनुभव प्राप्त करने के लिए, डाटा एंट्री रोल में, एक कम अवधि की इंटर्नशिप पूरी करने पर विचार करें। डाटा एंट्री की इंटर्नशिप के लिए ऑनलाइन सर्च करें, या अपने स्थानीय अखबार के क्लासिफाइड सेक्शन में देखें।^{[८]Xरिसर्च सोर्स}
- अगर इंटर्नशिप या एप्रेंटिसशिप करते समय आपको धन कमाने की जरूरत है, तो अपने नियोक्ता (employer) से कन्फ़र्म कर लें की क्या कार्य में भुगतान होगा।
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स्किल के भंडार को सीखने के लिए, एक बिज़नस डिग्री पूरी करने पर विचार करें: अगर आप डाटा एंट्री को जरिया मानते हैं आपको फ़ाइनेंस या बिज़नस इंडस्ट्री में ले जाने के लिए, तो फ़ाइनेंस या बिज़नस में डिग्री पूरी करने पर विचार करें। यह आपके डाटा एंट्री की नौकरियों के लिए अप्लाई करते समय, आपके रेस्यूम में बहुत अच्छा लगेगा और आपको काफी अन्य स्किल्स और करियर (career) ऑप्शन प्रदान करेगा।^{[९]Xरिसर्च सोर्स}
- आपके लिए कौन सी यूनिवर्सिटी या कॉलेज सबसे अच्छा फिट होगा, जानने के लिए, अपने क्षेत्र की विभिन्न यूनिवर्सिटी और कॉलेज पर रिसर्च करें।