Come Organizzare una Riunione

Chiunque voglia preparare una riunione per la sua azienda o come consulente per l'azienda di qualcun altro deve sapere intraprendere i passaggi adeguati per organizzarla al meglio. Invitare i partecipanti, fornire a ciascuno tutto il necessario per una buona riuscita e fare in modo che la riunione si realizzi senza intoppi sono tutte responsabilità del facilitatore. Un esperto facilitatore lavorerà anche per coinvolgere tutti i partecipanti, lasciando fuori le diverse personalità e le posizioni politiche e focalizzandosi sull'argomento da trattare. Quest’articolo spiega come organizzare una riunione con successo.

Metodo 1

Metodo 1 di 9:

Creare l'Ordine del Giorno

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Stabilisci orario di inizio e di fine, insieme al tempo massimo da dedicare ad ogni argomento come atto di cortesia verso i partecipanti.
Chiedi ai colleghi della tua stessa azienda, o alle persone che richiedono la riunione, di suggerirti degli argomenti che ritengono di dover includere, insieme a una breve descrizione dell'argomento stesso.
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Metodo 2

Metodo 2 di 9:

Mandare gli Inviti

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L'email è il modo più semplice per invitare i partecipanti, specialmente se usano tutti la stessa applicazione per il calendario.
Questo ti consentirà di avere la giusta quantità di materiale per tutti i partecipanti senza doverti affannare il giorno della riunione per raccogliere del materiale aggiuntivo.
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Metodo 3

Metodo 3 di 9:

Allestire lo Spazio della Riunione

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L'allestimento della stanza servirà a realizzare la riunione come desideri. Se la riunione si tiene in una struttura in affitto, come una sala di hotel o un altro tipo di sede adatta alle riunioni, il personale dovrà essere ben preparato a questo tipo di organizzazione.
- Allestire la stanza per una conferenza -- con le sedie disposte in file - pone il relatore al centro e funziona bene quando l'obiettivo principale è fornire informazioni.
- Allestire la stanza come un teatro -- un tavolo davanti alla platea - permette a un gruppo di relatori o di esperti di presentare davanti ai partecipanti, seduti in file come in un contesto da conferenza.
- Allestire la stanza come una classe prevede dei tavoli davanti alle file di sedie per permettere ai partecipanti di prendere nota mentre il relatore resta al centro dell'attenzione.
- Scegli dei tavoli rotondi se vuoi che i partecipanti lavorino come una squadra o se vuoi promuovere la condivisione tra i gruppi di partecipanti.
- Utilizza l'allestimento a U (da sala riunioni) per le riunioni in cui desideri che i partecipanti possano guardarsi e interagire tra loro se necessario.
- Disponi le sedie in cerchio con te al centro per le riunioni aperte e partecipative.

Metodo 4

Metodo 4 di 9:

Fornire gli Strumenti Necessari per la Riunione

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Un facilitatore ben preparato fornisce penne, blocchi note, cartelle di lavoro, stampati e altri strumenti necessari alla riunione.
Crea un'"area" per le domande, con una lavagna con fogli mobili o una lavagna bianca sulla quale i partecipanti possono scrivere le loro domande, oppure individua una zona specifica della stanza dove i partecipanti possono lasciare le loro domande sui post-it. Questo farà in modo che la riunione prosegua senza intoppi, permettendo ai partecipanti di avere delle risposte alle loro domande in momenti stabiliti.
Fornisci ai partecipanti postazioni con bevande e spuntini (per le riunioni più lunghe) oppure brocche o bottiglie di acqua e caramelle su ogni tavolo (per le riunioni più brevi).
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Metodo 5

Metodo 5 di 9:

Prepara una Scheda di Valutazione o di Sondaggio

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Puoi distribuire una scheda di sondaggio durante la riunione, oppure informare i partecipanti che invierai una mail di sondaggio un giorno o due dopo la riunione.
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Metodo 6

Metodo 6 di 9:

Inviare dei Promemoria per la Riunione

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Metodo 7

Metodo 7 di 9:

Iniziare la Riunione in Orario

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I partecipanti che arrivano in ritardo possono recuperare; aspettare i ritardatari sarebbe scortese nei confronti di chi è arrivato in orario.
Fai gli annunci organizzativi all'inizio della riunione, includendo informazioni sugli orari di pausa e di pranzo, sui bagni, e spiegazioni sulle "aree" dedicate alle domande.
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Metodo 8

Metodo 8 di 9:

Restare in Argomento

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Permettere delle deviazioni dall'argomento della riunione manderà all'aria la tua programmazione.
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Metodo 9

Metodo 9 di 9:

Rispondi a Tutte le Domande che Puoi

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Lascia del tempo sufficiente per analizzare tutte le domande.
Renditi accessibile a tutti i partecipanti rimanendo anche dopo la riunione, per quelli che non vogliono rivolgersi in pubblico, ma fare delle domande specifiche individualmente.
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