Come Prepararsi per una Riunione

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Preparare la Riunione

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La preparazione è importante per portare a termine con successo una riunione. Le riunioni sono anche una parte rilevante di molte carriere, quindi può essere molto importante! Segui questi passaggi per incoraggiare il successo nella tua prossima riunione.

Passaggi

Metodo 1

Metodo 1 di 1:

Preparare la Riunione

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   Sapere come preparare una riunione è importante per tutti gli impiegati e di importanza critica per ogni manager o leader. Sapere quando non fare una riunione è altrettanto importante.
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   Decidi il tipo di riunione che vuoi tenere:

   • Informativa
     
   • Creativa
     
   • Decisionale
     
   • Motivatrice
     
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   Determina i ruoli e chiedi ai partecipanti di accettarli. I ruoli sono i seguenti:

   • Leader
     
   • Assistente
     
   • Segretario verbalizzante
     
   • Timer
     
   • Partecipanti
     
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   Prepara un avviso, che dovrebbe includere la data, ora, ordine del giorno e luogo dell'incontro. Distribuisci l'avviso in tempo utile a tutti i partecipanti.
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   Allega i punti chiave della riunione precedente (se ce n'è stata una). Questo dà ai partecipanti la possibilità di menzionare ciò che non hanno capito o con cui non sono d'accordo.
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   Raduna gli oggetti essenziali. Prepara sedie e tavoli prima che inizi la riunione. Fornisci carta e penna per tutti. Metti una brocca d'acqua al centro del tavolo e dei bicchieri intorno.
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   Richiama la riunione all'ordine. Questo significa che il moderatore chiede a tutti di smettere di parlare perché sta per iniziare la riunione. Determina i traguardi del team per il quadrimestre. L'ordine del giorno è la lista degli argomenti che tratterai per arrivare a quei traguardi, con un tempo limite per restare sull'argomento. Per esempio: "1. Rivedere lo status dei traguardi dello scorso quadrimestre (15 minuti), 2. Round-table suggestions for goals (20 minutes), 3. Pick top 5 goals (10 minutes).
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   Passa a tutti il registro delle presenze o un foglio di carta e chiedi a tutti i partecipanti di scrivere il loro nome all'inizio della riunione. Questi nomi saranno inclusi nel verbale.
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   Chiedi al segretario verbalizzante di scrivere i punti chiave della riunione per verbalizzarli in seguito.
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    Chiedi se qualcuno ha qualsiasi altra faccenda da sbrigare, alla fine della riunione formale. Decidi una data per la prossima riunione e chiudi ufficialmente quella in corso.
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Consigli

• Se non c'è un moderatore prestabilito chiedi se qualcuno dei presenti vuole assumere il ruolo per la riunione.
• Di solito si stabilisce un moderatore durante la Riunione Annuale Generale. Il moderatore conduce la riunione, si assicura che l'ordine del giorno venga rispettato e che parli solo una persona alla volta.
• Per una riunione informale è comunque una buona idea mandare un avviso in modo che le persone sappiano la data e l'ora da rispettare. In un posto di lavoro può essere sufficiente far circolare un'email per tutti i partecipanti e chiedere loro di partecipare alla riunione informale.
• Le stesse istruzioni sono applicabili a una riunione formale.
  • Un ordine del giorno mantiene la riunione in ordine ed evita che le persone si perdano in un particolare argomento troppo a lungo.
• È importante tenere dei verbali accurati per evitare divergenze in futuro.
• Lo stesso vale per il segretario verbalizzante.

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Avvertenze

• Il moderatore deve avere una forte personalità per poter mandare avanti la riunione ordinatamente.

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