Come Licenziare un Dipendente

Se hai dei problemi con un dipendente, hai due soluzioni: o provi ad addestrarlo per aiutarlo a migliorare le sue prestazioni, oppure lo licenzi. Il licenziamento è una via d'uscita estrema e l'impiegato potrebbe vivere uno stress emotivo molto forte, oltre che trovarsi in grosse difficoltà finanziarie, soprattutto al giorno d'oggi. Se ti muovi nel modo sbagliato, puoi esporre te stesso e la tua azienda a una causa giudiziaria. Tuttavia, ci sono delle situazioni in cui il licenziamento è l'unica via d'uscita. Questo articolo ti mostrerà come licenziare qualcuno in maniera sicura e con educazione.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Prima di Licenziare

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Stabilisci le aspettative. Discuti con il tuo dipendente i comportamenti che potrebbero portarlo a un licenziamento immediato.
- Non aspettare che si verifichi una determinata situazione. Assicurati che tutti gli impiegati conoscano le regole in anticipo. Tra queste potrebbero esserci l'omettere di avere avuto problemi con la polizia, mentire sui lavori precedenti, non avere superato un test antidroga, insubordinazione, assenze eccessive (e specificare che cosa significa "eccessivo"), e altri problemi che potrebbero influenzare le prestazioni lavorative.
Valuta il lavoro degli impiegati almeno una volta all'anno, e documenta le carenze rispetto alle aspettative o i requisiti richiesti dalla mansione. Quando un impiegato non raggiunge questi obiettivi, discutine con lui e stabilite insieme un piano preciso per migliorare.
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Assicurati di essere nella posizione per farlo. A meno che tu non sia il proprietario, devi conoscere le regole sul licenziamento della tua azienda.
- Ci sono diversi passaggi che devi affrontare per licenziare qualcuno, anche se il dipendente non sta facendo il suo lavoro. Non scavalcare mai il tuo responsabile, e non rischiare il tuo posto per avere intrapreso determinate azioni, senza informare il tuo diretto superiore.
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Agisci velocemente quando noti dei problemi. Assicurati di comunicarli subito e insegnare al tuo dipendente come migliorare.
- Siediti con lui e discutete dei problemi. Chiedigli che cosa sta succedendo e perché le sue prestazioni sono sotto la media; offrigli dei suggerimenti per migliorare.
- Tieni una copia scritta di queste conversazioni: fagli firmare un documento che riporti la discussione avuta; o invia un'email formale, oppure segui entrambe le procedure. Se mandi un'email, chiedi al tuo dipendente di rispondere quando la legge, sia per accertarti che l'abbia ricevuta, sia per dargli la possibilità di replicare per iscritto.
Anche se le aziende devono mantenere come primo impegno la loro produttività, preoccuparsi del luogo di lavoro e dei profitti, è opportuno fare una piccola ricerca e considerare tutte le circostanze esterne, che fanno parte della vita dell'impiegato, che possono avere temporaneamente influenzato le sue prestazioni. Dei problemi di salute, un lutto in famiglia, un divorzio o un problema di coppia, lo stress, o problemi economici, sono tutti elementi che, comprensibilmente, possono far perdere la concentrazione ad un lavoratore. Tuttavia, i cali della produttività legati a questi fattori potrebbero essere momentanei e licenziare qualcuno in questa situazione sarebbe crudele, oltre che dare, potenzialmente, una cattiva pubblicità della propria azienda. Se puoi, cerca di mantenere una visione generale della situazione, e offri all'impiegato un'opportunità per risolvere i suoi problemi e migliorare sul lavoro.
Quando dai dei consigli ad un dipendente, concentrati sui fatti, lasciando fuori i commenti personali. Dire: "Non hai rispettato le scadenze di 11 compiti su 16 assegnati" è appropriato; "Stai battendo la fiacca" no.
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Tieni sempre una traccia. Nel caso si rendesse necessario, potrai dimostrare che licenziare quel dipendente non è stata un'azione dettata da un capriccio, né tantomeno una decisione arbitraria.
- Tieni una copia di tutte le azioni disciplinari. Fai firmare al dipendente un documento che attesti la conversazione, per tutelare te e l'azienda. Dovrebbe essere riportato specificatamente che il dipendente non ammette la sua colpa, ma che gli è stato comunicato che le sue prestazioni non sono soddisfacenti.
- Delinea gli obiettivi specifici e i cambiamenti richiesti per poter mantenere il lavoro, e dagli delle scadenze chiare su quando devono avvenire questi miglioramenti o cambiamenti.
- Stabilisci delle tappe. I problemi non possono essere risolti tutti nello stesso momento. Dargli una tabella con dei tempi, obiettivi chiave, e le loro rispettive scadenze, lo aiuterà a sottolineare qualsiasi miglioramento, così come le lacune.
Se il dipendente continua a essere scarso, assicurati che capisca che i miglioramenti devono essere sempre in linea con gli standard, altrimenti verrà licenziato.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Preparativi

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Fai un piano. Analizza come lavorerà il tuo gruppo senza questo impiegato. Pensa alle sue responsabilità e a come assegnarle a qualcun altro, oppure assumi qualcuno più capace.
- Se decidi di assumere un'altra persona come sostituto, stai attento a come ti muovi. Se sei scontento del lavoro di un tuo dipendente, c'è la possibilità che anche lui lo sia, e magari sta già cercando un lavoro altrove. Se gli capita di vedere un annuncio di lavoro con le sue stesse mansioni per la sua stessa azienda, potrebbe capire che sta rischiando il posto, e potrebbe viverla come una offesa personale. Potrebbe anche intraprendere azioni di ritorsione, come sabotare i clienti o rubare segreti aziendali.
Se c'è il rischio che l'impiegato impugni il licenziamento, è una buona idea proporre alcune settimane o mesi di retribuzione in cambio di un accordo consensuale di interruzione del rapporto di lavoro. In questo modo proteggi te stesso e l'azienda da una dannosa battaglia legale. Inoltre è un modo compassionevole di aiutare una persona durante un momento difficile, come la ricerca di un nuovo lavoro.
Scegli un posto appartato in modo che entrambi siate a vostro agio nel parlare schiettamente. Potrebbero affiorare questioni su altri impiegati, che non erano mai uscite prima; o informazioni sullo stipendio, che non dovrebbero essere divulgate indiscriminatamente.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Licenziamento

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Cerca di sapere che cosa dirai. Comunica al tuo dipendente il motivo dell'incontro nei primi 30 secondi quando entra nella stanza. Se trascini la questione, fai solo del male a te e al tuo impiegato.
- Prova a dire qualcosa come: "Marco ti ho chiamato perché puntualmente non riesci a lavorare ai livelli stabiliti per il tuo ruolo. Non dirgli: "Allora Marco come sta la tua famiglia? Tua moglie sta per partorire da un momento all'altro, vero? Oh, è davvero una persona dolcissima". Come minimo Marco penserà che sei meschino quando poi proseguirai il discorso dicendogli: "Sei licenziato".
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Non permettergli di proseguire il discorso. Hai esposto il caso e le ragioni del licenziamento, hai concesso al tuo dipendente abbastanza tempo per correggere le sue mancanze, e non è cambiato nulla. Il dipendente sa già che cosa lo aspetta ora, perciò mira all'obiettivo e digli la verità, senza entrare troppo nei dettagli. Alcune cose sono state già discusse nelle conversazioni precedenti.
- Non hai bisogno di illustrare le tue ragioni. Se c'è bisogno di ripeterle, puoi sempre metterle per iscritto in una lettera, ma francamente meno dici meglio è. Puoi dire: "So che abbiamo discusso delle stesse questioni un determinato numero di volte. Nonostante i ripetuti avvertimenti e le raccomandazioni, non hai raggiunto dei miglioramenti sufficienti".
- Comunque, se il dipendente ti chiede le motivazioni, forniscigliele. Alcune assicurazioni che coprono la perdita del posto di lavoro hanno bisogno di una lettera di motivazioni per erogare il pagamento.
Come già accennato, digli tutto quello che hai da dire. Non permettere al tuo dipendente di avviare una discussione o una polemica. "Per queste ragioni, mi dispiace, ma devo licenziarti".
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Spiega brevemente i dettagli. Assicurati di descrivergli, sia per iscritto che a voce, tutti i passaggi successivi, come la restituzione delle attrezzature aziendali o il momento di liberare la scrivania. Se ci sono delle offerte che l'azienda vuole fare all'impiegato, illustragliele. Se necessario, ricordagli il contratto e le note legali che ha firmato in passato — ad esempio, le clausole di segretezza.
- Se gli chiedi di firmare un atto legale, permettigli di tenere il documento un paio di giorni per visionarlo.
- Fai sapere al dipendente se contesterai la sua domanda di disoccupazione. Se lo stai licenziando a causa di comportamenti scorretti, eccessive assenze o insufficienti prestazioni, è tuo diritto mettere un veto alla sua richiesta di disoccupazione alla sua compagnia, nel caso fosse assicurato. Tuttavia questa è una battaglia difficile da vincere, e privare un disoccupato di questi benefici può trasformare un licenziamento “tranquillo” in una guerra in tribunale. In ogni caso, fai sapere all'impiegato le tue intenzioni.
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Offriti di aiutarlo. Di solito il dipendente che hai licenziato non è una persona orribile, semplicemente non era adatto a fare quel lavoro.
- Se pensi che abbia operato in buona fede, ma gli mancavano solo le abilità necessarie per svolgere quel lavoro, potresti offrirti di scrivergli una lettera di referenze sulla sua affidabilità, atteggiamento, lavoro in gruppo, insomma qualsiasi cosa in cui era bravo nel suo lavoro. Ringrazialo per il lavoro fatto bene, e auguragli buona fortuna per le imprese future.
Anche se è chiaro che stai facendo solo il tuo dovere, il tuo dipendente sarà sconvolto. Se diventa violento, chiama la sicurezza, gli altri impiegati o la polizia per farti aiutare. Se ti insulta o ha uno sfogo emotivo, fai del tuo meglio per non rispondere. Forse non meriti tutto questo, ma potrebbe essere un aiuto per l'impiegato per superare questo momento.
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Mantieni un tono professionale. Anche se il dipendente ti piaceva come persona, a questo punto devi mantenere una distanza professionale.
- Ciò aiuterà colui che ora è un ex-impiegato a sapere che non è una questione personale, ma lavorativa.
È difficile licenziare qualcuno, specialmente quando ha bisogno di quel lavoro. Ricordati però che sei responsabile per i tuoi impiegati, e se sbagliano, sbagli anche tu.
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Consigli

Sappi che allontanare un dipendente non sempre è nocivo per quest'ultimo nel lungo periodo. È certamente stressante e può creare delle difficoltà sul momento. D'altro canto, se la persona non è adatta per quel lavoro, è meglio che sia libera di svolgere un lavoro che può fare meglio. A volte trascinarsi in un lavoro che non rispecchia le proprie capacità, è stressante per la persona stessa, più di quanto si possa immaginare.
Se temi di avere qualche problema, licenzia un dipendente alla presenza di un altro manager (ufficio o sala conferenze). Se le cose dovessero peggiorare, avrai comunque un testimone.
Sii chiaro su responsabilità e doveri quando assumi un impiegato. Forniscigli una descrizione dettagliata delle mansioni, che dovrà controfirmare per dimostrare di avere capito il tipo di lavoro che sta accettando.
Il Dipartimento delle Risorse Umane (se la tua compagnia ne ha uno) è un'ottima risorsa. Potresti volere (o avere bisogno di) un responsabile delle Risorse Umane presente durante la riunione.
In base a come gestisci questo licenziamento, gli altri impiegati si faranno un'idea di te e del lavoro. Se sei ingiusto o ti affidi al caso, potrebbero pensare che saranno i prossimi a essere licenziati. Se chiami la sicurezza affinché il dipendente licenziato restituisca le chiavi d'ingresso e vada via immediatamente (se non c'è una minaccia legittima all'azienda) penseranno che tu sia meschino. Ricorda che gli altri impiegati potrebbero essere suoi amici.
Documenta il corso degli eventi per dimostrare che hai provato almeno una volta a parlargli e che gli hai dato almeno una possibilità di correggere le sue carenze, prima di licenziarlo. Questo è il minimo che puoi fare, anche se la maggior parte dei datori di lavoro dà almeno 3 possibilità, a meno che l'azione non sia più seria.
Chiediti se il vero problema è il dipendente incapace, o se le tue abilità come manager hanno qualche correlazione con le sue scarse prestazioni.
Sarebbe meglio licenziarlo di venerdì, in modo che l'emozione non causi disordini durante la settimana. D'altra parte, farlo durante la settimana, permetterebbe agli altri impiegati di venire da te per qualsiasi dubbio, piuttosto che agitarsi durante il fine settimana.

Avvertenze

Stai attento a come motivi un licenziamento, verbalmente e per iscritto. Potresti mettere te stesso e l'azienda in una posizione difficile, dicendo qualcosa di sbagliato.
Le leggi di alcuni Stati si basano sull'impiego "di volontà". In questi Stati il datore di lavoro può sostanzialmente licenziare un impiegato senza ragione, e dall'altra parte, un dipendente può andarsene senza preavviso. In questi Stati è meglio conoscere i cavilli legali. Tieni inoltre presente che anche se licenzi un dipendente senza motivo, non significa per qualsiasi ragione. Ad esempio, un licenziamento per discriminazione non è consentito.
Dovresti consultare un avvocato e capire quali sono le leggi che regolamentano il lavoro nel tuo Stato, per essere sicuro di rispettarle e trattare i tuoi dipendenti equamente.
Se non hai una documentazione adeguata, come la firma del dipendente sulle sue mansioni lavorative, la valutazione delle prestazioni, eccetera, la tua società potrebbe perdere una causa impugnata da un impiegato scontento. Se hai un dipendente che crea problemi e te ne vuoi liberare, inizia a mettere per iscritto i suoi cattivi comportamenti. Crea un file a suo nome riportando tutto ciò che accade; prendi nota di quando avviene una violazione; e cerca di avere testimoni in caso di episodi gravi. Non presupporre che ti crederanno, perciò sii pronto ad avere delle prove cartacee.
Il licenziamento, in base alle leggi del tuo Stato, potrebbe esporre la tua azienda e anche te stesso ad azioni legali per comportamento discriminante o per licenziamento senza giusta causa.