Come Scrivere una Procedura Operativa Standard

Una Procedura Operativa Standard (POS) è un documento che fornisce le informazioni passo dopo passo su come eseguire un determinato compito. Vi sono POS da modificare o da aggiornare, oppure puoi trovarti in una situazione nella quale dovrai scrivere una POS da zero. Sembra spaventoso, ma è davvero solo una lista di cose molto molto "molto" scrupolosa. Iniziamo dal primo passo.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Formatta la Tua POS

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Scegli il formato che preferisci. Non c'è un modo giusto o sbagliato di scrivere una POS. Tuttavia la tua azienda ha sicuramente alcune POS alle quali puoi riferirti per le linee guida di formattazione, seguendo le caratteristiche che l'azienda preferisce. Se è questo il caso, usa la POS esistente come modello. Altrimenti, puoi scegliere tra alcune opzioni:
- Un semplice formato in sequenza. È un modello per operazioni di routine, brevi e con pochi esiti possibili, che si concludono velocemente. Al di là della documentazione necessaria e delle linee guida di sicurezza, è davvero soltanto una lista di frasi semplici che dicono al lettore cosa fare.
- Un formato gerarchico. Si usa di solito per procedure più lunghe, composte da più di dieci tappe, che includono poche decisioni da prendere, chiarimenti e terminologie. È di solito una lista di tappe principali con paragrafi in un ordine molto particolare.
- Un formato a diagramma di flusso. Se la procedura è perlopiù una mappa con una serie infinita di risultati possibili, un diagramma di flusso può essere la soluzione migliore. È il formato su cui puntare quando i risultati non sono sempre prevedibili.
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Considera il tuo pubblico. Vi sono tre fattori principali da tenere in considerazione prima di scrivere la tua POS:
- La conoscenza di base del tuo pubblico. Hanno familiarità con la tua organizzazione e le sue procedure? Conoscono la terminologia? Il tuo linguaggio deve essere un compromesso tra la conoscenza e la considerazione del lettore.
- Le capacità linguistiche del tuo pubblico. C'è la possibilità che qualcuno che non parla la tua lingua possa "leggere" la tua POS? Se è un'eventualità, è una buona idea quella di includere molte foto e diagrammi commentati.
- La vastità del tuo pubblico. Se molte persone leggono la tua POS nello stesso momento (in diversi ruoli), formatta il documento come fosse una conversazione in uno spettacolo: il primo utente completa un'azione, segue il secondo, e così via. In questo modo, ogni lettore può sentirsi ingranaggio di una macchina ben oliata.
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Considera la "tua" conoscenza. Sei la scelta migliore per scrivere questo documento? Sai cosa implica il procedimento? Come potrebbe fallire? Come renderlo sicuro? Se non conosci tutto questo, forse sarebbe meglio passare il progetto a qualcun altro. Una POS scritta male o non accurata non soltanto riduce la produttività e conduce a fallimenti organizzativi, ma può essere anche poco sicura e avere un impatto pericoloso sulla tua squadra o sull'ambiente. Non è un rischio che vale la pena correre.
- Se ti senti in dovere (o obbligato) di completare il progetto che ti è stato assegnato, non aver timore di chiedere aiuto quotidiano a coloro che completano la procedura. Condurre interviste fa parte del processo di creazione di una POS.
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Scegli tra una forma lunga o breve di POS. Se stai scrivendo o aggiornando una POS per un gruppo di persone che hanno familiarità col protocollo e la terminologia, e ti serve una POS breve e vivace, più simile a una lista, opta per la forma breve.
- A parte le proposte di base e le informazioni rilevanti (data, autore, codice di identificazione ecc.) è davvero una semplice lista di passi da seguire. Se non c'è bisogno di chiarimenti e di dettagli particolari, è l'opzione migliore.
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Tieni a mente la proposta di POS. È ovvio che tu abbia un'organizzazione nella procedura che ti porta a ripeterla più e più volte. Ma c'è una ragione specifica per cui quella particolare POS è utile? Bisogna mettere l'accento sulla sicurezza? Vi sono misure da rispettare? La procedura è utilizzata per un lavoro quotidiano? Qui ci sono alcune ragioni per le quali la tua POS deve aver successo nella tua squadra:
- Assicura che gli standard normativi siano rispettati.
- Massimizza le richieste di produzione.
- Assicura che la procedura non abbia un impatto negativo sull'ambiente.
- Assicura la giusta sicurezza.
- Assicura che tutto venga eseguito secondo il programma.
- Previene errori di manifatturieri.
- È utilizzata come documento di esercitazione.
  - Se sai cosa la POS deve enfatizzare, sarà più facile strutturare il documento intorno a quei punti. Sarà anche più facile capire quanto è importante la tua POS.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Scrivi la POS

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Occupati del materiale necessario. In generale, una POS tecnica consiste di quattro elementi, a parte la procedura in sé:
- La pagina di copertina. Essa include: 1) il titolo della procedura, 2) un numero di identificazione della POS, 3) la data della pubblicazione o della revisione, 4) il nome dell'agenzia, della divisione, del settore ai quali la POS è applicata, 5) le firme di coloro i quali hanno preparato e approvato la POS. Ciò può essere formattato come vuoi, purché le informazioni restino chiare.
- La tavola dei contenuti. È necessaria soltanto se la POS è abbastanza lunga, in modo da raggiungere facilmente i riferimenti. Una semplice descrizione standard è ciò che troverai qui.
- L'assicurazione e il controllo di qualità. Una procedura non è buona se non può essere controllata. Fornisci il materiale e i dettagli necessari in modo che il lettore possa essere sicuro di ottenere i risultati desiderati. Puoi includere o meno altri documenti, come esempi di valutazioni di performance.
- I riferimenti. Assicurati di aggiungere ogni riferimento citato o significativo. Se vi sono riferimenti esterni alla POS, assicurati di citare ogni informazione necessaria nell'appendice.
  - La tua organizzazione può avere protocolli diversi da quelli che devi utilizzare. Se vi sono già POS preesistenti a cui puoi riferirti, abbandona la tua struttura e segui i modelli standard.
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Per la procedura in sé, assicurati di aver trattato le seguenti cose:
- Lo scopo e l'applicabilità. In altre parole, descrivi la proposta del procedimento, i suoi limiti e come deve essere utilizzata. Includi gli standard, i requisiti normativi, i ruoli e le responsabilità, i contributi e i prodotti.
- La metodologia e le procedure. È il nucleo del documento. Presenta una lista di tutte le tappe da seguire con i necessari dettagli, includendo gli strumenti necessari. Includi anche le procedure sequenziali e i fattori decisionali. Approfondisci i rischi legati alle eventualità che accada qualcosa, le possibili interferenze e le considerazioni sulla sicurezza.
- Chiarimenti e terminologia. Identifica gli acronimi, le abbreviazioni e tutte le frasi in un linguaggio non comune.
- Salute e avvertimenti di sicurezza. Elencali in una sezione apposita "e" durante la descrizione delle tappe da seguire quando sono importanti. "Non sorvolare su questa sezione".
- Strumenti e forniture. Completa la lista elencando le cose necessarie, come e dove comprare gli strumenti, quali standard seguire nell'acquisto, ecc.
- Avvertenze e interferenze. Di base, è la sezione per la risoluzione dei problemi. Includi tutto ciò che può non funzionare, a cosa fare attenzione, e cosa può interferire con l'ideale prodotto finale.
  - Dai a ognuno di questi argomenti una propria sezione (segnata da numeri o lettere) per evitare che la tua POS sia prolissa e confusa e per permettere una consultazione semplice.
  - Questa non è per nulla una lista esaustiva; è soltanto la punta dell'iceberg procedurale. La tua organizzazione può specificare altri aspetti che richiedono attenzione.
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Rendi la tua scrittura concisa e di facile lettura. È probabile che il tuo pubblico non scelga questa lettura per divertirsi. Rendila breve e chiara, altrimenti l'attenzione del lettore si perderebbe e il documento sarebbe considerato arduo e difficile da comprendere. In generale, mantieni le tue frasi più brevi possibile.
- Ecco un "cattivo" esempio. Assicurati di poter pulire tutta la polvere dalle prese d'aria prima di cominciare a usarle.
- Ecco, invece, un "buon" esempio. Rimuovi la polvere dalle prese d'aria prima di usarle.
- In generale, non utilizzare il soggetto: deve essere sottinteso. Parla con un tono attivo e comincia ogni frase con un verbo all'imperativo.
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Se necessario, intervista le persone coinvolte nel procedimento per chiedere loro come eseguire determinati compiti. L'ultima cosa da fare è scrivere una POS inaccurata: potresti compromettere la sicurezza del tuo team. la sua efficacia, il tempo di lavoro. Inoltre, scriveresti un procedimento completo senza aver consultato nessuno. Qualche tuo compagno di lavoro potrebbe offendersi. Se hai bisogno, non esitare a chiedere! È importante scrivere in maniera corretta.
- Naturalmente, se necessario, chiedi a diverse fonti, coprendo ogni ruolo e responsabilità. Un membro del team potrebbe non seguire la POS, mentre un altro può esserne coinvolto solo in parte.
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Spezza le parti estese del testo con schemi e diagrammi di flusso. Se vi sono passi particolarmente ostili, chiariscili ai lettori con un diagramma. Ciò renderà la lettura più semplice e darà alla mente un po' di spazio per provare a dare un senso complessivo al documento. La procedura apparirà più completa e scritta meglio.
- Non includere queste cose soltanto per allungare la POS; fallo solo se necessario o se vuoi riempire un vuoto linguistico.
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Assicurati che ogni pagina abbia delle note per il controllo del documento. La tua POS sarà una delle tante, perché probabilmente la tua organizzazione avrà un grande archivio con tutte le procedure e un sistema di riferimenti. La tua POS sarà quindi parte del sistema, e avrà bisogno di un codice per essere trovata. È per questo che le note diventano importanti.
- Ogni pagina deve avere un breve titolo o un codice di identificazione, un numero di revisione, una data, e "pagina # di #" nell'angolo in alto a destra (per la maggior parte dei formati). In base alle preferenze dell'organizzazione, puoi inserire o meno questi dati in note a piè di pagina.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Assicura il Successo e l'Accuratezza

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Realizza un test della procedura. Se non vuoi testare la procedura, allora probabilmente non l'hai scritta bene. Trova qualcuno con una "conoscenza limitata" del progetto (o una persona che rappresenti un normale lettore) che utilizzi la POS come guida. In quali problemi si è imbattuta? Se ne ha trovati, risolvili e attua le migliorie necessarie.
- Sarebbe meglio avere un po' di persone che provino la POS. Diversi individui potranno rilevare diversi problemi, permettendoti di ricevere una grande varietà di risposte.
- Assicurati di testare la procedura su qualcuno che non l'ha mai fatto prima. Chiunque abbia una conoscenza pregressa tenderà a legare la procedura alla propria conoscenza, non riuscendo, in questo modo, ad esserti davvero d'aiuto.
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Fai rivedere la POS a qualcuno che deve seguire la procedura. Alla fine non conta tanto cosa pensi il tuo capo della POS, ma quello che pensa chi dovrà davvero utilizzarla. Quindi, prima di presentare il lavoro ai superiori, proponilo a chi dovrà fare (o già fa) quel preciso lavoro. Cos'è che pensano "loro"?
- Fai in modo che si sentano coinvolti nella procedura, così accetteranno più facilmente la POS a cui hai lavorato. E avranno sicuramente ottime idee!
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Fai rivedere la POS dai tuoi relatori e dal team del Controllo qualità. Una volta avuto il parere positivo del team, inviala ai relatori. Probabilmente avranno poche idee innovative da presentarti, ma ti sapranno dire se la procedura incontra i requisiti di formattazione, se manca qualcosa, qual è il protocollo ufficiale per realizzarla e inserirla nel sistema.
- Avvia la POS verso l'approvazione utilizzando il sistema di gestione dei documenti per assicurare il meccanismo definitivo di controllo per l'approvazione. Ciò varia da un'organizzazione all'altra. Di base, è fondamentale rispettare tutte le linee guida e i regolamenti.
- Le firme sono necessarie. Molte organizzazioni odierne non hanno problemi nell'accettare firme elettroniche.
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Una volta approvata, inizia a rendere effettiva la tua POS. Ciò implicherà un periodo di prova formale per le persone coinvolte (una prova per i colleghi, una per l'utilizzo informatico, ecc.) o che il tuo documento venga semplicemente appeso in bagno. Non importa come sarà organizzata la fase. Metti in pratica il tuo lavoro! Hai lavorato per questo! È tempo di riconoscimento!
- Assicurati che la tua POS resti al passo coi tempi. Se diventa datata, aggiornala. Rendi gli aggiornamenti approvati e documentati e ridistribuisci la procedura, se necessario. La sicurezza, la produttività e il successo del tuo team dipendono da questo.
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Consigli

Cerca sempre la chiarezza. Assicurati che non ci siano interpretazioni multiple. Mostra la procedura a qualcuno che non la conosce e chiedi cosa pensa che voglia dire il documento; potresti rimanere sorpreso.
Ricorda di coinvolgere i portatori di interessi quando possibile, così che la procedura documentata diventi la procedura reale.
Utilizza diagrammi di flusso e rappresentazioni fotografiche, così che la procedura appaia più chiara al lettore.
Chiedi alle persone di rivedere il documento prima dell'approvazione.
Utilizza un italiano semplice per descrivere le tappe da seguire.
Assicurati che la storia del documento sia ben documentata, per ogni nuova versione.
Controlla se esiste una versione vecchia della POS prima di scrivere la tua. Potresti dover fare solo dei piccoli cambiamenti. Documentati, comunque, prima di realizzarli!