Cara Menulis Surat Permohonan Sponsor

Anda bisa menulis surat permohonan jika membutuhkan sponsor untuk mendukung rencana kegiatan atau keperluan lain. Buatlah surat permohonan yang bisa meyakinkan sponsor bahwa rencana Anda layak didukung. Selain itu, jelaskan juga secara garis besar, apa manfaat yang akan ia terima. Dengan mempelajari cara menulis surat yang baik, Anda bisa melihat perbedaan antara permohonan yang disetujui dan diabaikan.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Menyiapkan Surat Permohonan

Unduh PDF

1
Tentukan tujuan. Apa yang secara khusus ingin Anda dapatkan dengan mencari sponsor? Apa yang harus dilakukan jika bersedia menjadi sponsor? Untuk apa dan mengapa Anda membutuhkan sponsor? Anda harus bisa menjawab semua pertanyaan ini sebelum menulis surat permohonan.
- Surat permohonan harus ditulis secara spesifik dan mempunyai tujuan tertentu. Tidak ada gunanya menulis surat yang isinya tidak jelas atau Anda sendiri tidak tahu apa yang diinginkan dan mengapa.
- Temukan jawaban mengapa Anda perlu membuat rencana. Permohonan sponsor yang diajukan karena ingin mencapai tujuan atau mimpi tertentu biasanya lebih mudah berhasil. Berusahalah menanamkan keyakinan mengapa seseorang perlu mendukung keinginan Anda dengan memberikan waktu atau uang dengan menjelaskan bagaimana bantuannya akan menolong seseorang atau komunitas.^{[1]XTeliti sumber}
2
Buatlah daftar perusahaan. Siapa yang akan tergerak mendukung rencana Anda? Apakah ada pemilik perusahaan yang memiliki alasan pribadi sehingga bersedia mendukung rencana Anda? Atau, apakah ada organisasi nirlaba yang mau menjadi sponsor karena memiliki misi yang sama. Siapa yang sudah pernah mensponsori kegiatan yang sama? Cobalah mencari informasi lebih lanjut.
- Tulislah nama perusahaan atau orang-orang yang Anda kenal secara pribadi, termasuk orang-orang yang bekerja sama dengan Anda. Jangan pernah mengabaikan hubungan pribadi.^{[2]XTeliti sumber}
- Jangan menyepelekan perusahaan kecil atau pengusaha yang tidak memiliki gerai. Mungkin mereka juga mau memberi. Ingatlah bahwa Anda bisa juga menjajaki perusahaan lokal. Perusahaan di lingkungan terdekat biasanya akan melihat hubungan yang sudah terjalin dengan komunitas sebagai sesuatu yang bermanfaat.
- Jika Anda bekerja dalam tim, bagilah perusahaan yang sudah Anda catat dalam beberapa kelompok, lalu mintalah setiap anggota menghubungi perusahaan tersebut agar setiap orang menjalankan tugas masing-masing.
3
Tentukan apa yang Anda cari. Ada banyak bentuk surat permohonan sponsor. Tentukan dulu apa yang Anda minta sebelum menulis surat permohonan.
- Donasi bisa berbentuk uang atau barang. Memberikan barang sebagai donasi berarti memberikan bahan-bahan atau produk yang bisa digunakan saat acara berlangsung, alih-alih hanya memberikan uang. Adakalanya, donasi diberikan dalam bentuk jasa dan tidak berupa barang.
- Mungkin Anda membutuhkan sukarelawan, bukan produk. Apa pun itu, jelaskan secara spesifik apa yang Anda butuhkan.
4
Tentukan pilihan yang ingin Anda tawarkan. Dalam surat permohonan sponsor, Anda bisa menawarkan beberapa macam bentuk dukungan yang bisa dipilih. Dengan demikian, Anda menyediakan pilihan bagi perusahaan kecil dan perusahaan besar untuk memberikan dukungan sesuai kemampuan mereka.
- Tentukan besarnya dukungan dan manfaatnya. Anda harus memberikan penjelasan apa manfaat yang akan mereka terima sesuai besarnya dukungan yang diberikan. Orang-orang yang memberikan lebih banyak harus mendapatkan manfaat lebih besar.
- Anda bisa menawarkan pemasangan iklan, pengumuman kepada publik tentang perusahaan atau pensponsoran, dan pemasangan logo di situs web atau dalam materi/program promosi.
5
Tentukan nama orang yang akan menerima surat. Jangan pernah mengirimkan surat yang ditujukan secara umum dengan menulis “kepada yang berkepentingan” sebab terkesan kurang personal.
- Biasanya, surat ini harus ditujukan kepada orang yang memimpin departemen Personalia atau direktur utama. Cobalah menelepon perusahaan atau mencari informasi di situs web siapa yang menangani pensponsoran. Jangan menebak-nebak untuk urusan ini. Agar bisa berhasil, surat permohonan sponsor harus ditujukan kepada orang yang tepat. Tulislah nama dan jabatannya dengan ejaan yang benar.^{[3]XTeliti sumber}
- Cari tahu juga apakah perusahaan/organisasi ini menetapkan kebijakan pemberian donasi agar tidak membuang-buang waktu dan Anda bisa mengajukan permintaan sesuai kebijakan perusahaan.^{[4]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Memahami Format Surat

Unduh PDF

1
Pelajari contoh-contoh surat permohonan sponsor. Anda bisa melihat contoh surat ini di internet, ada yang berbayar, tetapi ada juga yang gratis. Bacalah contoh-contoh ini agar Anda bisa memahami format dan isinya.^{[5]XTeliti sumber}
- Tetapi, jangan menyalin seluruh contoh surat. Cobalah menyusun sendiri kata-katanya agar surat Anda terkesan personal dan enak dibaca.^{[6]XTeliti sumber}
- Contohnya, jika Anda tahu bahwa direktur perusahaan memiliki latar belakang yang berkaitan dengan rencana Anda, buatlah surat yang terkesan personal untuknya. Berusahalah mencari tahu latar belakang orang atau perusahaan yang akan Anda kirimi surat dan susunlah isinya agar terkesan lebih personal.
2
Pilihlah gaya bahasa yang tepat sesuai audiens. Bagaimanapun, Anda harus membuat surat permohonan yang profesional dan jangan menggunakan kata-kata yang biasa diucapkan dalam percakapan sehari-hari.
- Tulislah surat menggunakan kertas dengan kop surat yang berlogo dan mencantumkan nama organisasi Anda. Dengan demikian, permohonan Anda akan terkesan lebih profesional. Jika Anda mengajukan permohonan sponsor untuk diri sendiri, buatlah kop surat dengan mencantumkan nama Anda menggunakan fon yang tepat agar terkesan profesional.
- Jika Anda menulis surat untuk perusahaan atau organisasi, semakin formal, semakin baik. Jika ditujukan kepada anggota keluarga atau teman, buatlah surat yang tidak terlalu formal, tetapi jangan juga terlalu santai sehingga terkesan tidak sopan. Surat permohonan sponsor yang dikirimkan melalui alamat surel informal untuk biasanya kurang berhasil.^{[7]XTeliti sumber}
3
Gunakan format standar surat bisnis. Surat permohonan sponsor harus menggunakan format surat bisnis. Gunakan bentuk surat yang tepat agar terlihat profesional.
- Mulailah menulis surat dengan mencantumkan tanggal, nama sponsor, dan alamatnya.
- Langkahi satu baris kosong, lalu tulislah: Yang terhormat (nama) dan akhiri dengan tanda koma.
- Buatlah surat yang singkat. Surat permohonan sponsor cukup ditulis satu halaman saja agar tidak terlalu banyak menyita waktu pembacanya. Orang-orang yang merasa tergerak akan memberikan waktu satu menit untuk membaca surat Anda. Karena itu, tulislah surat yang singkat dan jelas dalam satu halaman.^{[8]XTeliti sumber}
- Kirimkan surat melalui kantor pos atau kurir sebab permohonan yang dikirim melalui surel terkesan tidak penting.
4
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih. Di akhir surat, sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian mereka. Langkahi satu baris di akhir alinea dan sediakan tempat kosong untuk tanda tangan Anda.
- Akhiri surat dengan memberikan salam yang profesional dan hormat, misalnya: Hormat kami/saya. Tulislah nama dan jabatan Anda, lalu tanda tangani.
- Lampirkan materi yang lain. Kirimkan juga selebaran bersama surat untuk memberikan gambaran tentang kegiatan atau perusahaan Anda. Cara ini bisa meningkatkan kredibilitas dan membuat penerima surat merasa lebih nyaman mendukung Anda.
- Jika organisasi Anda pernah diliput, lampirkan juga artikel atau berita tentang apa yang sudah Anda lakukan.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menyempurnakan Isi Surat

Unduh PDF

1
Tulislah kata pengantar yang baik. Dalam paragraf pembuka surat, Anda harus memperkenalkan diri, nama perusahaan, dan menjelaskan rencana Anda secara spesifik. Jangan menulis hal-hal yang tidak diperlukan agar pembaca langsung merasa tertarik dengan isi surat Anda.
- Jangan berasumsi bahwa orang-orang sudah tahu siapa Anda atau apa yang organisasi Anda lakukan. Sampaikan penjelasan tentang perusahaan (jika ditujukan kepada perusahaan) atau tentang diri Anda (jika ditujukan kepada seseorang). Contohnya: _______ adalah organisasi nirlaba yang berkomitmen dalam merehabilitasi ______ dst.
- Berikan penegasan tentang keberhasilan yang sudah Anda capai untuk menunjukkan bahwa tidak ada risiko dengan menjadi sponsor. Jelaskan juga bagaimana Anda akan menggunakan uang dari sponsor secara spesifik.
- Di paragraf kedua atau pertama, Anda harus langsung mengajukan permohonan dan menjelaskan mengapa Anda memintanya.
2
Tulislah manfaat menjadi sponsor. Agar bersedia menjadi sponsor, Anda harus bisa meyakinkan perusahaan atau seseorang tentang manfaat yang akan mereka terima dengan menjadi sponsor. Karena itu, jelaskan di bagian tengah surat apa manfaatnya bagi mereka, bukan bagi Anda.
- Contoh: jelaskan bahwa manfaat menjadi sponsor adalah mendapatkan publikasi yang baik. Jelaskan lebih spesifik lagi: Apakah kegiatan ini akan diliput oleh TV? Berapa orang yang akan datang? Apakah ada tamu VIP? Jika ada perusahaan besar lain atau pesaing yang menjadi sponsor, apakah akan dicantumkan juga?
- Berikan pilihan. Perusahaan atau orang-orang yang ingin menjadi sponsor biasanya lebih suka jika ada pilihan yang sesuai dengan kebutuhan atau anggaran mereka.
3
Berikan bukti pendukung yang meyakinkan. Cantumkan beberapa angka, misalnya jumlah audiens atau demografi yang bisa mereka jangkau.
- Selain itu, jangan lupa menceritakan pengaruh pensponsoran secara emosional. Contohnya: cerita singkat tentang seseorang yang akan terbantu bisa sangat memengaruhi.
- Jelaskan cara Anda memberikan rekognisi atas pensponsoran. Mungkin sponsor akan mendapat gerai gratis saat berlangsungnya acara sebagai timbal balik atas pensponsoran.^{[9]XTeliti sumber}
- Berikan informasi penting yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tentang pensponsoran ini. Jangan lupa mencantumkan informasi kontak dan tanggal penerimaan tanggapan yang Anda inginkan. Lampirkan juga amplop kosong berperangko yang sudah tertulis alamat Anda sendiri agar sponsor lebih mudah mengirimkan tanggapan.
- Tanyakan kepada para sponsor bagaimana rekognisi yang mereka inginkan. Contohnya, seperti apa tampilan nama yang mereka inginkan dan apakah mereka ingin direkognisi? Tanyakan, tawarkan kesempatan, dan jangan berasumsi.
4
Jelaskan latar belakang kegiatan ini. Anda harus menjelaskan kegiatan konkrit secara mendetail untuk mendukung organisasi dan kegiatan yang ingin Anda lakukan.
- Contohnya, jika Anda ingin menulis surat permohonan sponsor untuk kegiatan amal, jelaskan latar belakang pengumpulan dana, misalnya kapan organisasi Anda didirikan, siapa pengurusnya, siapa yang diberikan dana, dan penghargaan atau pencapaian apa saja yang sudah diraih.
- Tunjukkan, jangan hanya berbicara. Jangan sekadar bercerita tentang kelompok atau kegiatan yang baik atau layak didukung. Berikan bukti-bukti pendukung secara mendetail yang mampu meyakinkan bahwa kelompok atau kegiatan ini memang benar-benar baik dan layak didukung. Bukti biasanya lebih persuasif ketimbang kata-kata superlatif.^{[10]XTeliti sumber}
5
Tindak lanjuti secara personal. Mengirimkan surat bukanlah cara yang paling baik untuk membangun hubungan personal. Walaupun mengirim surat permohonan sponsor adalah cara yang baik, Anda perlu menindaklanjuti surat ini secara personal.
- Cobalah menelepon atau mendatangi langsung, jika belum menerima tanggapan dalam 10 hari. Namun, ingatlah bahwa banyak direktur yang sangat sibuk dan akan merasa terganggu. Sebaiknya Anda membuat janji atau menelepon dahulu.
- Tunjukkan bahwa Anda sangat senang dengan rencana kegiatan ini. Hindari pembicaraan yang negatif. Jangan memberikan kesan bahwa Anda sedang mengemis atau memancing rasa bersalah agar mereka mau berdonasi.
- Jika jawabannya “mungkin”, jangan sungkan menindaklanjutinya. Hanya saja, jangan terburu-buru atau berlebihan sebab mereka bisa terganggu.
- Jangan berharap berlebihan. Jangan berasumsi bahwa mereka akan mengajak Anda rapat atau mau menjadi sponsor. Ucapkan terima kasih atas perhatian mereka.^{[11]XTeliti sumber}
- Kirimkan kartu ucapan terima kasih jika permohonan Anda dikabulkan.
6
Periksalah surat Anda. Kesempatan mendapatkan sponsor akan hilang jika tidak memeriksa surat yang akan Anda kirim. Surat yang banyak keliru ejaan atau salah tata bahasa bukanlah surat yang profesional. Untuk apa Anda mencantumkan nama seseorang/perusahaan dalam kegiatan yang tidak disiapkan secara profesional?
- Periksalah tanda baca. Banyak orang yang belum tahu cara menggunakan koma atau tanda baca yang lain dengan benar. Hal kecil seperti ini sangat penting di sini.
- Cetaklah surat Anda, biarkan dulu, lalu bacalah setelah beberapa jam kemudian. Kadang-kadang, mata kita begitu percaya pada tulisan di layar komputer sehingga mudah sekali mengabaikan kesalahan ketik.
- Kirimkan surat dalam amplop yang terlihat profesional dengan perangko yang cukup atau gunakan jasa kurir yang baik.^{[12]XTeliti sumber}
7
Contoh surat:
Iklan

Kop surat (jika ada)

Tanggal:____________

Alamat: ______________
_________________
_________________

Kepada Yth. Bapak/Ibu __________

Baru-baru ini, saya diundang untuk mengikuti kontes ratu kecantikan dunia yang akan diadakan di Amerika Serikat pada tahun 2016. Saat ini, saya sudah terpilih sebagai Puteri Indonesia dan ingin mengikuti kontes internasional tahun depan.

Melalui surat ini, perkenankan saya mengajukan permohonan pensponsoran agar bisa mengikuti kontes tersebut dengan lebih dari 100 kontestan dari berbagai negara. Acara ini akan disiarkan di televisi secara internasional dan diperkirakan akan dihadiri 300.000 orang. Nama-nama sponsor akan ditayangkan dalam kontes ini dan di situs web penyelenggara kontes.

Dukungan dana bisa diberikan sesuai opsi berikut:

Rp______ – Nama, keterangan, dan logo

Rp______ – Nama dan keterangan

Rp______ – Nama dan logo

Rp_______ – Nama

Jika Bapak/Ibu bersedia menjadi sponsor, saya menunggu kabar paling lambat tanggal _______.

Terima kasih atas perhatian yang Bapak/Ibu berikan atas permohonan ini.

Hormat saya,

tanda tangan

Nama lengkap

Tips

Ajukan permintaan dengan sopan, jangan menuntut.
Carilah informasi siapa pengambil keputusan yang bisa Anda hubungi, alih-alih sekretaris atau orang ketiga.
Ketiklah surat Anda, kecuali jika tulisan tangan Anda sangat indah, agar terlihat lebih profesional.
Cetaklah surat di kertas berkualitas tinggi agar hasilnya lebih baik.
Perusahaan hampir selalu diminta menjadi sponsor. Karena itu, berikan penjelasan mengapa perusahaan tertentu sangat tepat untuk mendukung kegiatan Anda.
Lampirkan formulir pensponsoran agar bisa diisi oleh seseorang di perusahaan yang Anda kirimi surat.