كيفية كتابة رسالة لطلب الرعاية

إن كنت تطمح لقيام مؤسسة أو شخص برعاية حدث أو شيء ما تقيمه، يتوجب عليك كتابة خطاب لطلب الرعاية. يجب أن يبيّن خطابك للراعي جدوى رعاية الحدث، وأن يوضح له الفوائد التي ستعود عليه عند رعاية الحدث. يمكن أن تكون رسالة طلب الرعاية عامل الفصل الذي يحدّد ما إذا كنت ستحصل على الرعاية التي تسعى إليها للحدث أم لا.

جزء 1

جزء 1 من 3:

الاستعداد لطلب الرعاية

تنزيل المقال

1
حدّد أهدافك. ما الذي تطمح لتحقيقه من خطاب طلب الرعاية - تحديدًا؟ ما الذي ترغب بأن يقدّمه الراعي لك؟ لماذا تحتاج إلى الرعاية، وما أهمية ذلك؟ يجب أن تعرف إجابات الأسئلة السابقة قبل كتابة خطاب طلب الرعاية.
- يجب أن تكون خطابات طلب الرعاية محدّدة وعلى قدرٍ كبير من التركيز. إن كان خطابك غامضًا أو لم تكن تعرف ما تبحث عنه بالضبط، لن يكون خطابك فعّالًا بالمرة.
- افهم السبب الذي يدفعك إلى السعي لتحقيق أهدافك. تزيد فرص نجاح خطابات طلب الرعاية إن صاحبها إحساس بالهدف أو الشغف. أقنع الناس بالسبب الذي يجعل تقديم الوقت أو المال أمرًا مفيدًا، وربما يكون ذلك عن طريق إخبارهم بقصة شخصٍ تمكّن العمل الذي تسعى لتحصيل الدعم إليه من مساعدته.^{[١]Xمصدر بحثي}
2
قم بتحضير لائحة بالأعمال. من الأشخاص الذين تعتقد أنهم مستعدون لدعم الهدف؟ قد تجد صاحب عملٍ يمتلك دافعًا شخصيًا لدعم هدفك، أو أنك قد تجد منظمة خيرية قد دعمت أعمالًا مشابهة بالفعل. من الأشخاص الذين قدموا الدعم لأحداث مشابهة؟ يتوجب عليك البحث في المجال.
- تأكد من تضمين الشركات أو الأشخاص الذين تمتلك علاقة شخصية بهم. لا تُقلل أبدًا من أهمية العلاقات الشخصية. ^{[٢]Xمصدر بحثي}
- لا تغض الطرف عن الأعمال الصغيرة التي لا تمتلك واجهات فارهة. يمكن أن يقدّم أولئك الأشخاص الدعم لك أيضًا. تذكّر أنه يمكنك حثهم على المساعدة عن طريق إقناعهم أنهم يدعمون قضية مجتمعية "محلية". عادةً ما ترى الأعمال المحلية فائدة في التواصل مع المجتمعات التي تعمل ضمنها.
- إن كنت تعمل ضمن فريق عمل، قسّم الشركات الموجودة في قائمتك بحيث يتعيّن على كل واحد من أفراد الفريق التواصل مع بعض هذه الشركات، وذلك لتحصل كل شركة على تواصل شخصي مع أحد أفراد طاقم العمل.
3
حدّد ما تسعى إليه. يمكن أن تتخذ عملية الرعاية أكثر من شكل. قبل التمكن من كتابة خطاب طلب رعاية، يتوجب عليك تحديد الشيء الذي تطلبه.
- يمكن طلب الدعم المادي أو اللوجستي. يعني الدعم اللوجستي تقديم الشركات للمواد أو المنتجات التي يمكن استخدامها في الحدث عوضًا عن تقديمهم للمال. أحيانًا ما يأخذ هذا الدعم شكل الخدمات عوضًا عن المنتجات أو الأغراض.
- لعلك مستعد لتقبّل بعض العمل التطوّعي عوضًا عن الاستفادة من منتج معيّن. بغض النظر عما تطلبه، يتوجب عليك أن تكون شديد الوضوح فيما يتعلّق بطلبك.
4
حدّد ما تقدّمه. تسمح خطابات الرعاية عادةً للأشخاص بالاختيار بين مستويات متعدّدة من الرعاية، ويسمح ذلك للشركات بتقديم مستوى الرعاية والدعم المناسب لهم عند عدم امتلاكهم للإمكانيات الكبيرة التي تمتلكها الشركات الضخمة.
- حدّد مستويات الرعاية. يتوجب عليك تحديد مستويات الرعاية المختلفة بوضوح وتحديد المنافع المترتبة على كل منها. يجب أن تزيد المنافع مع زيادة مستوى الرعاية المقدمة.
- من أمثلة المنافع التي يمكن تقديمها للشركات التي تقدّم الرعاية: عرض إعلان للشركة بداخل الحدث، أو إلقاء كلمة عن الشركة أو الرعاية، أو ظهور شعار الشركة على الموقع الإلكتروني للحدث أو في المواد الدعائية.
5
حدّد اسم الشخص الذي يُفترض به تلقّي رسالتك. لا تقم بتوجيه الرسالة أبدًا "لمن يهمه الأمر" حيث أن ذلك يخلو من الطابع الشخصي تمامًا.
- يكون الشخص المناسب لتلقّي الرسالة عادةً هو رئيس قسم الموارد البشرية، أو المدير التنفيذي للشركة. يمكنك الاتصال بالشركة أو زيارة موقعها الإلكتروني لمعرفة الشخص المسئول عن الرعاية. لا تخمّن في هذا الصدد. يجب الحرص على توجيه خطاب طلب الرعاية للشخص الصحيح للتأكد من كفاءة الطلب. اكتب اسم الشخص ومسمّاه الوظيفي بشكل صحيح. ^{[٣]Xمصدر بحثي}
- يتوجب عليك أيضًا معرفة ما إذا كانت المؤسسة تمتلك سياسة فيما يتعلّق بالأعمال الخيرية كي لا تهدر وقتك وتضمن أن طلبك يتوافق مع سياسة الشركة. ^{[٤]Xمصدر بحثي}

جزء 2

جزء 2 من 3:

معرفة التنسيق

تنزيل المقال

1
ادرس خطابات طلب رعاية جاهزة. يمكنك إيجاد الكثير من قوالب خطابات طلب الرعاية على شبكة الإنترنت، وأحيانًا ما تكون هذه القوالب مدفوعة، إلا أن الكثير منها مجاني. يتوجب عليك قراءة هذه الرسائل لتفهم التنسيق الصحيح والمحتوى المكتوب. ^{[٥]Xمصدر بحثي}
- احرص على عدم نسخ أحد الأمثلة بالضبط. يتوجب عليك تخصيص الرسالة للمؤسسة التي ترسلها إليها لتبدو الرسالة شخصية وتبتعد عن حيّز الرسمية. ^{[٦]Xمصدر بحثي}
- على سبيل المثال، إن كنت تعلم أن المدير التنفيذي يمتلك خلفية شخصية تتعلّق بالحدث الذي تقيمه، يتوجب عليك حينها تخصيص الرسالة لهذا الشخص. يتوجب عليك معرفة خلفية الأشخاص أو الشركات التي تطلب الرعاية منها، والقيام بتخصيص طلب الرعاية ليشعروا بأنه طلب شخصي.
2
اختر لهجة الخطاب المناسبة. تعتمد لهجة الخطاب علي الشخص الذي تخاطبه، يتوجب عليك دائمًا الالتزام بالاحترافية عند كتابة خطاب طلب الرعاية.
- ضع الرسالة في مغلّف رسمي يحمل شعار واسم المنظمة الخاصة بك. سيؤدّي ذلك إلى جعل خطابك أكثر رسمية. إن كنت تطلب الرعاية لنفسك، يمكنك أيضًا استخدام مغلّف وكتابة اسمك عليه بخط جميل.
- يفضّل استخدام أسلوب أكثر رسمية إن كنت تطلب الرعاية من شركة أو مؤسسة. إن كنت تكتب لأحد أفراد العائلة أو أحد الأصدقاء، يمكن أن تقلّل لهجة الرسمية في خطابك، ولكن لا تخفّفها لدرجة تُشعر الشخص بالإساءة وقلة الاحترام. إن كتابة رسالة بريد إلكتروني غير رسمية لن تُفضي إلى نتائج جيدة على الأرجح. ^{[٧]Xمصدر بحثي}
3
استخدم تنسيق رسائل الأعمال الاعتيادي. يكون تنسيق خطاب طلب الرعاية هو نفسه تنسيق رسائل الأعمال المتعارف عليها. يتوجب عليك استخدام التنسيق الصحيح، وإلا فإن رسالتك لن تظهر بمظهر الرسالة الاحترافية.
- اكتب التاريخ، واسم الراعي وعنوانه أعلى الرسالة.
- قم بعد ذلك بتحيّة المستقبل بعد فراغ: عزيزي (اسم الشخص) وألحق ذلك بفاصلة.
- أبقِ الرسالة قصيرة. لا تجعل خطاب طلب الرعاية يتعدّى الصفحة الواحدة. لا يمتلك الناس عادةً الوقت لقراءة رسائل أطول من ذلك. يقدّم الأشخاص الذين يُطلب منهم طلب الرعاية عادةً دقيقة واحدة لقراءة رسالتك، لذا وإضافة إلى جعل الرسالة بطول صفحة واحدة، احرص على كون كلماتها دقيقة وواضحة. ^{[٨]Xمصدر بحثي}
- أرسل الرسالة عبر البريد العادي. يشير إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني إلى أنك لم تبذل الكثير من الجهد لإرسالها.
4
أنهِ الرسالة بالشكر والعرفان. يتوجب عليك شكر الشخص الذي وجّهت له الرسالة على وقته في نهاية الرسالة. احرص على ترك مسافات بين الفقرات، واترك فراغًا لتوقيع الرسالة باليد.
- أنهِ الرسالة بتحية محترمة واحترافية، مثل: مع خالص التحية والتقدير، ثم اكتب اسمك ومسمّاك الوظيفي. وقّع الرسالة بنفسك.
- ضمّن الرسالة أشياء أخرى. قد ترغب بتقديم منشور مطبوع مع خطاب طلب الرعاية يقدّم معلومات عن الحدث أو الشركة. سيؤدّي ذلك إلى إعطاء مصداقية أكبر للحدث ويحثّ الشركة على تقديم المساعدة لك.
- أيضًا، إن كانت شركتك قد تلقّت تغطية إعلامية، يمكنك تضمين مقال من المقالات التي كتبت عنها لدعم الرسالة.

جزء 3

جزء 3 من 3:

إتقان المحتوى

تنزيل المقال

1
اكتب مقدمة جيدة. يتوجب عليك تقديم نفسك أو تقديم شركتك مباشرةً في الفقرة الافتتاحية من الرسالة. لا تراوغ. يحتاج الناس إلى وصول المعلومة بشكل واضح وصريح.
- لا تفترض أن الناس يعرفون من أنت ويمتلكون معرفةً بأعمال مؤسستك. اشرح هذه الأشياء بوضوح. ابدأ بوصف للشركة (إن كانت شركة هي من تقيم الحدث)، أو لنفسك (إن كان طلب رعاية شخصي). على سبيل المثال، منظمة كذا منظمة غير ربحية تعمل على كذا وكذا.
- إن توضيح بعض الإنجازات يوضّح لمستقبل الرسالة أن دعم الشركة ورعايتها ليس بالقرار الذي ينطوي على أي مجازفة. اشرح بالتحديد كيفية استخدام الأموال المُستقبلة.
- يتوجب طلب الرعاية مباشرةً في الفقرة الأولى أو الثانية من الرسالة، مع توضيح سبب السعي للحصول على الرعاية.
2
وضّح المنافع المترتبة. يجب إقناع الشخص أو الشركة باستفادتهم من تقديم الرعاية لإقناعه بذلك، لذا وضّح في منتصف رسالتك الفوائد التي سيجنيها الشخص أو الشركة نتيجة لتقديم الرعاية لك.
- اشرح للراعي مثلًا كمّ الدعاية الذي سيحصل عليه نتيجة لرعاية الحدث. كن دقيقًا لأبعد الحدود: هل ستتم إذاعة الحدث على التلفاز؟ كم عدد الحضور في الحدث؟ هل سيكون هناك أي شخصيات عامة؟ إن كان هناك شركات كبيرة أو منافسة ترعى الحدث، ينبغي عليك ذكر ذلك أيضًا.
- قدّم خيارات للرعاة. يعجب ذلك الرعاة، حيث يتسنّى لهم اختيار ما يناسب احتياجاتهم أو ميزانيتهم.
3
عزّز عملية الإقناع بالدليل. يعني ذلك تضمين بضع أرقام - عدد الحضور أو المناطق الجغرافية التي يصل إليها الحدث مثلًا.
- لا تنسَ أيضًا إضافة عامل جذب معنوي - ككتابة قصة شخصية لشخص سيتلقّى المساعدة مثلًا، ويمكن أن يؤدّي كتابة ذلك في جملة أو جملتين إلى مساعدتك على تحصيل الرعاية.
- اشرح للرعاة الطريقة التي يمكنك أن تقدّم بها اعترافًا برعايتهم. يمكنك مثلًا تقديم مساحة دعائية للشركة داخل الحدث في مقابل الرعاية. ^{[٩]Xمصدر بحثي}
- قدّم التفاصيل الأساسية لعقد الرعاية ليتمكنوا من اتّخاذ قرار. لا تنسَ أن تقوم بتضمين بيانات الاتصال. يمكنك أيضًا تضمين مغلّف مغلق موجّه لك أو لمؤسستك لجعل عملية الرد أسهل. لا تنسَ تضمين التاريخ الذي ترغب بالحصول على الرد قبله.
- اسأل الرعاة عن الطريقة التي يفضّلونها كمقابل للرعاية. على سبيل المثال، ما هي الطريقة التي يرغبون بظهور اسمهم بها، وهل يرغبون بذكر اسمهم أم لا؟ قدّم خيارات مختلفة، ولكن لا تفترض أبدًا. اسأل الشركة عوضًا عن ذلك.
4
قدّم خلفية عن الحدث. يتوجب عليك تقديم بعض التفاصيل الدقيقة في رسالتك لدعم مؤسستك أو الحدث الذي تبحث عن رعاية له.
- مثلًا، إن كنت تكتب رسالتك لصالح مؤسسة خيرية، يتوجب عليك شرح تفاصيل العمل الخيري الذي تقوم به، كأن تشرح تاريخ تأسيسه، وتعرّفهم بالإدارة، والأشخاص الذين يخدمهم عملك، والإنجازات أو الجوائز الذي حصل العمل عليه.
- أظهر لهم ولا تخبرهم. لا تكتفي بإخبار من توجّه له رسالتك أن المؤسسة جيدة وتستحق الرعاية، ولكن أقنعه بذلك عن طريق عرض تفاصيل - أدلة تدعم حقيقة أن الحدث أو المجموعة جيدة وتستحق الرعاية. الدليل أكثر إقناعًا من الادّعاءات بشكل عام. ^{[١٠]Xمصدر بحثي}
5
تابع الأمر شخصيًا. لا يعدّ إرسال رسالة للشركة الطريقة الأكثر شخصية لتطوير علاقة معها. على الرغم من ان إرسال رسالة لطلب الدعم فكرة جيدة، إلا أن متابعة الرسالة أمر ينمّ عن شخصية أكبر.
- يمكنك الاتصال بالشركة أو المرور عليها إن لم تتلقّى ردًا خلال 10 أيام. لكن تذكّر أن معظم المديرين التنفيذيين تكون لديهم الكثير من الانشغالات وسيزعجهم مرورك للقائهم، لذا فإنه يتوجب عليك تحديد موعد أو الاتصال بالشركة أولًا.
- احرص على إيصال تحمّسك نحو مشروعك. تجنّب السلبيات. لا يجب أن تظهر بمظهر الشخص الذي يترجّى الحصول على المال أو يشعر الآخرين بالذنب كي يقوموا بالتبرّع.
- إن لم تتلقّى ردًا قاطعًا، لا تشعر بشعور سيئ تجاه متابعة الأمر. احرص على عدم المتابعة فورًا أو بشكل مستمر حتى لا تزعج من تخاطبه.
- لا تفترض أبدًا. لا تفترض أبدًا أن الشركة ستقدّم لك فرصة للاجتماع بهم أو ستقدّم لك الرعاية المطلوبة. قم بشكرهم على تقديرهم ووقتهم. ^{[١١]Xمصدر بحثي}
- لا تنسَ أن تقوم بإرسال رسالة شكر إن حصلت على الرعاية المطلوبة.
6
راجع الرسالة بعد كتابتها. يمكنك أن تفقد فرصتك بالحصول على الرعاية إن لم تقم بمراجعة رسالتك بحثًا عن الأخطاء. لا تبدو الرسائل المليئة بالأخطاء الإملائية واللغوية احترافية بما فيه الكفاية. ولما سيرغب أي شخص بإلصاق اسمه بحدث غير احترافي؟
- تفقّد علامات الترقيم. لا يعلم الكثير من الأشخاص الطريقة الصحيحة لاستخدام علامات الترقيم. الأشياء الصغيرة مهمة في هذا الأمر.
- اطبع نسخة من الرسالة واقرأها بعد بضع ساعات من كتابتها. أحيانًا ما تعتاد العين على قراءة المحتوى الموجود على الإنترنت بحيث تعتاد على تجاهل الأخطاء الكتابية عند قراءتها على الشاشة.
- احرص على إرسال الرسالة في ظرف مناسب واحترافي. ^{[١٢]Xمصدر بحثي}
7
إليك مثال:

عنوان الرسالة (إن وجد)

التاريخ:_____

العنوان: _________
_________________
_________________

عزيزي السيد/ السيدة _____

لقد تمت دعوتي مؤخرًا للمشاركة بسياق الماراثون المحلّي المؤهل لسباق الماراثون على مستوى الدولة. ستؤهلني المشاركة في سباق الماراثون المحلي لتمثيل مدينتي في سباق الماراثون الذي يُقام على مستوى الدولة.

سأكون شاكرًا وممتنًا لكم إن قمتم برعايتي في هذا الحدث حتى تُتاح لي فرصة الفوز. يُشارك في السباق أكثر من 50 متسابق، وسيتم إذاعة الحدث على محطات التلفاز المحلية، ومن المتوقّع تلقّي التغطية الإعلامية لحجم مُشاهدة يتراوح بين 2 إلى 300 ألف مُشاهد، كما أنه سيتم إعلان الرعاة في السباق وفي الموقع الإلكتروني لاحقًا.

لا يوجد مبلغ مالي مُحدّد للرعاية حيث أن هناك مرونة بهذا الصدد. يمكن لشركتكم المحترمة المساعدة بأحد الوسائل الموضّحة أدناه.

____$ - اسم الشركة، وتعريف عنها، والشعار

____$ - اسم الشركة وتعريف عنها

____$ - اسم الشركة والشعار

____$ اسم الشركة

إن كنتم مهتمين برعايتي في هذا الحدث، برجاء التواصل معي عبر العنوان التالي: ______________.

شكرًا جزيلًا على وقتكم واهتمامكم.

تقبّلوا خالص التحية،

"التوقيع"

الاسم

أفكار مفيدة

ابحث عن الشخص الذي يجب التواصل معه عوضًا عن توجيه الرسالة إلى السكرتير أو أي شخص آخر.
اطبع الرسالة على ورق عالي الجودة ليكون مظهرها جميلًا.
اطبع الرسالة من على جهاز الحاسوب، إلا إن كان خطك جميلًا جدًا. سيؤدّي ذلك إلى إضفاء طابع احترافي على الرسالة.
لا تكن متطلّبًا. اطلب بأدب.
قدّم استمارة رعاية يمكن لأحد أفراد العمل بالشركة أن يملأها.
يطلب من الشركات طلبات رعاية دائمًا، لذا احرص على توضيح سبب كون الشركة مناسبة لتقديم الرعاية للحدث الذي تقيمه.