Cara Menulis Surat Bisnis

Apakah Anda perlu menulis surat profesional yang baik tanpa cela? Sebagian besar surat bisnis mengikuti format tetap serta mudah dipelajari yang dapat Anda terapkan pada jenis konten apa pun. Surat bisnis harus selalu memuat tanggal, informasi pengirim dan penerima, serta beberapa paragraf isi. Ikuti langkah-langkah berikut ini dan lakukan modifikasi sesuai dengan standar perusahaan Anda.

Bagian 1

Bagian 1 dari 4:

Memulai Surat

Unduh PDF

1
Ketahui formatnya. Apa pun isi surat Anda, ada beberapa standar tampilan surat bisnis yang harus diikuti. Surat bisnis harus diketik dan dirangkai dengan fon yang umum, seperti Arial atau Times New Roman. Gunakan paragraf blok. Artinya, Anda memulai paragraf baru dengan menekan Enter dua kali. Dalam paragraf blok, jangan membuat baris pertama menjorok ke dalam.^{[1]XTeliti sumber}
- Gunakan margin 2,54 cm di semua sisi.
- Surat bisnis yang dikirim lewat surel juga harus diketik dengan fon yang umum. Jangan menggunakan skrip atau warna selain hitam dan putih dalam surel bisnis.
2
Pilihlah jenis kertas yang tepat. Surat harus dicetak di atas kertas A4 berukuran 21 x 29,7 cm atau A4s berukuran 21,5 x 29,7 cm. Beberapa surat atau kontrak yang panjang dapat dicetak pada kertas berukuran F4 atau Folio berukuran 21 x 33 cm.
- Jika surat akan dikirim via pos, pertimbangkan untuk mencetaknya dengan kertas kop perusahaan. Penggunaan kertas kop akan memperkuat kesan profesional dan menyediakan logo serta informasi kontak perusahaan.
3
Sertakan informasi tentang perusahaan Anda. Ketik nama serta alamat perusahaan, dan gunakan baris baru untuk menandai setiap bagian alamat. Jika Anda bekerja sendiri atau seorang kontraktor independen, cantumkan nama Anda sebagai pengganti nama perusahaan, atau di atas nama perusahaan Anda
- Jika perusahaan Anda sudah memiliki kertas kop, Anda dapat menggunakannya daripada harus mengetik nama dan alamat perusahaan.
- Jika alamat memang perlu diketik, tempatnya haruslah di rata kanan atau kiri bagian atas halaman, tergantung pilihan Anda dan perusahaan.
- Jika surat dikirimkan ke luar negeri, ketik nama negara Anda dengan huruf besar.^{[2]XTeliti sumber}
4
Cantumkan tanggal. Menuliskan tanggal secara lengkap adalah pilihan paling profesional. Misalnya, tulislah "1 April 2012". Tanggal harus dibuat rata kiri, beberapa baris di atas informasi penerima.
- Jika Anda menulis surat tersebut selama beberapa hari, gunakan tanggal ketika Anda menyelesaikannya.^{[3]XTeliti sumber}
5
Tambahkan informasi penerima. Tulis informasi penerima dengan urutan sebagai berikut: nama lengkap, jabatan (jika ada), nama perusahaan, dan alamat. Gunakan garis baru untuk setiap informasi. Jika perlu, sertakan nomor referensi. Informasi penerima harus dibuat rata kiri, beberapa baris di bawah tanggal.
- Sebaiknya alamatkan surat kepada orang tertentu. Dengan demikian, orang yang bersangkutan akan dapat menanggapi surat Anda. Jika Anda tidak mengetahui nama orang yang dituju, lakukan sedikit riset. Hubungi nomor telepon perusahaan penerima untuk mengetahui nama dan jabatannya.^{[4]XTeliti sumber}
6
Pilihlah salam pembuka. Salam pembuka adalah indikator penghormatan penting, dan salam yang Anda gunakan tergantung pada siapa yang menerima, apakah Anda mengenal penerima dengan baik, dan juga seberapa formal hubungan Anda dengannya.^{[5]XTeliti sumber} Pertimbangkan pilihan berikut ini:
- Gunakan "Kepada yang berkepentingan", hanya jika Anda tidak tahu secara persis siapa yang Anda tuju.
- Jika Anda tidak mengenal penerima, "Kepada Yth. Bapak/Ibu" adalah opsi yang aman.
- Anda juga dapat menggunakan gelar dan nama lengkap penerima, misalnya, "Kepada Yth. Dr. Dewi Sari".
- Jika Anda kenal baik dan menjalin hubungan informal dengan penerima, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan nama depan, misalnya, "Yth. Susan".
- Jika Anda tidak tahu pasti apa gender penerima, cukup tuliskan nama lengkap, misalnya, "Kepada Yth. Kris Damanik"
- Jangan lupa memberi tanda koma setelah salam pembuka atau titik koma jika Anda menggunakan "Kepada yang berkepentingan".
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 4:

Menyusun Badan Surat

Unduh PDF

1
Gunakan gaya penulisan yang tepat. Menurut peribahasa, waktu adalah uang, dan hampir semua pebisnis tidak suka membuang waktu. Oleh karena itu, gaya penulisan surat Anda harus singkat dan profesional. Susunlah surat Anda agar dapat dibaca dengan cepat, langsung menuju poin utama dan hanya memuat komentar pribadi singkat di paragraf pertama. Misalnya, Anda bisa memulai dengan "Sehubungan dengan..." dan lanjutkan dari sana.
- Jangan terlalu memikirkan transisi yang indah, kata-kata sulit, atau kalimat panjang yang berliku-liku. Maksud surat Anda adalah mengomunikasikan apa yang harus disampaikan dengan secepat dan sejelas mungkin.
- Gunakan nada persuasif. Kemungkinan besar tujuan surat Anda adalah membujuk pembaca untuk melakukan sesuatu, misalnya mengubah pikiran, memperbaiki masalah, mengirim uang, atau mengambil tindakan. Jadi, sampaikan permintaan dan alasan Anda dengan nada yang tepat.
2
Gunakan kata ganti pribadi. Menggunakan kata ganti “saya”, “kami”, dan “Anda” dalam surat bisnis sangat diperbolehkan. Nyatakan diri Anda sebagai “saya” dan pembaca sebagai “Anda”.
- Hati-hati jika Anda menulis surat atas nama organisasi. Jika Anda sedang berusaha menyampaikan pandangan perusahaan, Anda harus menggunakan “kami” sehingga pembaca tahu bahwa perusahaan ada di balik pernyataan Anda. Jika Anda menyatakan pendapat pribadi, gunakan “saya”.^{[6]XSumber TepercayaUniversity of North Carolina Writing CenterKunjungi sumber}
Pastikan pembaca benar-benar memahami apa yang Anda tulis. Pembaca hanya akan memberi tanggapan cepat apabila maksud surat Anda jelas. Secara khusus, jika ada hasil atau tindakan yang Anda ingin agar dilakukan pembaca setelah menerima surat tersebut, sampaikan dengan jelas. Jelaskan posisi Anda dengan kata-kata yang sesedikit mungkin.
4
Gunakan kalimat aktif. Ketika menggambarkan suatu situasi atau mengajukan permintaan, pastikan Anda memilih kalimat aktif, bukan kalimat pasif. Kalimat pasif akan menjadikan tulisan Anda ambigu atau bersifat umum. Selain itu, kalimat aktif lebih efisien dan langsung pada inti permasalahan.^{[7]XSumber TepercayaUniversity of North Carolina Writing CenterKunjungi sumber} Misalnya:
- Pasif: Kacamata hitam tersebut tidak didesain atau dibuat dengan memperhatikan keawetannya.
- Aktif: Perusahaan Anda mendesain dan membuat kacamata hitam tanpa memperhatikan keawetannya,
5
Gunakan bahasa percakapan jika dirasa patut. Surat ditulis oleh dan untuk manusia. Hindari mencontoh surat jika memungkinkan. Anda tidak dapat membangun hubungan dengan mencontoh surat yang baku. Namun demikian, jangan menggunakan bahasa tidak baku atau bahasa gaul, seperti "Anda 'kan tahu", "maksudku", atau "inginnya". Terapkan gaya penulisan surat bisnis, namun tuliskan kata-kata bernada ramah dan santun.
- Jika Anda kenal baik dengan penerima, Anda boleh menambahkan satu kalimat ucapan akrab.
- Gunakan intuisi Anda untuk menilai seberapa banyak kepribadian yang akan dimunculkan dalam surat. Terkadang sedikit humor bisa membantu dalam tataran bisnis, namun pikirkan baik-baik sebelum menggunakannya.
6
Tetaplah menjaga kesopanan. Meskipun Anda mengirim surat keluhan atau aduan, Anda tetap bisa bersikap sopan. Pertimbangkan posisi penerima dan tawarkan bantuan sebisa Anda untuk mengakomodasi situasi.
- Contoh keluhan yang tidak sopan: “Menurut saya kacamata hitam yang Anda buat payah dan saya tidak akan pernah lagi membeli produk Anda”. Keluhan yang sopan contohnya adalah: “Saya kecewa dengan konstruksi kacamata hitam milik Anda, ke depannya saya berencana membeli kacamata hitam merek lain”.
7
Gunakan kertas kop “kedua” untuk halaman tambahan. Kebanyakan surat bisnis cukup ringkas sehingga muat dalam satu halaman. Namun jika Anda harus menulis surat yang lebih panjang, seperti kontrak atau keputusan hukum, mungkin dibutuhkan halaman tambahan. Gunakan kertas kop “kedua”, yang biasanya berisi alamat singkat dan terbuat dari jenis kertas yang sama dengan kertas kop utama. ^{[8]XTeliti sumber}
- Cantumkan nomor halaman di halaman kedua dan selanjutnya, di bagian atas halaman. Anda juga perlu menyertakan nama penerima dan tanggal.^{[9]XTeliti sumber}
Di paragraf terakhir, rangkum poin-poin Anda dan garis bawahi tindakan yang akan Anda lakukan atau apa yang Anda harapkan dari penerima. Ingat bahwa penerima mungkin akan menghubungi Anda dengan pertanyaan atau masalah terkait surat tersebut, lalu ucapkan terima kasih atas perhatiannya pada surat yang Anda kirim.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 4:

Menutup Surat

Unduh PDF

Salam penutup, seperti salam pembuka, adalah indikator penghormatan dan formalitas. "Hormat kami" atau "Hormat saya" adalah salam penutup yang paling aman. Anda juga dapat mempertimbangkan "Salam sejahtera", atau "Salam hormat". Salam yang tidak terlalu formal namun masih bernada profesional adalah “Salam sukses”, “Salam hangat”, dan “Terima kasih”. Gunakan koma setelah salam penutup.
2
Bubuhkan tanda tangan Anda. Kosongkan empat baris untuk tanda tangan Anda. Tanda tangani setelah surat dicetak, atau jika Anda mengirimkannya via surel, pindai gambar tanda tangan Anda dan tempelkan pada bagian tanda tangan. Pilihan tinta untuk tanda tangan adalah biru atau hitam.
- Jika Anda menandatangani surat atas nama seseorang, tulis “pp:” sebelum tanda tangan Anda. “pp” adalah singkatan dari per procurationem, yang artinya “wakil” atau “atas nama”.^{[10]XTeliti sumber}
Di bawah tanda tangan, cantumkan informasi Anda meliputi nama, gelar, nomor telepon, alamat surel, dan sarana kontak lain yang sesuai. Gunakan baris baru untuk setiap jenis informasi.
4
Tambahkan inisial juru tik. Jika yang mengetik surat dan penulisnya adalah orang yang berbeda, Anda harus menambahkan inisial juru tik di bawah blok tanda tangan. Terkadang, inisial penulis surat juga dicantumkan. Dengan demikian, siapa yang mengerjakan surat tersebut akan jelas.^{[11]XTeliti sumber}
- Jika Anda hanya menyertakan inisial juru tik, tulis dalam huruf kecil, misalnya, mj.
- Jika Anda juga menyertakan inisial penulis, tulis dalam huruf besar dengan inisial juru tik dalam huruf kecil, misalnya, RW:mj. Gaya lain menambahkan garis miring di antara dua inisial, seperti, RW/mj.
5
Cantumkan informasi lampiran. Jika Anda melampirkan dokumen tambahan untuk ditinjau penerima, buat catatan beberapa baris di bawah informasi kontak dengan menyebutkan jumlah dan jenis dokumen yang dilampirkan. Misalnya, tulis: “Lampiran (2): resume, brosur.” Atau, dalam gaya tradisional, tulis keterangan lampiran di bagian atas surat, di bawah tanggal.^{[12]XTeliti sumber}
- Anda juga dapat menyingkat penulisan “Lampiran” dengan “Lamp.”
6
Sertakan informasi tembusan. Jika Anda mengirim salinan surat kepada orang lain, Anda harus mencantumkan hal tersebut dalam surat. Ini dinyatakan dengan mengetik “cc:” atau “Tembusan” di bawah baris “Lampiran”, bersama dengan nama dan jabatan penerima tembusan (“cc” adalah singkatan courtesy copy, namun di masa lalu berarti carbon copy ketika surat masih diketik dengan mesin tik dan disalin dengan kertas karbon).^{[13]XTeliti sumber}
- Misalnya, tulis: “cc: Mari Santi, Wakil Direktur Pemasaran”
- Jika Anda menambah lebih dari satu nama, sejajarkan nama kedua di bawah nama pertama, tetapi tanpa “cc:”
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 4:

Menyelesaikan Surat

Unduh PDF

1
Lakukan pengeditan. Penyajian adalah elemen kunci dari profesionalitas. Pastikan bahwa penerima dapat dengan mudah memandang Anda sebagai orang yang cakap dan bertanggung jawab dengan cara mengedit surat Anda dan memeriksa kesalahan. Gunakan pemeriksa ejaan di pengolah kata yang Anda gunakan, namun jangan lupa membacanya dengan teliti sebelum dikirim.
- Tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah surat tersebut jelas dan ringkas? Adakah paragraf yang panjangnya lebih dari 3–4 kalimat? Jika ada, tentukan apakah Anda dapat menghapus pernyataan yang tidak perlu.
- Jika surat tersebut sangat penting, Anda mungkin perlu meminta seorang teman atau rekan kerja membacanya. Terkadang orang lain dapat membantu menemukan kesalahan atau kecanggungan bahasa yang mungkin tidak Anda sadari.
Jika surat Anda terdiri dari beberapa halaman, stapler tidak boleh digunakan. Jika Anda ingin memastikan halaman-halaman tersebut urut, jepit dengan klip kertas di sudut kiri atas.
3
Kirimkan. Jika Anda mengirim surat tersebut lewat pos, gunakan amplop bisnis. Jika ada, gunakan amplop dengan logo perusahaan Anda. Tulislah alamat balasan dan alamat penerima dengan rapi. Lipat surat menjadi tiga agar penerima membuka lipatan bagian atas terlebih dahulu sebelum membuka bagian bawahnya. Pastikan Anda menempel prangko yang cukup, lalu kirimkan.
- Jika Anda merasa tulisan tangan Anda tidak bagus dan tidak cocok dengan persona profesional Anda, ketiklah alamat di pengolah kata yang Anda gunakan dan cetak di amplop.
- Jika surat tersebut sangat penting dan/atau terburu waktu, pertimbangkan untuk mengantarnya via kurir.
- Jika Anda ingin mengirimnya lewat surel, konversikan terlebih dahulu ke HTML atau simpan menjadi PDF agar formatnya tidak berubah. Namun, alangkah baiknya jika surat dikirimkan secara fisik.
Iklan

Tips

Gunakan pena berkualitas untuk menandatangani surat.
Balaslah surat dengan cepat. Jika Anda tidak dapat membalas dalam seminggu, sampaikan kepada penerima dan katakan kapan dia bisa menunggu balasan dari Anda.
Beri penekanan pada sisi positif. Bicarakan tentang apa yang dapat Anda lakukan, bukan yang tidak dapat Anda lakukan. Misalnya, jika suatu produk tidak ada dalam stok, jangan memberi tahu pelanggan bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan mereka. Sebaliknya, katakan bahwa produk tersebut sangat populer dan telah habis terjual. Kemudian sampaikan kapan Anda dapat memenuhi pesanan mereka.
Jika Anda menulis surat yang kompleks, tulislah garis besarnya terlebih dahulu.
- Tulis topik apa saja yang ingin Anda bahas, tidak perlu memikirkan urutannya.
- Untuk setiap topik, buatlah daftar berisi kata kunci, contoh, argumen, dan fakta.
- Perhatikan relevansi setiap topik dalam daftar terhadap tujuan dan penerima surat.
- Buang bagian-bagian yang tidak diperlukan.
- Urutkan informasi dengan urutan yang terbaik bagi pembaca.

Peringatan

Jangan menggunakan bahasa yang memuja-muji. Pujian yang tulus masih dapat diterima, namun terlalu banyak pujian menandakan bahwa dalam bekerja, Anda bergantung pada pujian, bukan kompetensi.
Jangan menggunakan gaya bahasa yang blakblakan atau memaksa. Ingat, Anda sedang mencoba memperbaiki atau memulai hubungan bisnis melalui surat ini.