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Este artigo foi coescrito por Ernest Sturm. Ernest Sturm é Especialista em Marketing e é Proprietário da Runway Influence e da Runway Waiters. Também é Presidente da Runway Collective. Com mais de 10 anos de experiência como empreendedor, é especialista em produzir campanhas nas redes sociais. A Runway Influence possui uma classificação de 5 estrelas e faz parceria com grandes marcas e influenciadores.
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Se deseja que alguém patrocine seu evento ou alguma outra atividade que está promovendo, você deve escrever uma carta de patrocínio. Nela, você deve convencer o patrocinador em potencial dos benefícios que ele terá ao contribuir com o que você está promovendo. Uma boa carta pode fazer toda a diferença entre ser patrocinado e ser ignorado.
Passos
Determine seus objetivos. O que espera conseguir com a carta de patrocínio, especificamente? O que quer que a organização faça? Como vai usar o patrocínio e por que ele é importante? Antes de escrever a carta, você deve saber a resposta de cada uma dessas perguntas.- Cartas de patrocínio devem ser específicas e diretas. Se forem muito vagas e se você não sabe o que quer, não vai dar certo.
- Entenda o porquê de querer atingir seus objetivos. As solicitações de patrocínio tendem a dar certo quando vêm com um senso de paixão ou propósito. Convença as pessoas do motivo pelo qual vale a pena doar tempo ou dinheiro para sua causa. Você pode contar a eles uma história sobre como sua causa ajuda as pessoas ou a comunidade.[1]
Faça uma lista de empresas. Quem estaria disposto a apoiar sua causa? Talvez haja um empresário com razões pessoais para apoiar sua causa. Ou, talvez, haja uma organização sem fins lucrativos que tenha uma missão parecida com a sua. Quem já doou para eventos similares? Pesquise a respeito.- Inclua empresas ou pessoas que façam parte da sua rede de contatos. Nunca subestime os contatos que você já tem. [2]
- Não ignore microempresas ou aqueles que não tem negócios em expansão. Eles também pode estar dispostos a patrocinar você. Lembre-se de que você pode trabalhar na frente “local”, também. Negócios locais também podem obter vantagem ao se manterem próximos de suas comunidades.
- Se está trabalhando com uma equipe, divida as tarefas e peça para cada membro entrar em contato com um grupo de empresas, assim, todos podem fazer uma solicitação mais pessoal.
Determine o que está buscando. O patrocínio pode ser feito de diferentes formas. Antes de escrever uma carta de solicitação, é preciso determinar o que você está pedindo..- Dinheiro ou doações específicas são possibilidades. As doações específicas podem vir em forma de materiais ou produtos úteis para a causa. Bens não mensuráveis também são considerados neste grupo.
- Talvez você possa acatar trabalho voluntário em vez de um produto. De qualquer forma, você deve ser bem claro na sua solicitação.
Determine o que vai oferecer. Muitas vezes, as cartas de patrocínio permitem que as organizações escolham entre diferentes níveis de patrocínio. Isso permite que as empresas que não tem faturamento tão alto quando as grandes companhias possam participar.- Decida os níveis de patrocínio. Você deve ser claro em relação aos benefícios oferecidos em cada modalidade de patrocínio. Quem dá mais, recebe mais.
- Uma faixa de divulgação, um anúncio em público sobre a empresa e a logomarca dela presente em materiais promocionais são exemplos do que você pode oferecer.
Determine para quem a carta será endereçada. Nunca enderece a carta com “a quem possa interessar”, pois é muito impessoal.- Frequentemente, a pessoa responsável será o CEO ou o diretor de RH. Entre em contato com a empresa e veja quem é responsável por distribuir patrocínios. Não tente adivinhar. Para ser eficaz, a carta deve ser endereçada à pessoa certa. Observe, também, a grafia do nome e o título que a pessoa usa. [3]
- Veja, também, se a organização possui políticas de caridade, para que você não perca tempo e possa se alinhar à política da empresa. [4]
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Leia algumas amostras de cartas de patrocínio. Você pode encontrar diversos modelos na internet. Alguns são pagos, mas há muitos gratuitos. Leia-os para compreender qual o formato usado e o conteúdo. [5]- Não copie uma carta, no entanto. Você precisa personalizar sua carta de forma que ela atenda às necessidades e soe pessoal ao mesmo tempo.[6]
- Por exemplo, se sabe que o CEO se identifica com a causa que você trabalha, fale sobre isso. Conheça as pessoas e as empresas para personalizar as cartas e deixá-las o mais pessoal possível.
Escolha o tom correto. O tom varia de acordo com o destinatário. No entanto, a regra geral é ser sempre profissional e não tão coloquial.- A carta deve ser escrita em papel timbrado, com a logomarca da organização para dar um ar mais profissional à solicitação. Se está pedindo um patrocínio para si mesmo, crie um modelo de papel timbrado com seu nome no topo em uma fonte bonita.
- Se está escrevendo para uma empresa ou outra organização, ser mais formal é sempre melhor. Se está escrevendo para um familiar ou amigo, há a opção de ser menos formal, mas seja respeitoso. Enviar um e-mail informal tem grandes chances de não dar certo em ambos os casos.[7]
Use o formato de uma carta profissional padrão. Uma carta padrão de patrocínio usa o mesmo formato de muitas cartas profissionais. Atente-se à estrutura para manter o profissionalismo.- Comece a carta com a data, o nome do patrocinador e o endereço.
- Depois, após espaçar, coloque a saudação “Caro (nome da pessoa) e uma vírgula.
- Seja breve. A carta de patrocínio deve ter apenas uma página. Raramente as pessoas terão tempo para ler mais do que isso. Na verdade, a maioria das pessoas dedicará um minuto à sua carta. Então, além de usar apenas uma página, você deve manter a linguagem clara e concisa. [8]
- Envie pelo correio. Solicitações via e-mail passam a impressão de que você não se importa muito com o envio.
Finalize com gratidão. No final da carta de patrocínio, você deve agradecer a pessoa pela consideração. Acrescente espaços entre os parágrafos e deixe um espaço para sua assinatura.- Finalize com uma saudação respeitosa e profissional. Adicione seu nome e título. Assine à mão.
- Inclua outros materiais. Acrescente um folheto sobre a sua organização ou causa. Isso dará mais credibilidade, além de passar mais informações ao patrocinador.
- Similarmente, se sua organização já recebeu cobertura da mídia, inclua um artigo que tenha sido publicado que possa comprovar o que você já fez.
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Escreva uma boa introdução. No parágrafo de abertura, apresente-se imediatamente ou identifique sua organização/causa. Não fique enrolando. Vá direto ao ponto.- Não presuma que as pessoas conheçam você ou a sua organização. Explique-se claramente. Comece com uma descrição sobre a empresa (se for uma carta corporativa) ou sobre você mesmo (se for uma carta pessoal). Por exemplo: "A empresa "x" é atual em projetos de reabilitação de…".
- Destacar algumas de suas realizações imediatamente mostrará ao patrocinador que não há riscos em patrocinar você. Seja claro sobre como o dinheiro será usado.
- Solicite o patrocínio já no primeiro parágrafo ou, o mais tardar, no segundo e especifique os motivos.
Ressalte os benefícios. Para ser convincente, você precisa comunicar claramente os benefícios do patrocínio para o patrocinador.- Se os patrocinadores receberão publicidade em troca, por exemplo, explique como. Seja bem específico. O evento será televisionado? Quantas pessoas vão comparecer? Haverá presença VIP? Se outras empresas também vão patrocinar o evento, é importante mencionar isso.
- Dê opções aos patrocinadores. Eles vão gostar de ter escolhas para poder atender melhor às suas necessidades e orçamentos.
Convença através de evidências. Isso significa incluir alguns dados — quantidade de pessoas que vão comparecer ou a demografia.- Além disso, não esqueça de apelar um pouco emocionalmente — uma história pessoal de alguém que foi ajudado, por exemplo, desde que seja breve, pode ser bem comovente.
- Explique como dará reconhecimento aos patrocinadores. Talvez eles possam ganhar um espaço de divulgação no seu evento.[9]
- Forneça os detalhes essenciais do acordo de patrocínio para que o patrocinador possa tomar uma decisão. Não esqueça de incluir informações de contato. Você também pode enviar junto um envelope já selado para facilitar a resposta. Informe o prazo para resposta.
- Pergunte aos patrocinadores como eles preferem ser reconhecidos. Por exemplo, como eles querem que o nome da empresa apareça? Eles desejam uma divulgação completa? Ofereça possibilidades em vez de apenas presumir. Pergunte.
Passe detalhes concretos sobre o seu evento. Isso dará mais credibilidade e suporte.- Por exemplo, se está escrevendo uma carta para uma organização de caridade, você deve explicar detalhes como: data de fundação, quem administra, a quem ela serve e quais as realizações até o momento.
- Aja mais, fale menos. Não fique apenas dizendo que sua causa é digna ou vale a pena. Convença-os com detalhes — evidências que apoiem sua causa. No geral, essa é a melhor técnica de persuasão.[10]
Acompanhe pessoalmente. Apenas enviar a carta não basta. Você deve acompanhar o processo todo de solicitação de patrocínio pessoalmente.- Você pode lugar ou visitar a empresa se não receber uma resposta em até dez dias. Lembre-se que muitos diretores executivos estarão ocupados e podem se sentir incomodados. Pode ser melhor agendar um horário antes.
- Transmita animação sobre o seu projeto. Evite conotações negativas. Não dê a entender que você está implorando, nem tente conseguir uma doação usando culpa.
- Se receber um “talvez”, não se sinta mal em entrar em contato novamente. Só não faça isso imediatamente, ou você vai parecer inconveniente.
- Jamais seja presunçoso. Não presuma que vão encaixar uma reunião com você ou fechar um patrocínio. Apenas agradeça a consideração. [11]
- Não esqueça de enviar uma nota de agradecimento, caso consiga o patrocínio.
Revise. Você pode acabar sabotando suas chances se não revisar sua carta. Erros de gramática e ortografia não passam uma imagem profissional. E por que alguém ia querer divulgar a própria imagem em um evento nada profissional?- Verifique a pontuação. Muitas pessoas não sabem como usar vírgulas corretamente. Isso faz diferença.
- Imprima uma cópia da sua carta e leia-a após algumas horas. Esta é a melhor forma de identificar erros. Ler imediatamente fará com que você deixe algumas coisas passarem despercebidas.
- Poste a carta corretamente e use um envelope de aparência profissional. [12]
- 7Veja um exemplo:Publicidade
Seu cabeçalho (se houver)
Data:____
Endereço: ___________________________________________Caro Sr. _______ Recentemente fui selecionada para participar da competição preliminar do concurso Miss São Paulo. Enquanto competidora, terei a oportunidade de ser escolhida como representante estadual do concurso Miss Brasil.
Eu ficaria extremamente grata se conseguisse obter patrocínio para aumentar minhas chances de vencer. Cerca de 50 mulheres estarão competindo comigo. O evento será transmitido no Estado, com uma audiência estimada de 300 mil pessoas. Todos os meus patrocinadores terão espaço de divulgação nas minhas redes sociais.
O valor de contribuição é bem flexível. Há algumas opções de patrocínio listadas abaixo.
$____ – Seu nome, descrição e logomarca
$____ – Seu nome e descrição
$____ – Seu nome e logomarca
$____ – Seu nome
Se houver interesse em me patrocinar, por favor, entre em contato no telefone ___________________.Agradeço imensamente a consideração.
Atenciosamente,
‘'Sua assinatura
Dicas
- Não exija. Peça educadamente.
- Encontre um contato mais direto, em vez de uma recepcionista ou alguém do departamento.
- A menos que você tenha uma caligrafia excepcionalmente linda, digite a carta. Isso dará um ar mais profissional.
- Imprima a carta em papel de qualidade.
- As empresas recebem solicitações de patrocínio o tempo todo, então explique na sua carta o porquê da empresa em questão ser ideal para o seu tipo de evento.
- Inclua um formulário de patrocínio para a empresa.
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Referências
- ↑ http://www.the-fund-raiser.com/event-sponsorship-letter/
- ↑ http://4h.ucanr.edu/files/131483.pdf
- ↑ http://www.prhelper.com/templates/sponsorship-proposal.php
- ↑ http://www.sparktemplates.com/events/sponsorship/sponsorship-proposal-letter-sample
- ↑ http://www.campsinternational.com/resources/fundraising/how-to-write-a-sponsorship-letter
- ↑ http://www.letters.org/donation-letter/sample-sponsorship-request-letter.html
- ↑ http://www.buzzle.com/articles/sponsorship-letters-examples.html
- ↑ http://www.the-fund-raiser.com/event-sponsorship-letter/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/formnet/form/1037
Sobre este guia How.com.vn
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Este artigo foi coescrito por Ernest Sturm. Ernest Sturm é Especialista em Marketing e é Proprietário da Runway Influence e da Runway Waiters. Também é Presidente da Runway Collective. Com mais de 10 anos de experiência como empreendedor, é especialista em produzir campanhas nas redes sociais. A Runway Influence possui uma classificação de 5 estrelas e faz parceria com grandes marcas e influenciadores. Este artigo foi visualizado 254 086 vezes.
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