Comment rédiger une lettre de demande de sponsoring

Si vous espérez convaincre quelqu'un pour parrainer votre projet, vous devriez lui envoyer une lettre de parrainage afin de l'encourager à vous aider. Il faudrait également lui décrire clairement les avantages qu'il obtiendra, s'il accepte votre demande. La rédaction d'une lettre bien rédigée peut faire toute la différence entre une demande prise en compte et une autre qui reste sans suite.

Partie 1

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Se préparer à demander un parrainage

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Fixez vos objectifs. Que souhaitez-vous réaliser en envoyant votre lettre de parrainage ? Soyez précis. Qu'attendez-vous de votre mécène potentiel ? À quoi servira le parrainage et pourquoi est-il si important ? Il est nécessaire de répondre à ces questions avant de commencer à rédiger votre lettre.
- En effet, une lettre de parrainage doit être précise et bien ciblée. Si la lettre est trop vague ou si vous n'expliquez pas les tenants et les aboutissants de votre projet, vous risquez de ne pas atteindre votre but.
- Expliquez l'importance de concrétiser vos objectifs. L'impact d'une demande de parrainage sera renforcé, si elle est rédigée sur un ton objectif ou passionné. Il s'agit de convaincre le lecteur de consacrer du temps ou de l'argent à votre cause, peut-être en lui expliquant votre manière d'aider quelqu'un ou la collectivité ^{[1]XSource de recherche}.
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Dressez une liste des entreprises susceptibles d'être intéressées par votre demande. Qui pourrait être motivé pour vous aider à réaliser votre projet ? Il y a peut-être un chef d'entreprise qui a une raison personnelle pour vous aider à atteindre vos objectifs. Il existe peut-être un organisme sans but lucratif qui a déjà apporté son concours à des missions comme la vôtre. Qui a contribué à la réalisation d'évènements semblables ? Vous avez besoin de faire des recherches sur ces questions.
- N'oubliez pas d'inscrire sur votre liste les entreprises ou les personnes que vous connaissez ou avec qui vous avez déjà travaillé, soit vous ou l'un de vos collaborateurs. Ne mésestimez jamais la valeur des relations personnelles ^{[2]XSource de recherche}.
- Ne négligez pas les petites entreprises ou celles qui n'ont pas vraiment pignon sur rue. Elles seraient peut-être disposées à vous aider aussi. N'oubliez pas que vous pouvez faire valoir un point de vue local. Une entreprise locale voit souvent un avantage à entretenir des relations avec les collectivités de la région.
- Si vous travaillez en équipe, mettez tout le monde à contribution en répartissant les entreprises entre vos collaborateurs et en chargeant chacun d'eux de contacter un certain nombre d'entre elles.
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Déterminez ce que vous cherchez. Un parrainage peut prendre plusieurs formes. Avant d'écrire votre lettre, vous devez savoir ce que vous allez demander.
- Il est possible de recevoir des dons en espèces ou en nature. Un don en nature signifie qu'au lieu de donner de l'argent, l'entreprise offre des matériaux ou des produits qui serviront pendant l'évènement. Parfois, il peut s'agir d'un service et non de biens matériels.
- Vous êtes peut-être intéressé par une participation bénévole au lieu de recevoir de l'argent. Dans tous les cas, vous aurez besoin d'être clair et précis à propos de ce que vous cherchez à obtenir.
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Formulez vos propositions. Souvent, une lettre de parrainage vous permet de fixer l'ampleur de l'aide que vous demandez. Ainsi, certaines entreprises pourront vous aider, même si leurs ressources ne sont pas aussi importantes que celles des grandes multinationales.
- Fixez vos niveaux de commandite. Vous devez décrire clairement les différents avantages obtenus en fonction du niveau de commandite retenu. Les gens qui donnent plus devraient obtenir des faveurs plus importantes.
- Parmi les avantages que vous pouvez offrir, pensez à la publication en ligne d'une bannière ou d'une annonce publicitaire en faveur de l'entreprise ou du parrain. Cette publication peut inclure le logo de l'entreprise, qui peut aussi apparaitre dans les documents de promotion ou les programmes de l'évènement en question.
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Identifiez le destinataire de votre lettre. N'employez jamais dans votre lettre d'accompagnement, l'expression impersonnelle « à qui de droit ».
- Souvent, il vaut mieux adresser la lettre au chef de l'entreprise concernée ou au directeur des ressources humaines. Vous devriez téléphoner à la société ou consulter son site pour trouver la personne responsable des donations. N'essayez pas de deviner. Pour être efficace, la lettre de parrainage doit être nécessairement adressée à la bonne personne. Inscrivez correctement le nom et le titre du destinataire ^{[3]XSource de recherche}.
- Pour ne pas perdre de temps, déterminez si l'organisation a publié des directives en matière de dons de bienfaisance et rédigez votre lettre en tenant compte de ces directives ^{[4]XSource de recherche}.
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Partie 2

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Structurer la lettre

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Examinez des modèles de lettres de demande de parrainage. Vous pouvez trouver ces modèles sur l'Internet. Quelques sites sont payants, mais plusieurs sont gratuits. Vous devriez examiner ces lettres pour avoir une idée sur la forme et le contenu ^{[5]XSource de recherche}.
- Toutefois, évitez de suivre votre exemple à la lettre. Vous avez besoin d'adapter et de personnaliser votre texte en fonction du destinataire pour ne pas rédiger dans un style trop stéréotypé ^{[6]XSource de recherche}.
- Par exemple, si vous savez qu'un dirigeant est favorable à votre cause, vous pouvez lui écrire personnellement. Vous devrez connaitre les antécédents des personnes ou des sociétés que vous sollicitez et vous devrez aussi donner une touche personnelle à vos lettres.
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Choisissez le ton approprié. Le ton de votre lettre sera adapté au destinataire. Toutefois, vous devrez toujours vous exprimer d'une manière formelle et sans familiarité, car il s'agit d'une demande de parrainage.
- Utilisez un papier à entête officiel qui porte le logo et le nom de votre organisation. Ainsi, votre lettre aura une apparence officielle. Si vous demandez un parrainage pour vous-même, vous pouvez toujours créer un papier à entête portant votre nom en haut écrit avec une belle police.
- Si vous écrivez à une entreprise ou à une autre organisation, soyez le plus formel possible pour avoir un meilleur impact. S'il s'agit d'un membre de la famille ou d'un ami, vous pouvez adopter un style moins formel, mais évitez de paraitre désinvolte ou irrespectueux. Un courriel écrit rapidement n'aura probablement pas d'effet dans les deux cas.
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Présentez votre lettre comme une lettre commerciale. Une lettre de parrainage typique est généralement présentée comme une lettre commerciale. Vous devez employer la bonne structure pour garder une apparence officielle.
- Commencez la lettre en inscrivant la date, puis le nom et l'adresse du donateur.
- Sautez une ligne, puis écrivez la formule d'appel suivante : « cher xxx », suivie d'une virgule.
- Soyez bref. Le texte devrait tenir sur une seule page. Généralement, les gens ont rarement le temps de lire des lettres longues. La plupart de ceux que vous solliciterez n'accorderont qu'une minute environ à la lecture de votre demande. Donc, en plus de la brièveté, veillez à être concis et clair ^{[7]XSource de recherche}.
- Envoyez votre demande par courrier normal. Une demande par courriel laissera croire que vous n'avez pas accordé le sérieux nécessaire à ce genre d'envoi.
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Terminez votre lettre par une formule de politesse. Concluez votre texte en remerciant le destinataire pour l'intérêt qu'il a porté à votre demande. Veillez à séparer vos paragraphes et laisser un espace suffisant pour votre signature manuscrite.
- Employez avec une formule de politesse comme : « Je vous prie d'agréer, cher Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. » Puis, inscrivez votre nom et votre titre. Signez la lettre personnellement.
- Incluez les pièces jointes. Pensez à joindre un dépliant imprimé pour présenter votre organisation ou votre projet. Cela donnera à votre demande plus de crédibilité et encouragera le destinataire à vous soutenir.
- De même, si votre organisation a bénéficié d'une couverture médiatique, vous pouvez inclure des copies des articles dont vous avez fait l'objet, afin de montrer vos réalisations.
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Partie 3

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Perfectionner le contenu

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Rédigez une bonne introduction. Dans le premier paragraphe de la lettre, vous devrez vous présenter vous-même ou présenter votre organisation et donner des précisions sur votre activité. Ne tournez pas autour du pot. Cherchez plutôt à accrocher l'attention du lecteur dès le début.
- Ne présumez pas que le lecteur vous connait ou qu'il sait ce que fait votre organisation. Expliquez ces points clairement. Commencez par une description de l'organisation, s'il s'agit d'une lettre envoyée par une organisation ou de vous-même, si le parrainage vous concerne personnellement. Par exemple, vous pouvez écrire que « l'association X est une organisation à but non lucratif engagée dans la réinsertion sociale », etc.
- Mettez en valeur immédiatement quelques réalisations pour clarifier au destinataire que le parrainage ne présente aucun risque. Indiquez sans ambigüité et avec précision à quoi serviront les fonds accordés.
- Vous devez exprimer directement votre demande de parrainage et en expliquer les raisons soit dans le premier paragraphe ou le deuxième.
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Donnez des précisions sur les avantages offerts. Afin de vous aider, vos mécènes potentiels ont besoin d'avoir un intérêt à le faire. Donc, dans les paragraphes suivants de la lettre, montrez clairement les avantages. Il s'agit bien des avantages dont bénéficieront les donateurs et non ceux dont vous profiterez vous-même.
- Si vous offrez aux donateurs un espace publicitaire, donnez des précisions sur la méthode que vous comptez appliquer. Par conséquent, soyez très précis. Est-ce que l'évènement sera télévisé ? Quel sera le nombre des participants ? Y aura-t-il des personnalités parmi les présents ? Indiquez aussi si d'autres sociétés importantes ou des concurrents parrainent votre évènement.
- Offrez plusieurs possibilités aux mécènes. Ils apprécieront la possibilité de choisir une formule qui correspond à leurs besoins ou à leur budget.
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Présentez des preuves pour convaincre vos lecteurs. Vous pouvez notamment inclure quelques chiffres, le nombre des participants ou des données démographiques sur les bénéficiaires.
- N'oubliez pas également d'insérer brièvement un argument pour émouvoir le lecteur, par exemple l'impact de l'évènement pour améliorer la situation d'une personne défavorisée.
- Expliquez la manière avec laquelle vous exprimerez votre reconnaissance à vos bienfaiteurs. Vous pouvez leur permettre d'installer un espace publicitaire pendant l'évènement en échange de leur parrainage ^{[8]XSource de recherche}.
- Donnez les détails essentiels de l'accord de mécénat. Ainsi, le donateur potentiel sera en mesure de se décider en connaissance de cause. N'oubliez pas d'inclure des informations sur vos coordonnées. Vous pouvez également joindre une enveloppe affranchie portant votre adresse, afin d'encourager le destinataire à vous répondre. N'oubliez pas aussi d'indiquer la date limite de réponse.
- Demandez aux donateurs de choisir leur formule de reconnaissance. Par exemple, la manière de les citer ou de leur exprimer votre gratitude. Offrez des possibilités, mais ne faites jamais de suppositions. Demandez.
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Présentez le contexte de l'évènement. Il s'agit de fournir des détails concrets en faveur de votre organisation ou de l'évènement.
- Par exemple, si vous écrivez une lettre pour le compte d'un organisme de bienfaisance, vous devriez présenter cet organisme en donnant la date de sa création, la composition du bureau exécutif, les bénéficiaires des prestations fournies, les réalisations accomplies et les distinctions que l'organisme en question a reçues.
- Démontrez, mais ne prétendez pas. Ne vous contentez pas d'affirmer que l'organisation ou l'évènement est excellent ou important. Efforcez-vous plutôt de convaincre votre correspondant, en présentant des détails et des preuves pour démontrer vos assertions. D'une manière générale, une preuve frappante est plus convaincante qu'un long discours ^{[9]XSource de recherche}.
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Faites le suivi personnellement. Si vous vous contentez d'envoyer une lettre à une entreprise, vous ne réussirez pas à créer une relation personnalisée. Une lettre de parrainage constitue une excellente formule, cependant il est préférable de suivre votre demande d'une manière plus personnelle.
- Si vous n'obtenez pas de réponse au bout de dix jours, vous pouvez appeler votre correspondant ou lui rendre visite. Toutefois, n'oubliez pas que de nombreux responsables sont très occupés et n'admettent pas d'être dérangés. Par conséquent, pensez d'abord à téléphoner pour demander une entrevue ou des renseignements.
- Assurez-vous de susciter de l'excitation à propos de votre projet. Évitez de mentionner des éléments décourageants. Ne donnez pas l'impression de demander l'aumône ou d'essayer de culpabiliser votre correspondant pour l'inciter à faire une donation.
- Même si la réponse est évasive, n'hésitez pas à assurer le suivi quand même. Ne commencez pas immédiatement après l'envoi de votre lettre et n'insistez pas pour ne pas risquer de déranger votre donateur potentiel.
- Ne soyez jamais présomptueux. Ne supposez pas que vos correspondants accepteront systématiquement de vous rencontrer ou de faire un don. Simplement, remerciez-les pour le temps qu'ils vous ont accordé.
- N'oubliez pas d'envoyer une lettre de remerciement si vous obtenez un parrainage.
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Révisez votre texte. Vous pouvez anéantir vos chances de réussite, si vous ne relisez pas votre lettre. Vous manquerez de sérieux, si vous envoyez une lettre truffée de fautes d'orthographe ou de grammaire. Pourquoi une personne voudrait-elle participer à un évènement qui manque de professionnalisme ?
- Vérifiez la ponctuation. Plusieurs personnes ne maitrisent pas l'emploi des virgules ou des apostrophes. À ce stade, les petits détails ont une grande importance.
- Imprimez une copie de votre lettre et relisez-la après quelques heures. Parfois, à force d'observer votre texte sur l'écran, vous risquez de ne pas détecter les erreurs éventuelles.
- Assurez-vous d'utiliser une enveloppe appropriée et d'affranchir votre lettre correctement.
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Voici un exemple de lettre.
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Votre entête (le cas échéant)
Date : ____
Adresse : _________
_________________
_________________

Cher M. / Mme / Mlle _______

Récemment, j'ai été invité à participer au concours préliminaire pour le titre de « Miss France ». En participant à ce concours régional, j'aurais des chances d'être choisie pour représenter notre région au concours national pour l'élection de « Miss France ».

Je voudrais vous exprimer ma reconnaissance pour votre soutien et vous prier de bien vouloir parrainer ma candidature à l'élection de « Miss Aquitaine ». Entre 20 et 50 candidates participeront à ce concours de beauté. Cet évènement sera retransmis en direct par la télévision régionale. Il sera suivi par environ deux-cents à trois-cent-mille spectateurs. Ceux qui parraineront ma candidature seront mentionnés lors du concours et sur les publications futures du site web des organisateurs.

Le montant du don est variable. Vous pouvez m'aider en optant pour l'une des formules suivantes, qui consistent à publier des éléments concernant votre entreprise :

____ €, votre nom, votre description et votre logo,

____€, votre nom et votre description,

____ €, votre nom et votre logo,

____ €, votre nom.

Si vous acceptez ma demande, je vous prie de bien vouloir me contacter à ___________________.

Veuillez agréer, cher Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.

« Votre signature ».

« Votre nom ».

Conseils

Contactez un responsable bien placé plutôt qu'une secrétaire ou un intermédiaire.
Ne soyez pas exigeant. Demandez poliment.
Imprimez votre lettre sur un papier de qualité supérieure pour faire bonne impression.
Tapez votre lettre, sauf si votre écriture est extrêmement belle. Ainsi, votre demande aura une bien meilleure apparence.
Les entreprises reçoivent sans cesse des demandes de parrainage, donc assurez-vous de présenter des arguments appropriés pour encourager une entreprise particulière à accepter votre demande.
Incluez un formulaire de parrainage, que quelqu'un de la société pourrait remplir.