Cómo redactar una carta para solicitar patrocinio

Si esperas que alguien patrocine tu evento o cualquier otra actividad, debes escribir una carta para solicitar patrocinio. Tu carta debe convencer al patrocinador de que vale la pena contribuir contigo, así como detallar claramente los beneficios que obtendrá el patrocinador. Escribir una carta apropiada puede marcar la diferencia entre conseguir el patrocinio o ser ignorado.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Prepararte para solicitar patrocinio

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Identifica tus metas. ¿Qué deseas lograr específicamente con la carta de patrocinio? ¿Qué deseas que haga esa empresa? ¿Para qué utilizarás el patrocinio y por qué es importante? Antes de escribir una carta para solicitar patrocinio, establece las respuestas a estas preguntas.
- Las cartas para solicitar patrocinio deben ser específicas y centradas en un solo objetivo. Si son demasiado vagas o no sabes qué buscas ni por qué, no serán muy efectivas.
- Entiende por qué quieres cumplir con los objetivos. Las solicitudes de patrocinio son más exitosas cuando están acompañadas de un sentido de propósito o pasión. Convence a los demás de por qué vale la pena dar tiempo y dinero a tu causa. Quizás puedas decirles una historia sobre cómo la causa ayudó a una persona o a la comunidad.^{[1]XFuente de investigación}
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Crea una lista de empresas. ¿Quién podría tener la motivación para apoyar tu causa? Quizás exista un empresario que tenga un motivo personal para apoyarte en el cumplimiento de tus metas o quizás exista una organización sin fines de lucro que ha patrocinado misiones similares. Para averiguarlo, debes investigar sobre el tema.
- Asegúrate de incluir en tu lista a empresas o personas con las que tú u otras personas que trabajen contigo tengan una conexión personal. Nunca subestimes el valor de las conexiones personales.^{[2]XFuente de investigación}
- No menosprecies a las empresas pequeñas o a aquellas empresas que no cuenten con una tienda. Estas también podrían estar dispuestas a contribuir. Recuerda que puedes apostar por los negocios "locales". A menudo, las empresas de tu ciudad consideran una ventaja el permanecer conectadas a sus comunidades.
- Si trabajas con un equipo, divide las empresas de la lista y asígnale a cada miembro del equipo la tarea de contactar a algunas de ellas, de modo que cada uno se involucre de manera personal.
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Determina lo que buscas. El patrocinio puede presentarse en diversas maneras. Antes de escribir una carta para solicitar patrocinio, debes determinar qué es lo que deseas pedir.
- Es posible recibir donaciones en efectivo o en especie. El término “donaciones en especie” hace referencia a los materiales o productos que la empresa dona en lugar de dinero y que pueden utilizarse en el evento. A veces, estas consisten en determinados servicios o bienes no tangibles.
- Quizás estás dispuesto a aceptar trabajo voluntario en lugar de un producto. De cualquier manera, deberás ser muy claro y específico en lo que buscas.
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Determina cuál es tu oferta. A menudo, las cartas para solicitar patrocinio les permitirán a las personas escoger entre diferentes niveles de patrocinio. Esto le permite a las empresas contribuir cuando no cuentan con ingresos tan importantes como otras empresas más grandes.
- Decide cuáles serán los niveles de patrocinio. Debes detallar claramente los diferentes beneficios que se obtendrán a través de los diferentes niveles de patrocinio. Las personas que contribuyen más deben obtener mayores beneficios.
- Algunos ejemplos de los beneficios que podrías ofrecer son colocar un panel publicitario, un anuncio público sobre la empresa o el patrocinio, y el logo de la empresa en una página web, en material promocional o en el programa del evento.
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Determina el nombre de la persona específica a la que debes dirigir tu carta. Nunca empieces tu carta con un saludo genérico como “a quien corresponda”, ya que es demasiado impersonal.
- Por lo general, la persona adecuada a la que debes dirigir tu carta será aquella que dirija el Departamento de Recursos Humanos de la empresa o su gerente general. Debes llamar a la empresa o buscar en su página web para determinar quién está a cargo de los patrocinios. Evita adivinar con respecto a este tema. Para ser más efectivo, la carta para solicitar patrocinio debe dirigirse a la persona adecuada. Escribe bien su nombre y su puesto.^{[3]XFuente de investigación}
- Asimismo, debes averiguar si la organización cuenta con una política de caridad, de modo que no malgastes tu tiempo y puedas alinear tu solicitud con dicha política.^{[4]XFuente de investigación}
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Entender el formato

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Estudia modelos de cartas para solicitar patrocinio. Podrás encontrar varios modelos en Internet. Algunos están sujetos a un pago, pero muchos otros son gratis. Debes leer estas cartas para familiarizarte con el formato y el contenido.
- Sin embargo, no debes copiar exactamente lo que dice el modelo. Adapta tu carta a las necesidades de la organización a la que le escribes, de modo que suene personal y no demasiado mecánica.^{[5]XFuente de investigación}
- Por ejemplo, si sabes que el gerente general tiene un pasado que se relaciona con tu causa, puedes personalizar el contenido para esa persona. Debes tener en cuenta los antecedentes de las personas o empresas a las que les escribes, de modo que puedas personalizar la carta.
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Elige el tono adecuado. El tono dependerá de la audiencia. Sin embargo, en las cartas de solicitud de patrocinio, siempre debes sonar profesional y no coloquial.
- Imprime la carta en papel membretado que tenga el logo y el nombre de tu organización. Esto hará que tu solicitud luzca más profesional. Si solicitarás patrocinio para ti mismo, también puedes crear un membrete profesional que lleve tu nombre en la parte superior de la carta.
- Si le escribirás a una empresa o a otra organización, un estilo más formal es la mejor opción. Si le escribirás a un familiar o a un amigo, podrías ser menos formal, pero no tan casual que llegues a sonar irrespetuoso. Es poco probable que consigas buenos resultados al redactar un correo electrónico informal, sea cual sea el caso.^{[6]XFuente de investigación}
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Utiliza el formato de una carta comercial estándar. En una carta de solicitud de patrocinio convencional se utiliza el mismo formato que en las cartas comerciales. Debes utilizar la estructura correcta o tu carta no lucirá profesional.
- Empieza la carta con la fecha, seguida del nombre y dirección de patrocinador.
- Luego, deja un espacio y escribe el saludo: Estimado (nombre de la persona) y una coma.
- Escribe una carta corta. Tu carta debe tener una extensión de una página. Es poco probable que la otra persona tenga tiempo para leer más. La mayoría de personas que reciben este tipo de carta te darán solo un minuto de su tiempo. Además de escribir una carta corta, asegúrate de que el lenguaje sea conciso y claro. ^{[7]XFuente de investigación}
- Envía tu carta por correo postal. Las solicitudes por correo electrónico dan la impresión de que no le prestaste la atención debida a la carta al enviarla.
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Termina la carta con una frase de agradecimiento. Al final de tu carta de solicitud de patrocinio, agradece a la otra parte por su consideración. Asegúrate de añadir espacios entre párrafos y deja un espacio para tu firma manuscrita.
- Termina con una despedida respetuosa y profesional, tal como: Atentamente, y luego escribe tu nombre y puesto. Firma la carta personalmente.
- Incluye otros materiales. Quizás desees incluir un volante impreso junto con tu carta para brindar mayor información sobre tu evento o compañía. Esto te dará más credibilidad y le permitirá a la empresa sentirse más cómoda al apoyarte.
- De igual manera, si tu organización ha recibido cobertura mediática, podrías incluir un artículo de muestra para respaldar tus logros.
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Parte 3

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Perfeccionar el contenido

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Escribe una buena introducción. En el párrafo de apertura de la carta, debes presentarte inmediatamente a ti o a tu empresa y tu causa. No te vayas por las ramas. Debes cautivar a las personas la primera vez que lean tu carta.
- No asumas que los demás saben quién eres o a qué se dedica tu organización. Explica esos puntos de manera clara. Empieza con una descripción de la empresa (si se trata de una carta corporativa) o de ti mismo (si se trata de un patrocinio personal). Por ejemplo, esta empresa es una organización sin fines de lucro comprometida con la rehabilitación, etc.
- Si resaltas algunos logros inmediatamente, dejarás en claro por qué no es un riesgo otorgarte el patrocinio. Deja bien en claro cómo utilizarás el dinero.
- En el primer o segundo párrafo, debes solicitar el patrocinio de manera directa y explica por qué deseas obtenerlo.
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Enumera los beneficios. Para darte el patrocinio, una empresa o persona debe estar convencida de que obtendrá un beneficio al hacerlo. Por este motivo, debes comunicarle a la otra parte los beneficios en los párrafos intermedios de la carta.
- Por ejemplo, si los patrocinadores obtendrán una buena publicidad por el trato, explícales cómo. Sé muy específico: ¿El evento será televisado? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Asistirán invitados VIP? Quizás querrás mencionar si otras empresas prominentes o sus competidores patrocinarán tu evento.
- Dale opciones a los patrocinadores. Les gustará el hecho de tener múltiples opciones que se acoplen a sus necesidades o presupuestos individuales.
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Brinda evidencia de apoyo convincente. Esto quiere decir que debes incluir unas cuántas cifras: tamaño de la audiencia, datos demográficos de los posibles asistentes, etc.
- Asimismo, no olvides apelar al lado emocional: una historia personal de alguien que recibirá ayuda. Si haces esto de manera breve (en una o dos oraciones), podría resultar conmovedor.
- Explica cómo reconocerás el apoyo de tus patrocinadores. Quizás puedas brindarle un stand especial en tu evento a cambio del patrocinio.^{[8]XFuente de investigación}
- Brinda detalles específicos sobre el acuerdo que la otra parte necesitará para tomar una decisión. No olvides incluir información de contacto. Asimismo, puedes incluir un sobre dirigido a ti con la estampilla ya lista para que sea más fácil para ellos responder. No olvides incluir la fecha en la que necesitas recibir la respuesta.
- Pregúntales a los patrocinadores cómo les gustaría que su apoyo sea reconocido. Por ejemplo, ¿cómo les gustaría que se muestre su nombre?, ¿en realidad quieren que se les reconozca? Ofrece posibilidades, pero nunca asumas cuál será su elección. Pregunta siempre.
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Brinda información completa sobre las bases del evento. Debes brindar detalles concretos en la carta para respaldar a tu organización o a tu evento.
- Por ejemplo, si escribirás una carta para una actividad caritativa, debes explicar el trasfondo de dicha actividad, tal como cuándo se fundó, quién la administra, a quiénes ayuda y cualquier premio o logro que haya obtenido.
- Menos palabras, más acción. No solo digas que el grupo o el evento son buenos. Convence a los demás con detalles específicos. Muestra evidencia que respalde por qué o de qué manera tu evento o tu grupo son buenos. Por lo general, la evidencia es más persuasiva que los superlativos. ^{[9]XFuente de investigación}
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Haz un seguimiento de manera personal. El simple hecho de enviar una carta a una empresa no es la manera más personal de establecer conexiones. Aunque enviar una carta de solicitud de patrocinio sea una buena idea, haz el seguimiento de una manera más personal.
- Podrías llamar o visitar la oficina del patrocinador si no obtienes una respuesta en 10 días. Recuerda que los gerentes generales estarán muy ocupados y podrían sentirse fastidiados. Por ese motivo, debes separar una cita o llamar primero.
- Asegúrate de expresar emoción con respecto a tu proyecto. Evita decir cosas negativas. No querrás sonar como alguien que ruega o que intenta hacer sentir culpables a otros para obtener una donación.
- Si la respuesta es un “quizás”, no tengas vergüenza de hacer un seguimiento. Sin embargo, evita hacerlo inmediatamente o en demasía, o podrías resultar irritante.
- Nunca seas pretencioso. No asumas que te concederán una reunión o que obtendrás el patrocinio. Simplemente agradece a la otra parte por tenerte en consideración.^{[10]XFuente de investigación}
- No olvides enviar una carta de agradecimiento si obtienes el patrocinio.
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Revisa tu redacción. Puedes sabotear tus oportunidades de obtener el patrocinio si no revisas la redacción de tu carta. Las cartas que tienen demasiados errores gramaticales u ortográficos no son profesionales. A ninguna empresa le gustaría que su nombre aparezca en un evento poco profesional.
- Verifica la puntuación. Muchas personas no saben cómo utilizar comas o apóstrofes de manera apropiada. En este caso, los pequeños detalles sí importan.
- Imprime una copia de tu carta, hazla a un lado y léela unas horas después. A veces, la vista se cansa tanto del contenido en línea que resulta más fácil pasar por alto los errores.
- Asegúrate de enviar tu carta con estampillas apropiadas y en un sobre que luzca profesional.^{[11]XFuente de investigación}
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Membrete de tu carta (de ser el caso)

Fecha:____

Dirección: _________
_________________
_________________

Estimado(a) Sr. / Sra. / Srta. _______

Recientemente me invitaron a competir en el concurso preliminar estatal de Miss Estados Unidos de América. Durante el concurso de belleza, tendré la oportunidad de ser elegida como la representante del estado para los concursos Miss Estados Unidos de América a nivel nacional.

Estaría muy agradecida de contar con su patrocinio en el Miss Estados Unidos América – Colorado para poder tener la oportunidad de competir. En el concurso, competiré contra más de 50 mujeres. Este evento se transmitirá por televisión a nivel regional y contará con una audiencia de hasta 300 000 personas. Mencionaré a todos mis patrocinadores en el concurso y en las páginas web de futuras producciones.

El monto con el que puede contribuir es flexible. Usted podría apoyarme mediante una de las opciones señaladas a continuación.

$____ – Nombre, descripción y logo

$____ – Nombre y descripción

$____ – Nombre y logo

$____ – Nombre

Si está interesado en patrocinarme, comuníquese conmigo al ___________________.

Muchas gracias por su tiempo.

Atentamente,

Firma manuscrita

Nombre escrito a computadora

Consejos

Busca una persona de contacto clave en lugar de contactarte con un secretario o un tercero.
No seas exigente. Pide lo que necesites de manera educada.
Imprime la carta en un papel de alta calidad para lograr un efecto agradable.
A menos que tengas una caligrafía extremadamente hermosa, escribe la carta a computadora. De esta manera, harás que luzca más profesional.
Las empresas reciben solicitudes de patrocinio todo el tiempo, de modo que debes asegurarte de incluir una explicación de por qué una empresa en particular sería idónea para patrocinar tu evento.
Incluye un formulario de patrocinio que un representante de la empresa pueda llenar.
Haz un seguimiento de al menos 7 días después de enviar la carta.

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