Cara Menulis Surat

Memahami cara menulis surat yang baik merupakan salah satu kemampuan dasar yang bisa diaplikasikan di berbagai bidang, baik di bidang bisnis, akademis, maupun relasi personal. Seperti yang sudah Anda ketahui, surat merupakan metode komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan informasi, muhibah, atau sekadar rasa kasih sayang pengirim kepada penerima surat. Untuk mengetahui cara menulis surat yang baik dan benar, cobalah membaca artikel ini!

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Menulis Surat Formal

Unduh PDF

1
Pahami saat yang tepat untuk menulis surat bernada formal atau surat resmi. Umumnya, surat resmi ditujukan kepada orang yang hanya memiliki relasi profesional dengan Anda, seperti kepada rekan bisnis atau departemen tertentu di bidang pemerintahan, alih-alih kepada orang yang memiliki relasi personal dengan Anda.^{[1]XTeliti sumber}
- Kemudian, surat resmi tersebut bisa diketik menggunakan perangkat lunak pengolah kata, seperti Microsoft Word, OpenOffice, atau Text Edit, lalu dicetak sebelum dikirimkan. Jika surat tersebut perlu segera diterima atau jika penerima lebih suka menerima surel, sebaiknya kirimkan surat melalui surel.
- Jika penerima surat adalah atasan atau rekan kerja saat ini, Anda boleh menggunakan format yang tidak terlalu kaku. Umumnya, surat semacam itu bisa dikirimkan melalui surel dan tidak perlu dilengkapi dengan keterangan alamat di bagian atas surat.
2
Cantumkan alamat Anda dan tanggal penulisan surat di bagian atas surat. Secara khusus, cantumkan nama dan alamat Anda di pojok kiri surat. Jika yang ditulis adalah surat bisnis resmi, cantumkan nama dan alamat perusahaan, atau cukup bubuhkan kop perusahaan di tempat yang sama. Setelah itu, berikan jeda dua baris sebelum menuliskan tanggal penulisan surat.^{[2]XTeliti sumber}
- Cantumkan tanggal lengkap dengan format yang benar, seperti 19 September 2021. Sebaiknya, hindari format yang tidak terlalu resmi seperti 19-Sept-2021 atau 19/9/21.^{[3]XSumber TepercayaPurdue Online Writing LabKunjungi sumber}
- Tidak perlu mencantumkan tanggal pada surat yang dikirimkan melalui surel.
3
Cantumkan nama dan alamat penerima surat. Jika surat tidak dikirimkan melalui surel, berikan jeda dua baris dan cantumkan informasi kontak penerima surat pada ruang kosong tersebut. Secara khusus, cantumkan masing-masing informasi tersebut pada baris terpisah:^{[4]XSumber TepercayaPurdue Online Writing LabKunjungi sumber}
- Nama lengkap dan gelar penerima surat
- Nama organisasi dan perusahaan, jika ada
- Alamat lengkap penerima surat (tambahkan dua atau lebih baris ekstra, sesuai yang diperlukan)
4
Cantumkan salam pembuka. Beri jeda satu baris, lalu cantumkan salam pembuka seperti “Yang terhormat,” yang diikuti dengan nama Anda sebagai penerima surat. Jika ingin, Anda boleh mencantumkan nama lengkap, nama belakang, atau hanya nama depannya. Jika perlu, cantumkan pula sapaan atau gelar resmi orang tersebut.^{[5]XTeliti sumber}
- Jika Anda hanya mengetahui posisi orang tersebut di kantor, tetapi tidak mengetahui namanya, silakan menulis, “Yang terhormat, Manajer Kesehatan:" atau frasa bernada serupa. Meski demikian, umumnya nama orang yang mengisi posisi tersebut bisa dicari di internet, sehingga Anda bisa mencobanya terlebih dahulu.
- Jika Anda benar-benar tidak mengenal penerima surat, pun mengetahui posisinya, cukup tuliskan, “Yang terhormat, Bapak/Ibu:" atau sekadar "Yang terhormat:". Namun, salam pembuka semacam itu terdengar kaku dan kuno sehingga sebaiknya dihindari, jika memungkinkan.^{[6]XTeliti sumber}
5
Tulis surat Anda. Surat formal seharusnya dibuka dengan statement of purpose (SOP) atau pernyataan personal yang jelas. Secara khusus, jangan menggunakan singkatan dan gunakan kalimat tanya yang resmi, seperti “Apakah Anda tertarik untuk...” alih-alih “Tertarikkah Anda untuk...?” Kemudian, baca kembali isi surat, dengan atau tanpa bantuan orang lain, untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau gramatika di dalamnya.^{[7]XSumber TepercayaPurdue Online Writing LabKunjungi sumber}
- Jika Anda menulis surat bisnis resmi, pastikan isi surat selalu singkat dan lugas. Sementara itu, jika surat ditujukan kepada kerabat atau sahabat dekat untuk alasan bertukar kabar, silakan menggunakan kalimat yang lebih santai dan/atau mengalir. Namun, sebaiknya pastikan panjang surat tetap tidak melebihi satu halaman.
6
Cantumkan salam penutup. Salam penutup umumnya dicantumkan untuk mengakhiri surat dengan cara yang positif dan untuk membangun koneksi yang lebih dalam dengan penerima surat. Oleh karena itu, setelah menuliskan paragraf terakhir, cantumkan salam penutup yang sesuai dengan jenis surat. Untuk surat bernada formal, cobalah mencantumkan salam penutup seperti, “Hormat saya,” “Salam hormat,” atau “Semoga sukses." Kemudian, bubuhkan nama terang Anda di bawahnya, seperti yang tercantum dalam panduan berikut:^{[8]XTeliti sumber}
- Untuk surat bernada formal yang diketik, berikan jarak sekitar empat spasi di antara salam penutup dan nama lengkap Anda. Kemudian, cetak surat dan bubuhkan tanda tangan Anda dengan tinta biru atau hitam di ruang kosong tersebut.^{[9]XTeliti sumber}
- Dalam surel bernada formal, cantumkan nama lengkap Anda tepat di bawah salam penutup.^{[10]XTeliti sumber}
- Jika ingin, Anda boleh mencantumkan sapaan di depan nama, terutama dalam surat yang bernada formal. Misalnya, jika Anda sudah menikah, silakan mencantumkan nama “Bu Amanda Surya” di bawah salam penutup.
Jika surat dikirim melalui pos, cobalah melipatnya menjadi tiga bagian. Caranya, lipat bagian bawah ke tengah hingga menutup 2/3 area surat, lalu lipat bagian atas ke tengah hingga tidak ada lagi area surat yang terbuka. Dengan cara tersebut, ukuran surat akan sesuai dengan sebagian besar amplop yang tersedia di pasaran.
8
Cantumkan alamat penerima di bagian depan amplop (opsional). Cari bagian tengah amplop, lalu tuliskan alamat lengkap penerima di situ, seperti:^{[11]XTeliti sumber}
- Bapak Joko Susilo
- Jl. ABC no. 123
- Jakarta, 12345
Dengan melakukan metode ini, kantor pos bisa mengembalikan surat yang tidak bisa mereka kirim, untuk alasan apa pun, ke alamat Anda tanpa tambahan biaya. Gunakan cara yang sama seperti ketika Anda menulis alamat penerima surat, tetapi cukup cantumkan nama panggilan daripada nama lengkap Anda di sana.^{[12]XTeliti sumber}
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Menulis Surat Informal

Unduh PDF

1
Identifikasi tingkat keresmian surat. Pada dasarnya, nada surat akan sangat bergantung kepada tingkat kedekatan hubungan Anda dan penerima surat. Untuk mengidentifikasi tingkat keresmian surat Anda, cobalah mengikuti beberapa panduan berikut:^{[13]XTeliti sumber}
- Jika surat ditujukan kepada saudara jauh, kerabat yang sudah berusia lanjut, atau rekanan sosial Anda, cobalah menggunakan nada semiformal . Jika orang tersebut sudah pernah mengirimkan surel kepada Anda, silakan mengirim surat melalui surel. Jika belum, menulis surat secara manual adalah opsi yang paling aman untuk dilakukan.
- Jika surat ditujukan kepada sahabat atau kerabat terdekat, silakan menulisnya secara manual atau mengirimnya melalui surel.
2
Awali surat dengan salam pembuka. Salam pembuka yang digunakan sangatlah bergantung kepada kedekatan hubungan Anda dan penerima surat, serta tingkat keresmian surat. Beberapa kemungkinan yang bisa Anda jadikan pertimbangan:^{[14]XTeliti sumber}
- Jika surat bernada semiformal, silakan menggunakan salam pembuka seperti “Halo.” Kemudian, ikuti salam pembuka dengan nama panggilan penerima surat jika jarak usia Anda berdua tidak terlalu jauh, atau nama penerima yang diawali dengan sapaan seperti “Pak” atau “Bu” jika usia penerima jauh lebih dewasa daripada Anda.
- Jika surat bernada informal, Anda juga bisa menggunakan salam pembuka seperti “Halo,” atau sapaan yang lebih santai seperti “Hai,” atau “Hei.” Ikuti salam pembuka dengan nama penerima surat.
Beranjaklah ke baris berikutnya dan mulailah menulis. Jika surat dibuat sebagai media komunikasi personal, cobalah mengawalinya dengan mengonfirmasi kabar penerima. Misalnya, Anda bisa menggunakan kalimat bernada formal seperti, “Aku harap kamu baik-baik saja” atau kalimat bernada informal seperti, “Bagaimana kabarmu?" Secara khusus, gunakan kata-kata yang akan Anda lontarkan jika penerima surat berada di depan Anda.
4
Cantumkan hal-hal yang perlu dikomunikasikan. Oleh karena peran utama surat adalah sebagai media komunikasi, silakan mencantumkan hal-hal yang menurut Anda perlu diketahui oleh penerima surat, seperti detail peristiwa yang terjadi dalam kehidupan Anda. Misalnya, jika surat ditujukan untuk nenek Anda, jangan hanya menulis, “Terima kasih kadonya!” Alih-alih, tunjukkan betapa besar makna kado tersebut untuk Anda, seperti dengan berkata, “Kemarin malam aku dan teman-temanku sampai nggak tidur karena memainkan gim yang Nenek kirim. Terima kasih, ya!” Apa pun subjek surat, fokus utamanya harus terletak pada keinginan untuk berbagi informasi.^{[15]XTeliti sumber}
- Pahami informasi yang seharusnya tidak dicantumkan. Pada dasarnya, surat yang ditulis sebagai ungkapan kemarahan atau upaya untuk meminta belas kasihan tidak seharusnya dikirimkan. Jika sudah telanjur menulis surat semacam itu tetapi tidak yakin untuk mengirimnya, diamkan surat tersebut selama beberapa hari. Mungkin saja, beberapa hari tersebut mampu mengubah keputusan Anda.
5
Akhiri surat. Untuk mengakhiri surat bernada informal, gunakan salam penutup yang merefleksikan kedekatan hubungan Anda dengan penerima. Jika surat tersebut ditujukan kepada pasangan, sahabat, atau kerabat dekat, silakan menggunakan salam penutup seperti “Salam sayang,” “Salam penuh cinta,” atau sekadar “Sayang.” Sementara itu, untuk surat bernada semiformal, silakan menggunakan salam penutup yang hangat, tetapi masih cukup formal seperti, “Salam,” atau “Salam hangat.”^{[16]XTeliti sumber}
- Pernah mendengar istilah “valediction”? Sejatinya, valediction merupakan ekspresi formal dalam bahasa Inggris yang lazim digunakan pada zaman dahulu sebagai salam penutup surat. Jika Anda menulis surat berbahasa Inggris kepada seorang teman dan ingin menutupnya dengan gaya yang konyol, silakan menggunakan metode ini. Misalnya, bubuhkan salam penutup berupa valediction seperti, “I remain, as ever, your devoted servant (Selamanya aku akan menjadi pelayanmu yang setia),” yang diakhiri dengan nama Anda.
- Jika ingin menambahkan informasi setelah surat selesai ditulis, gunakan keterangan P.S, yang dalam bahasa Inggris berarti Postscript ("setelah tulisan").
Masukkan surat ke dalam amplop, bubuhkan prangko, cantumkan alamat penerima, lalu segeralah mengirimkannya melalui kantor pos.^{[17]XTeliti sumber}
Iklan

Tips

Berusahalah untuk memfokuskan isi surat pada topik yang mampu menarik minat penerima.
Umumnya, salam pembuka selalu diikuti dengan tanda koma. Namun, dalam surat formal, tanda baca yang digunakan biasanya adalah titik dua alih-alih koma.
Selalu gunakan bahasa yang sopan dan argumentasi yang masuk akal ketika menulis surat keluhan. Dengan melakukannya, kemungkinan Anda untuk mendapatkan respons yang positif pun akan meningkat.
Jika ingin mencetak surat yang sangat formal, sebaiknya gunakan kertas yang sedikit lebih berat daripada kertas fotokopi standar.
Jika ingin mengirim surel bernada formal atau semiformal, selalu gunakan alamat surel yang terdengar profesional. Surel yang dikirim oleh “sweetstar189” tentunya tidak akan ditanggapi seserius surel yang dikirim oleh “jeni.sandra”, bukan?
Selalu tulis surat menggunakan bolpoin bertinta biru atau hitam.
Pastikan alamat yang dicantumkan sudah benar.
Selalu awali paragraf dengan kalimat yang ditulis atau diketik menjorok ke dalam.
Cek kembali isi surat Anda, setidaknya dua kali.
Jika surat ditulis secara manual, pastikan Anda selalu menggunakan bolpoin yang tintanya tidak bocor.

Peringatan

Jangan menghias bagian depan amplop! Hati-hati, perilaku tersebut berisiko mengacaukan proses pengiriman surat. Jika benar-benar ingin menambahkan ornamen atau hiasan khusus, lakukan itu pada bagian belakang amplop.