कैसे व्यावसायिक पत्र लिखें

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पत्र की शुरुआत करना

मध्य भाग की संरचना

पत्र का समापन

पत्र को अंतिम रूप देना

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स्रोत और उद्धरण

क्या आपको कोई शानदार व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता है? अधिकांश व्यावसायिक पत्र, आसानी से सीखे जा सकने योग्य, स्थापित प्रारूप का अनुपालन करते हैं, जिसे आप किसी भी मसविदे के अनुरूप ढाल सकते हैं। व्यावसायिक पत्र में सदैव ही तिथि, प्रेषक तथा प्राप्तकर्ता के संबंध में जानकारी तथा प्रधान भाग में कुछ अनुच्छेद होना आवश्यक है। इन चरणों का अनुपालन करिए तथा अपनी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार समायोजन कर लीजिये।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 4:

पत्र की शुरुआत करना

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   प्रारूप जान लीजिये: आपके पत्र का मसविदा जो भी हो, परंतु उसको कैसा दिखना चाहिए, उसके संबंध में पालन करने के लिए कुछ व्यावसायिक मानदंड हैं। व्यावसायिक पत्रों को टंकित होना चाहिए और उनमें एरियल अथवा टाइम्स न्यू रोमन जैसे सामान्य फॉन्ट का ही उपयोग होना चाहिए। ब्लॉक परिच्छेदन का उपयोग करिए। इसका अर्थ है कि नया परिच्छेद शुरू करते समय आप “रिटर्न” कुंजी को दो बार दबाइये। ब्लॉक परिच्छेदन के लिए इंडेंटिंग का उपयोग मत करिए।

   • प्रत्येक किनारे पर 1 इंच मार्जिन का उपयोग करिए
   • ई मेल किये जाने वाले व्यावसायिक पत्रों में भी सामान्य फॉन्ट का उपयोग किया जाना चाहिए। व्यावसायिक ई मेल में स्क्रिप्ट या काले और सफ़ेद के अलावा किनही भी और रंगों का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
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   सही प्रकार का कागज़ चुनिये: पत्र को 8.5”x11” (जिसे पत्राकार कहा जाता है) कागज़ में टंकित किया जाना चाहिए। यू एस से बाहर आप A4 आकार के कागज़ का उपयोग कर सकते हैं। कुछ लंबे अभिलेख 8.5”x14” (“लीगल आकार”) के कागज़ पर भी छापे जाते हैं।

   • यदि आप पत्र छापने जा रहे हैं तो उसे कंपनी के शीर्ष वाले कागज़ पर भेजने के संबंध में सोचिए। इससे वह आधिकारिक लगता है तथा आपकी कंपनी के लोगो एवं संपर्क की जानकारी भी देता है।
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   अपनी कंपनी के संबंध में जानकारी सम्मिलित करिए: अपनी कंपनी का नाम तथा पते का प्रत्येक भाग अलग अलग पंक्ति में देते हुये पता लिखिए। यदि आप स्वनियोजित हैं अथवा स्वतंत्र रूप से काम कर रहे हैं तो अपना नाम कंपनी के नाम के स्थान पर या उसके ऊपर लिखिए।

   • यदि आपकी कंपनी का पहले से बना हुआ शीर्ष पत्र है, तब आप कंपनी का नाम और पता छापने के स्थान पर उसका उपयोग कर सकते हैं।
   • यदि आप कोई पता छाप रहे हैं तो उसे कागज़ के सबसे ऊपर, आपकी कंपनी की प्राथमिकता के आधार पर, दायीं अथवा बाईं ओर जस्टीफ़ाइड होना चाहिए।
   • यदि आप पत्र किसी अंतर्राष्ट्रीय स्थान पर भेज रहे हैं, तब देश का नाम बड़े अक्षरों में लिखिए।
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   तिथि को सम्मिलित करिए: पूरी तिथि लिखना सबसे व्यावसायिक विकल्प होता है। जैसे कि, या तो लिखिए "April 1, 2012" या "1 April 2012"। इसको प्रेषक के पते के कुछ पंक्तियों नीचे, बाईं ओर जस्टीफ़ाइड दिखना चाहिए।

   • यदि आपने अपना पत्र कई दिनों में लिख पाया है, तो उस तिथि का उपयोग करिए, जिसमें आपने अपना पत्र समाप्त किया है।
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   प्राप्तकर्ता की जानकारी सम्मिलित करिए: प्राप्तकर्ता का पूरा नाम, पदवी (यदि उपयुक्त हो तो), कंपनी का नाम, तथा पता उसी क्रम में प्रत्येक सूचना को अलग अलग पंक्ति में लिखते हुये लिख डालिए। यदि आवश्यक हो तो एक संदर्भ संख्या भी सम्मिलित करिए। प्राप्तकर्ता की जानकारी, तिथि से कुछ पंक्तियों नीचे, बाएँ जस्टीफ़ाइड रूप में लिखी जानी चाहिए।

   • सर्वश्रेष्ठ तो यही होता है कि पत्र किसी व्यक्ति विशेष को भेजा जाये। इस प्रकार एक वास्तविक व्यक्ति आपके पत्र का उत्तर देने में सक्षम होगा। यदि जिस व्यक्ति को पत्र भेजा जाना है, आपको उसका नाम नहीं पता हो, तब थोड़ी शोध कर लीजिये। व्यक्ति का नाम एवं पदवी पता लगाने के लिए कंपनी को फ़ोन करिए।
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   अभिवादन का चयन करिए: अभिवादन, सम्मान का एक महत्त्वपूर्ण संकेत होता है, और आप क्या अभिवादन चुनेंगे यह इस बात पर आधारित होता है कि आप जिस व्यक्ति को पत्र भेज रहे हैं, क्या आप उसे जानते हैं, कितनी अच्छी तरह जानते हैं, और आपके सम्बन्धों की औपचारिकता का स्तर क्या है। निम्न विकल्पों पर विचार करिए:

   • "To Whom It May Concern" का प्रयोग “केवल” तभी करिए जब आपको पता न हो कि आप किसे संबोधित कर रहे हैं।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता को भलीभाँति नहीं जानते हैं तब "Dear Sir/Madam" सुरक्षित विकल्प हो सकते हैं।
   • आप प्राप्तकर्ता की पदवी तथा अंतिम नाम का उपयोग भी कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "Dear Dr. Smith"।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता को भलीभाँति जानते हैं तथा उसके साथ आपके अनौपचारिक संबंध हैं तो आप प्रथम नाम से संबोधित करने का विचार भी कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "Dear Susan"।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता के स्त्री या पुरुष होने के संबंध में निश्चित नहीं हैं, तब सीधे सीधे उसका पूरा नाम टंकित कर दीजिये, उदाहरण के लिए, "Dear Kris Smith"।
   • अभिवादन के उपरांत अल्पविराम लगाना, अथवा “To Whom It May Concern” के उपरांत कोलन लगाना मत भूलिए।

विधि 2

विधि 2 का 4:

मध्य भाग की संरचना

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   सही लहज़ा अपनाइए: कहा जाता है कि समय ही पैसा है और अधिकांश व्यापारी वर्ग, समय नष्ट करना पसंद नहीं करते। इसलिए आपके पत्र का लहज़ा संक्षिप्त और व्यावसायिक होना चाहिए। अपने पत्र को शीघ्रता से पढ़े जाने योग्य बनाने के लिए, प्रारम्भ से ही अपनी बात कहना शुरू करिए और पहले परिच्छेद में अपनी टिप्पणी संक्षिप्त ही रखिए। जैसे कि, आप शुरुआत में ही कह सकते हैं “मैं यह पत्र इस विषय में लिख रहा हूँ” और वहाँ से आगे बढ़ सकते हैं।

   • लच्छेदार बातों, भारी भरकम शब्दों, तथा लंबे, घुमावदार वाक्यों के चक्कर में मत पड़िए – आपकी इच्छा अपनी बात को शीघ्रतापूर्वक एवं सफ़ाई से बता देने की होनी चाहिए।
   • अपने पत्र में प्रतीतिजनक रहिए। अधिक संभावना यही है कि आपके पत्र का उद्देश्य पाठक को कुछ करने के लिए उद्यत करने का ही होगा: उनके विचार बदलने का, समस्या का समाधान करने का, पैसा भेजने का, या कुछ कार्यवाही करने का। अपनी बात को समझाइए।
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   व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करिए: व्यावसायिक पत्र में: “मैं”, “हम” और “आप” का उपयोग करना बिलकुल उचित है। स्वयं को “मैं” कहिए और पाठक को “आप”।

   • यदि आप पत्र किसी संस्था की ओर से लिख रहे हों, तब सावधानी बरतिए। यदि आप कंपनी का दृष्टिकोण लिख रहे हों, तब आपको “हम” लिखना चाहिए ताकि पाठक को पता चल सके कि आपके वक्तव्य के पीछे कंपनी का सहारा है। यदि आप अपने विचार लिख रहे हों, तो “मैं” पर ही टिके रहिए।
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   स्पष्ट और संक्षेप में लिखिए: अपने पाठक को पता चलने दीजिये कि आप कहना क्या चाहते हैं। आपका पाठक शीघ्रतापूर्वक प्रत्युत्तर तभी देगा जब उसे आपके पत्र का अर्थ बिलकुल स्पष्ट हो जाएगा। विशेष रूप से यदि आप अपने पत्र के कारण किसी परिणाम या कार्यवाही की अपेक्षा कर रहे हों तो स्पष्ट रूप से बताइये कि वह क्या है। अपनी स्थिति जितने कम से कम शब्दों में हो सके, उनमें बताइये।
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   ऐक्टिव वॉइस का उपयोग करिए: जब किसी स्थिति का वर्णन कर रहे हों या कोई निवेदन कर रहे हों, तब निश्चित रूप से पैसिव वॉइस का विकल्प चुनने के स्थान पर, ऐक्टिव वॉइस का चयन करिए। पैसिव वॉइस से आपका लेखन अस्पष्ट और अवैयक्तिक हो जाता है। और यह भी है कि ऐक्टिव वॉइस अधिक सुव्यवस्थित होती है और बात को सीधे ढंग से कहती है। जैसे कि:

   • पैसिव: The sunglasses are not designed or manufactured with attention to their durability.
   • ऐक्टिव: Your company designs and manufactures sunglasses without attention to their durability.
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   जब उचित हो तब बातचीत की भाषा अपनाइए: पत्र व्यक्तियों द्वारा व्यक्तियों को लिखे जाते हैं। यदि संभव हो तो प्रारूपित पत्रों को भेजने से बचिए। आप पहले से तैयार किए हुये अवैयक्तिक पत्रों के आधार पर किसी संबंध का निर्माण नहीं कर सकते हैं। परंतु, साधारण बोलचाल की भाषा अथवा गँवारू बोली जैसे, "you know," "I mean," या "wanna" से दूर ही रहिए। लहजे को व्यावसायिक रहने दीजिये, परंतु मित्रवत व सहायक बने रहिए।

   • यदि आप प्राप्तकर्ता को भलीभाँति जानते हैं तो शुभकामनाएँ देते हुये एक मित्रवत पंक्ति जोड़ देना उचित ही है।
   • व्यक्तित्व का कितना भाग प्रकट करना है, इस संबंध में निर्णय स्वयं लीजिये। कभी कभी व्यावसायिक परिस्थितियों में भी थोड़ा सा हास्य वास्तव में सहायक हो सकता है, परंतु मज़ाक करने से पहले हंसी में भी सावधानी बरतने की आवश्यकता है।
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   शालीन बने रहिए: चाहे आप शिकायत ही क्यों न कर रहे हों, या आपको कोई चिंता क्यों न हो, आप शालीन रह सकते हैं। प्राप्तकर्ता की स्थिति का विचार करिए और अपनी सीमाओं में रहते हुये, यथासंभव समायोजित एवं सहायक बने रहकर आपसे जो भी हो सकता है, उसकी पेशकश करिए।

   • उदाहरण के लिए, एक अशिष्ट शिकायत ऐसी हो सकती है: “I think your sunglasses suck and I am never buying them again.” एक शालीन शिकायत ऐसी हो सकती है: “I am disappointed with the construction of your sunglasses, and I plan to take my business elsewhere in the future.”
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   अतिरिक्त पृष्ठों के लिए “दूसरे पृष्ठ” वाले शीर्ष पत्रों का उपयोग करें: अधिकांश व्यावसायिक पत्रों को एक पृष्ठ की लंबाई तक ही संक्षिप्त होना चाहिए। परंतु यदि आपको कुछ बड़ी बात कहनी है, जैसे कि संविदा अथवा वैधिक जानकारियाँ, तब आपको अतिरिक्त पृष्ठों की आवश्यकता होगी। इस परिस्थिति में “दूसरे पृष्ठ” वाले शीर्ष पत्रों का, जिनमें आमतौर पर संक्षिप्त पता लिखा होता है, तथा जिनमें उसी प्रकार के कागज़ का उपयोग होता है जो कि प्रथम पत्र वाले शीर्ष पत्र का हो, उपयोग करिए।

   • दूसरे तथा उसके बाद के पृष्ठों के सबसे ऊपर पृष्ठ संख्या डालिए। आप शायद प्राप्तकर्ता का नाम और तिथि भी डालना चाहेंगे।
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   बात पूरी करिए: अंतिम परिच्छेद में अपने सारे बिन्दुओं का संक्षिप्तीकरण करिए तथा आपकी जो भी करने की योजना है, उसकी रूपरेखा बताइये या प्राप्तकर्ता से आपको क्या अपेक्षाएँ हैं। ध्यान रखिए कि प्राप्तकर्ता आपसे प्रश्नों और चिंताओं के संबंध में संपर्क कर सकता है और आपको इस पत्र/मामले पर ध्यान देने के लिए आभार भी प्रकट करना चाहिए।

विधि 3

विधि 3 का 4:

पत्र का समापन

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   समापन का विकल्प चुनिये: समापन भी अभिवादन की तरह सम्मान और औपचारिकता का एक सूचक है। "Yours sincerely" या "Sincerely" आमतौर पर सुरक्षित विकल्प होते हैं; साथ ही, आप "Cordially," "Respectfully," "Regards" तथा "Yours Truly" भी चुन सकते हैं। थोड़ी कम औपचारिक परंतु तब भी व्यावसायिक समाप्तियाँ "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," तथा "Thank you" भी हो सकती हैं। समापन के उपरांत अल्पविराम लगाइए।
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   पत्र पर हस्ताक्षर करिए: अपने हस्ताक्षर के लिए लगभग 4 पंक्तियों का स्थान खाली छोड़ दीजिये। पत्र के छापने के उपरांत उसपर हस्ताक्षर करिए, और यदि आपको उसे ई मेल द्वारा भेजना है तो अपने पत्र के इस भाग पर अपने हस्ताक्षर की स्कैन की हुई प्रति लगाइए। नीली या काली स्याही को ही वरीयता दी जाती है।

   • यदि आप किसी और के निमित्त पत्र पर हस्ताक्षर कर रहे हैं, तब अपने हस्ताक्षर के पहले “pp:” लगाइए। यह “per procurationem” के लिए उपयोग में लाया जाता है और इसका अर्थ होता है, “by agency” या “on behalf of”।
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   अपना छपा हुआ नाम और संपर्क सूचना सम्मिलित करें: अपने हस्ताक्षर के नीचे अपना नाम, पदवी, फ़ोन नंबर, ई मेल पता, तथा अन्य कोई भी संपर्क का माध्यम टंकित करिए। सूचना के प्रत्येक भाग को अपनी अलग पंक्ति में रखिए।
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   टाइपिस्ट के नाम के संक्षिप्ताक्षर सम्मिलित करिए: यदि लेखक के अलावा किसी अन्य ने पत्र टाइप किया हो, तब आपको हस्ताक्षर वाले भाग के नीचे इस व्यक्ति के नाम के संक्षिप्ताक्षर सम्मिलित करने चाहिए। कभी कभी पत्र लेखक के नाम के संक्षिप्ताक्षर भी सम्मिलित किए जाते हैं। तब यह स्पष्ट हो जाता है कि इस पत्र पर काम किसने किया था।

   • जैसे कि यदि आपको केवल टाइपिस्ट के संक्षिप्ताक्षर सम्मिलित करने हों, तब उन्हें छोटे अक्षरों में लिखिए: mj
   • यदि आप लेखक के संक्षिप्ताक्षर भी सम्मिलित कर रहे हों, तब इन्हें टाइपिस्ट के संक्षिप्ताक्षरों को छोटे अक्षरों में लिखते हुये, बड़े अक्षरों में लिखिए: RW:mj। कुछ शैलियों में दोनों संक्षिप्ताक्षरों के बीच में तिर्यक निशान डाला जाता है: RW/mj।
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   संलग्नकों की सूची बनाइये: यदि आपने प्राप्तकर्ता की सूचना के लिए अतिरिक्त प्रलेखों को संलग्न किया है, तब इसकी सूचना अपनी संपर्क सूचना के कुछ पंक्तियों नीचे प्रलेखों की संख्या और प्रकार बताते हुये दीजिये। उदाहरण के लिए, लिखिए: "Enclosures (2): resume, brochure"।

   • आप “Enclosures” का संक्षिप्तीकरण “Encl.” या “Enc.” लिखकर कर सकते हैं।
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   अतिरिक्त प्राप्तकर्ताओं के नाम सम्मिलित करिए: यदि आप पत्र की प्रतिलिपि किसी अन्य व्यक्ति को भेज रहे हों, तब आपको यह भी पत्र में सम्मिलित करना चाहिए। इसको “Enclosures” वाली पंक्ति के नीचे “cc:” लिख कर प्रदर्शित किया जाता है, जिसको “courtesy copy” के लिए उपयोग करते हैं, यहीं पर साथ ही व्यक्ति का नाम और पदवी भी लिखी जाती है (“cc” पहले “carbon copy” के लिए प्रयोग में लाया जाता था जब पत्रों को कार्बन के साथ में टाइप किया जाता था)।

   • जैसे कि, लिखिए: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing”
   • यदि आप एक से अधिक नाम लिख रहे हों, तो दूसरे नाम को पहले नाम के ठीक नीचे, एक सीध में रखिए, परंतु “cc:” मत लगाइये।

विधि 4

विधि 4 का 4:

पत्र को अंतिम रूप देना

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   पत्र का सम्पादन करिए: प्रस्तुतीकरण व्यावसायिकता की कुंजी है। अपने पत्र का त्रुटियों के लिए सम्पादन करके यह सुनिश्चित करिए कि प्राप्तकर्ता आपको सक्षम और आधिकारिक समझे। अपने वर्ड प्रॉसेसर पर स्पेल चेक चलाइए, परंतु साथ ही, भेजने से पूर्व पत्र को ध्यान से पढ़ भी लीजिये।

   • स्वयं से पूछिए कि क्या यह पत्र स्पष्ट और संक्षिप्त है। क्या कोई परिच्छेद 3 या 4 वाक्यों से अधिक लंबा है? यदि हाँ, तब निर्णय कीजिये कि क्या अवांछित वक्तव्यों को हटाया जा सकता है।
   • यदि पत्र बहुत ही महत्त्वपूर्ण है, तब शायद आप उसे अपने किसी मित्र या सहकर्मी से भी दिखवाना चाहेंगे। कभी कभी दूसरे व्यक्ति द्वारा देखे जाने से, वे त्रुटियाँ या अटपटी शब्दावली, जिनपर आपने ध्यान न दिया हो, को पकड़े जाने में सहायता मिलती है।
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   पत्र को स्टेपल मत करिए: यदि आपका पत्र कई पृष्ठों का है, तो भी आमतौर से स्टेपल करने से बचा जाता है। यदि आप चाहते हैं कि कागज़ों का क्रम न बिगड़े, तब ऊपरी बाएँ किनारे पर पेपर क्लिप का उपयोग करिए।
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   पत्र को पोस्ट करिए: यदि आप पत्र को डाक से भेज रहे हैं, तब व्यावसायिक लिफ़ाफ़े का उपयोग करिए। यदि उपलब्ध हो, तो कंपनी का प्रतीक चिन्ह छपा लिफ़ाफ़ा उपयोग में लाइये। अपना और प्राप्तकर्ता का पता स्पष्ट शब्दों में छापिए। पत्र को तिहरा तह करिए ताकि प्राप्तकर्ता पहले ऊपर वाला पल्ला खोले और फिर नीचे वाला। सुनिश्चित करिए कि आप उपयुक्त डाक टिकट लगाएँ और तब उसे भेज दीजिये।

   • यदि आपको लगता है कि आपकी हस्तलिपि अच्छी नहीं है, तथा आपके व्यावसायिक व्यक्तित्व से मेल नहीं खाती है, तब पते को अपने वर्ड प्रॉसेसर में अंकित करिए और लिफ़ाफ़े को प्रिंटर में डालकर छाप लीजिये।
   • यदि पत्र अत्यंत महत्त्वपूर्ण हो, तथा/या समय सीमा सीमित हो, तब उसे कूरियर से भेजने पर विचार करिए।
   • यदि आप पत्र को ईमेल से भेजना चाहते हों, तब उसके प्रारूप को संरक्षित करने के लिए या तो पत्र को HTML में परिवर्तित करिए या PDF में। हालांकि, भौतिक रूप से पत्र भेजना ही श्रेयस्कर होता है।

सलाह

• पत्र पर हस्ताक्षर के लिए अच्छे कलम का उपयोग करिए।
• उत्तर देने में तत्परता दिखाइए। यदि आप एक सप्ताह से कम में सम्पूर्ण उत्तर नहीं दे सकते हैं, तब प्राप्तकर्ता को वैसा बता दीजिये और यह भी बताइये कि वह कब आपके उत्तर की अपेक्षाषा कर सकता/सकती है।
• सकारात्मकता पर ध्यान दीजिये। जो भी आप कर सकते हैं, उसके संबंध में बताइये, न कि जो आप नहीं कर सकते हैं। जैसे कि, यदि कोई उत्पाद स्टाक में नहीं है, तब ग्राहक को यह मत बताइये कि आप उसके आदेश का पालन नहीं कर सकते; उसके स्थान पर बताइये कि उत्पाद बहुत लोकप्रिय है और सारा बिक गया है। तत्पश्चात उसे बताइये कि आप कब उसे भेज पाएंगे।
• यदि आप कोई जटिल पत्र लिख रहे हों, तब पहले रूप रेखा बना लीजिये।
  • पहले उन विषयों की सूची बना लीजिये जिन्हें आप निबटाना चाहते हैं। क्रम की चिंता मत करिए।
  • प्रत्येक विषय के लिए महत्त्वपूर्ण शब्दों को सूचीबद्ध करिए, उदाहरण, विवाद और तथ्य।
  • रूपरेखा में प्रत्येक विषय का, अपने उद्देश्यों की प्रासंगिकता तथा प्राप्तकर्ता का ध्यान रखते हुये, पुनरीक्षण करिए।
  • जो कुछ भी प्रासंगिक न हो उसे हटा दीजिये।
  • सूचना को पाठक की सुविधा के अनुसार श्रेष्ठतम क्रम में समायोजित करिए।

चेतावनी

• बहुत अधिक चापलूसी मत करिए। ईमानदारी से की गई प्रशंसा तो स्वीकार्य है, परंतु उसकी अति करने से यह संकेत मिलेगा कि आप अपना कार्य करने के लिए अपनी योग्यता पर नहीं, बल्कि चापलूसी पर भरोसा कर रहे हैं।
• अत्यधिक स्पष्ट अथवा ज़बर्दस्ती का लहज़ा मत अपनाइए। याद रखिए कि आप व्यावसायिक पत्र से या तो कोई पेशेवर संबंध सुधारने का प्रयास कर रहे हैं, या बना रहे हैं।