Jak napsat obchodní dopis

Musíte napsat skvělý profesionální dopis? Většina obchodních dopisů se řídí jednoduchými a jasně danými pravidly formátu, které můžete přizpůsobit jakémukoli obsahu. Obchodní dopis by měl obsahovat datum, informace o odesílateli a příjemci a několik odstavců. Dodržujte naše tipy a upravte si je tak, aby odpovídaly standardům vaší společnosti.

Metoda 1

Metoda 1 ze 4:

Začněte s dopisem

Stáhnout PDF

1
Správný formát. Nezáleží na obsahu dopisu, vždy existují určité standardy, které musíte dodržovat. Obchodní dopis by měl být napsaný na počítači běžným písmem, například Arial nebo Times New Roman. Odstavce neodsazujte, pouze mezi nimi dělejte dvě mezery.
- Pokud dopis tisknete, vytiskněte ho na hlavičkový papír vaše společnosti. Bude tak vypadat profesionálněji a bude obsahovat i logo a kontaktní informace vaší společnosti.
- Emailový obchodní dopis by měl být napsán běžným fontem. Nepoužívejte barvy, ani zajímavé druhy písma a pište jen černě.
2
Přidejte informace o své společnosti. Napište název a adresu společnosti, každou část na novou linku. Pokud jste na volné noze, před název společnosti napište také své jméno.
- Pokud má vaše společnost již své hlavičkové papíry, použijte je a nebudete muset tyto informace psát ručně.
- Když píšete adresu, měla by se objevit buď na pravé, nebo na levé horní části stránky, podle toho, jaké standardy se rozhodnete používat.
3
Napište datum. Nejlepší je napsat celé datum, například „1. dubna 2013“. Datum by mělo být několik řádků pod adresou odesílatele.
4
Informace o příjemci. Napište celé jméno příjemce, tituly, název společnosti a adresu. Pokud je to nutné, můžete napsat také telefonní číslo. Každou informaci pište na zvláštní řádek. Informace o příjemci by měly být několik řádků pod datem.
5
Zvolte si oslovení. Oslovení je důležitým ukazatelem úcty a vždy záleží na tom, jaké si vyberete. To závisí na tom, zda osobu, které píšete, již znáte a jaký mezi sebou máte vztah. Zde je několik možností:
- Pokud nevíte, kdo bude váš dopis číst, napište „Do povolaných rukou“.
- Pokud příjemce příliš dobře neznáte, nejlepší je napsat „Vážený pane/vážená paní“.
- Můžete také použít příjmení adresáta například „Vážený pane Nováku.“
- Pokud příjemce dobře znáte a udržujete spolu formální vztahy, můžete použít i křestní jméno, například „Drahá Susan.“
- Po oslovení nikdy nezapomeňte napsat čárku.
Reklama

Metoda 2

Metoda 2 ze 4:

Tělo obchodního dopisu

Stáhnout PDF

1
Začněte ve správném duchu. Čas jsou peníze a většina podnikatelů nerada plýtvá časem. Měli byste tedy svůj dopis napsat jasně a stručně. Přejděte rovnou k věci a první odstavec pište vždy co nejstručněji. Začněte například „Píšu vám, protože...“ a pokračujte rovnou k jádru vaší věci.
- Neztrácejte čas květnatými slovními spojeními, poetismem a dlouhými větami – měli byste jasně a stručně sdělit, co máte na srdci. Čím rychleji to dokážete, tím lépe.
2
Pište jasně a stručně. Dejte svému čtenáři jasně najevo, co se mu snažíte sdělit. Adresát odpoví rychle pouze pokud se vyjádříte dost jasně. Pokud čekáte na odpověď, nebo je třeba něco rychle udělat, napište to do dopisu jasně. Vysvětlete několika větami svoji situaci.
3
Když se to hodí, pište přátelsky. Dopisy píšou lidé lidem. Vyhýbejte se příliš formálním dopisům, na základě takových dopisů s nikým vztah nevybudujete. Měli byste se ale také vyhnout příliš hovorovým výrazům nebo slangu. Obchodní dopis by měl být přátelský a měl by splnit svůj účel.
- Pokud adresáta dobře znáte, můžete napsat i přátelský pozdrav a přání všeho dobrého.
- Vždy dobře přemýšlejte nad tím, jak osobní váš dopis bude. Někdy je dobré být trochu vtipný, ale když to přeženete, rozhodně si tím nepomůžete.
- Účelem vašeho dopisu je pravděpodobně někoho přimět, aby něco udělal – něco si rozmyslel, napravil nějaký problém, poslal někomu peníze atd.
4
Buďte slušní. I když píšete stížnost nebo výtku, snažte se být slušní. Zamyslete se nad tím, v jaké situaci je váš adresát a snažte se mu to zjednodušit co nejvíce to půjde.
V posledním odstavci byste měli shrnout své body a jasně nastínit, co od adresáta očekáváte. Je možné, že vás adresát kontaktuje a poděkuje vám za to, jakou pozornost jste mu věnovali.
Reklama

Metoda 3

Metoda 3 ze 4:

Ukončení dopisu

Stáhnout PDF

1
vyberte si správné ukončení. Stejně jako pozdrav i rozloučení naznačuje, jaký máte s adresátem vztah. „S pozdravem“ nebo „Se srdečnými pozdravy“ je většinou nejlepší. Můžete ale zkusit i „srdečně“, „s úctou“, nebo „navždy váš“. Méně formální, ale stále vhodné je například „Zdraví“, „hezký den“ nebo „děkuji“. Po rozloučení byste měli napsat čárku.
2
Podepište se. Nechejte si asi čtyři řádky volné na podpis. Po vytištění dopisu ho podepište. Pokud posíláte dopis emailem, naskenujte do něho svůj podpis. Nejlepší je modrý nebo černý inkoust.
3
Napište své jméno a kontaktní informace. Pod podpis napište na počítači své jméno, telefonní číslo, emailovou adresu a další kontaktní informace. Každý kontakt by měl být na zvláštním řádku.
4
Pokud máte přílohy, přiložte je k dopisu. Pokud k dopisu přikládáte nějaké přílohy, napište to pod kontaktní informace a připište také počet příloh, např. „Přílohy (2): životopis, brožura.“
Reklama

Metoda 4

Metoda 4 ze 4:

Poslední úpravy dopisu

Stáhnout PDF

1
Upravte svůj dopis. Prezentace je důležitou součástí profesionality. Ujistěte se, že bude dopis pro adresáta čtivý a dobře zkontrolujte, zda jste neudělali nějakou chybu. Projeďte celý dokument kontrolou pravopisu, ale také si ho pročtěte i po vytištění.
- Sami zhodnoťte, zda je váš dopis jasně a stručně napsaný. Jsou odstavce delší, než 3-4 řádky? Pokud ano, snažte se obsah svého dopisu zjednodušit.
- Pokud je dopis velmi důležitý, bude nejlepší, když ho před odesláním dáte někomu přečíst. Někdy pomůže, když si dopis přečte někdo další a upozorní vás na chyby, kterých jste si sami nevšimli.
2
Odešlete svůj dopis. Odešlete email, pokud ale posíláte dopis poštou, dejte ho do profesionální obálky. (Pokud máte obálky s logem vaší společnosti, použijte je.) Adresu na obálku vytiskněte, dopis složte na třetiny tak, aby příjemce nejprve otevřel horní stranu. Přidejte známku a dopis odešlete.
- Pokud máte pocit, že je váš rukopis nehezký, napište adresu na počítači a vytiskněte ji přímo na obálku.
Reklama

Tipy

Dopis podepisujte kvalitním perem.
Pokud nebudete schopni odpovědět hned, dejte adresátovi vědět, kdy může vaši odpověď očekávat.
Pokud píšete složitý a dlouhý dopis, napište nejprve osnovu.
- Napište vše, co je potřeba. S pořadím si nedělejte starosti.
- Ke každému tématu si napište klíčová slovíčka, argumenty a vysvětlení.
- V osnově si všechna témata projděte a rozhodněte, jak bude nejlepší je napsat do dopisu.
- Vyřaďte všechny nedůležité informace.
- Seřaďte informace tak, aby adresátovi dávaly smysl.
Zdůrazněte pozitiva. Mluvte o tom, co umíte a nepište to, co nedokážete. Například pokud nějaký produkt není na skladě, nepište zákazníkovi, že objednávku nesplníte, raději napište, že je produkt velmi populární a že se vyprodal. Potom napište, kdy budou na skladě další zásoby.

Reklama

Varování

Nebuďte příliš přímočaří – pamatujte, snažíte se vylepšit obchodní vztahy!
Nelichoťte adresátovi příliš. Upřímný kompliment je v pořádku, ale když to budete přehánět, bude to působit, že se spoléháte na lichotky a ne na své schopnosti.

Reklama