Een zakelijke brief schrijven

Hoe schrijf je een goede zakelijke brief in het Engels? In zakelijke brieven wordt meestal een standaard formaat aangehouden wat niet moeilijk te leren is en wat je kunt aanpassen aan de inhoud van jouw brief. Onderdelen die je in een zakelijke brief in ieder geval altijd moet opnemen zijn de datum:Informatie met betrekking tot de briefschrijver en de geadresseerde, en een paar kernalinea’s. Volg voor het schrijven van je brief onderstaande stappen en pas de brief zo nodig aan aan de regels die gelden binnen jouw bedrijf.

Methode 1

Methode 1 van 4:

Hoe begin je je brief?

Pdf downloaden

1
Gebruik de juiste opmaak. Onafhankelijk van de inhoud van je brief gelden voor een zakelijke opmaak bepaalde standaard regels. In een zakelijke brief moet je een algemeen geaccepteerd lettertype gebruiken zoals Arial of Times New Roman. Deel de alinea’s in in blokken – druk aan het begin van een nieuwe alinea bijvoorbeeld twee keer op "Enter" en spring niet in.
- Als je de brief wilt uitprinten om hem per post te versturen, gebruik als het kan dan het briefpapier van het bedrijf. Niet alleen staan dan meteen het logo en het adres van de onderneming erop; je brief maakt zo ook een meer professionele indruk.
- Een zakelijke brief die je per email verstuurt moet je ook volgens een standaard formaat opstellen. Gebruik in een zakelijke email geen vreemde lettertypes en gebruik alleen de kleuren zwart en wit.
2
Neem in je brief altijd de bedrijfsgegevens op. Zet bovenaan de naam en het adres van de onderneming en begin ieder onderdeel van het adres op een nieuwe regel. Als je zelfstandig ondernemer bent of op freelance basis werkt, typ dan je eigen naam op de plaats van of net boven de bedrijfsnaam.
- Als je bedrijf gebruik maakt van voorgedrukt briefpapier kun je daarvoor kiezen zodat je de naam en het adres van het bedrijf niet meer hoeft uit te typen.
- Als je het adres typt, zet het dan bovenaan, rechts of links uitgelijnd, afhankelijk van je eigen voorkeur of die van het bedrijf waar je werkt.
De meest professionele manier om dit te doen is door de datum volledig uit te schrijven, dus bijvoorbeeld "1 april 2012" (in een zakelijke brief in het Engels: "April 1, 2012" of "1 April 2012"). Typ de datum links uitgelijnd, een paar regels onder het adres van de afzender.
Typ de volledige naam van de geadresseerde, zijn of haar titel (indien van toepassing) en naam en adres van het bedrijf (in die volgorde). Begin ieder onderdeel op een nieuwe regel. Voeg zonodig een kenmerk toe. Zet de gegevens van de geadresseerde links uitgelijnd, een paar regels onder de datum.
5
Kies de juiste aanhef. De aanhef is een belangrijke manier om respect te tonen, en welke aanhef je kiest hangt af van of je de persoon aan wie de brief gericht is wel of niet kent, hoe goed je die persoon kent en hoe formeel jullie relatie is. Voor een zakelijke brief in het Engels kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden:
- Gebruik "To Whom It May Concern" (Aan wie het betreft) alleen als je niet precies weet aan wie je de brief moet richten.
- Als je de geadresseerde niet zo goed kent, is "Dear Sir/Madam" (Geachte heer/mevrouw) een veilige keuze.
- Je kunt in de aanhef ook de titel en de achternaam van de geadresseerde gebruiken, bijvoorbeeld: "Dear Dr. Smith" (Geachte Dr. Smith).
- Als je de geadresseerde beter kent en als jullie een meer informele relatie hebben, kun je in de aanhef zijn of haar voornaam gebruiken, bijvoorbeeld: "Dear Susan" (Beste Susan).
- Als je niet zeker weet of de geadresseerde een man of een vrouw is kun je het beste zijn of haar volledige naam gebruiken, zoals bijvoorbeeld: "Dear Kris Smith" (Beste Kris Smith).
- Gebruik na de aanhef een komma, en een dubbele punt na “To Whom It May Concern.”
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 4:

De kern van de brief

Pdf downloaden

1
Kies de juiste toon. Tijd is geld zoals ze zeggen, en dat geldt zeker voor zakenlieden. Schrijf je brief daarom in een beknopte, professionele toon. Zorg ervoor dat je brief vlot leest door meteen ter zake te komen en houd eventuele inleidende opmerkingen in de eerste alinea kort. Je kunt bijvoorbeeld altijd beginnen met "Hierbij schrijf ik u met betrekking tot..." en van daaruit verdergaan.
- Bespaar jezelf de moeite van het schrijven van bloemrijke overgangen, dure woorden of lange, kronkelige zinnen – streef ernaar op een zo vlot en helder mogelijke manier over te brengen wat je wilt zeggen.
- Om je brief nog beknopter te maken kun je passieve constructies het beste vermijden. Laat ook je eigen mening achterwege en beperk je tot de feiten.
Vertel de lezer precies wat je wilt zeggen. Hij of zij zal alleen snel antwoorden als jouw bedoeling helder en duidelijk is. Zeker als je met je brief een bepaald resultaat wilt bereiken of ervoor wilt zorgen dat er actie ondernomen wordt, vertel dan duidelijk waar het om gaat en leg de situatie in zo weinig mogelijk woorden uit.
3
Waar dat toepasselijk is kun je een wat lossere toon gebruiken. Brieven worden door mensen voor mensen geschreven. Vermijd standaard formuleringen daarom zoveel mogelijk –Met kant en klare, onpersoonlijke brieven kun je geen relatie met iemand opbouwen. Maar gebruik ook geen al te informeel taalgebruik of straattaal zoals "you know" (je weet wel), "I mean" (ik bedoel), of samentrekkingen als "wanna" (want to). Houd een zakelijke toon aan, maar wees tegelijkertijd vriendelijk en behulpzaam.
- Als je de geadresseerde goed kent kun je een of meerdere vriendschappelijke zinnen toevoegen waarin je hem of haar het beste wenst.
- Gebruik je intuïtie om te bepalen hoeveel persoonlijke informatie je moet geven. Een beetje humor kan soms helpen in een zakelijke context, maar wees altijd extra voorzichtig met het maken van grapjes.
- Meestal wil je met een zakelijke brief de lezer overhalen om iets te doen: van gedachten veranderen, een probleem oplossen, betalen of actie ondernemen. Geef hiervoor duidelijke argumenten.
Zelfs een klacht indienen of een probleem aankaarten kan op een beleefde manier. Laat zien dat je inschikkelijk en behulpzaam bent door je in te leven in de situatie van de geadresseerde en door aan te bieden alles te doen wat binnen je mogelijkheden ligt.
Vat in de laatste alinea je punten samen en leg ofwel uit wat je plan van aanpak is of wat je van de ontvanger verwacht. Zeg altijd dat hij of zij contact kan opnemen als er vragen of problemen zijn en bedank voor de aandacht die hij of zij heeft besteed aan de brief/het onderwerp in kwestie.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 4:

Het slot van de brief

Pdf downloaden

Het slot kun je, net als de aanhef, gebruiken om respect en formaliteit te tonen. Met "Yours sincerely" of "Sincerely" (Hoogachtend) zit je in het Engels over het algemeen altijd goed, maar je kunt ook denken aan "Cordially," "Respectfully," "Regards" en "Yours Truly." Iets minder formele maar nog altijd professionele slotzinnen in het Engels zijn onder andere "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," en "Thank you." Gebruik na de slotzin een komma.
Laat voor je handtekening ongeveer vier regels open. Onderteken de brief nadat je hem geprint hebt, of, als je hem per email verstuurt, scan je handtekening en plak de afbeelding onderaan je brief. Je kunt hiervoor het beste blauwe of zwarte inkt gebruiken.
Typ onder je handtekening je naam, telefoonnummer, emailadres en overige contactgegevens. Begin elk van de gegevens op een nieuwe regel.
Als je extra stukken hebt bijgevoegd ter informatie voor de geadresseerde, geef dan een paar regels onder je contactgegevens het aantal en het type bijlagen aan, bijvoorbeeld: "Bijlagen (2): Curriculum Vitae, brochure."
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 4:

De brief beëindigen

Pdf downloaden

1
Kijk de brief na. De manier waarop je jezelf presenteert is essentieel als je een professionele indruk wilt maken. Zorg ervoor dat de geadresseerde snel kan zien dat jij de juiste capaciteiten hebt en dat je de situatie onder controle hebt door je brief na te kijken en eventuele fouten te corrigeren. Gebruik de spellingscontrole maar lees je brief ook nog een keer goed door voordat je hem verstuurt.
- Vraag jezelf af of je brief duidelijk en beknopt is. Bevat de brief alinea’s die langer zijn dan 3 of 4 zinnen? Zo ja, kijk dan of je die op de een of andere manier in kunt korten.
- Als de brief heel erg belangrijk is kun je een vriend of collega vragen hem voor je te lezen. Twee zien meer dan één en soms kan een extra paar ogen je helpen fouten of vreemde formuleringen te ontdekken die je zelf niet had gezien.
2
Verstuur de brief. Verzend de e-mail of verstuur de brief per post in een zakelijke envelop (gebruik als het kan een envelop met het bedrijfslogo erop). Schrijf hierop zorgvuldig je eigen adres en het adres van de geadresseerde. Vouw de brief dusdanig in drieën dat de ontvanger eerst het bovenste deel te zien zal krijgen en vervolgens het onderste. Zorg voor voldoende frankering en doe de brief op de post.
- Als je denkt dat je handschrift niet zo netjes is en niet past bij je professionele persoonlijkheid, typ het adres dan uit op je computer en print het rechtstreeks op de envelop.
Advertentie

Tips

Gebruik voor het ondertekenen van de brief een degelijke pen.
Benadruk altijd de positieve kant van de zaak. Noem wat je wél kunt doen in plaats van wat je níet kunt doen. Als een product bijvoorbeeld niet langer op voorraad is, zeg dan niet tegen de klant dat je de bestelling niet kunt leveren; zeg in plaats daarvan dat er heel veel vraag naar het product is geweest en dat het uitverkocht is. Vervolgens laat je de klant weten wanneer je de bestelling kunt leveren.
Wees stipt. Als je binnen een week geen volledig antwoord kunt sturen, laat dit dan weten aan de ontvanger en schrijf er ook bij wanneer hij of zij een volledig antwoord kan verwachten.
Bij het schrijven van een ingewikkelde brief is het vaak goed eerst een kladversie op te stellen.
- Noteer de onderwerpen die je in je brief wilt behandelen. De volgorde maakt daarbij niet uit.
- Maak voor ieder onderwerp een rijtje van sleutelwoorden, voorbeelden, argumenten en feiten.
- Ga na of alle onderwerpen in je kladversie relevant zijn voor je doel en je publiek.
- Verwijder alles wat niet relevant is.
- Zet de informatie in de voor de lezer meest praktische volgorde.

Advertentie

Waarschuwingen

Zorg ervoor dat de toon van je brief niet te kortaf en niet te opdringerig is – vergeet niet dat je met een zakelijke brief probeert een professionele relatie op te bouwen of te verbeteren.
Wees zuinig met vleierij. Een gemeend compliment kun je best geven, maar als je overdrijft wil dat zeggen dat je om je werk te doen afhankelijk bent van complimenten en vleierij in plaats van dat je gebruik maakt van je professionele kwaliteiten.

Advertentie