如何写商业信函

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你需要写一封完美、专业的商业信函吗？大多数商业信函都遵循一个既定的易学的格式，你可以往里面填充各种类型的内容。商业信函必须包含日期、发件人和收件人的信息以及一些主体段落。遵循以下这些步骤来做，需要的话做适当的修改，从而符合你公司的标准。

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开始写信函

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清楚格式。无论你写什么内容的信函，它的形式都有一些商业标准需要遵循。商业信函必须由常见的字体（如宋体和新罗马体）输入和组成。采用分块分段，即开始一个新的段落的时候，点击两次“回车”，而不使用缩进。
- 如果你要把这封信函打印出来并寄出，考虑在印有公司抬头的信纸上打印。这样可以让它更专业，并为对方提供你的公司的标志和联系信息。
- 电子邮件业务信也必须用常见的字体。不要在商业电子邮件里用手写体，或者用黑色和白色以外的其他颜色。
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要把你公司的信息包括进来。列出你公司的名字、地址，把地址的每个部分分别写在不同的行里。如果你是个体经营户或者独立承包人，用你的名字代替公司名字，或者写在它的上面。
- 如果你的公司有预先设计好的信纸，你可以使用它而不必输入你的公司和地址。
- 如果你正在输入地址，它必须出现在页面顶部，选择左对齐还是右对齐取决于你和你的公司的偏好。
写出完整的日期是最专业的选择。例如，写“4月1日，2012年”或者“2012年4月1日”。这必须出现在寄件人地址的下方几行，并且左对齐。
以这样的一个顺序写出收件人的信息：完整的名字、头衔（如果适用）、公司名称和地址，每一条信息都写在单独的一行，如果有必要，加上一个参考编号。收件人的信息必须写在日期下方并左对齐。
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选择称呼。称呼是表达尊重的重要指标，选择什么称呼取决于你是否知道你要写给谁，你有多了解对方以及你们的关系在哪个水平。参考下面的选项：
- 当且仅当你不知道收信人的具体姓名时，采用“致有关人士”。
- 如果你不太了解收件人，“亲爱的先生/女士”是一个安全的选择。
- 你也可以使用收件人的姓氏和头衔，例如“史密斯博士”。
- 如果你很了解收件人，并且和他/她有亲密的非正式的关系，你可以考虑直接用她的名字，如“亲爱的苏珊”。
- 如果你不确定收件人的性别，只需输入全名，如“亲爱的克里斯•史密斯”
- 不要忘了在称呼后的逗号或“敬启者”后的冒号。
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部分 2

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组成正文

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使用正确的语气。时间就是金钱，正如谚语所说，大多数商人讨厌浪费时间。因此你的信的语气应该是简短和专业的。通过直指主题和第一段的简洁评论让你的信可以快速阅读完。例如，你可以以“我写信给你是关于……”开头，从这里写下去。
- 不要关心华丽的转折、夸张的词汇或漫长曲折的句子——你的意图应该是需要尽可能地快速、清晰的沟通。
- 为了简明扼要，避免使用被动动词，尽量别插入主观评论。
让你的读者准确地知道你想说什么。如果你的意思表达得像水晶一样透彻，你的读者就会迅速做出反应。特别是，如果因为你的信你将会做出什么动作或导致什么结果，向对方阐明这一切。用尽可能少的话来表明你的态度。
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适当的时候用对话式的语言。信是人写给人看的。尽量避免用通用信件——你不可能靠千篇一律的没有人情味的信件与对方建立关系。然而，也不要用口语和俚语，如“你知道”、“我的意思是”、“想要”等等。保持语气商业化，但也得是友好和友善的。
- 如果你对收信人十分了解，增加一行友好的祝福也是不错的。
- 仔细判断需要透露出多少个性化的东西。有的时候在商业环境中添加一点幽默是很有用的，但是在开玩笑之前要谨慎小心。
- 你的信最有可能是要说服收信人做什么事情：改变他们的想法，纠正一个错误，寄钱或采取行动。向对方证明自己有道理。
即使你写的是投诉或什么问题，你也可以很有礼貌。考虑收信人的地位并且提供在合理范围内你所能做的事，表现得包容和乐于助人。
在最后一段，总结你的观点，并且清晰地勾勒出你的行动计划或者你期望收信人做什么。注意收信人可能会因为一些问题或疑虑而联系你，要对他/她说谢谢，因为对方关注了你的信件/事件。
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部分 3

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结束信函

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结尾，如上文的称呼，是尊重和礼节的一项指标。“你真诚的”或“真诚的”是最普遍最安全的选择；也可以考虑“热忱”、“恭敬”、“问候”和“敬启”。稍微不那么正式但是依旧专业的结尾包括“一切都好”、“真挚的祝福”、“温暖的问候”和“谢谢”。在你的结尾后面使用一个逗号。
留大约四行来签字。在你打印它之后签字，如果你是通过电子邮件发送的，扫描你的签名图像并附加到信的这个位置。蓝色或黑色墨水最好。
在你的签名下方，输入你的名字、联系电话、电子邮件地址或其他适用的联系方式。给每一条信息单独的一行。
如果你要附上额外的文件给收件人检阅，在你的联系信息的下方用几行字标出包括文档的数量和类型，如“附件（2）：简历，小册子”。
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部分 4

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完成信函

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编辑信。口头陈述是专业的一个重要因素。想确保让你的收信人轻易地看出你的能力，就要仔细审查改正信里那些错误的地方。在你的文字编辑器上检查拼写错误，并且在你寄出之前通读一遍。
- 问问你自己这封信是否明确和简洁。有没有哪一段超过了3到4句话？如果有，看看是否可以删去不必要的陈述句。
- 如果信函十分重要，你也许希望一个朋友或同事帮你看一看。有的时候第二双眼睛可以帮助你看到你没有注意到的错误或尴尬的措辞。
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寄信。发送电子邮件，或者通过邮局寄信，使用商务信封（如果可以，用印有公司商标的）。整齐地打印你的寄件地址和收信人的地址。把信折三折，这样收信人就会首先看到顶层，然后是底层。确保你贴上了足够的邮票，然后寄出。
- 如果你感到你的笔迹太潦草，不符合你的专业角色，用文字处理器输入你的地址，再通过打印机打出信封。
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小提示

用一支质量好的笔来写信函。
如果你写的是一封复杂的信函，考虑先写一个大纲。
- 列出你想添加的主题，不用在意顺序。
- 每一个主题都列出关键词、例子、论据和事实。
- 检查你的大纲里的每个主题和你的目的以及受众的关联性。
- 去掉不是很有用的部分。
- 把信息按对你的读者最好的顺序来排列
及时。如果你不能在一个星期之内全面回应，告诉收信人，并且提醒他/她什么时候可以得到你的回应。
强调积极的一面。谈论你做的到的，而不是你做不到的。例如，如果一样商品脱销了，不要告诉客户你不能填写订单，相反地，告诉他们产品非常受欢迎，你已经卖完了。然后告诉他们什么时候你可以给他们订单。