Comment remplir un reçu

Un reçu est un accusé de réception écrit qui certifie qu'une somme d'argent ou un bien spécifique a été reçu ^{[1]XSource de recherche}. Si vous dirigez une entreprise ou effectuez une quelconque vente, il est avisé d'avoir un reçu que vous et votre acheteur pourrez utiliser pour tenir vos comptes. Le reçu sera donc considéré comme un contrat entre l'acheteur ou le vendeur et vous, et cela vous permettra aussi de conserver une trace des différentes dépenses que vous effectuez.

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Remplir un reçu

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Achetez des reçus en papier carbone pour accélérer le processus. Si vous remplissez vos reçus à la main, pensez à acheter un bloc de reçus en papier carbone. Grâce à cela, en remplissant un reçu, vous aurez deux copies qui seront prêtes, une pour vous et l'autre pour le client.
- Les reçus en papier carbone sont aussi souvent libellés et portent les informations requises pour un reçu de caisse. Dans le cas contraire, ils présenteront un modèle que vous pourrez remplir clairement et correctement.
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Remplissez tous les reçus manuscrits avec un stylo à encre noire. Pour avoir la garantie que votre reçu sera bien lisible, vous devez le remplir en utilisant un stylo à encre noire. Votre reçu doit être un registre permanent et pour ce faire, vous devez éviter de le remplir avec un crayon ou des stylos à encre colorée qui pourraient s'effacer au fil du temps.
- Lorsque vous remplissez un reçu à la main, assurez-vous d'écrire gros et de façon bien lisible, de manière à faciliter la lecture. Si vous utilisez des reçus en papier carbone, appuyez sur la pointe du stylo lorsque vous écrivez pour que l'encre transparaisse au niveau de la seconde ou de la troisième copie.
Vous pouvez utiliser un cachet imprimé de votre société ou des reçus vierges préimprimés portant le nom de votre entreprise. Pour donner un caractère plus officiel aux reçus, vous devez y apposer le cachet de votre société. Vous avez également la possibilité d'utiliser des reçus préimprimés qui portent le logo et le nom de votre société. Cela indiquera clairement au client que les produits viennent de votre entreprise ou de votre société, en plus de constituer une référence utile au cas où le reçu devra être utilisé à l'avenir.
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Intégrez toutes les informations nécessaires pour les reçus de vente. Que vous remplissiez un reçu à la main ou que vous en créiez un exemplaire dans un document texte sur un ordinateur, vous devrez vous assurer d'intégrer les éléments de base tels que :
- les coordonnées du vendeur
- les coordonnées de l'acheteur
- la date à laquelle la transaction a été effectuée
- les détails à propos du produit
- le montant de la transaction
- la méthode de paiement
- la signature du vendeur et celle de l'acheteur
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Assurez-vous d'avoir toutes les informations. Vérifiez que vous avez toutes les informations requises pour une quittance de loyer. Une quittance de loyer est nécessaire pour un locataire si ce dernier paie avec de l'argent liquide ou avec un chèque de banque et souhaite garder une trace de ces paiements. Elle est également utile pour le propriétaire, car elle tient lieu de preuve pour le loyer encaissé. De plus, certains pays exigent que les propriétaires délivrent des quittances de loyer aux locataires. Si vous essayez d'élaborer une quittance de loyer pour votre locataire ou votre propriétaire, vous devez vous assurer qu'il comporte les informations de base ci-après ^{[2]XSource de recherche} :
- la somme totale du loyer payé
- la date à laquelle le paiement a été effectué
- le nom complet du locataire
- le nom complet du propriétaire
- l'adresse du logement locatif
- la période de paie du loyer
- la méthode de paiement utilisée (chèque, argent liquide, etc.)
- la signature du locataire et celle du propriétaire
Si vous voulez élaborer des reçus imprimés pour votre société ou votre entreprise, sachez qu'il y a plusieurs exemplaires de reçu qui sont disponibles gratuitement sur internet ^{[3]XSource de recherche}. Il vous suffit de les imprimer et d'y apposer un cachet qui porte le nom de votre entreprise afin de les personnaliser pour vos transactions quotidiennes.
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Partie 2

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Comprendre l'utilité et les éléments clés d'un reçu

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Comprenez l'utilité d'un reçu. Les reçus sont très importants, parce qu'ils vous permettront de garder une trace de vos revenus pour des raisons fiscales. Conservez tous vos reçus, surtout si vous gérez une entreprise, car vous aurez à justifier vos dépenses dans vos recettes fiscales. Si vous avez la responsabilité d'une société, vous devrez toujours délivrer un reçu à vos clients et la plupart des entreprises vous fourniront une quittance pour vos achats ^{[4]XSource de recherche}.
- Dès lors que vous achetez des articles couteux ou que vous offrez des services onéreux, il est absolument important que vous puissiez recevoir un reçu. Il s'agit en fait d'une mesure de précaution pour qu'en cas de problèmes juridiques liés à la transaction, les deux parties puissent exhiber le reçu comme preuve au tribunal.
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Gardez à l'esprit qu'il existe généralement quatre types de reçus. Théoriquement, vous pourriez remplir un reçu pour presque toutes les transactions que vous faites, qu'il s'agisse de votre loyer, de services d'aménagements paysagers ou de prestations de coupes de cheveux. Il existe généralement quatre types de reçus qui vous seront délivrés au moins une fois lorsque vous effectuerez des ventes ou des achats ^{[5]XSource de recherche}.
- Un reçu de paiement : pour traiter une transaction, celui qui vend un objet établira un reçu de paiement. Ce dernier devra comporter une référence, la date de délivrance et le montant perçu. Si le paiement a été effectué en argent liquide, il devrait y avoir une note qui stipule cela. Par contre, si le paiement est fait par chèque ou par mandat postal, il devrait y avoir une référence relative au numéro du mandat postal ou au numéro de chèque. Dans le cas où la transaction a été payée via une carte de crédit, le type de carte utilisé devra être mentionné (Visa, MasterCard, Skrill) ainsi que les quatre derniers chiffres de cette dernière.
- Un reçu médical : il s'agit d'une facture qui justifie un achat de produits médicaux tels que des médicaments, une ordonnance ou un instrument de chirurgie. Ce type de reçu devra comporter des détails comme le code de diagnostic, la date et l'heure de la consultation ainsi que la somme d'argent totale payée.
- Un reçu de vente : vous recevrez certainement ce type de reçu toutes les fois que vous effectuerez des achats et si vous dirigez une entreprise, vous délivrerez un reçu de vente à un client une fois que vous lui livrerez les produits concernés. Ledit reçu servira de preuve d'achat et devra comporter des détails comme la date à laquelle la vente a été effectuée, le montant perçu, la désignation et le prix des produits, ainsi que l'identité de celui ou celle qui a géré la transaction.
- Une quittance de loyer : ce type de reçu sera délivré au locataire par son propriétaire. Il servira de preuve que le locataire a payé le loyer et devra inclure les noms du propriétaire et du locataire, l'adresse de l'appartement loué, la période de facturation, le montant du loyer, ainsi que les dates d'entrée en vigueur et d'expiration du contrat de bail.
- Si vous vendez ou achetez des accessoires en ligne, vous établirez ou recevrez un reçu électronique. Les reçus électroniques sont en fait des récépissés numériques qui contiennent les mêmes informations disponibles sur un reçu de paiement ordinaire et justifient les achats de produits ou d'accessoires effectués sur internet.
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Comprenez les éléments clés d'un reçu de client et de fournisseur. Aux fins du présent article, nous mettrons l'accent sur les reçus de paiement échangés entre un fournisseur et un client. En tant que fournisseur d'un service ou d'un produit, vous devrez délivrer un reçu qui contient les informations essentielles ^{[6]XSource de recherche}^{[7]XSource de recherche}.
- Les coordonnées du fournisseur : à ce niveau, il doit y avoir en haut du reçu le nom du fournisseur (ou celui de sa société), son adresse, son numéro de téléphone ou son adresse email. Vous devez également prendre le soin d'intégrer le nom du gestionnaire du magasin ou du propriétaire de l'entreprise ou de la société.
- Les coordonnées de l'acquéreur : cela inclut le nom complet du client ou de l'acquéreur.
- La date de la transaction : il s'agit du jour, du mois et de l'année auxquels la transaction a été faite. Cette information sera utile lors des démarches fiscales.
- Les détails du produit : à ce niveau, vous devez rédiger une brève description des services offerts ou des produits vendus, notamment le nom, la quantité, la référence du produit et n'importe quelle autre information qui permettrait d'identifier ledit produit. Ce dernier élément sera très utile si vous devez vous rappeler de la vente à l'avenir.
- Le montant de la transaction : décomposez le montant total de la transaction en présentant le prix initial du produit, la taxe, les frais de main-d'œuvre ainsi que toutes les promotions ou les remises faites. Cette décomposition du prix validera davantage la vente et la rendra unique.
- La méthode de paiement : notifiez le moyen de paiement utilisé par le client. Cela peut être en espèces, par chèque, via carte de débit ou de crédit.
- La signature du fournisseur et du client : dès lors que le reçu a été élaboré ou imprimé et que le client a payé, vous devez à présent mettre au bas de ce récépissé une note « payé » et demander au client d'apposer sa signature. Vous pouvez également signer la copie de votre reçu à toutes fins utiles et la conserver dans vos archives.
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