كيفية كتابة إيصال

تنزيل المقال

تنزيل المقال

الإيصال هو المستند الذي يؤكد استلامك كمية معينة من المال أو البضائع. يعتبر استخدام الإيصالات قرارًا حكيمًا عند إدارتك لعمل تُجاري أو عند القيام بأي عمليات شراء أو بيع عامة، حيث يوفر لك الإيصال مستندًا تسجل فيه البيانات، ويحصل عادة البائع والمشتري على نسخة منه على حد سواء. الإيصال بمثابة اتفاق رسمي بينك وبين البائع أو المشتري، يمكنك اللجوء إليه لأي سبب، كما يعترف به في الحالات القضائية أو التدقيق المالي، كما أنه بشكل عام يعطيك الفرصة لتتبع مبيعاتك أو مشترياتك.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 2:

إعداد الإيصال

تنزيل المقال

1. 
   1
   اشترِ إيصالًا بورق الكربون لتسريع العملية. استثمر في دفتر من الإيصالات من نوع النسخ الكربوني، خاصة إذا كنت تكتب الإيصال بيدك، وهو ما يمكنك من الكتابة مرة واحدة، ويصبح لديك نسختين جاهزتين، واحدة لك والأخرى للمشتري.

   • يحتوي الإيصال من نوع النسخ الكربوني على المعلومات اللازمة لإيصال البيع أو سيتوافر على تصميم مُسطر يمكنك من كتابة الإيصال بشكل صحيح وواضح.
2. 
   2
   اكتب جميع الإيصالات المكتوبة بخط اليد بقلم حبر داكن. تأكد من وضوح الإيصال عبر استخدام قلم بحبر داكن. تذكر رغبتك في أن يكون الإيصال سجلًا دائمًا، لذلك لا تستعمل الأقلام الرصاص أو أقلام حبرها فاتح اللون قد يختفي بمرور الوقت.

   • اكتب كل شيء بحجم خط كبير وواضح يسهل قراءته، أثناء كتابة الإيصال بخط اليد. اضغط لأسفل أثناء الكتابة في حال استخدمت إيصالًا بورق الكربون، حتى يمتد الحبر عبر النسخة الثانية أو الثالثة من الإيصال.
3. 
   3
   استعمل ختم الشركة المطبوع أو إيصالًا فارغًا مطبوعًا مسبقًا باسم شركتك. استعمل ختم الشركة المطبوع في أعلى كل إيصال للتأكد من رسميته. يُمكنك أيضًا الحصول على إيصال به ختم مطبوع مسبقًا باسم وشعار الشركة. سيوضح ذلك للبائع أن هذا المنتج (أو المنتجات) يأتي من عملك أو شركتك وسيكون مرجعًا مفيدًا في الأحداث التي تتطلب فيها الإشارة إلى الإيصال.
4. 
   4
   ضع جميع المعلومات الأساسية لإيصال البيع. يجب أن يشمل الإيصال على الأقسام الأساسية التالية، سواء كان الإيصال مكتوبًا بخط اليد أو مكتوبًا على جهاز الكمبيوتر:

   • معلومات البائع.
   • معلومات المشتري.
   • معلومات تاريخ العملية التجارية.
   • تفاصيل المنتج.
   • تكلفة العملية التجارية.
   • طريقة الدفع.
   • مساحة لتوقيع كلًا من البائع والمشتري.
5. 
   5
   تأكد من حصولك على كل المعلومات الكافية لكتابة "إيصال الإيجار". يفيد الحصول على إيصال الإيجار المستأجر إذا كان المستأجر يدفع المال نقدًا أو عبر شيك مصرفي ويرغب في متابعة المدفوعات. يُفيد كذلك إيصال الإيجار المُلاك كدليل مادي على الإيجار المدفوع، كما أن بعض السلطات القضائية تطلب من أصحاب العقارات توفير إيصال الإيجار للمستأجر كشرط أساسي. يجب أن يشمل إيصال الإيجار على هذه المعلومات الأساسية التالية، إذا كنت تكتب إيصال الإيجار لصاحب العقار أو من أجل المستأجر:

   • المبلغ الإجمالي للإيجار المدفوع.
   • تاريخ سداد الإيجار.
   • اسم المستأجر بالكامل.
   • اسم صاحب العقار بالكامل.
   • عنوان مكان الإيجار.
   • فترة السماح بدفع الإيجار.
   • طريقة دفع الإيجار (نقدًا أو شيك وهكذا).
   • توقيع المالك وتوقيع المستأجر.
6. 
   6
   فكر في طباعة نماذج استلام مجانية. يوجد العديد من النماذج المجانية التي يُمكن الوصول إليها عبر الإنترنت إذا كنت ترغب في إنشاء نماذج مطبوعة لشركتك أو لعملك.اطبع هذه النماذج ببساطة من الإنترنت واختمها باسم شكرتك لتخصيصها من أجل المعاملات اليومية.

طريقة 2

طريقة 2 من 2:

فهم الغرض والعناصر الرئيسية للإيصال

تنزيل المقال

1. 
   1
   اعرف ما هو الغرض الأساسي من الإيصال. تكمن أهمية الإيصال في مساعدتك على تتبع الدخل من أجل الأغراض الضريبية. احتفظ بجميع إيصالاتك، وخصوصًا إذا كنت تدير عملًا تجاريًا تحتاج فيه إلى إظهار دليل على المصروفات في الضرائب. يجب أن توفر دائمًا إيصالًا لعملائك عندما تدير عملًا تجاريًا، كما أن أغلب الأنشطة التجارية ستوفر لك بالفعل إيصالًا بعمليات شرائك.

   • يعتبر الإيصال أمرًا إلزاميًا عند شرائك بعض السلع أو تلقي خدمات باهظة الثمن، فلا مفر وقتها من طلب أخذ إيصال من البائع أو توفير إيصال المشتري. يعتبر ذلك تدبيرًا احتزازيًا في حال وجود بعض المشاكل القانونية في هذه العملية، حيث يستخدام فيها كلا الطرفين الإيصال كدليل في المحكمة.
2. 
   2
   كن على علمٍ بأنواع الإيصالات الأربعة. نظريًا، يُمكنك كتابة إيصال لأي نوع من المعاملات، بدءً من الإيجار وقص الشعر وحتى خدمات تنسيق الحدائق والمناظر الطبيعية. يوجد أربعة أنواع مشهورة يُحتمل أن تصادفها على الأقل لمرة واحدة أثناء عمليات الشراء أو البيع:

   • إيصال الدفع: يستخدم البائعون (أيًا كان الغرض الذي يتم بيعه) إيصالات الدفع من أجل إكمال المعاملات التجارية. يجب أن يحتوي الإيصال على رقم الإيصال والتاريخ والمبلغ المستلم. يجب أن يُكتب كلمة "نقدًا" في حال الدفع بهذه الطريقة، بينما يحتوي الإيصال على رقم الشيك أو الحوالة المالية إذا كان الدفع بأي من الطريقتين. إذا كان الدفع عبر بطاقة الائتمان، فسيذكر نوع هذه البطاقة، سواء كانت "ماستر كارد" أم "الفيزا" أم "نوعًا آخر" من البطاقات الائتمانية، بالإضافة إلى كتابة آخر أربعة أرقام من بطاقة الائتمان.
   • الإيصال الطبي: هذه فاتورة للعلم بشراء مستلزمات طبية، مثل: الدواء أو الوصفات الطبية أو أدوات الجراحة. يجب أن يحتوي هذا الإيصال على رقم التشخيص وتاريخ الزيارة وموعد الاستشارة وإجمالي المبلغ المدفوع.
   • إيصال البيع: من المحتمل تلقي هذا الإيصال دائمًا في كل مرة تذهب فيها للتسوق. يجب إعطاء المشتري إيصال البيع في حال كنت تدير عملًا تجاريًا، بعد أن تسجل تكلفة السلعة المباعة في سجل النقدية. سيعمل الإيصال كدليل على الشراء ويجب أن يحتوي على إجمالي المبلغ المدفوع وتاريخ البيع واسم وسعر السلعة (أو السلع) واسم البائع الذي قام بهذه العملية.
   • إيصال الإيجار: يتم إصدار هذا الإيصال من قبل المالك إلى المستأجر. سيكون هذا الإيصال كإثبات على دفع الإيجار ويجب أن يحتوي على اسم المالك واسم المستأجر وعنوان العقار المؤجر وفترة الفاتورة ومبلغ الإيجار المدفوع وتاريخ بداية ونهاية عقد الإيجار.
   • اصنع أو استلم إيصالًا إذا كنت تشتري أو تبيع السلع عبر الإنترنت. الإيصالات الإلكترونية عبارة عن إيصالات رقمية تحتوي على نفس المعلومات الموجودة في إيصال الدفع والتي تعمل كإثبات على شراء بعض العناصر المشتراة عبر الإنترنت.
3. 
   3
   افهم العناصر الأساسية لإيصال البائع والمشتري. تهدف هذه المقالة إلى التركيز على إيصالات السداد بين البائع والمشتري. يجب أن يحتوي الإيصال على هذه المعلومات الأساسية التالية، بصفتك البائع لإحدى المواد أو تقديمك لخدمة:

   • معلومات عن البائع: يشمل ذلك اسم البائع (أو اسم شركة البائع) وعنوانه ورقم هاتفه أو إيميله الإلكتروني في أعلى الإيصال. ضع كذلك اسم مدير المتجر أو مالك النشاط أو الشركة التجارية.
   • معلومات عن المشتري: ضع الاسم الأول واسم عائلة المشتري.
   • تاريخ العملية التجارية: ضع اليوم والشهر والسنة حيث ستفيدك هذه المعلومات من أجل الأغراض الضريبية.
   • تفاصيل عن السلعة: اكتب وصفًا موجزًا عن السلعة أو العناصر المباعة، مثل اسم السلعة وكميتها ورقم السلعة وأي معلومات تعريفية أخرى. سيكون هذا العنصر مفيدًا في حال أردت تذكر اسم السلعة في المستقبل.
   • تكلفة المعاملة: قسّم المبلغ الإجمالي إلى السعر الأصلي للسلعة والضرائب ورسوم العمالة وأي خصومات أو عروض ترويجية. تقسيم السعر النهائي سيجعل عملية البيع مُحددة وقانونية.
   • طريقة الدفع: اذكر طريقة دفع المشتري سواءً كانت نقدًا أم شيك مالي أم بطاقة ائتمانية أو بطاقة الخصم.
   • توقيع البائع والمشتري: ضع علامة أسفل الإيصال بعنوان "مدفوع" واحصل على توقيع البائع بمجرد إعدادك الإيصال أو طباعته. يُمكنك أيضًا توقيع نسختك من الإيصال لحفظه كنسخة عندك.

الأشياء التي ستحتاج إليها

• إيصال فارغ أو ورقة
• قلم
• معلومات عن عملية الشراء