कैसे एक इंटेंट लेटर लिखें

एक इंटेंट लेटर (letter of intent), बहुत कुछ कवर लेटर (cover letter) की तरह एक तरीका है अपनी पर्सनल एप्लीकेशन को इंट्रोडयूस करने का इससे पहले कि आपका नियोक्ता (employer) आपका रिज़्यूमे देखे। यह रिज़्यूमे के अतिरिक्त भेजा जाना चाहिए जिसमे आपके सभी महत्वपूर्ण क्रेडेंशियल्स शामिल हों और आपकी लेखन योग्यता (writing skills) भी दिखे। हालाँकि, ये सब 1 पेज में समाहित करना थोड़ा मुश्किल लगता है, लेकिन उतना भी नहीं जब आप इस विकीहाउ गाइड में दिए गए इन आसान स्टेप्स को फॉलो करते हैं।

विधि 1

विधि 1 का 3:

लिखने से पहले

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निर्देश पढ़ें: सभी ऍप्लिकेशन्स, प्रपोज़ल्स या दूसरी प्रोसीजर्स में जिनमें इंटेंट लेटर की आवश्यकता होती है उनमें इस बारे में विशिष्ट निर्देश होते हैं कि इस लेटर में किस तरह की इन्फॉर्मेशन होनी चाहिए। इंटेंट लेटर लिखना आरंभ करने से पहले आप इन निर्देशों को रिव्यू कर लें।
- बिज़नेस या स्कूल की वेबसाइट को विज़िट करें। सभी आवश्यकताएँ उसी के अनुरूप आउटलाइन की जानी चाहिए। यदि आप जो चाहते हैं वह नहीं मिल रहा है, तो वहाँ फ़ोन कॉल करें।
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लेटर प्राप्त करने वाले व्यक्ति का नाम और पता निर्धारित करें: यदि आपको ऑनलाइन ये जानकारी नहीं मिल पाती है तो इंस्टीट्यूशन या बिज़नेस ऑफिस तुरंत फ़ोन करके आमतौर पर आपको सूचना मिल जाएगी।
- अगर आपका लेटर पूरी टीम के पास जा रहा है, तो जितना संभव हो उतना स्पेसिफ़िक बनें। अगर आपको उन सभी के नाम मालूम हैं, तो बहुत अच्छा है! उन्हें सम्मिलित करें। आपकी रिसर्च इम्प्रेसिव होगी।
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नोट्स बनाएँ: आप जो इंटेंट लेटर में शामिल करना चाहते हैं उसे लिखें, जैसे आपसे संबन्धित व्यक्तिगत जानकारी, पिछले एक्सपीरियंस और उपलब्धियां, अवार्ड्स जो आपने जीते हैं, विशेष चुनौतियाँ जिनके ऊपर आपने विजय पाई, और सफलताएँ जिन पर आपको बहुत गर्व है। यह भी लिखें कि आप जिस स्कूल या बिज़नेस में या फिर आप जिस प्रोग्राम के लिए अप्लाई कर रहे हैं उसमें क्या करना चाहते हैं या आपका गोल (goal) क्या है।^{[१]Xविश्वसनीय स्त्रोतUnited Nationsस्त्रोत (source) पर जायें}
- हालाँकि, इंटेंट लेटर और कवर लेटर दोनों समान होते हैं लेकिन सामान्यतः इंटेंट लेटर ज्यादा सटीक होता है जो न केवल कवर लेटर के लिए आउटलाइन किए गए उद्देश्यों की ओर ध्यान देता है, बल्कि आपके कैरियर के उद्देश्यों और लक्ष्यों, व्यावसायिक अनुभव, लीडरशिप स्किल्स, और यूनीक ऐट्रब्यूट्स (unique attributes) को भी परिभाषित करता है जो आपको औरों से अलग बनाता है।

विधि 2

विधि 2 का 3:

आपका इंटेंट लेटर

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शुरू में अपना परिचय दें: न जाने क्यों वे इसे "परिचय" (introduction) नहीं कहते हैं। अगर आप कॉलेज को लिख रहे हैं, तो बताएं आप किस स्कूल में गए और आप कितने वर्ष के हैं।^{[२]Xरिसर्च सोर्स}
- यदि आप किसी बिज़नेस के लिए एप्लीकेशन भेज रहे हैं, तो कैरियर फ़ील्ड या आर्गेनाइज़ेशन/एम्प्लॉइअर जिनके साथ आप काम करना चाहते हैं और किस तिमाही (quarter) के लिए यह सब भी बताएं।
- लेटर को व्यक्तिगत बनाएँ। यह सुनिश्चित करें कि इंटेंट लेटर स्पेसिफ़िक इंस्टीट्यूशन या आर्गेनाइज़ेशन को संबोधित किया जाए जिसको यह भेजा जा रहा है। यदि यह लेटर ग्रैजुएट स्कूल के लिए है, तो यह नोट करें कि यह स्कूल क्यों आपके लिए बढ़िया है। यदि यह एक बिज़नस प्रपोज़ल है, तो कुछ ऐसा हाइलाइट करें जो आपने इस क्षेत्र में किया हो, जिससे स्पेसिफ़िक स्किल सेट का पता चले जिसका उस कंपनी या आर्गेनाइज़ेशन को लाभ मिलेगा।^{[३]Xरिसर्च सोर्स}
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स्पेसिफ़िक्स में जाना आरंभ करें: यहाँ से आपका लेटर अच्छा होना शुरू होगा। आपको अपना प्रचार करने और प्रोग्राम की समुचित जानकारी दिखाने आवश्यकता है। अगले कुछ पैराग्राफ़्स इसी को समर्पित होने चाहिए।^{[४]Xरिसर्च सोर्स}
- वर्णन करें आप यह लेटर क्यों लिख रहे हैं। यह भी वर्णन करें कि कैसे आपने इस इंटर्नशिप या जॉब पोज़ीशन के बारे में पढ़ा और आप इसके लिए क्यों उत्साहित हैं। आपकी इस (it) में क्यों अभिरुचि है और अन्य प्रतियोगियों की नहीं?
- अपने क्रडेन्शल्ज़ बताएं। इसमें संकोच न करें! रीडर्स को बताएं कि उन्हें क्यों स्कूल/प्रोग्राम के लिए आपके ऊपर विचार करना चाहिए। तकनीकी या सामान्य स्किल्स, नॉलेज, अनुभव (पेड paid या अनपेड unpaid), भाषाएँ, और कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर जो इस फ़ील्ड के लिए प्रासंगिक हैं उनके स्पेसिफ़िक उदाहरणों का प्रयोग करें। आपकी उपलब्धियां पैराग्राफ़ फ़ॉर्म में या बुलटेड सूची के रूप में हो सकती है। स्पेसिफ़िक और ईमानदार हों।
- स्कूल/प्रोग्राम के बारे में कुछ अच्छी बातें कहें। पाठक को फ्लैटर करें, लेकिन बहुत अधिक नहीं। बताएं आपको यह पद क्यों अपीलिंग लगता है, और कैसे आपकी स्ट्रेंथ और अभिरुचियाँ इस पद के लिए उपयोगी रहेंगी।
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निष्कर्ष में, रिस्पान्स के लिए निवेदन करें: इंटरव्यू के लिए अपनी इच्छा अभिव्यक्त करें। लेटर में अपनी सभी कान्टैक्ट सूचना देना सुनिश्चित करें ताकि आपसे इंटरव्यू के लिए संपर्क किया जा सके।
- आपको इसका फॉलो अप भी करना पड़ सकता है, यह आर्गेनाइज़ेशन पॉलिसी पर निर्भर करता है। आपके लिए अपने सभी बेसेज़ (bases) को कवर करना उत्तम है।

विधि 3

विधि 3 का 3:

एक बार जब यह बन जाए

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अंतिम ड्राफ़्ट बनाएँ: अगर आपका पहला ड्राफ़्ट थोड़ा बेतरतीब था, तो अपने नोट्स और निर्देश ग्रैब करें और दूसरा, अंतिम ड्राफ़्ट बनाएँ। उचित व्याकरण और स्पेलिंग का प्रयोग करें और सभी वह सूचना शामिल करें जिसकी आवश्यकता हो।^{[५]Xरिसर्च सोर्स}
- अपने काम को माइक्रो और मैक्रो दोनों लेवल से देखना सुनिश्चित करें। शब्द केवल सही, कन्साइस, और एक साथ फ़िट ही नहीं होने चाहिए, बल्कि पेपर को सम्पूर्ण रूप में एक साथ फ़िट होना चाहिए। क्या यह निश्चित रूप लेता है? क्या कोई क्रम बदलना इसे बेहतर बनाएगा?
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अपने कार्य को प्रूफ़रीड और एडिट करें: एडिटिंग शुरू करने से पहले थोड़ा ब्रेक लें -- आपके माइंड को एकरसता को ब्रेक करने और छोटी गलतियों को पकड़ने के लिए भिन्न प्रेरणा चाहिए। एक बार जब आप इसके लिए तैयार हो जाएँ तब इंटेंट लेटर को पढ़ें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह स्पष्ट रूप से पढ़ा जाता है और हर चीज़ अर्थपूर्ण है आप आवश्यक परिवर्तन करें।^{[६]Xरिसर्च सोर्स}
- रेपिटिशन से बचने और एक पैराग्राफ़ से अगले पैराग्राफ़ तक राइटिंग फ़्लो को सहज रखने के लिए निर्दयतापूर्वक एडिटिंग करें। एक सहपाठी या सहकर्मी, या परिवार के सदस्य या मित्र से अपने लिए पढ़ने को कहें। आँखों का नया सेट चीज़ों के नए सेट को देखेगा।
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इंटेंट लेटर को जमा करें: इंटेंट लेटर को किसी अन्य एप्लीकेशन के साथ संलग्न करें, और निर्देशों के अनुरूप पूरे पैकेज को इंस्टीट्यूशण को भेजें।
- अगर आपके पास एक पेज से अधिक है, तो आप हर पेज पर अपना नाम डालें (छोटा और कॉर्नर में) हो सकता है पेजेज़ अलग हो जाएँ।

सलाह

इंटेंट लेटर को लेटर ऑफ़ इंटरेस्ट, पर्सनल स्टेटमेंट, या स्टेटमेंट ऑफ़ परपज़ के रूप में भी संदर्भित किया जा सकता है।
लेटर के स्टाइल को डाइरेक्ट और टु द पॉइंट रखें। गिमिक्स, फ़्लावरी प्रोज़ या अतिरेक से बचें। ऐक्टिव वॉयस का प्रयोग करें, और स्पष्ट तथा संक्षिप्त रहें।
लेटर 1 या 2 टाइप्ड हों, डबल स्पेस में या फिर स्पेसिफ़िक वर्ड या पेज काउंट हो जिसके लिए कहा गया हो।
12 पॉइंट फॉन्ट स्टैंडर्ड है। टाइम्स न्यू रोमन या एरियल पर स्टिक करें।^{[७]Xरिसर्च सोर्स}