วิธีการ เขียนจดหมายแจ้งความจำนง

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

ก่อนจะเริ่มเขียน

จดหมายแจ้งความจำนงของคุณ

เมื่อร่างจดหมายแสดงเจตนาได้สำเร็จ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้ออ้างอิง

จดหมายแจ้งความจำนงนั้นจะเขียนขึ้นเพื่อเหตุผลที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นสำหรับสมัครเข้าเรียน โดยเฉพาะการเรียนปริญญาโทและตรี จุดประสงค์ทางธุรกิจ ทางวิชาชีพ หรือจุดประสงค์ส่วนตัวอื่นๆ จดหมายแจ้งความจำนงนี้เรียกได้ว่าเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการดำเนินการสมัครใดๆ ก็ตามเพราะมันแสดงให้เห็นถึงลักษณะนิสัยรวมทั้งทักษะการสื่อสารของผู้สมัคร จดหมายแสดงเจตนาที่ดีนั้นควรจะมีลักษณะเขียนชี้แจงด้วยภาษาทางการ และต้องโน้มน้าวใจผู้อ่าน นอกจากนี้สิ่งสำคัญของการเขียนคือผู้เขียนจะต้องรู้เป้าหมายหรือจุดประสงค์ของการเขียนของตนเอง เช่น เพื่อสมัครเข้าเรียน สร้างสัมพันธภาพทางธุรกิจ หรือเพื่อเข้าฟังการพิจารณาคดี

ขั้นตอน

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 3:

ก่อนจะเริ่มเขียน

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   อ่านคำสั่งก่อนเสมอ. เพราะการสมัครงาน การยื่นคำร้อง หรือการดำเนินการต่างๆนั้นจะมีข้อมูลที่ต้องการให้เขียนถึงแตกต่างกัน ทบทวนคำสั่งเหล่านี้ให้ดีก่อนเริ่มเขียนจดหมายแสดงเจตนา

   • ศึกษาข้อมูลต่างๆ ในเว็บไซต์ของบริษัทหรือโรงเรียน แล้วจึงนำข้อมูลที่สำคัญมาร่างจดหมาย หากหาข้อมูลใดไม่พบก็จึงโทรศัพท์ไปสอบถาม
2. 
   2
   ระบุชื่อและที่อยู่ของคนที่คุณเขียนถึง. การพูดโทรศัพท์เพียงไม่กี่คำจะทำให้คุณได้ชื่อและที่อยู่ที่ต้องการหากคุณหาข้อมูลเหล่านั้นไม่เจอในอินเตอร์เน็ต

   • หากผู้รับจดหมายนั้นมีหลายคนก็ควรระบุให้เจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้ ใส่ชื่อของทุกคนหากทราบเพราะพวกเขาจะประทับใจกับการหาข้อมูลของคุณ
3. 
   3
   จดสิ่งที่คุณอยากจะเขียนลงไปในจดหมายแสดงเจตนา. ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลส่วนตัว ประสบการณ์ รางวัลที่เคยได้รับ ปัญหาที่เคยจัดการได้ และความสำเร็จที่คุณภูมิใจที่สุด ร่างสิ่งที่คุณวางแผนจะทำเมื่อคุณได้รับคัดเลือกให้เข้าศึกษาหรือทำงาน หรือได้รับอะไรก็ตามจากองค์กรที่คุณสมัคร

   • ถึงแม้จะหน้าตาคล้ายๆ กัน แต่จดหมายแจ้งความจำนงมักจะครอบคลุมข้อมูลต่างๆ มากกว่าจดหมายสมัครงาน คือนอกจากจะมีวัตถุประสงค์ของจดหมายแล้วก็ยังมีข้อมูลอื่นๆ อย่างเป้าหมายทางด้านการงาน ประสบการณ์ทำงาน ทักษะการเป็นผู้นำ และข้อมูลอื่นๆ ที่จะทำให้คุณโดดเด่นกว่าผู้สมัครคนอื่นๆ
   โฆษณา

วิธีการ 2

วิธีการ 2 ของ 3:

จดหมายแจ้งความจำนงของคุณ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   แนะนำตัวเองในตอนเริ่มต้น. พวกเขาไม่ได้เรียกส่วนนี้ว่า “บทแนะนำตัว” อย่างไม่มีเหตุผล ดังนั้นสิ่งที่ควรทำในส่วนนี้ก็คือการแนะนำตนเอง ยกตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนถึงสถานศึกษาใดๆ ก็ควระบุชื่อสถานศึกษาและชั้นปีของคุณ

   • หากเขียนเพื่อการสมัครงานก็ควรระบุสายงานหรือองค์กรที่คุณสนใจจะสมัครเข้าทำงาน รวมทั้งแผนกที่ต้องการด้วย
     • ระบุชื่อองค์กรหรือสถาบันที่ต้องการส่งถึงให้ชัดเจน หากเขียนเพื่อสมัครเข้าศึกษาต่อก็ควรบอกด้วยว่าทำไมถึงเลือกสถาบันนั้นๆ หรือหากเป็นจดหมายทางธุรกิจก็ควรกล่าวถึงประสบการณ์ที่แสดงออกถึงทักษะและความสามารถของคุณซึ่งเป็นประโยชน์ต่อบริษัทหรือองค์กรนั้นๆ
2. 
   2
   เริ่มลงรายละเอียด. ตรงนี้คือส่วนที่จดหมายของคุณเริ่มจะต้องดูดีขึ้น อย่างการโฆษณาคุณสมบัติของตัวเองและแสดงให้เห็นว่าคุณมีความรู้ที่เพียงพอเกี่ยวกับโครงการหรือตำแหน่งหน้าที่ที่จะสมัคร

   • ระบุเหตุผลในการเขียนจดหมาย โดยอธิบายว่าคุณทราบเกี่ยวกับตำแหน่งงานนี้ได้อย่างไรรวมทั้งทำไมคุณถึงต้องการสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งดังกล่าวในบริษัทหรือองค์กรนั้นๆ แทนที่จะเป็นในบริษัทคู่แข่ง
   • อย่าเขินอายที่จะบอกว่าทำไมถึงควรรับคุณเข้าทำงาน/ศึกษา ระบุอย่างละเอียดถึงคุณสมบัติต่างๆของคุณที่เกี่ยวข้องกับสาขาที่สมัครไม่ว่าจะเป็นทักษะทางวิชาชีพหรือทักษะทั่วไป ความรู้ ประสบการณ์ทำงาน (ทั้งที่ได้และไม่ได้รับค่าจ้าง) ความสามารถทางภาษา และทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ คุณสมบัติเหล่านี้อาจเขียนออกมาเป็นแบบความเรียงหรือเป็นข้อๆ ก็ได้ สิ่งที่ต้องจำไว้คือให้เขียนอย่างเฉพาะเจาะจงและซื่อสัตย์
   • กล่าวชื่นชมสถาบันหรือองค์กรแต่พอดีเพื่อเป็นการยกยอผู้อ่านสักเล็กน้อย อธิบายว่าทำไมคุณสนใจในตำแหน่งนั้นๆ และความสามารถและความสนใจของคุณนั้นเหมาะกับตำแหน่งดังกล่าวอย่างไร
3. 
   3
   ในส่วนท้ายของจดหมายให้เขียนคำร้องขอการตอบกลับ. โดยอาจบอกว่าคุณต้องการถูกสัมภาษณ์ และอย่าลืมระบุรายละเอียดการติดต่อของคุณลงไปในจดหมายเพื่อให้สามารถนัดสัมภาษณ์ได้

   • การเตรียมตัวให้พร้อมเป็นสิ่งที่ดี ติดตามข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับนโยบายขององค์กรหรือบริษัทนั้นๆ อย่างสม่ำเสมอเพื่อไม่ให้คุณทำอะไรผิดพลาดไป
   โฆษณา

วิธีการ 3

วิธีการ 3 ของ 3:

เมื่อร่างจดหมายแสดงเจตนาได้สำเร็จ

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   หากการร่างครั้งแรกยังไม่ดีพอก็จัดการเสียใหม่. ดูสิ่งที่คุณร่างไว้พร้อมคำแนะนำในการเขียนและเริ่มร่างจดหมายขึ้นใหม่ พยายามใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวยและใส่ข้อมูลที่จำเป็นให้ครบถ้วน

   • อย่าลืมตรวจสอบผลงานของคุณทั้งในเรื่องของถ้อยคำที่ใช้และโครงสร้างหน้ากระดาษ จัดหน้ากระดาษเสียใหม่หากมีตรงไหนที่ดูไม่เข้าที่เข้าทาง
2. 
   2
   ตรวจพิสูจน์อักษรและแก้ไขผลงานของคุณ. หยุดพักเล็กน้อยก่อนเริ่มตรวจสอบ เพื่อที่สมองจะทำงานได้ปลอดโปร่งขึ้นในการแก้ไขการใช้คำซ้ำซากและความผิดพลาดจุดเล็กๆ อ่านจดหมายของคุณอีกครั้งเมื่อคุณพร้อมและแก้ไขให้แน่ใจว่าสิ่งที่เขียนนั้นชัดเจนและมีเหตุผล

   • แก้ไขอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้คำซ้ำๆ และเพื่อทำให้ทุกย่อหน้านั้นสัมพันธ์กัน ลองให้เพื่อนที่โรงเรียนหรือที่ทำงาน หรือสมาชิกในครอบครัวช่วยอ่านดูอีกครั้งเผื่อมีจุดไหนที่คุณพลาดไป คนอื่นอาจมองเห็นในสิ่งที่คุณมองข้ามไป
3. 
   3
   แนบจดหมายไปกับเอกสารการสมัครอื่นๆ และส่งไปยังองค์กรที่จะสมัคร.

   • หากจดหมายของคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้าให้เขียนชื่อไว้ทุกๆหน้าที่มุมกระดาษเผื่อในกรณีที่หน้ากระดาษถูกแยกออกจากกัน
   โฆษณา

คำแนะนำ

• เขียนจดหมายให้ชัดเจนและตรงประเด็น พยายามเขียนให้สั้นกระชับโดยหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำเยิ่นเย้อ
• จดหมายแสดงเจตนานั้นอาจเรียกว่าหนังสือแสดงเจตนา หนังสือแสดงเจตจำนง หรือหนังสือแสดงเจตนารมย์
• โดยทั่วไปมักใช้ตัวหนังสือขนาด 12 pts. และฟอนต์ Angsana New หรือ Cordia New
• พยายามให้จดหมายมีความยาวหนึ่งถึงสองหน้ากระดาษและเขียนแบบเว้นบรรทัด เว้นแต่มีการกำหนดจำนวนคำหรือจำนวนหน้า

อุปกรณ์ที่ใช้

• กระดาษ
• ดินสอหรือปากกา
• คอมพิวเตอร์
• เครื่องปรินเตอร์