Comment écrire un rapport d’activité

Devez-vous rédiger un rapport d'activité ? De nombreux postes de travail exigent la rédaction de rapports d'activités, qui ne sont rien d'autre qu'une autoévaluation dans laquelle vous aurez à rendre compte des tâches accomplies au cours de l'année. Votre patron pourrait également vous demander d'écrire un rapport sur une réunion qui s'est tenue. Comprendre comment rédiger ces rapports peut transformer de façon importante la perception que les autres auront de votre travail et contribuer énormément à la réussite ou à l'échec de votre projet.

Partie 1

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Procéder à la mise en page du rapport

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Commencez avec le sommaire. En tête de votre rapport, vous devez faire une synthèse des activités accomplies. Indiquez aux lecteurs quelles ont été vos réalisations en général.
- Supposons que vous écrivez un rapport pour une association à but non lucratif. Dans ce cas, vous pouvez résumer les résultats obtenus, notamment l'organisation d'évènements profitables aux actionnaires, une amélioration de la réputation de l'association en question et la promotion de relations interentreprises ^{[1]XSource de recherche}.
- Vous n'êtes pas tenu de remplir ce paragraphe avec trop de détails spécifiques. Ce que vous devez faire est de résumer les principaux points et de donner un aperçu général de la situation. En outre, n'écrivez pas un long rapport. Tenez-vous-en à 2 pages, à moins que votre employeur vous ait fait des propositions spécifiques. Parlez avec votre employeur pour savoir si vous devez utiliser un format donné.
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Fournissez des détails pour étayer chaque point du sommaire. Maintenant, vous devez étayer les points principaux du résumé qui ouvre votre rapport avec d'autres détails.
- Faites une présentation schématique. Structurez différentes informations en plusieurs parties et utilisez des points sous chaque rubrique. Par exemple, une de vos sections pourrait s'intituler « Évènements organisés et tenus ».
- Sous chaque rubrique, vous pourriez faire (avec des puces ou des lettres) un résumé sous forme de paragraphe de tous les évènements qui ont eu lieu, le but de la mission du groupe ainsi que les progrès réalisés. Soyez précis.
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Utilisez un format professionnel. Ne rédigez pas le document de manière bâclée et pressée. Votre rapport doit être organisé et être imprimé dans une police de niveau professionnel et sur du beau papier.
- Créez un titre et centrez-le au milieu de la page. Utilisez des sous-titres en caractères gras pour organiser les informations.
- Fournissez des informations de base en haut du document. Précisez la période couverte par le présent rapport, ainsi que votre nom et votre fonction ^{[2]XSource de recherche}.
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Tenez un journal tout au long de la période en question. Il vous sera ainsi beaucoup plus facile de recueillir des informations sur les réalisations observées.
- Dans un journal ou un bloc note, faites le suivi des réalisations observées durant toute la période d'étude. Cela vous facilitera davantage la tâche ^{[3]XSource de recherche}.
- Si vous ne procédez pas ainsi, vous pourriez omettre certaines réalisations importantes qui se sont produites au début de la période en question.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Créer du contenu de qualité

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Rappelez à votre employeur vos objectifs et vos attentes de rendement. Vous devriez lui rappeler quels étaient vos objectifs au début de la période en question. Quels étaient vos objectifs ? Quelles sont les attentes du travail ? Si vous n'avez aucune information à ce propos, rapprochez-vous de votre employeur.
- Ensuite, essayez d'expliquer avec des données réelles comment ces objectifs seront atteints. L'important, c'est de faire une comparaison de vos activités ou de vos résultats avec les projections initiales.
- Par exemple, si vous avez pu rapporter plus d'argent que prévu, ce sera un bon signe pour les investisseurs ou vos supérieurs. Toutefois, si vous ne fournissez pas un point de référence, il vous sera plus difficile de déterminer si le projet a été une réussite et dans quelle mesure il l'est.
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Fournissez des données visuelles. Si vous pensez que cela aidera les lecteurs à mieux visualiser les données présentées dans le document, incluez quelques tableaux ou graphiques.
- N'oubliez pas que certains lecteurs vont juste parcourir le rapport, peut-être parce qu'ils seront occupés. Pour cette raison, fournir des données visuelles peut exposer votre point de vue plus efficacement.
- Toutefois, vous ne devez pas abreuver le lecteur de graphiques. Choisissez 1 ou 2 graphiques qui mettent l'accent sur les principaux points.
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Focalisez-vous sur la méthode dite de CAR. Ce procédé vous aidera à documenter vos réalisations. CAR est un acronyme anglophone qui fait référence à 3 variables à savoir Challenge, Action et Résultats. Cette technique vous aidera à organiser vos réalisations.
- Découvrez le défi que pose le travail. Ensuite, décrivez les actions que vous avez menées pour le relever. Enfin, documentez vos résultats. Par exemple, supposons que vous êtes le gérant d'un restaurant. Dans ce cas, vous pouvez écrire ce qui suit : Défi : les files d'attente devenaient trop longues pendant les heures de déjeuner et les plaintes des clients ont augmenté de 10 %. Action : faire en sorte qu'une serveuse commence son tour une heure plus tôt pour accroitre le personnel de soutien pendant les heures de pointe. Résultat : les plaintes des clients concernant les temps d'attente ont été réduites à 2, c'est-à-dire de 80 %.
- À ce stade, le plus important est d'être précis. Les résultats généraux tels que « j'ai l'esprit d'équipe » ne sont pas aussi utiles, car tout le monde peut dire ce genre de chose. L'essentiel, c'est d'établir un lien entre les résultats et les principaux problèmes et de démontrer les succès atteints à travers des données et des informations spécifiques ^{[4]XSource de recherche}.
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Présentez votre méthodologie. Si votre projet consiste à collecter des données, il est judicieux d'expliquer brièvement la méthode utilisée pour le faire.
- Informez les lecteurs de la logique qui sous-tend la méthode de sondage utilisée. En outre, expliquez les avantages et les résultats de l'enquête. Pourquoi était-ce une méthode fiable ? Pour notre exemple précédent (celui du restaurant), vous pourriez expliquer pourquoi il est judicieux d'utiliser les plaintes comme méthodologie ^{[5]XSource de recherche}.
- Précisez les dates couvertes par l'enquête et expliquez ce que vous essayez d'atteindre avec cette étude ^{[6]XSource de recherche}.
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Concentrez-vous sur vos réalisations. Pour affiner les résultats que vous souhaitez présenter dans le rapport, pensez à ce qui vous a rendu le plus fier pendant la période en question, comme le fait d'avoir pu calmer les visiteurs qui étaient impatients ou de former d'autres personnes. Tâchez de ne pas inonder le lecteur avec trop de détails ^{[7]XSource de recherche}.
- Une autre méthode que vous pouvez utiliser pour y parvenir est la technique dite de STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat). Cette technique consiste à décrire brièvement une situation et une tâche, les actions que vous avez prises pour y parvenir, ainsi que les résultats atteints. Tout comme la méthode dite de CAR, l'objectif ici est d'établir des liens entre les problèmes et les résultats obtenus, tout en expliquant la méthode utilisée.
- Mettez l'accent sur des points tels que le degré de difficulté, quelque chose qui est unique en son genre, quelque chose de nouveau, un avantage visible, le respect des délais, un élément novateur ainsi que la portée et l'impact de votre travail.
- Par exemple, vous pourriez expliquer que lorsque vous avez débuté comme manageur, la rotation de l'emploi annuelle était de 35 %. Vous avez ainsi procédé à une enquête pour évaluer la satisfaction des employés, avez mis en place un programme de formation pour le personnel et avez commencé à organiser des réunions hebdomadaires avec l'équipe. Ces mesures ont entrainé une baisse du taux de roulement du personnel à 15 %. Comme le montre cet exemple, vous n'avez pas besoin de trop disserter sur ces réalisations, à condition qu'elles offrent des éléments appropriés.
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Expliquez en quoi vous pouvez être utile. Ne vous contentez pas de présenter vos résultats. Vous devez également expliquer pourquoi vos réalisations sont précieuses pour l'organisation.
- Par exemple, supposons que vous avez commencé à organiser des réunions avec le personnel. Quelles en sont donc les retombées ? En quoi cette action a-t-elle été importante pour l'organisation ? Pensez-y. Si votre action n'a aucune valeur spécifique, vous devriez peut-être souligner un autre aspect.
- Si les réunions ont contribué à maintenir le moral des employés, comme la montre la baisse dans le nombre de jours d'absence pour cause de maladie, cela permettra ainsi aux employés de réaliser des économies. Vous prouvez de cette façon que votre étude a été précieuse.
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Corrigez le rapport avant de le soumettre. Vous allez faire échouer l'objectif du projet si vous rendez un document bâclé ou qui manque de professionnalisme.
- Corrigez les fautes de grammaire, de ponctuation et d'orthographe. Faites-le dans la soirée, puis relisez le document le lendemain matin. N'écrivez surtout pas le rapport à la dernière minute.
- Imprimez une copie du rapport et relisez le document pour vous assurer qu'il est exempt de fautes. Nous sommes tellement habitués à l'écran de l'ordinateur à tel point que nous omettons certaines erreurs évidentes.
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Partie 3

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Rédiger le rapport dans un langage efficace

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Abordez les aspects négatifs d'une manière positive. S'il y a un point sur lequel vous pensez ne pas pouvoir produire les résultats escomptés, il est préférable de ne pas l'esquiver. Évitez de placer cet aspect du travail au sommet de vos priorités, mais traitez-le dans le rapport.
- Utilisez un langage positif pour traiter les aspects compliqués. Par exemple, concentrez-vous sur les mesures spécifiques que vous avez prises pour résoudre le problème, au lieu de chercher un responsable ou des excuses.
- Ne blâmez personne dans votre rapport d'activité. Au lieu de cela, concentrez-vous sur vos actes. Restez positif. Concentrez-vous sur les choses que le groupe et vous avez bien faites et mettez l'accent sur les aspects dont vous pouvez faire valoir les mérites.
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Utilisez des chiffres et des mesures. Si vous pouvez être très précis, vos réponses seront plus crédibles. Autant que possible, étayez vos informations avec des paramètres mesurables.
- Les superlatifs couramment utilisés comme exceptionnel ou fiable ne sont pas très significatifs. Une phrase comme cette année fut excellente pour moi n'a rien d'exceptionnel, car tout le monde peut le dire.
- N'oubliez pas cette règle d'or : prouver que l'acte dépasse la parole. Au lieu de dire aux gens que vous avez vécu une excellente année, prouvez-le avec des mesures et des détails. Plutôt que de dire que vous êtes bon en relation clientèle, prouvez-le avec une étude de satisfaction menée auprès des clients, avec des lettres que vous avez reçues et avec l'absence de plaintes des consommateurs.
- Utilisez des chiffres. Dire que vous avez géré de nombreux employés n'est pas assez précis. Utilisez des chiffres pour exprimer la taille d'un budget et donner un aperçu de la portée de vos fonctions.
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Dites toujours la vérité. N'exagérez jamais et ne mentez jamais. Si vous vous faites attraper, vous pourriez avoir de gros ennuis.
- L'autre problème avec les mensonges, même si c'est que vous avez manifestement omis des éléments, c'est que vous perdez confiance en vous-même et êtes incapable de vous améliorer.
- Au lieu de cela, faites une évaluation honnête de la période couverte par l'étude, en tenant compte de vos forces et faiblesses. En outre, remédiez aux faiblesses décelées. Trouvez simplement des moyens positifs de le faire.
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Soulignez le travail effectué par d'autres personnes. Il est souvent recommandé de ne pas employer le pronom personnel « Je » quand on rédige un texte académique. Toutefois, vous pouvez le faire dans certains cas, notamment dans un rapport d'activité.
- Par exemple, vous pourriez vouloir dire ceci : « J'ai recruté 100 personnes ». Cependant, n'oubliez pas que d'autres personnes ont contribué au succès de ce travail. Parlez de l'équipe de recherche, s'il y a lieu.
- Vous gagnerez des points si vous évitez de paraitre arrogant. Variez la structure des phrases de sorte que toutes les phrases ne commencent pas par le mot « je ».
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Conseils

N'employez jamais un ton coléreux dans un rapport d'activités. Il est presque toujours préférable d'être positif.
Utilisez un langage professionnel et pas vernaculaire.