Zwei Excel Dateien vergleichen

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den direkten Vergleich von Informationen in zwei verschiedenen Excel-Dateien. Wenn es um das Bearbeiten und Vergleichen der Daten geht, möchtest du vielleicht Verweis, Index und Vergleich nutzen, um deine Analyse zu unterstützen.

Methode 1

Methode 1 von 4:

Mit der Excel-Funktion Seite an Seite

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Öffne die Arbeitsmappen, die du vergleichen musst. Öffne dafür Excel, klicke auf Datei und dann auf Öffnen und wähle die beiden Arbeitsmappen aus dem jetzt eingeblendeten Menü aus.
- Navigiere in den Ordner, in dem du die Excel-Arbeitsmappen gespeichert hast, wähle die Arbeitsmappen separat aus und behalte sie beide offen.
Wenn du eine der Arbeitsmappen geöffnet hast, kannst du oben in der Mitte des Fensters auf den Reiter Ansicht klicken.
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Klicke auf Nebeneinander anzeigen. Dies findest du in der Gruppe Fenster im Ribbon des Ansicht-Menüs, das Icon zeigt zwei Tabellen. Dies zeigt beide Arbeitsblätter in kleineren, übereinanderliegenden Fenstern an.
- Diese Option ist vielleicht im Reiter Ansicht nicht gleich zu sehen, wenn du nur eine Arbeitsmappe geöffnet hast.
- Wenn zwei Arbeitsmappen offen sind, dann wählt Excel automatisch diese als Dokumente, die gleichzeitig angezeigt werden.
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Klicke auf Alle arrangieren. Mit dieser Einstellung kannst du die Ausrichtung der Arbeitsmappen ändern, wenn sie nebeneinander angezeigt werden.
- Im eingeblendeten Menü kannst du auswählen, dass die Arbeitsmappen Horizontal, Vertikal, Kaskadierend oder Gekachelt angezeigt werden.
Wenn du beide Arbeitsmappen offen hast, klicke auf Synchrones Scrollen (unter der Option Nebeneinander anzeigen), damit es einfacher wird, Zeile für Zeile durch die beiden Excel Dateien zu scrollen, um manuell nach Unterschieden in den Daten zu suchen.
Sobald das Synchrone Scrollen aktiviert ist, kannst du leicht durch beide Arbeitsmappen gleichzeitig scrollen und die Daten leichter vergleichen.
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Methode 2

Methode 2 von 4:

Mit der Verweis-Funktion

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Öffne die Arbeitsmappen, die du vergleichen musst. Öffne dafür Excel, klicke auf Datei und dann auf Öffnen und wähle die beiden Arbeitsmappen aus dem jetzt eingeblendeten Menü aus.
- Navigiere in den Ordner, in dem du die Excel-Arbeitsmappen gespeichert hast, wähle die Arbeitsmappen separat aus und behalte sie beide offen.
Hier wird später die Dropdown-Liste angezeigt.
Der Rand sollte dunkler werden.
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Klicke in der Toolbar auf den Reiter DATEN. Sobald du ihn angeklickt hast, wähle im Dropdown-Menü VALIDIERUNG aus. Ein Pop-up wird eingeblendet.
- Wenn du eine ältere Version von Excel hast, wird die DATEN-Toolbar eingeblendet, sobald du den Reiter DATEN ausgewählt hast, und anstelle von "Validierung" wird Daten-Validierung angezeigt.
Jetzt kannst du die Quelle, also die erste Spalte, auswählen, welche dann im Dropdown-Menü in Daten umgewandelt wird.
Klicke auf OK, wenn das Fenster für die Datenvalidierung angezeigt wird. Du solltest jetzt ein Feld mit einem Pfeil darin sehen. Es wird zu einem Dropdown-Menü, wenn du auf den Pfeil klickst.
In älteren Versionen von Excel kannst du das Klicken auf Einfügen auslassen und nur auf den Reiter Funktionen klicken, um die Kategorie Verweis & Referenz zu öffnen.
Wenn du einen Doppelklick darauf machst, sollte ein weiteres Feld angezeigt werden und du kannst auf OK klicken.
Die Daten sollten sich automatisch ändern.
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Methode 3

Methode 3 von 4:

Mit XL Comparator

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Öffne deinen Browser und gehe auf https://www.xlcomparator.net. Dies bringt dich auf die Webseite von XL Comparator, wo du zwei Excel-Arbeitsmappen zum Vergleichen hochladen kannst.
Dies öffnet ein Fenster, in dem du auf eines der beiden Excel-Dokumente, die du vergleichen möchtest, navigieren kannst. Wähle eine Datei für beide Felder.
Wenn du dies ausgewählt hast, sollte oben auf der Seite ein Pop-up eingeblendet werden, in dem du darüber informiert wirst, dass der Upload der Dateien begonnen hat und der Upload von größeren Dateien länger dauert. Klicke auf Ok, um diesen Hinweis zu schließen.
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Wähle die Spalten, die du durchsuchen möchtest. Unter jedem Dateinamen findest du ein Dropdown-Menü, in dem Eine Spalte wählen steht. Klicke auf das Dropdown-Menü für jede Datei, um die Spalte zu wählen, die du für den Vergleich markieren möchtest.
- Spaltennamen sind sichtbar, wenn du auf das Dropdown-Menü klickst.
Es gibt in dieser Kategorie vier Optionen mit Radiobuttons daneben, eine davon musst du als Formatierungsrichtlinie für dein Ergebnisdokument auswählen.
In der unteren Zelle des Vergleichsmenüs siehst du zwei weitere Bedingungen für deinen Dokumentenvergleich: Groß-/Kleinschreibung ignorieren und Leerstellen vor und nach Werten ignorieren. Klicke bei beiden auf das Kontrollkästchen.
Dies bringt dich auf die Download-Seite für dein Ergebnisdokument.
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Lade das Vergleichsdokument herunter. Sobald du deine Arbeitsmappen hochgeladen und die Parameter eingestellt hast, steht dir ein Dokument mit Vergleichen zwischen den beiden Dateien zum Download zur Verfügung. Klicke im Feld Vergleichsdatei herunterladen auf den unterstrichenen Text Hier klicken.
- Wenn du einen weiteren Vergleich durchführen möchtest, klicke unten rechts auf Neuer Vergleich, um den Upload von Dateien wieder zu starten.
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Methode 4

Methode 4 von 4:

Eine Excel-Datei direkt aus einer Zelle aufrufen

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Finde deine Arbeitsmappe und die Namen der Arbeitsblätter.
- In diesem Fall verwenden wir drei Beispiel-Arbeitsmappen, die du hier mit diesen Namen findest:
  - C:\Vergleichen\Arbeitsblatt1.xls (mit einer Tabelle namens “Umsätze 1999”)
  - C:\Vergleichen\Arbeitsblatt2.xls (mit einer Tabelle namens “Umsätze 2000”)
- Beide Arbeitsmappen haben in der ersten Spalte “A” den Namen des Produkts und in der zweiten Spalte “B” die jedes Jahr verkaufte Menge. In der ersten Zeile steht der Spaltenname.
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Erstelle eine Vergleichs-Arbeitsmappe. Wir werden an Arbeitsblatt3.xls arbeiten, um einen Vergleich zu erstellen, und eine Spalte mit den Produkten und eine mit der Differenz dieser Produkte zwischen beiden Jahren erstellen.
- C:\Vergleichen\Arbeitsblatt3.xls (mit einem Arbeitsblatt namens “Vergleich”)
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Füge den Titel der Spalte ein. Gehe im allein geöffneten “Arbeitsblatt3.xls” in die Zelle “A1” und tippe dies ein:
- ='C:\Vergleichen\[Arbeitsblatt1.xls]Umsätze 1999'!A1
- Wenn du einen anderen Ort verwendest, ersetze “C:\Vergleichen\” durch diesen Ort. Wenn du einen anderen Dateinamen verwendest, dann entferne “Arbeitsblatt1.xls” und füge stattdessen deinen Dateinamen ein. Wenn du einen anderen Namen für das Arbeitsblatt nutzt, dann ersetze “Umsätze 1999” durch den Namen deines Blatts. Lasse die Datei, auf die du verweist (“Arbeitsblatt1.xls”), nicht offen. Es kann sein, dass Excel die Referenz ändert, die du hinzufügst, wenn du sie offen hast. Du bekommst dann eine Zelle mit dem gleichen Inhalt wie die Zelle, auf die du verwiesen hast.
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Ziehe Zelle “A1” nach unten, um alle Produkte aufzulisten. Klicke auf das Quadrat unten rechts an der Zelle und ziehe es nach unten, so dass alle Namen kopiert werden.
In diesem Fall nennen wir sie in "B1" “Differenz”.
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Zeige bspw. die Differenz der einzelnen Produkte an. Tippe in diesem Fall dies in Zelle “B2” ein:
- ='C:\Vergleichen\[Arbeitsblatt2.xls]Umsätze 2000'!B2-'C:\Vergleichen\[Arbeitsblatt1.xls]Umsätze 1999'!B2
- Du kannst jede normale Excel-Operation mit der referenzierten Zelle der referenzierten Datei ausführen.
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Tipps

Denke daran, es ist wichtig, dass du die referenzierten Dateien geschlossen hast. Wenn du sie offen hast, kann es sein, dass Excel überschreibt, was du in die Zelle eingibst, wodurch es unmöglich wird, später auf die Datei zuzugreifen (außer du hast sie offen).

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